計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展對(duì)各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域都產(chǎn)生了重大的影響力，尤其在制造與設(shè)計(jì)領(lǐng)域，讓許多不可能的事情變成了可能，從全自動(dòng)的流水線到智能領(lǐng)域，從動(dòng)畫設(shè)計(jì)到3D電影，無(wú)不體現(xiàn)著計(jì)算機(jī)技術(shù)的威力。然而在人力資源管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的運(yùn)用遠(yuǎn)沒(méi)有到達(dá)它本可以達(dá)到的高度。這一方面與每個(gè)企業(yè)的管理方式有關(guān)，另一方面就是人力資源的信息系統(tǒng)從范圍到內(nèi)容被過(guò)多地限定在人力資源部門本身。事實(shí)上，從數(shù)據(jù)到信息再到知識(shí)，這個(gè)全過(guò)程的管理范疇只有通過(guò)信息系統(tǒng)才能完成，而人力資源管理信息系統(tǒng)在這三個(gè)層面都是可以大有作為的。
HR管理信息化大有所為
從數(shù)據(jù)層面，人力資源信息系統(tǒng)可以提供一個(gè)共享的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而可以很好地消除一個(gè)個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)源的問(wèn)題。在數(shù)據(jù)庫(kù)里，同一數(shù)據(jù)源可以保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一與一致，不至于一個(gè)大一點(diǎn)的公司連人頭都點(diǎn)不清楚。各個(gè)數(shù)據(jù)之間可以有效地銜接，數(shù)據(jù)的更改有據(jù)可查，數(shù)據(jù)的有效性與完整性可以得到有效的管理，將單個(gè)的數(shù)據(jù)放入數(shù)據(jù)庫(kù)可以避免個(gè)別人為管理的失誤，從而更好地管理其安全性。
從信息層面，最大的好處是可以消除信息孤島。數(shù)據(jù)進(jìn)一步被開(kāi)發(fā)利用就會(huì)變成信息，信息即是有序的數(shù)據(jù)疊加在一起，能夠反映某些趨勢(shì)或有意義的結(jié)果的內(nèi)容，信息可以提供給管理者作為管理決策的參考意見(jiàn)，數(shù)據(jù)分析的原因即在此。業(yè)務(wù)部門之所以重要，很多時(shí)候是因?yàn)樗麄兩朴诶脭?shù)據(jù)為他們說(shuō)話，數(shù)據(jù)本身就能說(shuō)明很多問(wèn)題。而當(dāng)人力資源管理者可以提供一些基于數(shù)據(jù)分析而得出的信息，業(yè)務(wù)部門會(huì)對(duì)此另眼相看的。
從知識(shí)層面來(lái)看，信息系統(tǒng)本身可以作為知識(shí)管理的一部分而存在。人力資源有很多的知識(shí)，一般來(lái)說(shuō)掌握在熟練的員工手中。如果善于利用信息系統(tǒng)，可以起到將這些隱性知識(shí)保留并傳承下去的效果。對(duì)于經(jīng)常被員工問(wèn)起的問(wèn)題，可以通過(guò)系統(tǒng)來(lái)保存，讓員工通過(guò)自助服務(wù)的方式而得到解答。大家都知道人是最寶貴的資產(chǎn)，可是如何讓更多的知識(shí)留在公司，卻不是每家公司都有正確答案的。
排除四大誤區(qū)的干擾一般來(lái)說(shuō)，很多公司都能意識(shí)到信息系統(tǒng)的好處，但是，在如何實(shí)施一個(gè)信息系統(tǒng)的問(wèn)題上，由于本身并不具備相關(guān)知識(shí)，因而常常過(guò)多地依賴信息系統(tǒng)供應(yīng)商的意見(jiàn)，甚至在實(shí)施的具體步驟上也經(jīng)常會(huì)有一些不當(dāng)之處。
實(shí)施信息系統(tǒng)要避免的第一個(gè)誤區(qū)是希望“借助系統(tǒng)來(lái)提升管理水平”。事實(shí)上，系統(tǒng)只能做到幫助實(shí)現(xiàn)好的管理理念，而系統(tǒng)本身無(wú)法帶來(lái)良好的管理理念。系統(tǒng)本質(zhì)上是將流程做到無(wú)紙化，但流程本身如何卻是要依靠企業(yè)自身的理念和所有員工以及經(jīng)理人的工作習(xí)慣來(lái)決定的。但凡一個(gè)系統(tǒng)不成功，技術(shù)上的因素最多只能占到30%，另外有70%是由管理上的因素來(lái)決定的。本身管理流程不合理而寄希望于系統(tǒng)來(lái)改變是一種本末倒置的行為。
需要避免的第二個(gè)誤區(qū)是希望“一開(kāi)始就上一個(gè)大而全的系統(tǒng)”。如同任何一個(gè)成功都是要從一個(gè)個(gè)跬步開(kāi)始一樣，一開(kāi)始就定位大而全將會(huì)把系統(tǒng)帶入一個(gè)極為復(fù)雜的環(huán)境，這樣失敗的概率更高。從另外一個(gè)方面來(lái)看，讓使用者徹底改變行為遠(yuǎn)比逐漸改變行為要難得多，而且從一個(gè)相對(duì)容易的地方著手可以更好地幫助實(shí)施改變。讓使用者獲得信心是實(shí)施改變必要的前提。
第三個(gè)誤區(qū)是認(rèn)為“所有的人都會(huì)支持先進(jìn)的東西”。
事實(shí)上，不習(xí)慣的可能首先就是最高管理層，他們是否愿意將本來(lái)手簽的方式改為網(wǎng)上審批?他們是否會(huì)愿意自己到系統(tǒng)中去看報(bào)表，而不是等別人打印出來(lái)放到他的桌子上?這里有一個(gè)必要的前提就是一定要將這個(gè)系統(tǒng)打造成“一號(hào)工程”，并且不能是口頭上的，必須是實(shí)質(zhì)性的，如何讓最高管理者擁抱這個(gè)工程?讓他切切實(shí)實(shí)地認(rèn)識(shí)和意識(shí)到它的價(jià)值是不二法門，哪怕從小的地方做起。筆者當(dāng)年在一家外企就是從電腦自動(dòng)發(fā)送生日祝賀給員工而開(kāi)始信息系統(tǒng)建設(shè)的。
第四個(gè)誤區(qū)是以為“越貴的系統(tǒng)功能越強(qiáng)大”。甚至迷信國(guó)外的如PeopleSoft或SAP等大型的系統(tǒng)。不能否認(rèn)越貴的系統(tǒng)功能越強(qiáng)大，可是對(duì)于任何系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，其實(shí)沒(méi)有最好的，只有最適合自己的，為了一些不必要的功能而付費(fèi)是眾多信息系統(tǒng)集成的一大誤區(qū)。
借力信息化，讓業(yè)務(wù)經(jīng)理成為HR
許多公司對(duì)信息系統(tǒng)都很有興趣，可是信息系統(tǒng)的真正價(jià)值在哪里呢?它除了消除信息孤島、保證數(shù)據(jù)源的準(zhǔn)確、提供實(shí)時(shí)的信息與報(bào)告、幫助人力資源部門的管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化以外，最大的價(jià)值當(dāng)屬幫助到一線經(jīng)理人來(lái)完成對(duì)人力資源管理職能的實(shí)現(xiàn)。
一方面，在任何一家成熟的公司，人力資源管理的最大責(zé)任人應(yīng)該是一線經(jīng)理人，一位員工被提拔成為主管或經(jīng)理人員以后，最大的變化是從“理事”走向“管人”，此之謂管理，其核心即是從獨(dú)立貢獻(xiàn)者成為“讓別人做他想做的事情”的管理者，這個(gè)過(guò)程其實(shí)就是人力資源的管理。如何幫助經(jīng)理人完成這種一對(duì)多的工作?
另一方面，現(xiàn)代社會(huì)，隨著更加年輕的一代走上工作崗位，他們?cè)谧晕夜芾砩弦苍桨l(fā)各有特色，不愿過(guò)多地被束縛在條條框框中。對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的嫻熟使用使得他們更加愿意利用新的形式來(lái)與同事和其他人溝通。一個(gè)良好的系統(tǒng)可以提供良好的員工自助服務(wù)和經(jīng)理自助服務(wù)來(lái)幫助這一對(duì)管理的真正主體完全融合在一起，從而解決以上兩方面的問(wèn)題。
做到了這些，人力資源從業(yè)者也就可以從保姆的角色中解放出來(lái)，從而可以更多地參與到業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略制定、加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)支持的工作中來(lái)，從更高的角度來(lái)考慮人力資源如何幫助到公司實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的目標(biāo)，為公司的長(zhǎng)治久安而創(chuàng)建自己的人才蓄水池與供給線，為提升員工的敬業(yè)度和工作效能而設(shè)計(jì)更好的方案與體系。
人力資源信息化，是真正幫助完成人力資源管理轉(zhuǎn)型的必備武器和工具，也是走向更成熟管理的必由之路。