許多中小型成長(zhǎng)企業(yè)往往有這樣的怪現(xiàn)象出現(xiàn)：企業(yè)內(nèi)幾乎每個(gè)人都忙不過來，但就是整體效率低下!而且也很難找出原因，不知該如何改善。本文告訴你該從何入手尋找病因。
一、流程不完善
流程是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)。一個(gè)企業(yè)的效率低下，首先應(yīng)檢查：企業(yè)的流程是否合理，是否簡(jiǎn)潔和高效，能否有改進(jìn)的地方，改進(jìn)的可能性有多大。
檢查流程，應(yīng)首先要檢查流程系統(tǒng)本身。組成企業(yè)的流程系統(tǒng)絕不是簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)鏈條，而是復(fù)雜而封閉的循環(huán)系統(tǒng)，就像人體的血液循環(huán)系統(tǒng)，包括：總系統(tǒng)、各支系統(tǒng)、各細(xì)支系統(tǒng)，以及末梢系統(tǒng)。因此，首先應(yīng)檢查企業(yè)流程的循環(huán)系統(tǒng)從起點(diǎn)到末梢是否暢通，是否閉合，有沒有斷裂、梗阻、栓塞的地方，有沒有冗余和不夠的地方，是否需要添加新的系統(tǒng)。其次，還應(yīng)該檢查流程是否格式化、模版化，流量是否合理穩(wěn)定，每一管道上的設(shè)計(jì)的流量是否合理，而實(shí)際流動(dòng)中是否達(dá)標(biāo)、超標(biāo)。
流程檢查還應(yīng)包括檢查流程上流的是什么內(nèi)容。近年來，許多企業(yè)都在優(yōu)化、再造流程，那么流程上究竟流的是什么呢?概括起來有四方面：一是物流;二是信息流;三是現(xiàn)金流;四是文化流——流程上流的是企業(yè)的個(gè)性和特色，也就是企業(yè)文化。之所以企業(yè)能夠在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)上被顧客識(shí)別出來，關(guān)鍵原因是流程上流動(dòng)著企業(yè)與眾不同的基因，流動(dòng)著企業(yè)的形象代言人，即員工的行為方式，流動(dòng)著企業(yè)基本的價(jià)值趨向和理念。
二、制度不支持
如果流程沒有什么問題，就檢查管理制度是否真的支持流程及流動(dòng)的內(nèi)容，制度是否充分尊重人文情懷：過于嚴(yán)格了，大家會(huì)變著法子鉆制度的漏洞，甚至集體對(duì)抗制度;過于寬松了，約束力又不夠。如果說，流程是水的話，那么制度就是流水的管線。如果管子不嚴(yán)密，管子粗細(xì)搭配不合理，或管子根本沒有對(duì)接起來，那么將直接影響系統(tǒng)流水。此外，還應(yīng)關(guān)注流程上流的內(nèi)容是否正確，內(nèi)容是否為亂流?
三、監(jiān)管不到位
即便企業(yè)有很好的流程和管理制度，但如監(jiān)管不力，或監(jiān)管不到位，或監(jiān)管越位，或監(jiān)管手段落后，或監(jiān)管人員素質(zhì)有問題，甚或組織架構(gòu)太復(fù)雜，都會(huì)大大降低整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)效率。流程和制度都是固化的，而監(jiān)管是靈活的，監(jiān)管必須按原則辦事。如果監(jiān)管者辦事不公，會(huì)極大降低人們對(duì)流程和制度的忠誠(chéng);如監(jiān)管者素質(zhì)低下，根本不懂得如何監(jiān)管，那么勢(shì)必會(huì)監(jiān)管無力，導(dǎo)致不知道大家都在忙什么，是否忙得對(duì)了，乃至是否真在忙;如監(jiān)管過于嚴(yán)格和僵化，不知道原則和靈活相結(jié)合，固守過時(shí)的制度，那么將極大限制人們的積極性和創(chuàng)造，甚至促使員工為了迎合監(jiān)管而忙;如身處高位的人沒有被監(jiān)管的意識(shí)，甚至領(lǐng)導(dǎo)帶頭忙超越流程和制度，那么監(jiān)管力量也將大大削弱。
四、技術(shù)不匹配
大家都很忙，都喊累，但整體效率不高的第四個(gè)原因是管理手段問題。正常情況下，管理手段落后會(huì)極大限制企業(yè)的管理效率，尤其是制造業(yè)里最明顯。同樣是電腦，286和奔騰的運(yùn)行速度和工作品質(zhì)是天壤之別;同樣是信息傳遞，寬帶和撥號(hào)上網(wǎng)的速度也有成倍的差別。更重要的是，設(shè)備落后會(huì)影響到員工的情緒，而情緒是相互傳染的，進(jìn)而影響到工作積極性。
但是，如果技術(shù)手段太超前了，也會(huì)限制企業(yè)內(nèi)部的工作效率。這是因?yàn)槠髽I(yè)環(huán)境不支持設(shè)備的運(yùn)作，影響設(shè)備正常工作能量的發(fā)揮。因此，可能放著高級(jí)設(shè)備反而用不上，或用時(shí)又發(fā)揮不出其應(yīng)有的效率，而且在與其它流程環(huán)節(jié)對(duì)接時(shí)提高了工作成本，自然也會(huì)降低工作效率。
同時(shí)，管理技術(shù)手段不僅要與企業(yè)的實(shí)際環(huán)境相適應(yīng)，而且應(yīng)與企業(yè)的外部環(huán)境相適應(yīng)。如果企業(yè)內(nèi)部的局部工作效率高，但與之對(duì)接的外部環(huán)境的工作效率低，大家就只能處在無休止地?zé)o奈等待之中，必然工作效率也會(huì)隨之降下來。
五、員工素質(zhì)不高
很顯然，員工的職業(yè)素質(zhì)在極大地決定著工作效率。員工的職業(yè)素質(zhì)就是整體員工的職業(yè)品質(zhì)。什么是品?品就是員工與工作有關(guān)的社會(huì)屬性，主要是指與崗位有關(guān)的職業(yè)道德。什么是質(zhì)?質(zhì)是指與崗位有關(guān)的自然屬性，包括：職業(yè)意識(shí)、知識(shí)、技能、智慧、資源等。而其中的職業(yè)意識(shí)又是至關(guān)重要的。職業(yè)意識(shí)是什么呢?就是指在崗人員應(yīng)該知道自己該干什么和怎么干。
有些企業(yè)之所以效率低下，就是與企業(yè)員工的品質(zhì)有關(guān)，尤其與質(zhì)有關(guān)。一個(gè)質(zhì)地很好的員工，其工作效率可能是一般員工的兩倍、3倍、甚至10倍以上，更重要的是工作質(zhì)量不一樣。布置同樣的工作，質(zhì)地優(yōu)異的員工可能一天之內(nèi)就完成了，而質(zhì)地差的員工非常努力，卻一周后才完成，而且工作質(zhì)量根本不可能與質(zhì)地好的員工同日而語。僅從花費(fèi)的時(shí)間量來說就有7倍的差距，更不用考量質(zhì)的差距了。但在長(zhǎng)期平均思想的支配下，員工之間顯然不可能有7倍的薪金待遇，自然那些質(zhì)地優(yōu)秀的員工會(huì)逐漸流失，沉淀下質(zhì)地一般的員工。留下的員工雖然職業(yè)道德很好，非常努力，都很忙，但企業(yè)的整體工作效率卻很低下。
六、主管能力有限
俗話講：“兵熊熊一個(gè)，將熊熊一窩”。盡管大家都十分忙，但由于高級(jí)管理人員能力有限，不具備戰(zhàn)略上布局謀篇，不會(huì)在戰(zhàn)術(shù)上指揮調(diào)度協(xié)調(diào)，更不能很好地識(shí)人、用人，不能有效地充分利用有限的資源，不能夠做到知己知彼、知天知地，所以造成在錯(cuò)誤的時(shí)間、錯(cuò)誤的地點(diǎn)、用很優(yōu)秀的士兵打錯(cuò)誤的戰(zhàn)斗，失敗肯定是必然的。
作為主管，尤其高級(jí)主管，千萬注意不要讓員工無為的勞作，要知道你的一個(gè)指令將會(huì)傳導(dǎo)到基層，各級(jí)員工都會(huì)為你的指令而忙。如果忙了半天沒有效果，是無為的勞作，甚至是負(fù)面的勞作，若領(lǐng)導(dǎo)者又不敢承擔(dān)責(zé)任，試想其結(jié)局會(huì)如何?如果這樣的次數(shù)多了，員工也就疲了。然而又不能違抗命令，怎么辦?員工就會(huì)兵來將擋，你有千條令我不行，我就自掃門前雪。結(jié)果大家都在忙，其實(shí)是各忙各的，是裝著忙的樣子給上級(jí)主管看，一級(jí)騙一級(jí)。
還有一種情況，就是朝令夕改。作為企業(yè)主管，做決策前不慎重，或決策力不夠，或耳根子軟，做了決策發(fā)布指令后又感覺原來決策不好，想修改決策，于是出現(xiàn)決策指令正在實(shí)施過程中，隨意、隨時(shí)、隨便、隨機(jī)修改指令，導(dǎo)致隨意文化滋生。剛開始下屬對(duì)此不舒服，時(shí)間長(zhǎng)了摸準(zhǔn)了上司的秉性和行事風(fēng)格，盡管上司發(fā)布了命令，又估計(jì)上司會(huì)修改指令，于是就開始佯動(dòng)而不真動(dòng)。結(jié)果上司看見下屬在動(dòng)也就心滿意足了，可就是遲遲不出結(jié)果，沒有效率。