隨著寬帶上網(wǎng)的迅速普及，網(wǎng)絡化辦公、無紙化辦公已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營工作中不可缺少、便捷高效的工具。然而隨著上網(wǎng)行為在工作環(huán)境的日益普及，也給企業(yè)管理者帶來一個大難題：在享受著電腦辦公和互聯(lián)網(wǎng)絡帶來的速度和效率的同時，現(xiàn)象越來越突出，企業(yè)存在著網(wǎng)絡濫用的嚴重問題，為員工非工作需要的上網(wǎng)行為所困擾。
濫用網(wǎng)絡
很多員工會在辦公時間內(nèi)瀏覽與工作無關的網(wǎng)站，如娛樂、新聞、IM、游戲、P2P等。
概括目前國內(nèi)企業(yè)員工的非工作上網(wǎng)行為，可分為四大類：一是獲取與工作無關的資訊活動，如瀏覽新聞、看小說、看圖片和明星靚照，沉迷收看(聽)視頻和音頻等;二是從網(wǎng)絡上下載與工作內(nèi)容無關的數(shù)據(jù)流，如下載音樂、電影、程序及其他文字資料等;三是從事獲取個人收益的活動，如網(wǎng)上購物、炒股、兼職、發(fā)布廣告等;四是進行虛擬世界的溝通活動，如上網(wǎng)聊天、BBS論壇、撰寫博客、收發(fā)私人郵件等。
有部分員工并不喜歡上網(wǎng)聊天，對網(wǎng)絡游戲毫無興趣，更不會進入色情網(wǎng)站等，但是他們還是有“沉溺網(wǎng)絡”的問題――這可能是這些員工已在心理上形成對“網(wǎng)絡過分依賴”，或是求知上進欲強烈，利用網(wǎng)絡尋找一切，或是主要精力用在工作，在人際交往時遇阻礙與困惑想在網(wǎng)絡上尋找答案，或是有獨處傾向，與“網(wǎng)”為友。這些“網(wǎng)癡”將網(wǎng)絡世界當成現(xiàn)實生活，易出現(xiàn)孤獨不安、情緒低落、思維遲鈍、創(chuàng)造性降低等癥狀，嚴重的甚至有自殺意念，這些都是值得企業(yè)關注的問題。
由此可見，員工上網(wǎng)行為與心理繁雜多樣，不得不令企業(yè)多懸一份心。
損失驚人
員工非工作上網(wǎng)行為、對網(wǎng)絡的濫用會給企業(yè)帶來成本的增加、效益的流失，甚至引來災難性的后果。據(jù)中科院一項調查顯示：如果一個員工的月薪是4500元，其薪水平均每小時約是20元，而他(她)每天若只拿出1小時的時間進行聊天、網(wǎng)購、炒股等“網(wǎng)事”，那這個員工每年就將給企業(yè)帶來近6000元的損失，而對于員工在500人左右的企業(yè)，在一年中因為網(wǎng)絡濫用帶來的無端的成本增加、效益流失將高達300萬元!細算，損失驚人。
其實，這些只是看得到的成本，并不包括非工作上網(wǎng)行為所帶來無形的效益損失成本，如造成公司管理效率的下降、訂單流失、意外事件的發(fā)生，以及對公司團隊精神造成的不良影響，如紀律松散、組織效率低下、文化蕭條等。
另外，員工工作時間濫用網(wǎng)絡行為不但會造成帶寬緊張，影響到整個企業(yè)的運營，也可能隨之給企業(yè)帶來嚴重信息安全隱患，受到病毒、黑客攻擊，導致整個企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡癱瘓，甚至導致文件、機密的損壞、丟失和泄露;如果員工在網(wǎng)站發(fā)布對企業(yè)和領導不利或反動的言論，也有可能把企業(yè)拖入法律困境。這些將使企業(yè)面臨預想不到的重大經(jīng)濟損失和法律風險。
應對之策
對于現(xiàn)代企業(yè)而言，網(wǎng)絡無疑是一把棘手的雙刃劍。如何改變員工沉迷網(wǎng)絡、濫用網(wǎng)絡的難題，如何對員工上網(wǎng)行為進行有效的管理和控制，使員工上網(wǎng)行為朝著有利于企業(yè)大方向發(fā)展?
對策一：設置專門上網(wǎng)的電腦對于大部分員工工作不需要上網(wǎng)的企業(yè)來說，企業(yè)可以人性化管理為本，設置若干可以上網(wǎng)的公共電腦，以給有時有要事急需上網(wǎng)的員工使用，同時限定時間。這些電腦應裝有防病毒軟件，保護整個局域網(wǎng)安全。員工在上網(wǎng)時，最好有網(wǎng)絡管理員在旁邊監(jiān)督。
對策二：合理安排上網(wǎng)時間企業(yè)可制定網(wǎng)絡使用作息時間，將上網(wǎng)時段分為上班和下班兩個時段，將資源在部分時間開放。在上班時間內(nèi)，根據(jù)不同的部門只開放工作允許的網(wǎng)絡資源，在企業(yè)關鍵的網(wǎng)絡業(yè)務高峰時段，則限制部分員工上網(wǎng)或禁止使用某些網(wǎng)絡;下班時間內(nèi)，給員工1～2小時上網(wǎng)時間，讓員工在緊張的工作之余舒緩、調解一下緊繃的神經(jīng)，保持員工活力。
對策三：因人而設上網(wǎng)權限為防止網(wǎng)絡濫用、保護企業(yè)機密，企業(yè)應因人而異制定相關條例，對不同崗位設置不同權限。如市場部人員只允許通過公司郵件服務器收發(fā)Email，所有郵件內(nèi)容和附件要被記錄;商務部門允許在任何時段上QQ、MSN，并收發(fā)Email，但所有日志及內(nèi)容將被記錄;研發(fā)人員允許上技術網(wǎng)站，并禁止使用QQ、MSN;部門經(jīng)理以上中層干部允許擁有所有權限。
對策四：應用上網(wǎng)管理系統(tǒng)適度管控對員工上網(wǎng)行為進行有效監(jiān)控和管理，需要借助先進的網(wǎng)絡行為管理系統(tǒng)軟件和設備，保持一定的心理威懾。目前這類管理系統(tǒng)不少，主要是安裝在服務器端或是網(wǎng)絡進出口處，對整個公司網(wǎng)絡的各種活動進行監(jiān)控，主要包括上傳、下載、上網(wǎng)瀏覽、是否可以使用即時通信軟件、是否可以玩游戲、是否可以安裝、運行軟件等，以規(guī)范普通員工、管理員、公司領導等的網(wǎng)絡權限。
對策五：制定規(guī)范有效的上網(wǎng)管理制度行為規(guī)范制度建設的滯后，是員工沉迷網(wǎng)絡的重要原因。面對日益泛濫的員工非工作上網(wǎng)行為，從制度制定和執(zhí)行上進行控制是必要的。企業(yè)應對員工非工作上網(wǎng)行為的性質、類型、嚴重程度、獎懲標準進行明確的界定，制定管理條例，做到有章可依、有令可處，并加以宣傳教育，從思想意識上規(guī)范員工上網(wǎng)行為，從制度上有效地減少員工非工作上網(wǎng)行為。
日本本田公司為了對付員工沉迷網(wǎng)事，制定明確條文，并事前公開告知，白紙黑字發(fā)出明文訪問規(guī)定，網(wǎng)上該做什么，不該做什么，如不可游覽圖片、看小說，不可上網(wǎng)聊天、玩游戲、網(wǎng)上交易、上BBS等，讓員工有心理準備，從而避免進一步激化勞工矛盾。
對策六：上網(wǎng)行為列入員工績效考核當個別員工沉迷于網(wǎng)絡實在難于自拔時，就須作出相應的處罰。可借助網(wǎng)絡行為管理系統(tǒng)軟件中的上網(wǎng)報表管理模塊功能，對企業(yè)內(nèi)部的上網(wǎng)行為進行審計、分析，以便制定更為合理的上網(wǎng)行為管理辦法。每月對嚴重濫用網(wǎng)絡行為、明顯違反公司網(wǎng)絡制度的個別員工保留、統(tǒng)計上網(wǎng)記錄，并列出上網(wǎng)、聊天等前幾名的人員，分析其網(wǎng)絡活動內(nèi)容，提供給人事部門內(nèi)部進行考評。對于嚴重違反制度者采取指導、教育、經(jīng)濟處罰、行政處分等。
對策七：優(yōu)化激勵分配體系員工非工作上網(wǎng)行為一個重大的內(nèi)部動力就是追求自身利益的最大化，當員工認為上班的正當收益低于社會平均水平，甚至低于非工作上網(wǎng)所獲得的收益時，非工作上網(wǎng)行為就愈發(fā)嚴重;反之，則減少。非工作上網(wǎng)行為嚴重的企業(yè)多是效益不佳、分配不公、獎懲不良的。因此企業(yè)要扭轉不良的上網(wǎng)行為，一個重點就是優(yōu)化企業(yè)激勵分配體系。要從薪酬制定依據(jù)、薪酬水平、獎金形式等方面進行最優(yōu)設計、合理分配，體現(xiàn)“按能取酬，多勞多得”的公平向上原則，薪酬多向能力強、表現(xiàn)好、貢獻大的員工傾斜。
對策八：加強企業(yè)文化建設文化環(huán)境塑造人。當在全體一心努力工作的企業(yè)氛圍之下，每位員工在感召之下都會專心工作，自加壓力減少上網(wǎng)瀏覽行為;當員工融入一個和諧溫磬的大集體中，就不會感覺無聊空虛，網(wǎng)聊則成為多余;當企業(yè)文化開展得有聲有色時，網(wǎng)購、炒股行為自然就會退避三舍。因此，加強企業(yè)文化建設，舉行形式多樣、喜聞樂見、健康向上的文化娛樂活動，提高企業(yè)士氣，也是一種低成本減少員工非工作上網(wǎng)行為的重要“軟管理”。
對策九：對崗位進行再設計企業(yè)上班時間過于閑暇，工作密度、強度不大時，員工就會滋生更多的非工作上網(wǎng)行為，因此就必須對工作流程再優(yōu)化、崗位再設計，適度加強員工工作強度，提高員工作責任心。
對策十：開展心理輔導活動針對一些員工沉迷網(wǎng)絡出現(xiàn)的心理問題、思想障礙，企業(yè)有必要加強心理輔導引進心理培訓，將心理學的理論、方法和技術應用到企業(yè)管理活動之中，建立心理交流機制，以更好解決員工上網(wǎng)的動機、心態(tài)、情商、意志、潛能及心理素質等一系列心理問題，處理好員工的消極情緒，調適員工的心態(tài)，疏導員工不必要的心理負擔，讓員工樹立健康心智模式，全身心重新投入到工作中。目前，在世界500強中有80%的企業(yè)為員工提供了心理援助計劃(EAP)。