確保你真地需要開(kāi)會(huì)
會(huì)議的最大的問(wèn)題是它們已經(jīng)成為了工作中許多問(wèn)題的一個(gè)默認(rèn)的回應(yīng)。對(duì)某事不確定?開(kāi)個(gè)會(huì)。需要審核材料?召集大家開(kāi)會(huì)。不幸的是，以這種方式開(kāi)始可以被翻譯成“想要浪費(fèi)大量的時(shí)間?開(kāi)會(huì)”。
為了讓會(huì)議開(kāi)得更好，只召集你真正需要的人。如果你想要告知一個(gè)團(tuán)隊(duì)一些事情，發(fā)送一份備忘錄。會(huì)議應(yīng)該產(chǎn)生行動(dòng)。如果與會(huì)的每個(gè)人沒(méi)有在離開(kāi)的時(shí)候承擔(dān)一定的責(zé)任，你就必須首先要問(wèn)為什么要召開(kāi)這次會(huì)議。
創(chuàng)建會(huì)議結(jié)構(gòu)
你無(wú)法在不進(jìn)行設(shè)計(jì)的情況下創(chuàng)造出一個(gè)產(chǎn)品或市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)。不要舉行會(huì)議，除非你已經(jīng)有了明確的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。這就意味著你可以簡(jiǎn)單地說(shuō)明它意欲涵蓋哪些內(nèi)容以及為什么它對(duì)公司的運(yùn)營(yíng)和戰(zhàn)略是重要的。同樣的，如果公司沒(méi)有一個(gè)明確的召開(kāi)這次會(huì)議的原因，那你就并不需要開(kāi)會(huì)。還要決定誰(shuí)是絕對(duì)需要參加會(huì)議的。不要在花名冊(cè)上添加比你所需要的更多的人員;與會(huì)者們可以隨時(shí)向他們的部門中的其他人進(jìn)行簡(jiǎn)短的說(shuō)明。
接下來(lái)，建立一個(gè)強(qiáng)大的會(huì)議議程。這些文件往往會(huì)作為一種形式而落空。但是，這正是你需要設(shè)置會(huì)議的基調(diào)的地方，并開(kāi)始控制的過(guò)程。會(huì)議議程就像是文章的重要部分的大綱。很少有人會(huì)喜歡做這項(xiàng)工作，甚至更少有人能把它辦得很好，但幾乎每個(gè)人都需要它們。
會(huì)議議程應(yīng)該包括會(huì)議的總體目標(biāo)和其意欲達(dá)到的結(jié)果。它應(yīng)該指出此次會(huì)議將會(huì)開(kāi)多長(zhǎng)時(shí)間以及配發(fā)到每個(gè)部分的時(shí)間量，并且要在會(huì)議實(shí)際開(kāi)始的很久之前就絕對(duì)聯(lián)系到所有的參加者。讓每個(gè)人都習(xí)慣做好準(zhǔn)備。有時(shí)候，讓其他人幫忙制訂會(huì)議議程會(huì)是有所幫助的。你會(huì)得到更廣泛的支持，而其他人可能會(huì)提出你錯(cuò)過(guò)了的重要觀點(diǎn)。
考慮讓會(huì)議開(kāi)得比你最初認(rèn)為其所必須的事件要顯著得更短;前保險(xiǎn)業(yè)高管及現(xiàn)任咨詢顧問(wèn)維克托·利普曼(Victor Lipman)說(shuō)將其時(shí)間削減一半。這看起來(lái)似乎過(guò)于極端，但卻值得一試。最終你能夠更好地估計(jì)所需要的會(huì)議時(shí)間。
獲得一些尊重
人們因?yàn)檫^(guò)去的經(jīng)驗(yàn)而對(duì)會(huì)議不尊重。你需要堅(jiān)定地引導(dǎo)他們保持正確的態(tài)度。首先，會(huì)議要嚴(yán)格地準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。這一點(diǎn)出于以下原因而成為了經(jīng)典的建議：它是有道理的。你會(huì)在開(kāi)始的前幾次看到一些遲到的人，但是，如果你推遲開(kāi)會(huì)的時(shí)間，會(huì)議將繼續(xù)消耗比它們應(yīng)該需要的更多的時(shí)間，并做出遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于你想要的結(jié)果。
設(shè)定計(jì)時(shí)器。當(dāng)計(jì)時(shí)器發(fā)出到時(shí)提醒時(shí)，會(huì)議結(jié)束。這將有助于人們集中注意力。
得到更多的關(guān)注
以下來(lái)自一家公司的博客的兩個(gè)項(xiàng)目有著不俗的表現(xiàn)：每個(gè)人都檢查自己的手機(jī)，并將自己的筆記本電腦關(guān)機(jī)放到一邊。沒(méi)有人閱讀電子郵件或是瀏覽別的東西。如果人們需要做筆記，他們可以使用的紙筆。手寫記筆記揮提高記憶力，并且也能讓人保持不受到潛在的分心對(duì)象的影響。
也可以考慮設(shè)置一份官方設(shè)定的筆記。這并不是讓個(gè)人筆記作廢。特定的細(xì)節(jié)對(duì)于一些人可能比其他人的要更重要。但是，有一個(gè)正式版本以供參考也很好。
積極地運(yùn)行會(huì)議
每一次會(huì)議都需要主持。如果你在這方面是無(wú)可救藥的糟糕的話，你可以讓別人來(lái)承擔(dān)這部分工作，但是一定要有人做。讓人們不跑題并且按照預(yù)定時(shí)間進(jìn)行會(huì)議。在會(huì)議的一部分的時(shí)間要用完的時(shí)候，你要查看計(jì)時(shí)器并提醒人們�？偨Y(jié)內(nèi)容較多的重點(diǎn)，以確保團(tuán)隊(duì)成員們都明白說(shuō)了些什么，以及你有一個(gè)簡(jiǎn)潔版本的筆記。別讓人們對(duì)會(huì)議的話題感到昏昏欲睡。
跟進(jìn)
每個(gè)人在散會(huì)時(shí)都沒(méi)有什么需要在之后完成的工作的會(huì)議是很少見(jiàn)的。(事實(shí)上，如果這種事情發(fā)生了，你就不應(yīng)該舉行這次的會(huì)議。)你將需要跟進(jìn)與會(huì)人員的工作并確保他們做了他們說(shuō)自己會(huì)做的事情。
運(yùn)行高效的會(huì)議需要一系列的技能�，F(xiàn)在已經(jīng)到了發(fā)展這些技能的時(shí)候了。你和你的公司將會(huì)完成更多的工作并且在開(kāi)會(huì)上花費(fèi)更少的時(shí)間。