有兩個方面作用，一是保護;二是利用，兩者不可偏廢。在檔案管理過程中，既要重視檔案載體的保管和保護，也要重視檔案信息的開發(fā)利用，讓資源共享，實現(xiàn)檔案的價值。但并非所有的檔案都可以共享，檔案中涉及國家機密或者個人的秘密資料、科技資料、經(jīng)濟數(shù)據(jù)等，都需要保密。
檔案從性質(zhì)內(nèi)容上可分為個性檔案與共性檔案兩大類，在電子信息化管理方面，我們必須正確區(qū)分檔案中的個性與共性，把握好檔案管理中的度，才能讓檔案安全高效地發(fā)揮它應(yīng)有的作用。
一、個性檔案的管理
個性檔案就是所涉及的內(nèi)容具有一定的保密性，不適合公開，如果泄露，會對企業(yè)和個人造成一定程度上的損害。比如說企業(yè)產(chǎn)品的配方、新技術(shù)、顧客信息等等，這些都是具有一定保密程度的檔案。
現(xiàn)行管理中存在著一些問題，一些企業(yè)沒有專門檔案室，個別檔案管理人員沒有學(xué)過專業(yè)知識，個性與共享性檔案沒有分別分類保存，這就給檔案管理留下了隱患。在某些企業(yè)人員中，保密意識薄弱，將顧客資料出賣給外人，造成損害公司和顧客利益的事時有發(fā)生。另外，一些國外公司想方設(shè)法刺探中國政治、軍事和經(jīng)濟情報，如果我們將需要保密的檔案泄密，就會給國家經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展和安全造成危害，其后果是無法估量和事后無法挽回的。因此，對個性檔案在管理上，是要嚴格把握的。
國家監(jiān)察部、人力資源保障部和檔案局于今年2月22日發(fā)布了《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》，在這個文件中，對“出賣或者違反國家規(guī)定轉(zhuǎn)讓、交換以及贈送檔案的，對有關(guān)責(zé)任人員，給予轍職或者開除處分”。這就說明，國家在個性檔案的管理上，有著嚴格的規(guī)定，禁止一切違法行為。
那么，個性檔案的保存應(yīng)該是紙質(zhì)化還是電子化好呢?這就必須具體情況具體分析。從安全上說，一定的紙質(zhì)化還是必要的，這是一種分散風(fēng)險的措施，它的存放應(yīng)當(dāng)有一個保險柜。個性檔案管理要有嚴格的制度，對于文件的調(diào)閱、移出、銷毀須得到領(lǐng)導(dǎo)審批，履行登記手續(xù)。電子信息化對個性檔案的不利之處在于易泄密，以及文件容易丟失。因為，一是網(wǎng)絡(luò)易于受到攻擊，遭受病毒;二是記錄磁盤磁性保存時效，有時保管不當(dāng)，會讓磁性受損，丟失文件。因此，個性檔案保存是有其特殊性的。
二、共性檔案的管理
共性檔案是一種資源可以共享的檔案。我們?nèi)粘n案管理工作中，由于傳統(tǒng)保密觀念，普遍存在著將檔案沉睡在檔案資料室中，利用不足，企業(yè)內(nèi)部有價值的檔案，束之高閣，使有用之物造成浪費。檔案的保密與利用這兩個方面，偏廢一方都是不可取的。
一個具備一定歷史的企業(yè)，都有一個自己的文化內(nèi)涵，企業(yè)檔案資料將這些歷史記錄并延伸，將之網(wǎng)絡(luò)化，職工讀后增強凝聚力。在企業(yè)共性檔案中包含著可以共享的技術(shù)，人事等方面信息，這些信息共享可以起到以下幾個方面的益處。
第一，科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新。技術(shù)是有傳承的，如果一切從零開始，那么很難得到進步，將一些可公開的技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部共享，對技術(shù)創(chuàng)新是有承前啟后的作用的。
第二，人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)復(fù)雜，一般不太適合網(wǎng)絡(luò)化，但對于流動人員，只要不觸及隱私，是可以網(wǎng)絡(luò)化的，將個人的文化程度、技術(shù)等級、特長愛好等信息上網(wǎng)，可以讓需要的部門方便了解錄用，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的功用。
第三，大量檔案材料，必須進行歸檔分類，可將能公開又有作用的信息整理，建立內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)，積極組織上網(wǎng)信息，將非保密檔案服務(wù)企業(yè)內(nèi)部。同時匯編信息，幫助員工學(xué)習(xí)新技術(shù)，為銷售部門提供新消息，為管理部門提供新思路，為整個企業(yè)調(diào)整服務(wù)等。檔案管理中“管”只是保存方法，利用好才是根本。好的管理，可以產(chǎn)生隱性經(jīng)濟效益，那就是管理效益，生產(chǎn)效益，經(jīng)營效益。
三、企業(yè)檔案的風(fēng)險控制
企業(yè)檔案與公共館藏檔案所服務(wù)的對象不同，企業(yè)檔案主要服務(wù)于內(nèi)部，公共館藏檔案面向公共大眾，但在電子信息安全化方面，都面臨同樣風(fēng)險。電子信息化相比紙張檔案具有更大風(fēng)險性，因為現(xiàn)在電腦病毒的蔓延和黑客惡意的侵入，都使電子檔案有失密和丟失的危險。因此，企業(yè)在使用信息檔案時要注意信息安全，積極采取風(fēng)險防范措施，避免外界因素的破壞。這就要求我們在信息化的同時，學(xué)習(xí)利用各種新技術(shù)對電腦信息加以保護，電子信息需要計算機專業(yè)人員維護，加以數(shù)字密碼的設(shè)防。
企業(yè)檔案多且雜，最好由專業(yè)檔案人員集中管理，檔案人員要做好檔案的分類管理，分檔使用，這也是企業(yè)檔案控制風(fēng)險的重要方法。
總之，區(qū)分好個性檔案與共性檔案的管理，才能讓檔案安全又高效地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。