檔案管理?xiàng)l例

第一章 總則

 

第一條 為加公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。

 

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

 

第三條 公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。

 

第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。

 

第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

 

第五條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員）。

 

第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

 

第七條 辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

 

第三章 檔案的管理

 

第八條 整理辦法：

 

1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。

 

2. 步驟：

 

A. 收集

 

文書檔案：當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。

 

企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊(cè)。

 

B. 整理 根據(jù)分類和成立時(shí)間整理。

 

C. 分類 根據(jù)下述分類方法分類

 

D. 立卷 區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長期、短期。

 

第九條 過程管理：

 

1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。

 

2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個(gè)月十日前匯編成冊(cè)上報(bào)辦公室，各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。

 

第十條 監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。

 

第十一條 銷毀：須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。

 

第十二條 公司檔案的分類及編號(hào)：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號(hào)要求操作。

 

第十三條 在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。

 

第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

 

第十五條 分級(jí)查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。

 

第四章 檔案?jìng)浞葜贫?/p>

 

第十六條 公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。

 

第十七條 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案，按《計(jì)算機(jī)管理辦法》管理。

 

第十八條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。

 

第五章 處理?xiàng)l例

 

第十九條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

 

1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案

 

2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案

 

3. 涂改、偽造檔案

 

4. 未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者

 

5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）

 

第六章 責(zé)任

 

第二十一條 本制度適用于偉凡公司各員工各部門。

 

第二十二條 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室，第一責(zé)任人為各部門指定的資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。