提升Excel辦公效率小竅門

時間：2020-10-23 17:20:06 HR工具我要投稿

提升Excel辦公效率小竅門

　　如何提升Excel辦公效率呢?下面YJBYS小編為大家整理了提升Excel辦公效率小竅門，歡迎閱讀參考!

　　一、快速啟動Excel

　　若您日常工作中要經(jīng)常使用Excel，可以在啟動windows時啟動它，設(shè)置方法：

　　1.啟動“我的電腦”進(jìn)入windows目錄，依照路徑“Start MenuPrograms啟動”來打開“啟動”文件夾。

　　2.打開Excel 所在的文件夾，用鼠標(biāo)將Excel圖標(biāo)拖到“啟動”文件夾，這時Excel的快捷方式就被復(fù)制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。

　　若Windows已啟動，您可用以下方法快速啟動Excel。

　　方法一：雙擊“開始”菜單中的“文檔”命令里的任一Excel工作簿即可。

　　方法二：用鼠標(biāo)從“我的電腦”中將Excel應(yīng)用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當(dāng)前位置創(chuàng)建快捷方式”以創(chuàng)建它的快捷方式，啟動時只需雙擊其快捷方式即可。

　　二、快速切換工作表

　　按Ctrl+PageUp組合鍵可激活前一個工作表，按Ctrl+PageDown組合鍵可激活后一個工作表。您還可用鼠標(biāo)去控制工作表底部的標(biāo)簽滾動按鈕快速地移動工作表的名字，然后單擊工作表進(jìn)行切換。

　　三、快速切換工作簿

　　對于較少工作簿切換，可單擊工作簿所在窗口。要對多個窗口下的多個工作進(jìn)行切換，用“窗口”菜單最方便�！按翱凇辈藛蔚牡撞苛谐隽艘汛蜷_了工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，從“窗口”菜單選擇它的名字即可。

　　“窗口”菜單最多能列出9個工作簿，若多于9個，“窗口”菜單則包含一個名為“多窗口”的命令，選用該命令，則出現(xiàn)一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。

　　四、快速插入Word表格

　　Excel可以處理Word表格中列出的數(shù)據(jù)，您可用以下方法快速插入Word表格：

　　1.打開Word表格所在的文件;

　　2.打開要處理Word表格的Excel文件，并調(diào)整好兩窗口的位置，以便能看見表格和要插入表格的區(qū)域;

　　3.選中Word中的表格;

　　4.按住鼠標(biāo)左鍵，將表格拖到Excel窗口中，松開鼠標(biāo)左鍵將表格放在需要的位置即可。

　　五、快速獲取幫助

　　對于工具欄或屏幕區(qū)，您只需按組合鍵Shift+F1，然后用鼠標(biāo)單擊工具欄按鈕或屏幕區(qū)，它就會彈出一個幫助窗口，上面會告訴該元素的詳細(xì)幫助信息

　　六、快速移動或復(fù)制單元格

　　先選定單元格，然后移動鼠標(biāo)指針到單元格邊框上，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動到新位置，然后釋放按鍵即可移動。若要復(fù)制單元格，則在釋放鼠標(biāo)之前按下Ctrl即可。

　　七、快速查找工作簿

　　您可以利用在工作表中的任何文字進(jìn)行搜尋，方法為：

　　1.單擊工具欄中的“打開”按鈕，在“打開”對話框里，輸入文件的`全名或部分名，可以用通配符代替;

　　2.在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是您認(rèn)為是唯一的單詞或短語，以便搜尋更容易成功;

　　3.選擇“開始查找”即可。在找到滿足條件的文件前，“打開”對話框的狀態(tài)欄都會顯示“找到了0個文件”的信息，您應(yīng)該耐心等待，只有當(dāng)“打開”按鈕由灰化狀態(tài)變成可用狀態(tài)時，才表明搜尋結(jié)束。

　　八、快速打印工作表

　　若選擇“文件”菜單中“打印”命令來打印，會出現(xiàn)“打印”對話框讓您選擇，程序繁瑣。若要跳過該對話框，您可以單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕或者按下Shift鍵并單擊“打印預(yù)覽”按鈕，Excel將使用“選定工作表”選項打印。

　　九、快速創(chuàng)建工具欄

　　通過工具欄您可以快捷地訪問常用的命令或自定義的宏，您可以根據(jù)需要快速創(chuàng)建自己的工具欄。方法為：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，選擇“工具欄”選項卡，單擊“新建”按鈕，輸入“新建工具欄”名稱，然后單擊“確定”。這時新建工具欄出現(xiàn)在窗口，您就可以用鼠標(biāo)把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會在此“落戶”。若在拖動時按著Ctrl鍵，則會將按鈕復(fù)制過來。注意：不能將按鈕拖到“自定義”對話框或工作表中，否則該按鈕將會被刪除。

　　十、快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù)

　　您可以用以下方法快速建立與網(wǎng)上工作簿中數(shù)據(jù)的鏈接：

　　1.打開Internet上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿，并在工作簿選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯”菜單的“復(fù)制”命令;

　　2.打開需要創(chuàng)建鏈接的Excel工作簿，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中，單擊左上角單元格;

　　3.單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。若您想在創(chuàng)建鏈接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如：=http://www.Js.com/[filel.xls]。

　　十一、快速創(chuàng)建工作簿

　　模板是一用來作為創(chuàng)建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地創(chuàng)建相似的工作簿。創(chuàng)建模板方法為：

　　1.打開一個要作為模板的工作簿;

　　2.選擇“文件”菜單中“另存為”命令，打開“另存為”對話框;

　　3.在“文件名”框中輸入模板的名字，從“保存類型”列表中選定“模板(*.xlt)”選項，這時“保存位置”會自動切換到默認(rèn)的模板文件夾Templates文件夾;

　　4.在“保存位置”中選擇“電子表格模板”文件夾，單擊“保存”即可。這樣，您就可以根據(jù)該模板快速創(chuàng)建新工作簿了。

　　十二、快速跳轉(zhuǎn)到其它文件