引導(dǎo)語：貨代的工作員工是哪些？他們各自的崗位職責(zé)是什么？歡迎大家閱讀下面了解。

　　依據(jù)工作需要和工作環(huán)節(jié)主要設(shè)立部門經(jīng)理、部門主管、操作、調(diào)度、文件、客服和銷售等崗位，各崗位相輔相成，構(gòu)成貨代公司完整的運(yùn)作機(jī)制。

　　職位與職權(quán)

　　2.1.1 部門經(jīng)理

　　1)管理團(tuán)隊(duì)的組建、分工、培訓(xùn)和提升。

　　2)配合公司戰(zhàn)略發(fā)展，籌劃、推進(jìn)和評(píng)估本部門的長(zhǎng)短期目標(biāo)。

　　3)各下級(jí)部門總體運(yùn)作的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、推進(jìn)和評(píng)估。

　　2.1.2 部門主管

　　1)部門團(tuán)隊(duì)的組建、管理、培訓(xùn)和提升。

　　2)部門日常運(yùn)作的協(xié)調(diào)、推進(jìn)和評(píng)估。

　　3)對(duì)內(nèi)與對(duì)外報(bào)價(jià)的更新、發(fā)布和核批。

　　4)業(yè)務(wù)的受理、指派和跟蹤。

　　5)市場(chǎng)目標(biāo)的制定、推進(jìn)和評(píng)估。

　　2.1.3 操作

　　1)業(yè)務(wù)的審核、操作和跟蹤。

　　2)費(fèi)收的核實(shí)、確認(rèn)和輸入。

　　3)業(yè)務(wù)的完結(jié)、統(tǒng)計(jì)和分析。

　　2.1.4 調(diào)度

　　1)門點(diǎn)服務(wù)/倉儲(chǔ)服務(wù)的受理、協(xié)調(diào)和安排。

　　2)門點(diǎn)服務(wù)/倉儲(chǔ)服務(wù)的跟蹤、反饋和完結(jié)。

　　3)月度統(tǒng)計(jì)、分析與評(píng)估。

　　2.1.5 文件

　　1)提單的確認(rèn)、核對(duì)和簽發(fā)。

　　2)操作的日常事務(wù)助理。

　　3)月度統(tǒng)計(jì)和分析。

　　2.1.6 客服

　　1)業(yè)務(wù)的受理、指派和跟蹤。

　　2)報(bào)價(jià)的對(duì)外發(fā)布、跟蹤和核實(shí)。

　　3)客戶日常操作維護(hù)。

　　2.1.7 銷售

　　1)業(yè)務(wù)的報(bào)價(jià)、攬取和跟蹤。

　　2)報(bào)價(jià)的對(duì)外發(fā)布、跟蹤和核實(shí)。

　　3)客戶日常銷售維護(hù)。

　　2.2、職權(quán)與職責(zé)

　　2.2.1 經(jīng)理管理

　　部門經(jīng)理和主管對(duì)部門內(nèi)日常事務(wù)和人員具有指派工作、協(xié)調(diào)次序、管理決策的權(quán)力和義務(wù)。

　　2.2.2 權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)

　　部門內(nèi)所有人員應(yīng)依據(jù)各自所在職位的職權(quán)配置，積極主動(dòng)盡職盡責(zé)地完成日常本職工作。

　　2.2.3 能動(dòng)互助

　　部門內(nèi)所有人員應(yīng)重視自我促進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，積極主動(dòng)協(xié)助關(guān)聯(lián)職位成員完成日常本職工作。

　　2.3、個(gè)人與團(tuán)隊(duì)

　　1)對(duì)任何事件，各成員應(yīng)首先積極主動(dòng)第一時(shí)間處理。

　　2)對(duì)超越自身處理能力或不能清晰判斷處理結(jié)果的要求或事件，需立即請(qǐng)示上級(jí)要求協(xié)助，并依據(jù)上級(jí)的指令或指導(dǎo)及時(shí)處理并反饋、總結(jié)。

　　3)各職員日常應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)積累有利于改善本職工作的知識(shí)和資源，持續(xù)提升團(tuán)隊(duì)實(shí)力和個(gè)人素質(zhì)。

　　4)各成員應(yīng)積極協(xié)助和指導(dǎo)有需要的部門成員。

　　5)待物客觀公正，做事寬容耐心，不意氣用事。

 

　　貨代操作全流程

　　根據(jù)海運(yùn)貨代的工作特征，日常工作一般劃分為接單、訂艙、拖車/內(nèi)裝、報(bào)關(guān)、文件、收費(fèi)和其他等各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。

　　本流程即是各崗位的工作指導(dǎo)，也作為主管評(píng)判各崗位工作達(dá)標(biāo)與否的標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.1、接單部分

　　接單原則上應(yīng)成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須快捷、高效，第一時(shí)間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。接單員一般要求自接到委托書后15分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn)。

　　注：對(duì)于部分無法短時(shí)間內(nèi)確認(rèn)的信息，依然必須及時(shí)安排并予以跟蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉(zhuǎn)后跟進(jìn)處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。

　　1)審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要求(客服或接單員)

　　(1)接單員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容

　　客戶給的《訂艙委托書》需顯示但不限于：托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運(yùn)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型/柜量、運(yùn)價(jià)條款與運(yùn)價(jià)、托運(yùn)人的簽字或蓋章等。

　　(2)接單員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求(客服或接單員)

　　普通服務(wù)要求一般包括是否需要：到/預(yù)付訂艙、拖車/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)等。

　　對(duì)于拖車/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)的服務(wù)要求，必須同時(shí)確認(rèn)貨物和單證備齊時(shí)間、服務(wù)要求時(shí)間等，注明在客戶《訂艙委托書》上。

　　特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。

　　對(duì)于特殊服務(wù)要求，必須得到部門主管和/或其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排。

　　2)運(yùn)價(jià)核對(duì)、確認(rèn)(客服或接單員)

　　客服人員收到《訂艙委托書》后，必須對(duì)運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)。

　　(1)對(duì)來自銷售部的業(yè)務(wù)，須與銷售員核對(duì)運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用是否正確，并由銷售員在《訂艙委托書》上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙。

　　注：特殊情況可先口頭與銷售員確認(rèn)，待銷售員返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn)。

　　(2)對(duì)于公司業(yè)務(wù)，須與市場(chǎng)相關(guān)人員或航線主管人員及時(shí)確認(rèn)后再安排訂艙。

　　3)艙位確認(rèn)(客服或接單員)

　　根據(jù)客戶委托，確認(rèn)并反饋符合要求的艙位。

　　3.2、訂艙部分

　　一般要求預(yù)定開船日7天前必須安排訂艙，對(duì)可以提前接受委托的船公司應(yīng)爭(zhēng)取頭批訂艙，旺季時(shí)根據(jù)市場(chǎng)情況適當(dāng)提前。

　　一般要求在預(yù)定開船日5工作日前完成訂艙，對(duì)于該時(shí)間限制以內(nèi)的業(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙。

　　1)新建委托(訂艙操作員)

　　訂艙操作員必須及時(shí)在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號(hào)、新建業(yè)務(wù)檔案，輸入業(yè)務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收貨人信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次(如可能)、開船日期、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理(如需要)等。

　　2)訂艙過程(訂艙操作員)

　　訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送《訂艙委托書》、訂艙號(hào)或提單號(hào)確認(rèn)、預(yù)配和報(bào)關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、中轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場(chǎng)站收據(jù)制作等，任何一環(huán)節(jié)未完成均視為訂艙未完畢。

　　訂艙完畢后，應(yīng)及時(shí)將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時(shí)應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號(hào)或提單號(hào)、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運(yùn)費(fèi)/運(yùn)輸條款等信息。

　　3)艙位通知(訂艙操作員)

　　無論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)服務(wù)，訂艙確認(rèn)書或配船通知單等都必須第一時(shí)間通知客戶，確保上面的訂艙號(hào)與船名航次清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。

　　如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問題。

　　3.3、拖車/內(nèi)裝(調(diào)度)

　　客戶委托的拖車、內(nèi)裝和/或報(bào)關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和市場(chǎng)環(huán)境等情況予以預(yù)先審核，對(duì)存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險(xiǎn)。

　　1)拖車(產(chǎn)裝)安排

　　(1)拿到提箱單(SO)并得到相關(guān)銷售或客服確認(rèn)后方能安排。

　　(2)根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時(shí)間;如果同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)。

　　(3)安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務(wù)時(shí)間要求，提前2工作日與客戶再次確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)。

　　(4)同客戶確認(rèn)時(shí)間要求后，在同一工作日及時(shí)把信息通知拖車進(jìn)行服務(wù)要求預(yù)約。

　　(5)向拖車下委托的時(shí)間，一般最遲必須在提供拖車服務(wù)時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排(包括拖車是否已經(jīng)打單領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱地點(diǎn)的確認(rèn)以及空箱狀況確認(rèn))。對(duì)于冷柜等特種箱業(yè)務(wù)，必須同船公司確認(rèn)空箱狀況，必要時(shí)通知船公司提箱時(shí)間。

　　(6)安排拖車時(shí)，需向拖車發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港和中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費(fèi)用等。

　　(7)必要情況下，應(yīng)要求拖車提供司機(jī)姓名、手機(jī)號(hào)碼、車牌號(hào)、柜號(hào)、封號(hào)，并報(bào)給工廠。

　　(8)跟蹤裝箱、重箱返回、進(jìn)港集港等。

　　(9)其他注意事項(xiàng)。