秘書是公司和當(dāng)?shù)陿淞⒂诳蛻裘媲暗男蜗蟠翱�，是一個樞紐起著承上啟下的作用，是店長的左右手。下面是yjbys小編為您搜集整理的文秘崗位職責(zé)說明書，歡迎閱讀借鑒。
(一)客戶資料管理
總客戶登記冊用于登記當(dāng)天值班接待的上門客人和經(jīng)紀(jì)人當(dāng)天獲取的除上門外的客人，秘書負(fù)責(zé)提醒督促經(jīng)紀(jì)人將當(dāng)天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后作廢銷毀。
登報客戶登記表用于登記登報來電問詢的客戶，編號并與當(dāng)天下午下班前統(tǒng)一分配給經(jīng)紀(jì)人，督促跟進。及時收藏半年后作廢銷毀。
(二)房源資料管理
原始資料
(1) 原始房源編號：按年份+當(dāng)?shù)甑拇碜帜负晚樞蛉?05E0001)05代表2005年，E代表第五家店，0001代表店內(nèi)的第一套房源
(2) 當(dāng)天新房源應(yīng)存夾在新房源夾中，寫上編號。
資料詳細(xì)明確的當(dāng)天下午17：00-18：00發(fā)送給總部，資料不夠詳細(xì)明確的，提醒經(jīng)紀(jì)人落實清楚，第二天發(fā)送給總部。
(3) 當(dāng)周新房源備份一份并制作一張目錄表上交總部存檔。
(4) 原始房源資料根據(jù)當(dāng)?shù)陮嶋H情況進行分類存管，作好標(biāo)識目錄便于查詢。
(5) 定期整理原始房源資料，提醒經(jīng)紀(jì)人精耕房源。根據(jù)經(jīng)紀(jì)人反饋的信息(已售、暫不售、價格異常等)及時更新房源信息，確保房源信準(zhǔn)確有效
(6) 已售原始房源資料作好標(biāo)識存檔保管一年后作廢銷毀。
供客戶查找的房源資料(簡稱對外房源)
每天打印從總部發(fā)送到各店郵箱里的各店當(dāng)天新房源匯總資料，裝訂成冊，供客戶查閱。一個星期整理一次，確保房源信息準(zhǔn)確有效。
網(wǎng)絡(luò)房源、新報房源當(dāng)天錄入網(wǎng)站及時根據(jù)經(jīng)紀(jì)人反饋信息更改更新。
(三)考勤管理：秘書應(yīng)該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細(xì)內(nèi)容，嚴(yán)格監(jiān)督打卡情況。中國房地產(chǎn)中介聯(lián)盟網(wǎng)--聯(lián)盟吧-
(四)值班管理：秘書于當(dāng)月的最后一天制定下月的值班表，由店長確認(rèn)簽字生效，于晚會告知傳閱并張貼告示當(dāng)?shù)晖剩员阌诮?jīng)紀(jì)人提前做計劃。
(五)衛(wèi)生管理：當(dāng)天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應(yīng)監(jiān)督當(dāng)?shù)晷l(wèi)生及辦公設(shè)備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒做衛(wèi)生或馬虎對待的，告知店長，由店長處罰。每月負(fù)責(zé)組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。
(六)表格表單管理
普通表單格：經(jīng)紀(jì)人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標(biāo)識清楚，一周整理一次，及時備存，確保各類表單格齊全供經(jīng)紀(jì)人使用。
特殊表單格：租賃合同和收據(jù)要在租賃專員提出申請時發(fā)放，發(fā)出24小時內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同(一式三份中的其中一份)。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當(dāng)月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財務(wù)部
(七)當(dāng)?shù)贽k公用品和基金的管理
辦公用品的領(lǐng)用制作成一份辦公用品領(lǐng)用登記表，監(jiān)督領(lǐng)用登記，月底統(tǒng)計，供數(shù)據(jù)分析用。對當(dāng)?shù)贽k公設(shè)備進行維護，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內(nèi)的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時與廠家或其他服務(wù)機構(gòu)聯(lián)系。
當(dāng)?shù)昊鸬墓芾恚焊鶕?jù)當(dāng)?shù)昃唧w情況于月初或月末將當(dāng)?shù)昊鹗罩骷?xì)表張貼告示
(八)數(shù)據(jù)匯總
每周：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計，帶看量、簽單數(shù)匯總。