文員，也就是從事文職工作的人員，崗位職責可細分為以下6點。
一、出勤統(tǒng)計
�、闭肀砀� (1)每天上班后整理前一日的《出勤登記表》， 核對應出勤人數(shù)和實際出勤人數(shù)，查看有無遲 到、早退、請假情況，并在《出勤登記表》上注明;(2)對出勤登記與實際情況不符的問題，上 報部門經(jīng)理; (3)根據(jù)部門出勤情況填寫《工作出勤日報表》;(4)以上表格填寫完畢，在填 表人一欄簽字; (5)按照酒店要求檢查前日的《員工離崗去向跟蹤調(diào)查表》，并在檢查人一欄 簽字確認。
⒉填寫 《出勤表》 (1)按照實際出勤情況填寫《出勤簿》;(2)如有請假單，要粘貼在《出勤簿》的背面。
�、成蠄髮徟� (1)將填寫好的《工作出勤日報表》連同《出勤 登記表》和《員工離崗去向跟蹤調(diào)查表》上 報 經(jīng)理審批簽字;(2)將檢查中發(fā)現(xiàn)的問題列出明細，匯報給經(jīng)理; (3)審批簽字后，于每天中 午 12:00 前將上述表 格與《出勤簿》一起上報人事部;
⒋取《出勤簿》 每天 16:00 后到人事部將《出勤簿》取。
⒌匯總統(tǒng)計 (1)每月 2 日前，參照《出勤簿》將上月部門每 名員工的出勤情況，并將統(tǒng)計情況填寫到 《月 份出勤情況報表》上，對于缺勤情況寫 明缺勤天數(shù)及原因;(2)對于當月新到崗員工，應注明 到崗時間;(3)將填寫好的《月份出勤情況報表》上報部門經(jīng)理審批簽字; (4)每月 2 日前報 送人事部;
二、物資管理
�、北P點(1)每月 20 日對部門辦公用品、固定資產(chǎn)、低 值易耗品及機油等物資進行盤點，并分別與 其 臺帳的帳面結存數(shù)量進行核對，保證帳物 相符; (2)如盤點中發(fā)現(xiàn)物資短缺現(xiàn)象應及時查明原 因，并上報部門。
⒉編制月計劃 (1)每月 24 日前根據(jù)盤點情況及部門下月的工 作計劃，作出下月物資申領計劃;(2)填寫一 式四份的《物品月計劃申報單》，列 明物品品名、規(guī)格、上月用量、本月結存、 本月申報、物 品單價、每種物品的申報金額， 并計算累計金額，對于特殊申領的物品，要在用途一欄單獨注明 申領原因，在經(jīng)手人一欄簽字。
⒊審核上報 (1)將填寫好的《物品月計劃申報單》上報經(jīng)理 審批簽字;(2)將經(jīng)理審批通過的《物品月計 劃申報單》在每月 25 日前上報倉管部。
�、搭I取 (1)持酒店審批通過的《物品月計劃申報單》在 規(guī)定領取物資的時間內(nèi)到倉管部記帳員處 開具 《物品申領單》，并由經(jīng)理簽字確認; (2)持《物品申領單》到倉管部相關庫房辦理物品領用 手續(xù)，領取物品。
⒌登記 物品領回后，按照實際領取的物資名稱及數(shù) 量分別在相關的臺帳上進行登記。
⒍發(fā)放 (1)物品發(fā)放時，應在臺帳支出欄內(nèi)做好登記; 由領用人在《領用登記表》上簽字確認。(2) 領用登記表
�、方栌� (1)其它部門因工作需要借用物品時，應征得理 同意;(2)借用時應持借用物品部門負責人簽 MEMO， 注明借用的物品名稱、 借用的原 因、 需借用的時間， 《借用登記表》 進行登記;(3) 并在 上 歸還時，要檢查物品是否完好，如有損壞應 由借用部門予以賠償;(4)檢查合格后予以接收， 并由借用人在《借用 登記表》上進行簽字并記錄歸還時間。
三、文件管理
1.成文 (1)內(nèi)部通啟(MEMO)成文：(2)根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿;(3)請經(jīng)理核查簽字; (4)部門 管理制度成文：(5)根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿; (6)審核通過后，在《發(fā)文本》上填寫的內(nèi)容包 括：文件標題、發(fā)文時間、擬稿部門、請求審批時間、主送及抄報、抄送部門、有附件的，應列 明名稱; (7)審核通過后，送企業(yè)管理部審批; (8)呈報總經(jīng)理審批。
2.發(fā)文 (1)將文件原件復印存檔;(2)在《發(fā)文登記簿》上登記下發(fā)文件的名稱、 發(fā)文時間、接收部 門名稱; (3)到相關部門下發(fā)文件;(4)請相關部門的文員以上管理人員在《發(fā)文登記簿》中 “外收發(fā)簽字”一欄簽收。
3. 收文 (1)收到各部門發(fā)出的酒店內(nèi)部文件后，簽收并上報經(jīng)理; (2)將 VIP 信息填寫在辦公室 VIP 信息欄上; (3)將報紙等需要張貼的材料，在規(guī)定版面張 貼;(4)監(jiān)督部門人員在閱讀文件 后，在文件上簽字。
4.分類存放 (1)對于時效性較強的文件，如《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO 等設專用表格夾存放; (2) 對于本部門下發(fā)的文件原件設專用文件夾 存放，規(guī)章制度存放于相應的制度夾中;(3)對于酒 店下發(fā)的規(guī)章制度根據(jù)發(fā)放的部門 進行分類存放; (4)在文件的每頁右上角用鉛筆標明該文件 在 目錄中的序號、總頁數(shù)及當前頁數(shù)，如 “1-3-1”指的是本制度夾中的第一份制度，本制度共 有三頁，這是第一頁; (5)在存放新下發(fā)的制度時，對于制度中已明確標明作廢的舊制度要作 出作廢標志，同新下發(fā)的制度一并進行存放，對于一些補充規(guī)定，要將原文件找出后，與新文件 一并存放，同時在目錄上作出標注;
5.裝訂整理 (1)每月月底將當月的《貴賓團隊接待通單》、 MEMO 等整理匯總，裝訂成冊，在封皮上寫明年、 月、日以及保存期限; (2)每月月底要對存放的制度進行整理，對于內(nèi)容有相互聯(lián)系的要進行 合并存放。
6.借用 (1)部門員工借用文件時要在《借用登記表》上登記，注明借用文件的名稱、借用日期、借用人 及需借用的時間; (2)對于外部門借用文件的，要經(jīng)經(jīng)理同意后方可辦理借用手續(xù); (3)外 部門辦理借用文件手續(xù)時，要持對方負責人簽字的 MEMO，注明借用的原因、借用的文件名稱及所 需借用的時間，并在《借用登記表》上登記文件名稱、時間及借用人; (4)文件歸還后，要查 看有無遺失、破損現(xiàn)象， 并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。
7.銷毀 (1)對于到保存期限的《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO 等文件，請示是否銷毀; (2)同意 后，以 MEMO 的形式，列明需銷毀文件的名稱、文件下發(fā)日期、保存的起止日期，上報審批簽字; (3)將審批簽字后的 MEMO 上報質檢部進行審批;(4)接到質檢部同意銷毀的書面批復后，方可銷毀;(5)銷毀時根據(jù)表格數(shù)量的大小可采取到鍋爐 房燒毀或用碎紙機粉碎等方式; 工作項目名稱：