工作分析是確定完成各項(xiàng)工作所需的技能、責(zé)任和知識系統(tǒng)的過程，它是人力資源管理的基石。正如一個(gè)園丁都知道的那樣，"鐵锨工夫"不到家會導(dǎo)致花園產(chǎn)出不佳。這涓滴智慧也關(guān)系到人力資源管理，"鐵锨工夫"就是工作分析，"花園產(chǎn)出"就是人力資源管理實(shí)踐。除非土地受到適當(dāng)?shù)母�，否則種子不可能開花結(jié)果;同樣除非有某種恰當(dāng)?shù)墓ぷ鞣治鰹橥寥�，否則許多人力資源管理實(shí)踐也不可能"開花結(jié)果"為競爭優(yōu)勢。成功的人力資源管理實(shí)踐能導(dǎo)致創(chuàng)造競爭優(yōu)勢的結(jié)果產(chǎn)生，適當(dāng)?shù)耐瓿晒ぷ鞣治鰟t提高人力資源管理實(shí)踐的成功率。那么，我們?nèi)绾瓮ㄟ^工作分析建立以工作成果為導(dǎo)向的職務(wù)說明書?
一、編寫職務(wù)說明書的方法
一份完整的職務(wù)說明書包括：工作名稱、工作概述、主要職責(zé)、責(zé)任清單、上下級報(bào)告關(guān)系、工作條件、任職資格和績效期望。其中，任職資格包括必備的任職資格和理想的任職資格兩部分。必備的任職資格又包括從事該工作至少要達(dá)到的教育水平、工作經(jīng)歷、技術(shù)技能和個(gè)人特點(diǎn)。在招聘過程中，不具備必備資格條件和應(yīng)聘者將被淘汰。工作分析是了解工作及內(nèi)容的第一步。進(jìn)行工作分析要從工作的角度來思考，而不是從員工的角度來思考。主要責(zé)任要從做什么、怎樣做、績效期望的角度去思考。
人力資源管理部要將描寫職務(wù)說明書的工作任務(wù)告訴部門主管及其下屬，要詳細(xì)地向部門主管及下屬說明編寫職務(wù)說明書的目的、方法、程序、要求，以及職務(wù)說明書對個(gè)人、機(jī)構(gòu)的影響。一般通過兩種途徑編寫職務(wù)說明書：
途徑A：部門主管給予下屬指導(dǎo)后，由下屬自己描寫職務(wù)說明書。其后由部門主管收集，與下屬討論、分析、修訂，再由人力資源部確認(rèn)，呈交高層領(lǐng)導(dǎo)審核。
途徑B：主管自己負(fù)責(zé)描寫所有直接下屬的崗位，完成后與下屬討論,經(jīng)修訂同意后再由人力資源管理確認(rèn)并呈交高層領(lǐng)導(dǎo)。
利用從工作分析表中獲得的信息編寫職務(wù)說明書，并把對每一項(xiàng)主要的職責(zé)或責(zé)任的績效期望補(bǔ)充進(jìn)去。記住，需要員工通過閱讀這份文件能確切了解這項(xiàng)工作內(nèi)容以及期望達(dá)到的結(jié)果，因此，要使描述盡可能具體。對于每項(xiàng)責(zé)任至少要寫出一種可測量的期望結(jié)果，不能量化的最好用描述性的語言。
二、編寫職務(wù)應(yīng)注意的問題
1、得到高層管理層的支持
沒有管理層的認(rèn)同和支持，無法有效地完成工作分析及編寫職務(wù)說明書。組織的人力資源管理部門應(yīng)協(xié)助管理階層籌劃建立政策和確定方向，并且將這個(gè)信息傳遞給整個(gè)組織，以獲得一致的支持。
2、明確職務(wù)說明書對機(jī)構(gòu)管理的重要性
職務(wù)說明書是一種重要的管理工具。每一機(jī)構(gòu)的管理階層都需要去計(jì)劃，分配工作，繼而控制每項(xiàng)工作的進(jìn)度及成果，所以各層管理人員都需要清楚知道在他的管轄范圍內(nèi)，各下屬的任務(wù)、職責(zé)的分配及工作內(nèi)容，各成員之間的工作關(guān)系，他才可以有效的完成他的管理責(zé)任。對一個(gè)機(jī)構(gòu)而言，職務(wù)說明書可以作為協(xié)調(diào)各部分運(yùn)作的基本引導(dǎo)，使得最高管理層能夠系統(tǒng)的分配職權(quán)、指定責(zé)任范圍，充分發(fā)揮部門間的整體合作機(jī)動性。
3、編寫職務(wù)說明書的要求
職務(wù)說明書應(yīng)清楚、權(quán)責(zé)明確、具體而簡單。在界定工作時(shí)，應(yīng)盡量使用簡明的專門動詞和名詞來描述工作的目的和范圍、責(zé)任權(quán)限的程度和類型、技能的要求等。除了這些還要問下面一些問題：
(1)職務(wù)說明書的內(nèi)容是否清楚?能否由此對該工作有一個(gè)基本的了解?
(2)職務(wù)說明書中要求的職責(zé)和任務(wù)是否合理?績效期望是否現(xiàn)實(shí)?有沒有需要增減的內(nèi)容?
(3)在任職資格中，必備的資格條件和理想的資格條件是否合理?有沒有需要增減的內(nèi)容。
4、職務(wù)說明書必須隨組織機(jī)構(gòu)變化而更新
管理層部門認(rèn)為，依靠掌握所有的職務(wù)說明書便能夠改善所有管理問題，管理者必須隨組織機(jī)構(gòu)的變化而及時(shí)修訂職務(wù)說明書，如果組織機(jī)構(gòu)改變了，而職務(wù)說明書仍是原來一套，其作用就不能發(fā)揮出來。久而久之，工作重疊、職責(zé)混淆，管理分配不平衡的問題就回出現(xiàn)，而工作缺乏效率、員工缺乏積極性、利潤下降等現(xiàn)象亦會相繼產(chǎn)生，所以作為人力資源部門的管理者有責(zé)任使各部門的領(lǐng)導(dǎo)明白職務(wù)說明書的重要性，推動他們的積極性去參與編寫、修訂及更新職務(wù)說明書。