行政總監(jiān)的崗位職責(zé)
在快速變化和不斷變革的今天,崗位職責(zé)使用的情況越來(lái)越多,制定崗位職責(zé)可以有效地防止因職務(wù)重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象。制定崗位職責(zé)的注意事項(xiàng)有許多,你確定會(huì)寫嗎?以下是小編整理的行政總監(jiān)的崗位職責(zé),僅供參考,希望能夠幫助到大家。
行政總監(jiān)的崗位職責(zé)1
。1)掌握行政工作情況和公司行政管理工作的運(yùn)行情況,并適時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
。2)制定系統(tǒng)年度、月度工作目標(biāo)和工作計(jì)劃,經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
。3)主持制定、修訂行政的工作程序及規(guī)章制度,經(jīng)批準(zhǔn)后組織施行并監(jiān)督檢查落實(shí)情況。
。4)品牌策劃相關(guān)工作的制訂與實(shí)施。
。5)集團(tuán)企業(yè)文化工作的制訂與實(shí)施。
(6)接待公司重要來(lái)訪客人,處理行政方面的重要函件。
。7)負(fù)責(zé)公司行政方面重要會(huì)議、重大活動(dòng)的組織籌備工作。
。8)公司的后勤服務(wù)工作,創(chuàng)造和保持良好的工作環(huán)境。
。9)公司的防火安全、保衛(wèi)工作并定期組織檢查,保證公司安全。
。10)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司系統(tǒng)間的合作關(guān)系,調(diào)節(jié)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。
。11)定期組織做好辦公職能檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題,同時(shí)督促做好糾正和預(yù)防措施工作。
。12)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查所屬下級(jí)的各項(xiàng)工作,掌握所屬下級(jí)工作進(jìn)度。
。13)做好各項(xiàng)行政處理工作,提高工作效能,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)精神。
。14)及時(shí)、準(zhǔn)確傳達(dá)上級(jí)指示并貫徹執(zhí)行。
。15)審閱行政相關(guān)的文件,審核直接下級(jí)的上報(bào)工作計(jì)劃、工作總結(jié)等相關(guān)作業(yè)文件,視其性質(zhì)內(nèi)容,決定處理方式。
。16)向上級(jí)提出政策性建議,受理直接下級(jí)上報(bào)的合理化建議。
(17)培養(yǎng)和發(fā)現(xiàn)人才,根據(jù)工作需要申請(qǐng)招聘、調(diào)配直接下屬。關(guān)心所屬下級(jí)的思想、工作、生活。
行政總監(jiān)的崗位職責(zé)2
1、協(xié)助參與公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略策劃制定,完成公司行政管理規(guī)劃,協(xié)調(diào)各部門關(guān)系,積極配合做好內(nèi)部管理工作;
2、制定公司綜合管理工作目標(biāo)、計(jì)劃,并組織實(shí)施,做到計(jì)劃明確,方法靈活;
3、擬定公司行政方面的各項(xiàng)規(guī)章制度,督促所屬人員嚴(yán)格執(zhí)行公司行政方面的有關(guān)規(guī)定,做到依章辦事,有章可循,規(guī)劃公司的各項(xiàng)行政運(yùn)營(yíng)管理;
4、根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)管理工作情況,按公司領(lǐng)導(dǎo)的要求,負(fù)責(zé)組織起草綜合性業(yè)務(wù)規(guī)劃,周工作匯總,月度工作總結(jié)和簡(jiǎn)報(bào),季度、年度工作總結(jié)和公司請(qǐng)示、通知等公文函件并審核待簽發(fā)的文稿;
5、籌備股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議的召開,組織編寫會(huì)議紀(jì)要和決議,并檢查各業(yè)務(wù)部門貫徹執(zhí)行情況;
6、擬定公司總部固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品等方面管理的規(guī)章制度,做到制度健全,按章辦事,并負(fù)責(zé)公司行政費(fèi)用的預(yù)算與控制;
7、在公司負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下,協(xié)調(diào)、平衡各部門之間的關(guān)系,匯總各部門的規(guī)章制度,制定修改公司有關(guān)行政管理方面的制度并監(jiān)督執(zhí)行;
8、組織、安排重要客人來(lái)訪的接待工作,協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系,宣傳企業(yè)文化和公司理念,樹立公司的良好形象
上面為大家介紹了公司行政總監(jiān)的崗位職責(zé),而行政部作為公司的一個(gè)核心部門,她肩負(fù)整個(gè)公司的管理重任。他運(yùn)作的好壞,直接關(guān)系到整個(gè)公司的規(guī)范化進(jìn)程。那么下面就談一談怎樣才能做好一名行政人事部經(jīng)理(行政總監(jiān)):
一、負(fù)責(zé)本部的行政管理和日常事務(wù),協(xié)助總經(jīng)理搞好各部門之間的綜合協(xié)調(diào),落實(shí)公司規(guī)章制度,加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作的督促和檢查,溝通內(nèi)外聯(lián)系,保證上情下達(dá)和下情上報(bào),負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議文件決定的事項(xiàng)進(jìn)行催辦,查辦和落實(shí),加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)絡(luò),拓展公關(guān)業(yè)務(wù),負(fù)責(zé)全公司組織系統(tǒng)及工作職責(zé)研討和修訂,負(fù)責(zé)公司車輛的管理。
二、人力資源管理與開發(fā)
1、組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)、崗位描述、人力規(guī)劃編制、考勤管理的工作。
2、招聘使用:
提供工作分析的有關(guān)資料,使部門人力資源計(jì)劃與組織的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)一致,對(duì)申請(qǐng)人進(jìn)行面試作最終錄用和委派決定,對(duì)提升、調(diào)遷、獎(jiǎng)懲和辭退作出決定,職務(wù)分析和工作分析的編寫,制定人力資源計(jì)劃,通過(guò)這些使企業(yè)內(nèi)部“人、事相宜”即采用科學(xué)的方法,按照工作崗位要求,將員工安排到合適的崗位,來(lái)實(shí)現(xiàn)人力資源合理配制。
3、工作報(bào)酬:
制定合理的薪酬福利制度,按勞付酬,論功行賞,通過(guò)報(bào)酬、保險(xiǎn)和福利等手段對(duì)員工的工作成果給予肯定和保障。其次,促使員工提高士氣和生產(chǎn)效率的各種激勵(lì)策略也是對(duì)員工工作績(jī)效的一種有效報(bào)償。
4、培訓(xùn)開發(fā):
現(xiàn)在的市場(chǎng)無(wú)疑應(yīng)是產(chǎn)品質(zhì)量的競(jìng)爭(zhēng),說(shuō)到底是人才的競(jìng)爭(zhēng),是一個(gè)企業(yè)整體素質(zhì)的競(jìng)爭(zhēng)。一個(gè)產(chǎn)品質(zhì)量的好壞,也是一個(gè)企業(yè)所有崗位技能的集中體現(xiàn),所以應(yīng)把全員培訓(xùn)作為企業(yè)立業(yè)之本,追求全員卓越,以人為本的管理方式。
提供培訓(xùn)開發(fā)需求和待培訓(xùn)者名單,制定并實(shí)施培訓(xùn)開發(fā)計(jì)劃:主要指職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)品質(zhì)的培訓(xùn),為員工發(fā)展提供咨詢,規(guī)范在職培訓(xùn)開發(fā)的指導(dǎo),通過(guò)培訓(xùn)開發(fā)來(lái)“提高員工能力”和“發(fā)揮員工能力”以此改進(jìn)員工的行為方式,達(dá)到期望的標(biāo)準(zhǔn)。
5、人員考核:
主要負(fù)責(zé)工作考核,滿意度調(diào)查,研究工作績(jī)效考核系統(tǒng)和滿意度評(píng)價(jià)系統(tǒng),制定紀(jì)律獎(jiǎng)懲制度,以工作職責(zé)來(lái)制定績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn),通過(guò)這些活動(dòng)可以公平的決定員工的地位和待遇,可以促進(jìn)人力資源開發(fā)和合理利用,并且提高和維持企業(yè)的經(jīng)營(yíng)的高效率。
三、負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)規(guī)章制度的修訂,制定及檢查監(jiān)督。
運(yùn)用剛?cè)岵?jì)的管理模式,制定一套符合企業(yè)自身的管理制度,運(yùn)用權(quán)利和組織系統(tǒng),強(qiáng)行進(jìn)行指揮、控制、命令、硬性管理來(lái)達(dá)到目的。
四、負(fù)責(zé)總務(wù)管理
沒(méi)有后勤的保障,就保證不了生產(chǎn)穩(wěn)定正常的進(jìn)行。首先要制定相關(guān)制度;,加強(qiáng)對(duì)宿舍、食堂、水電、辦公用品、零星修繕、部分固定資產(chǎn)、衛(wèi)生、環(huán)境的管理。
五、安全保衛(wèi)
加強(qiáng)對(duì)人員進(jìn)出、公務(wù)訪客、車輛物品出入、消防安全、防盜防災(zāi)、職業(yè)安全防護(hù)等的管理,同時(shí)對(duì)員工進(jìn)行安全教育,貫徹“安全第一”“預(yù)防為主”的指導(dǎo)思想,創(chuàng)造一個(gè)安寧祥和的工作、生活環(huán)境,保證公司員工的生命財(cái)產(chǎn)安全。
六、強(qiáng)調(diào)企業(yè)精神,創(chuàng)建公司的企業(yè)文化
企業(yè)文化不但能反映出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的戰(zhàn)略目標(biāo),群體意識(shí)價(jià)值觀念和道德規(guī)范,還能凝集企業(yè)員工的歸屬感、積極性和創(chuàng)造性,引導(dǎo)企業(yè)員工為企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展而努力,同時(shí)企業(yè)文化還具有兩種約束力,一種是硬的約束力、制度,一種是軟的約束力、無(wú)形的,就是活躍企業(yè)的文化生活,良好的生活環(huán)境和業(yè)余文化生活。
七、塑造企業(yè)形象
1、企業(yè)精神形象,它對(duì)于員工有強(qiáng)大的凝聚力,感召力,引導(dǎo)力和約束力,能增加員工對(duì)企業(yè)的信任感,自豪感和榮譽(yù)感。
2、企業(yè)環(huán)境形象
因?yàn)閯?chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境,是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ),而充分認(rèn)識(shí)企業(yè)環(huán)境的特征又是創(chuàng)造良好企業(yè)環(huán)境的基礎(chǔ)。
3、企業(yè)員工形象
制定《員工日常行為規(guī)范》,因?yàn)榱己玫膯T工素質(zhì)和形象,是企業(yè)形象的重要構(gòu)成要素。員工的儀表裝束、言談舉止、工作能力、科學(xué)文化水平、精神風(fēng)貌、工作效率等都會(huì)給社會(huì)公眾一個(gè)整體印象。
總而言之,行政部工作的最終目標(biāo)就是確保公司的正常運(yùn)作及生產(chǎn),穩(wěn)步,正常的進(jìn)行,為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。
以上所述只是本人理論與實(shí)踐相結(jié)合的一點(diǎn)體會(huì),因?yàn)樾姓抗ぷ靼_萬(wàn)象,短短的幾句話是無(wú)法表達(dá)完全的,只有在實(shí)際工作中去領(lǐng)會(huì)和應(yīng)用 ,才能使企業(yè)行政部真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
行政部的主要管理人員行政總監(jiān)-行政經(jīng)理-行政主管,起承上啟下作用的行政主管主要職責(zé)有哪些呢?
主要職責(zé):
1.堅(jiān)決服從分管副總經(jīng)理的統(tǒng)一指揮,認(rèn)真執(zhí)行其工作指令,一切管理行為向主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé);
2.嚴(yán)格執(zhí)行公司規(guī)章制度,認(rèn)真履行其工作職責(zé);
3.負(fù)責(zé)組織對(duì)人力資源發(fā)展、勞動(dòng)用工、勞動(dòng)力利用程度指標(biāo)計(jì)劃的擬訂、檢查、修訂及執(zhí)行;
4.負(fù)責(zé)制定公司人事管理制度。設(shè)計(jì)人事管理工作程序,研究、分析并提出改進(jìn)工作意見和建議;
5.負(fù)責(zé)對(duì)本部門工作目標(biāo)的擬訂、執(zhí)行及控制;
6.負(fù)責(zé)合理配置勞動(dòng)崗位控制勞動(dòng)力總量。組織勞動(dòng)定額編制,做好公司各部門車間及有關(guān)崗位定員定編工作,結(jié)合生產(chǎn)實(shí)際,合理控制勞動(dòng)力總量及工資總額,及時(shí)組織定額的控制、分析、修訂、補(bǔ)充,確保勞動(dòng)定額的合理性和準(zhǔn)確性,杜絕勞動(dòng)力的浪費(fèi);
7.負(fù)責(zé)人事考核、考查工作。建立人事檔案資料庫(kù),規(guī)范人才培養(yǎng)、考查選拔工作程序,組織定期戒不定期的人事考證、考核、考查的選拔工作;
8.編制年、季、月度勞動(dòng)力平衡計(jì)劃和工資計(jì)劃。抓好勞動(dòng)力的合理流動(dòng)和安排;
9.制定勞動(dòng)人事統(tǒng)計(jì)工作制度。建立健全人事勞資統(tǒng)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn),定期編制勞資人事等有關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表;定期編寫上報(bào)年、季、月度勞資、人事綜合或?qū)n}統(tǒng)計(jì)報(bào)告;
10.負(fù)責(zé)做好公司員工勞動(dòng)紀(jì)律管理工作。定期或不定期抽查公司勞動(dòng)紀(jì)律執(zhí)行情況,及時(shí)考核,負(fù)責(zé)辦理考勤、獎(jiǎng)懲、差假、調(diào)動(dòng)等管理工作;
11.嚴(yán)格遵守"勞動(dòng)法"及地方政府勞動(dòng)用工政策和公司勞動(dòng)管理制度,負(fù)責(zé)招聘、錄用、辭退工作,組織簽訂勞動(dòng)合同,依法對(duì)員工實(shí)施管理;
12.負(fù)責(zé)核定各崗位工資標(biāo)準(zhǔn)。做好勞動(dòng)工資統(tǒng)計(jì)工作,負(fù)責(zé)對(duì)日常工資、加班工資的報(bào)批和審核工作,辦理考勤、獎(jiǎng)懲、差假、調(diào)動(dòng)等工作;
13.負(fù)責(zé)對(duì)員工勞動(dòng)保護(hù)用品定額和計(jì)劃管理工作;
14.配合有關(guān)部門做好安全教育工作。參與職工傷亡事故的調(diào)查處理,提出處理意見;
15.負(fù)責(zé)編制培訓(xùn)大綱,抓好員工培訓(xùn)工作。在抓員工基礎(chǔ)普及教育的同時(shí),逐步推行崗前培訓(xùn)與技能、業(yè)務(wù)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),專業(yè)技術(shù)知識(shí)與綜合管理知識(shí)相結(jié)合的交替教育提高培訓(xùn)模式及體系;
16.認(rèn)真做好公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù)。
現(xiàn)代大酒店行政總監(jiān)職責(zé)探討
從事管理工作多年,經(jīng)歷了學(xué)校、機(jī)關(guān)、公司、酒店等工作場(chǎng)合的洗禮,從幾千人的學(xué)校到十幾人的機(jī)關(guān)辦公室管理,一路上蹣跚走來(lái),深悟職場(chǎng)各相應(yīng)環(huán)節(jié)管理之重要,特別是行政總監(jiān)(含辦公室主任)工作之重要。
進(jìn)入一個(gè)全新領(lǐng)域,一家新建的現(xiàn)代大酒店百業(yè)待舉,正在發(fā)展壯大。首先要有一個(gè)明確的工作思路,為已經(jīng)到崗的職員解除迷茫,引導(dǎo)其進(jìn)入良好的正常工作狀態(tài),F(xiàn)代酒店要求立即落實(shí)公共關(guān)系管理機(jī)制(完善政治、社會(huì)、客戶關(guān)系網(wǎng)絡(luò)建設(shè)),文檔管理機(jī)制(建立完善檔案管理工作程序),行政辦公事務(wù)管理機(jī)制(建章立制,完善各種規(guī)章制度的編制),后勤管理機(jī)制(安全管理規(guī)劃、衛(wèi)生責(zé)任區(qū)劃,辦公用品采購(gòu)),人力資源管理機(jī)制(人員定崗定位、工作職能定位、日常工作管理和考核、相應(yīng)招聘)林林總總……
一、日常工作
行政總監(jiān)(含辦公室主任)是酒店董事長(zhǎng)、總經(jīng)理的主要助手,為酒店決策層領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀并及時(shí)提出各種相應(yīng)合理化建議是第一要?jiǎng)?wù)。行政總監(jiān)(含辦公室主任)是酒店全局行政業(yè)務(wù)的把關(guān)人和職場(chǎng)員工的當(dāng)家人。其主要工作職責(zé)就是全面正確理解和執(zhí)行公司的各項(xiàng)工作;在具體工作中,行政總監(jiān)(含辦公室主任)這個(gè)職務(wù)就是一個(gè)大管家或“管家婆”的工作,必須事無(wú)巨細(xì),管點(diǎn)管面,必須全身心進(jìn)入角色。
行政總監(jiān)(含辦公室主任)工作不僅僅是簡(jiǎn)單的一般性行政事務(wù)管理、迎來(lái)送往、搞搞內(nèi)勤、填寫檔案、修改文稿這么簡(jiǎn)單,首先要從酒店全局的業(yè)務(wù)角度理解工作性質(zhì),了解酒店戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展計(jì)劃、發(fā)展策略和運(yùn)營(yíng)手段,掌握企業(yè)運(yùn)作程序和相應(yīng)的業(yè)務(wù)技術(shù)流程,要有突出的政治資源和人脈資源關(guān)系,要具備良好的人格魅力和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)以及經(jīng)驗(yàn),要兼?zhèn)淙职l(fā)展意識(shí),并且擁有較完善的善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的基本能力,這些必備的能力是行政總監(jiān)(含辦公室主任)不可缺少的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)。
行政總監(jiān)(含辦公室主任)必須一切從實(shí)際出發(fā),身體力行,勤于思考,注重于行動(dòng),強(qiáng)調(diào)的是結(jié)果。必須思維縝密,觀察敏銳,臨機(jī)明斷,責(zé)任到位。平時(shí)少休息,身體力行深入到各業(yè)務(wù)鏈關(guān)鍵環(huán)節(jié)部位,貼近基層、貼近一線,多了解、多思想。因?yàn)樾姓聞?wù)關(guān)系到全局工作,關(guān)系到成。挥肋h(yuǎn)都忙不完,是一份勞心勞力的工作。
行政總監(jiān)職責(zé)(含辦公室主任工作)處于承上啟下地位,是連接酒店領(lǐng)導(dǎo)戰(zhàn)略意圖和基層工作的橋梁,是協(xié)調(diào)各有關(guān)部門關(guān)系的紐帶,是保持全局工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞,在酒店日常工作和發(fā)展運(yùn)營(yíng)中具有十分重要的地位和作用。事實(shí)證明,董事會(huì)和酒店、酒店董事長(zhǎng)的各項(xiàng)決策能否在發(fā)展運(yùn)營(yíng)的基層一線不折不扣地得到貫徹落實(shí),酒店全局行政事務(wù)(含人力資源、公共關(guān)系、后勤工作、形象建設(shè))是否保障有力,企業(yè)文化和員工思想工作是否有聲有色,很大程度上取決于有沒(méi)有一個(gè)合格、稱職的行政總監(jiān)(或辦公室主任)。因此,做一個(gè)忠于職守、勤于職守、勝任職守的優(yōu)秀的行政總監(jiān)(或辦公室主任),不僅是酒店決策層領(lǐng)導(dǎo)的要求和全體員工的殷切期盼,更應(yīng)該是行政總監(jiān)(含辦公室主任)為之努力奮斗的目標(biāo)。
二、職責(zé)界定
【一】 行政總監(jiān)(含辦公室主任)的基本職能
概括的講,行政總監(jiān)(辦公室主任)的主要職能就是服務(wù),為酒店決策層領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和各項(xiàng)戰(zhàn)略決策的正確執(zhí)行而服務(wù)。具體講,其基本職能大體有四項(xiàng),即參謀職能、承辦職能、管理職能和協(xié)調(diào)職能。
1、參謀職能
行政總監(jiān)(含辦公室主任)的參謀職能主要圍繞酒店決策層領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)行。具體表現(xiàn)在:
一是在決策形成過(guò)程中,要幫助酒店領(lǐng)導(dǎo)全面了解項(xiàng)目(事務(wù))的真實(shí)情況,確定工作方向、重點(diǎn)、難點(diǎn)、范圍、程度,要自覺發(fā)揮參謀作用。
二是在決策實(shí)施過(guò)程中,要幫助酒店領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解項(xiàng)目(工作)的進(jìn)展情況,在組織協(xié)調(diào)、整體聯(lián)動(dòng)配合和審時(shí)度勢(shì)、強(qiáng)化控制上發(fā)揮參謀作用。
三是在決策實(shí)施過(guò)程結(jié)束后,要幫助酒店領(lǐng)導(dǎo)客觀、正確地總結(jié)項(xiàng)目、工程(工作)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),及時(shí)完成項(xiàng)目工作《大事志》的編輯、存檔和管理,為酒店進(jìn)行新的決策活動(dòng)發(fā)揮參謀作用。
2、承辦職能
行政總監(jiān)(含辦公室主任)的承辦職能大致來(lái)自以下三個(gè)方面:
一是來(lái)自酒店上級(jí)部門。主要是指酒店上級(jí)決策層領(lǐng)導(dǎo)部門交付的事項(xiàng),如工作調(diào)研、政治公關(guān)、高端維護(hù)、法律顧問(wèn)、風(fēng)險(xiǎn)測(cè)評(píng)、信息反饋、工作總結(jié)等,必須認(rèn)真對(duì)待,按期完成。
二是來(lái)自酒店各業(yè)務(wù)部門的平行領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)于酒店各業(yè)務(wù)部門平行領(lǐng)導(dǎo)的決策和請(qǐng)求協(xié)助解決事項(xiàng),行政總監(jiān)(含辦公室主任)要帶領(lǐng)全體行政工作人員不折不扣地予以落實(shí)。行政總監(jiān)(含辦公室主任)負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)、組織、指揮和管理的責(zé)任,是第一責(zé)任人。
三是來(lái)自酒店業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)一線職員的訴求。酒店運(yùn)營(yíng)一線職員因?yàn)楣ぷ骰蛏钚枰峁⿴椭驅(qū)β氊?zé)業(yè)務(wù)的意見及建議,按程序應(yīng)先向行政辦公室取得聯(lián)系,這就需要行政總監(jiān)(或辦公室主任)根據(jù)實(shí)際情況予以及時(shí)妥善處理。總之,行政總監(jiān)(含辦公室主任)對(duì)所負(fù)責(zé)事項(xiàng)要一絲不茍,認(rèn)真對(duì)待,高度負(fù)責(zé),一辦到底,落到實(shí)處。
3、管理職能
管理職能主要是針對(duì)行政事務(wù)辦公室內(nèi)部而言,集中體現(xiàn)在以下二個(gè)方面:
一是檔案(文書)管理。盡管現(xiàn)代化公司計(jì)算機(jī)辦公條件完備,但是檔案庫(kù)的建立完善和相應(yīng)的書面文字備份管理是不可缺少的。一個(gè)管理規(guī)范的酒店行政書面文件并不多,但是圍繞行政公文、業(yè)務(wù)往來(lái)信函的處理與保管而需要進(jìn)行的撰稿、校對(duì)、印制、收發(fā)登記、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)是必不可少的。行政總監(jiān)(或辦公室主任)必須認(rèn)真組織安排,責(zé)成專人對(duì)檔案文書工作負(fù)責(zé),負(fù)有督促、檢查、把關(guān)職權(quán),必須防止濫抄亂送和形式主義。
二是事務(wù)性管理。行政事務(wù)部門(含辦公室)作為酒店事務(wù)性辦事機(jī)構(gòu),行政總監(jiān)(含辦公室主任)作為機(jī)構(gòu)的總負(fù)責(zé)人,必須做到事無(wú)巨細(xì),對(duì)于涉及到的每一件事務(wù)都要認(rèn)真操辦。比如高端接待、外事安排、會(huì)議安排、公關(guān)策劃與實(shí)施、廣告宣傳、文字編輯與審定、組織參加公益活動(dòng)、酒店領(lǐng)導(dǎo)或運(yùn)營(yíng)一線用車、也無(wú)客戶接待、辦公用品購(gòu)置以及為酒店一線員工提供工作生活服務(wù)的有關(guān)事項(xiàng)等。
4、協(xié)調(diào)職能
行政總監(jiān)(含辦公室主任)履行協(xié)調(diào)職能,主要需要抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)兩大工作:
所謂縱向協(xié)調(diào),即酒店自上而下的關(guān)系協(xié)調(diào)。行政總監(jiān)(含辦公室主任)的親力親為鼓動(dòng)和引導(dǎo)作用十分重要,必須做到“點(diǎn)面相濟(jì)、細(xì)致入微”,促進(jìn)“上令下行,下情上曉,上下緊密配合、步調(diào)一致”。
所謂橫向協(xié)調(diào),即酒店各業(yè)務(wù)平行部門之間默契配合的協(xié)調(diào)。行政總監(jiān)(含辦公室主任)必須具有良好的組織協(xié)調(diào)能力和凝聚力,以身作則,促進(jìn)酒店運(yùn)營(yíng)一線默契配合與協(xié)作,保障團(tuán)隊(duì)鏈條堅(jiān)固穩(wěn)定。
【二】、行政總監(jiān)(含辦公室主任)應(yīng)具備的素質(zhì)和修養(yǎng)
酒店的發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施和全局業(yè)務(wù)的順利開展,需要強(qiáng)有力的行政后勤工作給予保障,也就是說(shuō)需要一個(gè)得力的行政總監(jiān)(或辦公室主任)!暗昧Α,就是素質(zhì)高、能力強(qiáng)、修養(yǎng)好。行政總監(jiān)(含辦公室主任)必須具備良好的職業(yè)經(jīng)理人“政治”素質(zhì)、品德素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)。
“政治”素質(zhì)是行政總監(jiān)(含辦公室主任)的首要素質(zhì)!罢巍彼刭|(zhì)就是要求行政總監(jiān)(含辦公室主任)作為職業(yè)經(jīng)理人在“政治”上絕對(duì)可靠,職業(yè)經(jīng)理人歸屬感明確,具有堅(jiān)定的愛崗敬業(yè)精神,人生理念正確,能夠經(jīng)得起“錢”、“權(quán)”、“色”三大考驗(yàn),是堅(jiān)定的唯物主義者,是酒店發(fā)展戰(zhàn)略的忠實(shí)實(shí)踐者。
品德素質(zhì)是除了“政治”素質(zhì)以外最基本、最要緊的素質(zhì)之一。要求行政總監(jiān)(含辦公室主任)時(shí)刻做到光明磊落,忠誠(chéng)老實(shí);服從組織,顧全大局;關(guān)心他人,助人為樂(lè);公道正派,謙虛謹(jǐn)慎;嚴(yán)以律已,廉潔奉公。
心理素質(zhì)主要包括穩(wěn)定的情緒、良好的性格、廣泛的興趣和堅(jiān)強(qiáng)的意志。要求行政總監(jiān)(含辦公室主任)能夠做到:急而不躁,怒而不形,喜而不亢;隨和而不盲從,自信而不固執(zhí),忍讓而不獻(xiàn)媚,直率而不粗暴,多思而不多疑,謹(jǐn)慎而不圓滑。同時(shí),還要求行政總監(jiān)(含辦公室主任)能夠從本職工作實(shí)際出發(fā),不以個(gè)人愛好為取舍,培養(yǎng)廣泛的興趣,培養(yǎng)興趣的多樣性,以適應(yīng)工作需要。(此外,在工作中不僅要有雷厲風(fēng)行的作風(fēng),還要有善始善終的毅力;不僅在取得成績(jī)的時(shí)候保持清醒的頭腦,也能為顧全大局而忍辱負(fù)重)。
知識(shí)素質(zhì)主要包括三方面。一是深厚的理論功底。要求行政總監(jiān)(含辦公室主任)熟知責(zé)任(包括行業(yè))基本理論和基本知識(shí),掌握其思想體系,特別是酒店發(fā)展戰(zhàn)略的基本內(nèi)涵。二是專業(yè)知識(shí),行政總監(jiān)(含辦公室主任)不僅要具有行政人事辦公室工作的基本知識(shí)還要熟知所在國(guó)家地區(qū)的法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)管理專業(yè)知識(shí),努力成為一個(gè)“多面手”。三是寬廣的基礎(chǔ)知識(shí),如歷史知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)、人文環(huán)境知識(shí)等輔助知識(shí),力爭(zhēng)使自己成為一個(gè)知識(shí)淵博的人。
三、工作要求
行政總監(jiān)(含辦公室主任)除了需要具備以上四種素質(zhì)和不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)外,在工作中還要樹立三種意識(shí)。
。ㄒ唬、要樹立敬業(yè)意識(shí)。所謂敬業(yè)意識(shí),就是干一行、愛一行、專一行,這是做好行政管理工作的前提。
首先要愛這一行,喜歡這一行,要有濃厚的興趣,帶著感情去做工作。行政總監(jiān)(含辦公室主任)的工作,即辛苦又枯燥,如果沒(méi)有一定的愛心,沒(méi)有濃厚的興趣,沒(méi)有誠(chéng)摯的感情是做不好的。應(yīng)該看到,行政總監(jiān)(含辦公室主任)是個(gè)很重要的崗位,能夠?yàn)榫频觐I(lǐng)導(dǎo)和全局服務(wù),是一件很光榮的事。對(duì)于這樣一項(xiàng)重要而又有意義的工作,不能妄自菲薄,不能見異思遷,而要懷著強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感,全身心投入進(jìn)去,努力把工作干好。
其次要鉆研和專業(yè)。鉆研就是要鉆進(jìn)實(shí)際業(yè)務(wù)之中,潛心研究業(yè)務(wù)本質(zhì)工作重點(diǎn);專業(yè)就是通過(guò)鉆研學(xué)習(xí)進(jìn)而達(dá)到較高的專業(yè)水平。只有擁有相應(yīng)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力,才能當(dāng)好酒店決策層領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,才能在工作中發(fā)揮應(yīng)有作用。
。ǘ⒁獦淞⒎⻊(wù)意識(shí)。服務(wù)意識(shí),也可以說(shuō)是公仆意識(shí),就是要當(dāng)好酒店決策層上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的公仆,當(dāng)好酒店運(yùn)營(yíng)一線職工的公仆,當(dāng)好酒店全局業(yè)務(wù)的公仆,全心全意地為酒店的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。
樹立服務(wù)意識(shí)、當(dāng)好“公仆”必須做到“三心”、“四勤”!叭摹奔仁菬嵝、誠(chéng)心、耐心,“四勤”既是腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。
熱心,就是要有一付熱心腸,滿腔熱情地為酒店全局業(yè)務(wù)服務(wù),自覺自愿,盡心盡力。要以濃厚的興趣、高度的熱情、負(fù)責(zé)的精神,去干好職責(zé)范圍內(nèi)的每一件事情。
誠(chéng)心,就是要求行政總監(jiān)(含辦公室主任)在工作中要有一顆真誠(chéng)的心,謙恭平和、踏實(shí)穩(wěn)重、真心實(shí)意、實(shí)實(shí)在在地去工作,去干事情。工作中不弄虛作假,不懈怠,不自滿。
耐心,就是要求行政總監(jiān)(含辦公室主任)在工作中要有不怕麻煩,不辭辛苦,謙虛謹(jǐn)慎,不驕不躁的工作作風(fēng)。接受任務(wù)、聽取意見、匯報(bào)情況、開展工作,必須要有耐心,不可以急躁冒進(jìn),不可以粗枝大葉,更不可以得過(guò)且過(guò),三天打魚兩天曬網(wǎng)。
腦勤,就是要求行政總監(jiān)(含辦公室主任)在工作中勤于動(dòng)腦,善于思考。要認(rèn)真探索酒店行政事務(wù)服務(wù)全局業(yè)務(wù)的新思路、新方法,及時(shí)改進(jìn)工作中的不足,努力提高行政工作服務(wù)質(zhì)量。
嘴勤,就是要求行政總監(jiān)(含辦公室主任)在工作中要多向酒店決策層領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào),及時(shí)得到領(lǐng)導(dǎo)的指示、支持和幫助;另一方面要與平行的業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)溝通,保持聯(lián)系,征詢和收集意見,促進(jìn)行政工作效果。要做好宣傳鼓勵(lì)工作,爭(zhēng)取社會(huì)配合和輿論支持。
手勤,就是要求行政總監(jiān)(含辦公室主任)在工作中要勤于自己動(dòng)手寫作重要公文、信函、文章,自己動(dòng)手起草重要文件,要親自批改、審閱、修定重要文稿資料。
腿勤,就是要求行政總監(jiān)(含辦公室主任)在工作中要邁開雙腿,不辭辛苦地跑上跑下,兼顧左右。要及時(shí)請(qǐng)示工作、及時(shí)匯報(bào)情況、及時(shí)征求意見;搞好調(diào)查研究,了解情況、發(fā)現(xiàn)典型、總結(jié)經(jīng)驗(yàn),掌握第一手材料,加強(qiáng)配合與協(xié)作,不斷改進(jìn)行政工作局面。
(三)、樹立全局觀念和奉獻(xiàn)意識(shí)
憑心而論,行政總監(jiān)(含辦公室主任)工作十分重要,做好這項(xiàng)工作并不是一件很容易的.事情。大量的上呈下達(dá)、高端公關(guān)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、迎來(lái)送往、市場(chǎng)預(yù)測(cè)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)報(bào)、調(diào)查研究、撰寫文稿、謀劃工作、制訂計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、請(qǐng)示匯報(bào),后勤保障服務(wù)……林林總總,工作具體到國(guó)家和地方的法律法規(guī)(包括許多行業(yè)潛規(guī)則)以及相應(yīng)的價(jià)格政策、產(chǎn)業(yè)政策、行業(yè)機(jī)會(huì)、社會(huì)環(huán)境、人際關(guān)系,行政辦公、日常管理和考核、文墨筆硯與一針一線的采購(gòu)、保管、分配、處置,即繁雜又瑣碎,平凡且枯燥。
行政總監(jiān)(含辦公室主任)所需要做的工作大者無(wú)形,小到無(wú)影,不像酒店其它業(yè)務(wù)部門完成一個(gè)項(xiàng)目就是一個(gè)項(xiàng)目,也不像生產(chǎn)一線工人生產(chǎn)一件產(chǎn)品就是一件產(chǎn)品,更不像農(nóng)民春天播下種子,秋天收獲糧食。行政總監(jiān)(含辦公室主任)為趕寫一篇文稿材料往往要組織和配合相應(yīng)行政工作人員加班熬夜甚至通宵達(dá)旦,為了組織好一次接待、一次會(huì)議或開展好一項(xiàng)活動(dòng)不知要說(shuō)多少話、跑多少腿。所以行政總監(jiān)(含辦公室主任)必須樹立全局觀念和無(wú)私奉獻(xiàn)的意識(shí),凡事必須以酒店利益著想,以全局業(yè)務(wù)著想,圍繞酒店全局業(yè)務(wù)開展工作,這就要求行政總監(jiān)(含辦公室主任)在工作中不計(jì)較個(gè)人名利,不講報(bào)酬,任勞任怨,甘于奉獻(xiàn)!挥腥绱耍趴梢员WC在行政總監(jiān)(含辦公室主任)這個(gè)平凡但又十分重要的崗位上做出不平凡的成績(jī)來(lái)。
行政總監(jiān)的崗位職責(zé)3
1、負(fù)責(zé)制定企業(yè)行政管理等有關(guān)制度;
2、組織實(shí)施和監(jiān)督各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行情況,并不斷的根據(jù)企業(yè)和市場(chǎng)的發(fā)展修改完善各項(xiàng)制度;
3、負(fù)責(zé)處理企業(yè)的日常行政事務(wù),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決,制定措施防止類似事件發(fā)生;
4、負(fù)責(zé)組織起草企業(yè)的工作總結(jié)及其他公文文件;
5、負(fù)責(zé)企業(yè)的KPI績(jī)效考核
6、負(fù)責(zé)組織企業(yè)文化建設(shè)工作;
行政總監(jiān)的崗位職責(zé)4
1、負(fù)責(zé)辦公室日常辦公制度維護(hù)、管理。
2、負(fù)責(zé)公司行政文件、資料的檔案管理工作。
3、負(fù)責(zé)對(duì)全體辦公人員(各部門)進(jìn)行日?记。
4、在公司未建立人力資源部門之前,建立初步的人事管理制度,并履行人事管理職責(zé)。
5、處理公司對(duì)外接待工作。
6、組織公司內(nèi)部各項(xiàng)定期和不定期集體活動(dòng),
7、按照公司行政管理制度處理其他相關(guān)事務(wù)。
8、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他任務(wù)。
行政總監(jiān)的崗位職責(zé)5
1、規(guī)范公司行政管理體系,優(yōu)化公司行政管理的管控模式和執(zhí)行流程,提高部門行政事務(wù)管理水平;
2、負(fù)責(zé)擬定公司各相關(guān)制度并維護(hù)、修訂、監(jiān)督及推行;
3、公司企業(yè)文化建設(shè),提升企業(yè)文化內(nèi)涵,豐富員工精神生活,增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的歸屬感與團(tuán)隊(duì)凝聚力。
4、建立管理機(jī)制,完善供應(yīng)商庫(kù)管理,管控公司行政費(fèi)用;
5、公司證照、資質(zhì)年審的及時(shí)申報(bào)、及勞務(wù)用工、各類政府補(bǔ)助的申請(qǐng),保障公司運(yùn)營(yíng)過(guò)程的合規(guī)性;
6、負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化建設(shè)與推廣,增強(qiáng)員工的凝聚力與創(chuàng)造力;
7、公司證照、資質(zhì)年審的及時(shí)申報(bào)、及勞務(wù)用工、各類政府補(bǔ)助的申請(qǐng),保障公司運(yùn)營(yíng)過(guò)程的合規(guī)性;
8、本部門人員的工作安排、指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督及工作成績(jī)?cè)u(píng)估;
9、員工食堂成本管控、公司招待事項(xiàng)安排,外聯(lián)事宜處理;
10、完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù);
行政總監(jiān)的崗位職責(zé)6
1、會(huì)議管理:負(fù)責(zé)組織公司層面會(huì)議,匯總、檢查各部門會(huì)議記錄并跟進(jìn)工作執(zhí)行進(jìn)度,形成會(huì)議管理報(bào)告;
2、起草文件:組織起草公司行政管理制度,并推進(jìn)落地實(shí)施,對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題進(jìn)行考核,對(duì)制度進(jìn)行修改完善;
3、組織策劃公司重大公關(guān)和慶典活動(dòng),組織外事接待活動(dòng),妥善處理各種對(duì)外事務(wù);
4、審核、控制公司行政費(fèi)用,編制年度行政預(yù)算;
5、負(fù)責(zé)公司集采系統(tǒng),完善供應(yīng)商渠道,對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行整理、盤點(diǎn)、審核、管理;
6、負(fù)責(zé)公司工商執(zhí)照辦理、商業(yè)登記、教學(xué)資質(zhì)等業(yè)務(wù)辦理,并完成年審等工作;
7、負(fù)責(zé)公司車輛管理,定期組織安排車輛保養(yǎng)、維修、保險(xiǎn)購(gòu)買等工作,并對(duì)車輛使用進(jìn)行審批;
8、負(fù)責(zé)公司公章管理、對(duì)各部門合同進(jìn)行審核,并完成業(yè)務(wù)蓋章;
9、負(fù)責(zé)公司整體辦公環(huán)境規(guī)劃、整理、設(shè)計(jì),符合公司的管理標(biāo)準(zhǔn)及文化要求;
10、完成上級(jí)交代其他任務(wù)及總經(jīng)辦部分工作。
行政總監(jiān)的崗位職責(zé)7
協(xié)助總經(jīng)理處理日常工作;
協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行商務(wù)談判,做好各項(xiàng)銜接、聯(lián)絡(luò)工作;
協(xié)助編寫總經(jīng)理的公文、合同、標(biāo)書、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃并監(jiān)督反饋進(jìn)展情況;
協(xié)助總經(jīng)理開拓及維護(hù)客戶資源,處理好外部客戶關(guān)系(重要客戶等);
做好各類會(huì)議和重要活動(dòng)的組織工作,以及接待與拜訪;
完成總經(jīng)理交辦的其他工作。
行政總監(jiān)的崗位職責(zé)8
1、組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃與預(yù)算方案;
2、組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行;
3、組織、協(xié)調(diào)公司年會(huì)、員工活動(dòng)、企業(yè)文化落地及各類會(huì)議,負(fù)責(zé)外聯(lián)工作及辦理公司所需各項(xiàng)證照;
4、起草及歸檔公司相關(guān)文件;
5、搜集、整理公司內(nèi)部信息并歸檔;
6、管理公司重要資質(zhì)證件;
7、組織好來(lái)客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作;
8、跨部門的協(xié)調(diào)溝通等工作;
9、行政團(tuán)隊(duì)管理及行政成本管控。
行政總監(jiān)的崗位職責(zé)9
1、制定公司行政管理的方針、政策和制度;
2、依據(jù)公司行政體系的規(guī)劃,建立相應(yīng)行政體系制度,并有效監(jiān)督執(zhí)行;
3、定期組織做好辦公職能檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題,同時(shí)督促做好糾正和預(yù)防措施工作;
4、負(fù)責(zé)公司管理模式執(zhí)行情況的檢查工作;
5、搭建公司會(huì)議管理體系并推動(dòng)核心會(huì)議結(jié)果落地;
6、企業(yè)文化工作的制訂與實(shí)施;
7、管控行政費(fèi)用預(yù)算,控制公司各項(xiàng)行政事務(wù)成本;
8、協(xié)助總經(jīng)理處理其他事物。
行政總監(jiān)的崗位職責(zé)10
1、負(fù)責(zé)公司的日常運(yùn)營(yíng)的監(jiān)督和管理;
2、負(fù)責(zé)公司各部門計(jì)劃的審核與跟進(jìn);
3、負(fù)責(zé)對(duì)公司人員團(tuán)隊(duì)建設(shè),定義相關(guān)人員崗位職責(zé)和考核,并有效的管理;
4、負(fù)責(zé)對(duì)運(yùn)作質(zhì)量的管理,有效保障日常運(yùn)作質(zhì)量,最終達(dá)到客戶滿意度;
5、負(fù)責(zé)協(xié)助公司的市場(chǎng)開拓;
6、負(fù)責(zé)向總經(jīng)理匯報(bào)公司的運(yùn)營(yíng)情況及業(yè)績(jī);
7、完成總經(jīng)理交待的其它工作。
行政總監(jiān)的崗位職責(zé)11
1、依據(jù)公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,研究和制定系統(tǒng)的行政后勤管理制度,并貫徹落實(shí);
2、規(guī)劃部門發(fā)展方向,制訂部門工作計(jì)劃,擬定部門人員編制;
3、策劃、領(lǐng)導(dǎo)、組織部門內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作,建立與完善部門管理制度,使部門管理規(guī)范化、流程化;
4、安排本部門日常工作,組織本部門員工及時(shí)高效地完成本部門的所有工作;
5、理順部門業(yè)務(wù)流程,確定部門崗位職責(zé),明確責(zé)任分工,確保部門工作協(xié)調(diào)、有序地開展;
6、支持、指導(dǎo)員工開展工作,切實(shí)解決他們?cè)诠ぷ髦杏龅降母鞣N問(wèn)題,協(xié)助順利完成各項(xiàng)工作和任務(wù);
7、協(xié)調(diào)解決本部門與公司其他部門的關(guān)系,確保部門目標(biāo)與公司整體目標(biāo)的一致性;
8、加強(qiáng)部門內(nèi)部團(tuán)隊(duì)精神建設(shè);關(guān)心、鼓舞本部門所有人員,營(yíng)造內(nèi)部團(tuán)結(jié)、和諧、高效的工作氣氛;
9、管理公司固定資產(chǎn)的采購(gòu)、公司車輛、行政后勤、員工宿舍;
10、協(xié)助總經(jīng)理處理行政外部事務(wù)。
行政總監(jiān)的崗位職責(zé)12
1、制定和完善集團(tuán)事業(yè)部的人事、行政制度和流程標(biāo)準(zhǔn);
2、進(jìn)行集團(tuán)企業(yè)文化建設(shè)工作,策劃組織集團(tuán)事業(yè)部各重要會(huì)議、員工活動(dòng)、文化宣傳等;
4、規(guī)范并監(jiān)督各下屬機(jī)構(gòu)人事、行政制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃的執(zhí)行;
5、負(fù)責(zé)集團(tuán)事業(yè)部各下屬機(jī)構(gòu)行政、人事、印章、檔案等管理方面的檢查、審核和規(guī)范工作;
6、進(jìn)行行政管理類工作和行政專項(xiàng)工作。
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