一選擇最佳的面談時機
恰當(dāng)?shù)臅r間做恰當(dāng)?shù)氖虑椋?a href='http://www.hongweilanqiujulebu.com/hr/' target='_blank'>HR只有把握好面談時機才能收到預(yù)期效果，離職面談應(yīng)利用以下兩個時間點與離職員工進(jìn)行交流。第一個時間點是得到員工離職信息時，因為這個時候許多員工的離職意愿還不是非常明確、堅定，有時可能僅因某件事情的刺激而萌生去意，此時如能及時溝通，化解其一時之沖動，往往能使員工收回辭職決定，不至于使事情鬧僵以至沒有回旋余地;第二個時間點是員工去意已決并辦理完離職手續(xù)之后，因為此時離職員工已無任何顧忌所以最容易講出心中的真話。
二營造寬松的客觀環(huán)境
在進(jìn)行離職面談時，首先要注意面談的時間和地點的選擇。由于離職面談的特殊性，面談地點應(yīng)該具有一定的隱私性，一方面不要讓其他員工知曉，畢竟這不像普通的員工談話，另一方面也能避免面談過程中被打斷和干擾，好的訪談環(huán)境有利于讓離職員工在無拘無束地情況下自由地談?wù)搯栴}。例如可以嘗試選擇在能夠讓人精神放松的、伴有舒緩音樂的、空間明亮的咖啡廳，而不是每天都令人緊張壓抑的辦公室。離職面談的時間可以根據(jù)交談的深入情況靈活掌握，而不一定要有明確的限定，因為這不是例行公事，而是一次與離職員工毫無約束完全敞開的友好交流。
三充分運用技巧、積極地傾聽
盡管客觀環(huán)境應(yīng)該是寬松和無約束的，但這并不代表離職面談只是普通的日常交流，實際上離職面談也是有技巧可言的。HR在交談中應(yīng)注意面談技巧，不要只是按照事先列出的問題逐一發(fā)問，更主要的是要積極地傾聽。如果有不清楚的地方，還要仔細(xì)詢問，同時也要適時保持沉默，讓離職員工有足夠思考的時間。
HR應(yīng)該在事先把握離職真實原因的基礎(chǔ)上，充分了解面談對象的性格特征，從細(xì)節(jié)之處捕捉面談對象當(dāng)時的心理狀態(tài)，并預(yù)期其將產(chǎn)生的反應(yīng)，以此選擇合適的面談切入方式，并有效避免面談過程中出現(xiàn)冷場、情緒激化、失控并導(dǎo)致面談不能繼續(xù)和面談失敗的情形發(fā)生。HR可以先幫面談對象倒杯水，以此營造輕松的氣氛，以善意的動作卸去彼此對立的立場，建立彼此互信的關(guān)系。同時，在面談的過程當(dāng)中，還應(yīng)隨時察言觀色，設(shè)法將自己的立場與被面談?wù)哒驹谕魂嚲�上，專注傾聽其所抱怨的人或事。當(dāng)被面談?wù)弋a(chǎn)生防衛(wèi)的情形，HR應(yīng)及時地關(guān)心他的感受，不要唐突地介入問題，更不可做出任何承諾，最重要的是要將面談重點記錄下來，便于之后的分析整理工作。面談?wù)叩慕巧珣?yīng)該是多聽，做離職者的傾聽者，適當(dāng)提出問題即可;少說，及時做良性或補救性的溝通，必要時給予指導(dǎo)和幫助。
如果離職者是懷著對企業(yè)怨恨的心理而離開的，可能會牢騷滿肚，對此，面談?wù)咭M量聽他發(fā)泄出來，同時盡可能詢問令他不滿的原因，以便讓企業(yè)能夠發(fā)現(xiàn)自身管理上的弱點與漏洞，并盡量消除其中的誤會，因為減少他的抱怨也就為企業(yè)減少了一個“敵人”。
四選擇合適的交流主題，充分體現(xiàn)人文關(guān)懷
在面談時HR還應(yīng)選好交流的主題，且盡量使之與離職員工的利益直接相關(guān)，如對跳槽性質(zhì)的員工進(jìn)行面談應(yīng)重點了解其辭職的原因和想法，究竟是為了個人發(fā)展、學(xué)習(xí)及家庭原因，還是對企業(yè)的管理模式、管理層的工作風(fēng)格、團隊的氛圍、績效的評價狀況、當(dāng)前職位工作內(nèi)容等不滿。但無論如何面談要以企業(yè)尊重其個人人格和離職決定為基調(diào)，通過離職面談?chuàng)嵛俊⑼炝魞r值員工，提醒跳槽員工違約責(zé)任、保密責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)等。因此，在對跳槽員工進(jìn)行面談時，除了要設(shè)置較為輕松的面談環(huán)境以外，更應(yīng)將重心放在對員工的人文關(guān)懷，了解員工日后的職業(yè)發(fā)展計劃等方面。例如，讓員工填寫離職原因、離開公司后的打算、對公司管理的建議和看法、價值追求，以及傳達(dá)企業(yè)對員工的評價和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃建議，如果還能向員工表示出可以“好馬也吃回頭草”的意向，則能將公司的人文關(guān)懷進(jìn)行得更為徹底。
五離職面談的程序
離職面談可以參照以下程序來進(jìn)行：
1、面談的準(zhǔn)備工作
1)了解離職者的基本情況。包括姓名﹑年齡﹑部門﹑職稱﹑到職時間等;
2)根據(jù)離職者的情況，準(zhǔn)備面談的話題;
3)安排面談的時間、地點、布置環(huán)境，力求讓接受面談?wù)咴谝环N輕松的狀態(tài)下把真實的想法表達(dá)清楚。
2、面談的過程安排
1)請面談?wù)呷胱�，以握手、點頭、微笑等開場;
2)自我介紹，表明身份，簡要闡述本次面談的話題和目的;
例如：您好，我是人力資源部XXX，今天約您過來主要是想與您談一下關(guān)于您離職的情況，以便于我們做好以后的工作，今天面談的結(jié)果我會為您保密，不會對您造成任何不良影響。