社交網(wǎng)絡(luò)不僅影響著人們的生活和娛樂(lè)，也正逐步融入企業(yè)管理模式。互動(dòng)、人性化成為企業(yè)管理過(guò)程中追求的目標(biāo)。在人力資源領(lǐng)域，傳統(tǒng)的e-HR人力資源軟件已不能滿足企業(yè)對(duì)人才管理的需求，HR人力資源云服務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。云計(jì)算帶來(lái)了溝通和生活方式的劇變，也引領(lǐng)了人力資源管理方式的創(chuàng)新。
HR人力資源云服務(wù)的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在應(yīng)用的低成本，可采用集中式管理，有助于企業(yè)降低人力資源相關(guān)的IT支出，解決企業(yè)跨區(qū)統(tǒng)一管理的難題。作為中國(guó)最大的光電子器件、子系統(tǒng)解決方案供應(yīng)商，光迅科技2003年起開(kāi)始使用以ACCESS自主開(kāi)發(fā)的HR人力資源系統(tǒng)，包括組織、人事、培訓(xùn)、招聘、考勤、薪酬和績(jī)效等功能。這套系統(tǒng)在光迅科技發(fā)展的初期基本可以滿足公司人事管理的日常需要。但隨著光迅科技的日益發(fā)展，員工數(shù)量越來(lái)越多，該系統(tǒng)存在的不足也越來(lái)越為明顯，比如操作繁瑣、數(shù)據(jù)分散、界面凌亂等，即便是簡(jiǎn)單的人事流程也難以在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。
與此同時(shí)，光迅的高速發(fā)展也對(duì)人力資源管理的本身提出了更多、更高的需求，公司的管理層逐漸意識(shí)到要想成為全球領(lǐng)先、世界一流的高科技企業(yè)，人力管理工作必須要從埋頭管“事”的階段轉(zhuǎn)變到用心管“人”的階段，要以“人”為中心開(kāi)展工作，真正將“人”作為一種資源發(fā)揮到極致，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略有效執(zhí)行。
光迅必須要具備健全、完善的人力資源管理體系，而這一切能否建立又依賴于是否具有一套成熟先進(jìn)的人力資源信息化管理工具作為輔助和支撐。于是在2010年初光迅科技的人力資源信息化工作被正式提上了議程，經(jīng)過(guò)多方比較和篩選，光迅科技最終選定了金蝶作為人力資源戰(zhàn)略管理系統(tǒng)的合作伙伴，由此開(kāi)始了信息化的變革之旅。
而這前后發(fā)生的一系列轉(zhuǎn)變令他們也始料未及，“業(yè)務(wù)部門從此對(duì)我們刮目相看。”光迅科技人力資源部經(jīng)理程琳引以為傲之情溢于言表……
建立人事事務(wù)管理體系，實(shí)現(xiàn)員工全生命周期管理
光迅科技有員工4000多名，人事信息的維護(hù)工作量和難度都很大。信息化系統(tǒng)上線前，除了入職時(shí)員工的基本人事信息能夠得到有效記載外，員工在光迅的任職表現(xiàn)，如任職歷史、培訓(xùn)歷史、薪酬變更歷史、獎(jiǎng)懲情況等信息相互獨(dú)立，存放在不同的表格里，無(wú)法完整的記錄和呈現(xiàn)，員工也無(wú)法第一時(shí)間獲知和查詢。而且由于員工數(shù)量眾多，查找某位員工的過(guò)往人事信息一般需要在厚厚的一大疊檔案資料庫(kù)中翻查很多紙質(zhì)表格，花費(fèi)大量時(shí)間。從檔案庫(kù)中進(jìn)行人員年齡、學(xué)歷等結(jié)構(gòu)性的分析工作，更是難以實(shí)現(xiàn)。
通過(guò)金蝶EASHR人力資源系統(tǒng)，光迅實(shí)現(xiàn)了員工全生命周期的檔案信息管理。員工從入職起，轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、薪資調(diào)整，直到離職、離退休等全部任職周期的詳細(xì)信息，都在系統(tǒng)中得到了清晰記錄。通過(guò)擴(kuò)展報(bào)表還可以將不同的人事信息進(jìn)行組合，根據(jù)管理的需要及時(shí)統(tǒng)計(jì)并呈現(xiàn)出來(lái)，極大的提高了HR人力資源人員的工作效率。
光迅還正在將員工的身份證、學(xué)歷、繼續(xù)教育等證書(shū)進(jìn)行逐一掃描，導(dǎo)入金蝶的HR人力資源系統(tǒng)中，后續(xù)需要員工的相關(guān)證件時(shí)就可以直接從系統(tǒng)里導(dǎo)出來(lái)，不再需要根據(jù)編號(hào)一一查找。
建立嚴(yán)格的考勤管理體系，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化考勤管控
光迅科技是一家高科技的制造型企業(yè)，生產(chǎn)工人人數(shù)眾多，對(duì)于考勤管理的要求非常嚴(yán)格，每個(gè)月2次缺卡就要扣除員工的行為積分，并有相應(yīng)的懲處措施。而作為一家老國(guó)企改制的企業(yè)，光迅在休假政策上又有著相對(duì)人性化的管理舉措。在國(guó)家規(guī)定的假期之外光迅還有待產(chǎn)假、工間休假、帶薪年休假等假期，可以想象光迅考勤管理工作的復(fù)雜程度。
通過(guò)金蝶HR人力資源系統(tǒng)，光迅將各種考勤計(jì)算的規(guī)則和公式進(jìn)行了系統(tǒng)設(shè)置，比如帶薪年休假的計(jì)算在后臺(tái)就設(shè)置了21個(gè)公式，以確保所有人員帶薪休假的額度不僅符合國(guó)家規(guī)定，也同時(shí)符合企業(yè)的要求。再比如工間休假的計(jì)算，光迅的員工在孕期7個(gè)月以后每天可以休息1小時(shí)，小孩1周歲之前每天也有1小時(shí)的哺乳假，而工間休假的時(shí)間在系統(tǒng)中能夠累積，并能自動(dòng)折算換取調(diào)休，方便員工可以有相對(duì)整天的時(shí)間在家多陪陪小孩、照顧兒女。目前光迅的月均處理考勤記錄達(dá)到了8萬(wàn)多條。另外基于考勤系統(tǒng)，光迅還特別開(kāi)發(fā)了“一卡通”管理系統(tǒng)，可以根據(jù)員工的出勤信息和考勤規(guī)則，對(duì)應(yīng)計(jì)算并發(fā)放員工的餐費(fèi)和交通補(bǔ)貼。
更為重要的是通過(guò)考勤管理系統(tǒng)，光迅科技開(kāi)始更加關(guān)注生產(chǎn)線員工的人力成本管控和勞動(dòng)效率的提升。在此之前，光迅的生產(chǎn)部門管理人員尋求人力資源部門的幫助，最多就是索要員工的花名冊(cè)或者查看下某位員工的出勤信息。生產(chǎn)部門在制定用工政策時(shí)從來(lái)不需要人力資源部門參加，在生產(chǎn)管理者們的固有印象中，一直認(rèn)為HR人力資源人員根本沒(méi)有能力和他們一起討論應(yīng)該怎樣合理用工，應(yīng)該怎樣提高勞動(dòng)效率。
但在使用金蝶的HR人力資源系統(tǒng)后，光迅的人力資源用工管理開(kāi)始逐漸有意識(shí)的深入起來(lái)。通過(guò)對(duì)員工的工時(shí)、加班請(qǐng)假和人數(shù)變化等各項(xiàng)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的抓取和分析，HR人力資源部門及時(shí)并清晰的掌握了每個(gè)部門的生產(chǎn)效能變化。當(dāng)生產(chǎn)狀況低迷時(shí)，HR人力資源可以給生產(chǎn)部門提出合理化的用工建議，比如現(xiàn)在應(yīng)適當(dāng)控制員工人數(shù)或者可以按部門計(jì)件這種新的管理模式提高勞動(dòng)效率等。每一項(xiàng)建議的背后都有著大量真實(shí)的管理數(shù)據(jù)作為支撐，生產(chǎn)管理者不得不信服。2012年光迅科技的生產(chǎn)效率提升了30%，因?yàn)樾侍嵘龁T工的薪資待遇自然也得到了較大幅度的增長(zhǎng)，一線員工的流失率由此也減少了15%。光迅科技的管理層和生產(chǎn)部門的負(fù)責(zé)人從此對(duì)HR人力資源部門刮目相看，現(xiàn)在很多生產(chǎn)會(huì)議都會(huì)主動(dòng)叫上人力資源部門的相關(guān)人員一起參與討論，真正把HR人力資源部門當(dāng)成了業(yè)務(wù)合作伙伴。