“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。要保證組織離職溝通的有效性，在進(jìn)行離職溝通前進(jìn)行必要的準(zhǔn)備，進(jìn)行與離職員工有關(guān)的信息的搜集，可以為進(jìn)行高效、成功的溝通打好基礎(chǔ)。
具體而言，搜集的信息應(yīng)該包括三類：
第一類為與所屬離職員工有關(guān)的個(gè)人信息，包括職位信息、心理狀 況信息、閱歷與經(jīng)驗(yàn)信息、家庭背景信息、生活狀況信息。
第二類是指與員工有關(guān)的績效和薪酬信息，包括所獲得的榮譽(yù)和獎(jiǎng)勵(lì)信息、薪酬福利信息、績效表現(xiàn)等內(nèi)容;
第三類是指員工離職信息，包括離職原因、離職后 的目標(biāo)單位、目標(biāo)崗位。相比較而言，第一、二類信息的獲取較為簡單，第三類信息搜集難度較大，但是此類 信息的有效獲得會有助于把握員工離職的核心原因，促進(jìn)離職面談的成功。
此外，在企業(yè)，要建立嚴(yán)格的信息控制制度 上司有權(quán)定期檢查下屬的業(yè)務(wù)工作資料和電子檔案等，下屬應(yīng)定期上報(bào)有關(guān)業(yè)務(wù)信息報(bào)表及資料，相關(guān)的資料應(yīng)加強(qiáng)管理并入檔。并嚴(yán)格規(guī)定信息使用的級別制度、設(shè)置信息管理中心和專職管理員加強(qiáng)保密工作，同時(shí)在辦公場所設(shè)置加強(qiáng)保密措施。
對于掌握商業(yè)機(jī)密和核心技術(shù)的人員要實(shí)行脫秘期和競業(yè)禁止管理 對于去意已決的核心人才，首先就是停止其工作，進(jìn)入脫秘期，同時(shí)對其所有資料，包括工作筆記等，全部收繳，并禁止其參加相關(guān)的研究。要注意的是脫秘期的操作程序，要讓人可以接受。競業(yè)禁止，則須考慮給 予補(bǔ)償，比如有些企業(yè)的合同說明在離職后不在同行中就業(yè)，如沒有給予補(bǔ)償，實(shí)際上是不合法的，也不具有操作價(jià)值。
一般而言，離職面談通常應(yīng)由企業(yè)人力資源管理部門負(fù)責(zé)實(shí)施。對于核心員工，由于其所處地位在企業(yè)舉 足輕重，對于非常之人需要選擇高級官員主持面談。離職面談的人選有兩種思路：一是可以由人力資源部門相 關(guān)人員實(shí)施面談;二是由企業(yè)管理人力資源業(yè)務(wù)的副總裁或者分管離職員工部門的副總裁執(zhí)行。
當(dāng)然對于最為稀缺的員工有時(shí)甚至需要企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)親自出馬，以表示企業(yè)對該員工的重視和其離職行為 的重視。根據(jù)二八管理的原則，對此類員工的離職面談應(yīng)該重點(diǎn)管理，對于非常之人由公司高層主持面談可以 大大提高離職面談的效果。
對于這類員工離職面談進(jìn)行溝通時(shí)有雙層目的，其一希望通過離職面談能 夠?qū)诵膯T工進(jìn)行挽留，其二借離職面談之機(jī)反省企業(yè)的管理。在面談時(shí)對其離職動機(jī)進(jìn)行全面的分析，從而 來分析、判斷員工離職是否與企業(yè)管理或者政策有關(guān)，從而排除未來員工管理的隱患;如果通過離職面談發(fā)現(xiàn)了企業(yè)存在的問題，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)漏，避免諸如多米諾骨牌情況的產(chǎn)生。