新時代人力資源管理的特點(diǎn)之一就在于提高傳統(tǒng)人事管理效率，將HR從紛雜低效的重復(fù)勞動中解放出來的同時，提高工作的質(zhì)量與準(zhǔn)確度。而且隨著企業(yè)的發(fā)展與規(guī)模擴(kuò)張，員工數(shù)量不斷增加，面對海量的員工信息、成堆的報表、繁瑣的數(shù)據(jù)，HR的人事管理任務(wù)越來越重，苦不堪言，面對如此情形，HR應(yīng)采取何種措施來解決這一難題呢?相信B企業(yè)的宏景世紀(jì)HRP系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)踐能夠帶來一些啟發(fā)與幫助。
B企業(yè)是某市一家報業(yè)集團(tuán)下屬的新聞性網(wǎng)站，是該市目前最大的網(wǎng)上新聞發(fā)布中心、網(wǎng)上公眾信息服務(wù)中心。隨著網(wǎng)站內(nèi)容的不斷豐富、國內(nèi)寬帶上網(wǎng)環(huán)境的不斷改善，B企業(yè)的知名度不斷提高，業(yè)務(wù)規(guī)模也隨之逐漸擴(kuò)大，員工數(shù)量從開始的20人迅速增加到現(xiàn)在的近100人，這對企業(yè)人力資源管理工作提出了更高要求。面對如此大規(guī)模的員工隊(duì)伍，如何在動態(tài)中準(zhǔn)確掌握員工信息，如何搭建一個員工與管理層共享的人力資源管理信息平臺，如何更快、更好地為公司的決策層提供科學(xué)、詳盡的人事信息支持，如何有針對性為員工提供職業(yè)培訓(xùn)，提高員工的滿意度和歸屬感，留住人才，這一切都已成為決定公司興衰成敗的關(guān)鍵所在。
在這種情況下，B企業(yè)迫切需要一套適用、高效的人力資源管理信息系統(tǒng)。為此，企業(yè)HR專門組織人員對市場上的多家人力資源管理信息系統(tǒng)進(jìn)行了系統(tǒng)調(diào)研工作，最終宏景世紀(jì)軟件有限公司提供的HRP人力資源管理系統(tǒng)憑借其六大特點(diǎn)，獲得HR人員的青睞，被及時引進(jìn)并投入使用。以其在實(shí)際工作中所起的突出效用來看，HRP系統(tǒng)的六大特點(diǎn)可譽(yù)為解放HR的七把金鑰匙。
金鑰匙之一：數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出的暢行無阻
和大多數(shù)公司一樣，在引進(jìn)宏景世紀(jì)的HRP人力資源管理系統(tǒng)之前，B企業(yè)也自行研發(fā)了一定數(shù)量的人事管理軟件，且保存了將近2000人的信息資料。由此，在采用新系統(tǒng)時，就面臨著原有資料錄入的繁重工作。如何完成數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作，順利實(shí)現(xiàn)新舊系統(tǒng)的平穩(wěn)過渡是B企業(yè)首先需要解決的問題。而這正是宏景世紀(jì)HRP人力資源管理系統(tǒng)的一大優(yōu)勢所在，其方便全面的數(shù)據(jù)接口，能夠滿足不同格式數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出，很好的解決與其它軟件接口的融合性問題，將原有系統(tǒng)中的人員信息資料，包括以前軟件里保存的一些工作成果通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，全部準(zhǔn)確無誤地導(dǎo)入到HRP軟件數(shù)據(jù)庫中，充分利用原有的信息資源。另外，在數(shù)據(jù)導(dǎo)出方面，HRP可將員工登記表、臺賬花名冊、工資臺賬等資料輸出生成Word、Excel或PDF等格式的文件，還可以將各種直觀的統(tǒng)計分析圖表復(fù)制粘貼到各類文檔中，尤其是在編寫工作總結(jié)、分析報告等文件時，有助于文章更生動、更準(zhǔn)確的表達(dá)。
金鑰匙之二：統(tǒng)計報表呈送的快速準(zhǔn)確
因行業(yè)的特殊性，B企業(yè)HR經(jīng)常需要向上級相關(guān)部門遞交各種統(tǒng)計報表以及各類年報，此類工作需要專人負(fù)責(zé)，企業(yè)規(guī)模越大，相應(yīng)的填報任務(wù)就越繁重，耗時費(fèi)力，還不能有效保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。宏景世紀(jì)HRP系統(tǒng)徹底解決了B企業(yè)的這一難題，它可以將所有統(tǒng)計報表輕松靈活地繪制出來并保存在系統(tǒng)中，通過對行條件和列條件定義取值公式，實(shí)現(xiàn)了各類人力資源報表的自動取數(shù)，在加上系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)校驗(yàn)和反查功能，大大提高了報表的工作效率與準(zhǔn)確性。利用HRP系統(tǒng)B企業(yè)在減輕HR工作量的同時，因遞交報表的快速、準(zhǔn)確，對外塑造了公司高效率、高精準(zhǔn)度的企業(yè)形象，使企業(yè)在行業(yè)內(nèi)有了良好的口碑。
金鑰匙之三：培訓(xùn)管理流程的完整可控
員工規(guī)模的擴(kuò)大容易引發(fā)培訓(xùn)針對性差、成本過高、管理難度加大等問題，而作為提高人力資源利用率重要途徑的員工培訓(xùn)一直以來都是B企業(yè)HR的工作要項(xiàng)之一，如何實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)工作的規(guī)范化管理是B企業(yè)HR亟需解決的重要問題，宏景世紀(jì)HRP系統(tǒng)中培訓(xùn)模塊強(qiáng)大而流程化的功能則很好地滿足了其此方面需求。從培訓(xùn)需求調(diào)查表的網(wǎng)上發(fā)布、員工通過B/S(Browser-Server，瀏覽器/服務(wù)器，Server提供服務(wù)，Browser直接瀏覽)填報需求、培訓(xùn)計劃的制定與領(lǐng)導(dǎo)審批、培訓(xùn)課程的設(shè)計與發(fā)布、員工網(wǎng)上報名直到培訓(xùn)效果的評估與反饋，這一系列業(yè)務(wù)流程都能夠在HRP系統(tǒng)中順利完成，培訓(xùn)費(fèi)用也可以根據(jù)員工本人參加培訓(xùn)的次數(shù)和培訓(xùn)課程實(shí)現(xiàn)自動分?jǐn)�，能夠�(qū)M(fèi)用進(jìn)行很好的規(guī)劃與控制。
比如說，B企業(yè)成功利用系統(tǒng)中的培訓(xùn)模塊完成其"員工健身工程".公司上下一向?qū)T工身體素質(zhì)較為重視，這一點(diǎn)在所公布的培訓(xùn)需求調(diào)查結(jié)果得到了及時反映。為滿足員工需求，HR將健身活動作為一個新的培訓(xùn)科目來對待，選擇合適場所、設(shè)計具體活動項(xiàng)目，提供費(fèi)用支持、做好員工健身效果測評記錄，有效促進(jìn)了"員工健身工程"項(xiàng)目的推進(jìn)與實(shí)施，在提高員工身體素質(zhì)的同時，營造了輕松、愉快的工作氛圍。
金鑰匙之四：薪酬分類管理的靈活全面
宏景世紀(jì)軟件完善的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能使B企業(yè)的全部薪酬資料順利導(dǎo)入HRP數(shù)據(jù)庫。在定義好各種計算公式后，每位員工的個人所得稅、各類保險繳納額，以及住房公積金等多項(xiàng)數(shù)據(jù)都可以由系統(tǒng)自動計算生成，實(shí)現(xiàn)了工資變動與發(fā)放的智能處理，員工數(shù)量增多只對系統(tǒng)運(yùn)算量有所影響而已。
除了上述基本的員工薪酬管理工作之外，針對B企業(yè)員工結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜、不同的人員工資項(xiàng)目有所區(qū)別的特殊情形，HRP系統(tǒng)所具備的多種工資類別構(gòu)建功能派上了大用場，它能夠使每個類別里的工資項(xiàng)目不同，然后利用系統(tǒng)固有的漢化公式，將不同的工資項(xiàng)目關(guān)聯(lián)起來，實(shí)現(xiàn)工資的自動計算，并且能直接生成銀行報盤數(shù)據(jù)、打印工資條和領(lǐng)取工資簽名表。原本費(fèi)時費(fèi)力的工作，現(xiàn)在只需HR輕輕一點(diǎn)鼠標(biāo)，一切都輕松完成，成功地解決了過去因薪資調(diào)整變化、核算發(fā)放、統(tǒng)計分析耗費(fèi)大量的時間和精力的問題，大大提高了工作效率與工作質(zhì)量。同時，系統(tǒng)還能自動生成各類工資臺帳和工資分析報表，可以從不同角度、不同側(cè)面對公司的薪酬情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，全面了解工資結(jié)構(gòu)及工資項(xiàng)目設(shè)置是否合理，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的薪酬決策提供依據(jù)。
金鑰匙之五：在線績效考核的輕松快捷
每當(dāng)企業(yè)進(jìn)行年度績效考核工作時，人力資源部門常會出現(xiàn)工作任務(wù)繁重、數(shù)據(jù)收集費(fèi)時、準(zhǔn)確性難以保證、員工配合程度低等問題，B企業(yè)也不例外，年度績效考核向來是令HR萬分頭痛的事情，員工人數(shù)的增加將此問題進(jìn)一步升級。而宏景世紀(jì)HRP系統(tǒng)中的績效考核功能針對此問題提供了有效的解決之道。
通過網(wǎng)絡(luò)化的在線績效考核，B企業(yè)各級人員能夠且僅能夠看到各自權(quán)限范圍內(nèi)的可評價人員與項(xiàng)目，并被允許對其進(jìn)行相關(guān)評價。由此，人力資源部門可以在第一時間收集到最真實(shí)有效的考核數(shù)據(jù)，利用軟件自動分析所收集數(shù)據(jù)的功能，及時得到反映考核結(jié)果的數(shù)據(jù)匯總圖表，大大節(jié)省了HR的工作時間，降低了其工作強(qiáng)度。
金鑰匙之六：完善授權(quán)體系的安全可靠
為了提高HR的工作效率，現(xiàn)階段企業(yè)管理需要的是為全體員工所共享的人事管理信息平臺，宏景世紀(jì)HRP系統(tǒng)的C+B(Client+ Browser;客戶機(jī)+瀏覽器)運(yùn)行模式，將使用者劃分為業(yè)務(wù)層、管理層和自助層三個層次，授予不同的權(quán)限，如表1所示：
| 層 次 | 使用平臺 | 使用者 | 使用事項(xiàng) |
| 業(yè)務(wù)層 | C/S業(yè)務(wù)平臺 | 人力資源工作者 |
¨ 維護(hù)人員、單位、職位等基本信息 ¨ 管理薪資、培訓(xùn)、報表等功能模塊 |
| 管理層 | B/S自助平臺 | 中高層管理人員 |
¨ 瀏覽下屬員工的基本信息和薪資情況 ¨ 進(jìn)行人事信息數(shù)據(jù)的查詢與統(tǒng)計分析 |
| 自助層 | B/S自助平臺 | 普通員工 |
¨ 了解各自的基本信息與薪酬情況 ¨ 查詢公司各項(xiàng)規(guī)章制度以及辦事流程 ¨ 對公司的HR工作提出意見或進(jìn)行咨詢 |
表1：HRP系統(tǒng)應(yīng)用的三個層次
按照"分工授權(quán)、數(shù)據(jù)共享，誰管理誰負(fù)責(zé)"的原則，六大模塊分由不同的HR進(jìn)行管理，規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，分解了工作壓力，增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與安全性。
由此，通過授權(quán)體系實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的多點(diǎn)錄入、分級共享、一方錄入、多方使用，HR的傳統(tǒng)人事管理工作效率得到提升。全體員工在各自的層面上積極參與到公司的人力資源管理工作中來，比如說，若員工對自己的薪酬福利數(shù)據(jù)有疑問，只要用鼠標(biāo)輕輕點(diǎn)擊，就能清楚地了解到授權(quán)范圍內(nèi)的所有相關(guān)數(shù)據(jù)，如若疑問還未得到解決，只要在留言版上發(fā)個帖子，人力資源部門的負(fù)責(zé)人會盡快給予答復(fù)。此種管理方式增強(qiáng)了公司人事政策和信息的通明度，提高了員工的工作滿意度，保證了數(shù)據(jù)更新的及時性和準(zhǔn)確性，為高層戰(zhàn)略規(guī)劃與決策提供可靠依據(jù)。
另外，企業(yè)人事管理系統(tǒng)必須保證信息安全的必要性與重要性不言而喻，尤其是像B企業(yè)所處的IT行業(yè)，員工的計算機(jī)應(yīng)用水平相對較高，其對人事信息系統(tǒng)的安全性要求就格外的高。針對這一問題，宏景世紀(jì)HRP系統(tǒng)采用的集中式授權(quán)與分布式授權(quán)相結(jié)合方式，使得每位員工只能在自己相應(yīng)的權(quán)限范圍內(nèi)應(yīng)用系統(tǒng)，從而保證了系統(tǒng)的安全性，HR根本不必?fù)?dān)心員工在查詢時更改資料，或者查詢到授權(quán)范圍之外的其他資料，滿足了企業(yè)管理的保密需求，也避免了員工之間因利益糾紛產(chǎn)生矛盾。
金鑰匙之七：簡便操作界面的易學(xué)易用
功能完善的管理系統(tǒng)在使用方面是否極為復(fù)雜?面對宏景世紀(jì)的HRP系統(tǒng)，HR完全可以打消此顧慮。功能豐富，操作簡便是宏景世紀(jì)HRP系統(tǒng)的一大特色，一個具備計算機(jī)初級操作水平的人員，無需培訓(xùn)就能很快上手操作。而且，對于設(shè)置查詢條件、定義工資計算公式和報表統(tǒng)計條件時所使用的稍微復(fù)雜的函數(shù)功能，HRP還提供了特有漢化函數(shù)功能，讓非計算機(jī)專業(yè)的從業(yè)人員也能很快學(xué)會使用。B企業(yè)有一些年齡偏大的人力資源管理人員，工作中受計算機(jī)操作水平所限，許多人事工作仍然停留在手工作業(yè)的層面，HRP向?qū)降墓δ苣K，人性化的操作界面，使他們很快掌握了軟件的使用方法，在管理工作中享受到信息化帶來的便利與高效。對于企業(yè)中高層管理人員來說，稍做介紹講解他們就能馬上方便快捷的通過信息系統(tǒng)查詢到所需要了解的信息，其中采用圖表方式的結(jié)果呈現(xiàn)可以使企業(yè)的人力資源情況一目了然。普通員工在HRP向?qū)焦δ苣K的幫助下，無需進(jìn)行人員培訓(xùn)就能學(xué)會如何使用相關(guān)功能。
利用宏景世紀(jì)的HRP人力資源管理系統(tǒng)，B企業(yè)在不到一年的時間里徹底改變了以往傳統(tǒng)的人力資源管理工作模式，將HR從繁雜低效的重復(fù)勞動中解放出來，使其有更多的時間去做好人力資源規(guī)劃和員工職業(yè)生涯規(guī)劃等更深層次的工作，大大提高了公司人力資源管理工作的效率與水平，人力資源管理工作上了一個新臺階，提高了員工的工作滿意度，并為企業(yè)人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃工作打開新局面。
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