[專家點(diǎn)評(píng)]中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院副院長 王映輝
當(dāng)今，“人”作為一種特殊的寶貴資源，其管理遠(yuǎn)比以“事”為中心的“人事”管理復(fù)雜得多，要做到讓醫(yī)院中的每個(gè)人都發(fā)揮其最大的潛能來為患者、為醫(yī)院發(fā)展有效服務(wù)，就要對(duì)每一個(gè)為醫(yī)院服務(wù)的人員負(fù)責(zé)，這就是以人為本的管理理念——人力資源管理。
無論是醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，還是事業(yè)單位人事制度改革的不斷推進(jìn)，都對(duì)醫(yī)院人力資源管理提出了更高的要求。與此同時(shí)，隨著社會(huì)的發(fā)展，民眾的就醫(yī)需求不斷擴(kuò)大，醫(yī)院門診量持續(xù)攀升，這導(dǎo)致無限的需求與有限的能力存在著巨大的矛盾。在內(nèi)外因共同作用的背景下，人力資源管理需要借助信息化來實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理能力、水平的提升。
由于多種因素的限制，一直以來眾多醫(yī)院的人力資源管理還處于傳統(tǒng)的人事管理階段，信息化應(yīng)用程度較低，人力資源管理部門業(yè)務(wù)處理仍以手工方式為主,工作量大、效率較低、準(zhǔn)確度難以保證。例如由于醫(yī)院業(yè)務(wù)的特殊性，醫(yī)護(hù)人員經(jīng)常需要在門診、急診以及住院部等不同部門按期進(jìn)行輪換，人員科室間的變動(dòng)非常頻繁。很多時(shí)候，當(dāng)月末報(bào)考勤時(shí)，早已忘記輪轉(zhuǎn)人員來到科室或離開科室的時(shí)間，只能打電話去問本人，造成考勤統(tǒng)計(jì)、匯總工作量大，管理成本高，而且容易出錯(cuò)。另外，隨著醫(yī)院人員規(guī)模的快速增長，尤其是人員身份越來越多樣化，人員流動(dòng)率逐年遞增，造成管理和統(tǒng)計(jì)難度大大增加。而醫(yī)院原有的方式只能進(jìn)行簡單的人事信息記錄，無法保存和隨時(shí)調(diào)取歷史信息，不能方便快捷地進(jìn)行信息檢索，無法滿足人力資源發(fā)展要求。
在此背景下，廣安門醫(yī)院與宏景軟件開始了人力資源管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，并通過一段時(shí)間的運(yùn)行實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院人員基本信息的集中管理，為信息積累和分析提供依據(jù);實(shí)現(xiàn)并保證人事、保險(xiǎn)福利、薪資信息的同步和傳遞;理順業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)人力資源管理過程中信息收集、傳遞、統(tǒng)計(jì)、分析、共享，基本完成人力資源業(yè)務(wù)平臺(tái)的搭建;實(shí)現(xiàn)薪資項(xiàng)目的上報(bào)、審批，個(gè)人所得稅的系統(tǒng)核算，納稅申報(bào)表的生成，適應(yīng)不斷更新的管理理念和業(yè)務(wù)管理的需要。
人力資源管理信息系統(tǒng)確實(shí)在提高管理質(zhì)量、提升工作效率、降低成本等方面具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但要使其真正發(fā)揮重要作用，在醫(yī)院順利落地，離不開幾個(gè)必要的條件：
第一，人力資源管理部門的需求要能得到滿足。這就要求軟件公司的產(chǎn)品能切合人力資源管理部門的具體需求，解決他們遇到的問題，切實(shí)幫助他們提升管理水平。例如，系統(tǒng)提供了方便的表格工具，可以根據(jù)需要繪制表格、自動(dòng)取數(shù)、生成報(bào)表，這就滿足了醫(yī)院內(nèi)部管理需求，也能夠應(yīng)對(duì)外部報(bào)表樣式的變化，做到事半功倍。而這也意味著醫(yī)院人力資源管理部門的人員要具備足夠的意識(shí)、能力和積極性，可以結(jié)合醫(yī)院特點(diǎn)將需求明確化、具體化，真正去深入應(yīng)用人力資源管理信息系統(tǒng)，使其發(fā)揮應(yīng)有的潛力和作用。
第二，信息化系統(tǒng)需要多部門的參與。前期準(zhǔn)備中，醫(yī)院各部門應(yīng)與人力資源管理部門互為補(bǔ)充，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，共同完成信息系統(tǒng)的建設(shè)工作，為系統(tǒng)的運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。這其中尤其要發(fā)揮信息中心的作用。信息中心是醫(yī)院整體信息系統(tǒng)運(yùn)行的核心部門，除了遴選、評(píng)估、協(xié)調(diào)、把關(guān)等作用外，對(duì)安全也起到保障作用。人力資源管理信息系統(tǒng)雖然是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，但也是醫(yī)院整個(gè)信息系統(tǒng)下面的分支。與此同時(shí)，信息化建設(shè)應(yīng)該齊頭并進(jìn)，這就要求調(diào)動(dòng)各部門的積極性，結(jié)合他們對(duì)人力資源相關(guān)信息的需求，提高他們的意識(shí)，使其明確系統(tǒng)的建設(shè)與信息共享也是有利于自身工作提升，從而積極參與、支持人力資源管理信息系統(tǒng)。
第三，醫(yī)院管理者的重視，是信息化實(shí)施的基礎(chǔ)。醫(yī)院一旦準(zhǔn)備實(shí)施信息化，那無論是從人力，還是財(cái)力都將是一次投入，需要管理者從經(jīng)濟(jì)和政策上的強(qiáng)力支持。此外，還要使管理者的影響在整個(gè)信息化的過程中發(fā)揮正向引導(dǎo)作用，并把這種影響轉(zhuǎn)化成對(duì)信息化進(jìn)程一個(gè)強(qiáng)有力的支撐。
信息化生成的大數(shù)據(jù)，成為醫(yī)院的寶貴財(cái)富，而在未來，信息化的重點(diǎn)是綜合的、動(dòng)態(tài)的和個(gè)性化的數(shù)據(jù)分析，人力資源規(guī)劃、管理和人性化服務(wù)等都要靠系統(tǒng)來完成，這也是信息化的價(jià)值所在。對(duì)于醫(yī)院管理者來說，科學(xué)決策離不開信息數(shù)據(jù)的分析，當(dāng)提供的信息越充分越準(zhǔn)確的時(shí)候，決策的可靠度就會(huì)越來越高。憑借信息系統(tǒng)，管理者可以實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)了解全院各類人員的學(xué)歷層次、年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)等，全面掌握醫(yī)院的人力資源狀況，為決策提供參考依據(jù)。比如，平時(shí)的員工績效考核或升遷工作，就可以利用信息系統(tǒng)為各級(jí)管理者提供評(píng)判依據(jù)。信息系統(tǒng)在未來的另一項(xiàng)重點(diǎn)工作，就是和院內(nèi)如HIS、科研等其他系統(tǒng)的融合和同步，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的交換和共享。
通過信息化手段提高工作效率、優(yōu)化管理流程，可以使人力資源管理部門擺脫繁瑣事務(wù)性工作的束縛，這也賦予了這個(gè)部門新的任務(wù)與挑戰(zhàn)。今后，人力資源管理部門需要向戰(zhàn)略性管理思考邁進(jìn)，依據(jù)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，圍繞醫(yī)院發(fā)展的人才需求，為醫(yī)院管理者出謀劃策，將人才配置到合適的崗位上，促進(jìn)人才資源配置的科學(xué)化，真正實(shí)現(xiàn)以人為核心的人力資源管理。
[案例背景]
作為一家集醫(yī)療、教學(xué)、科研和預(yù)防保健為一體的三級(jí)甲等醫(yī)院，A醫(yī)院現(xiàn)有職工1000余人，其中5位專家被評(píng)為國家有突出貢獻(xiàn)的專家，40余位專家享受政府特殊津貼。
近年來，隨著醫(yī)院的發(fā)展，規(guī)模不斷擴(kuò)大，工作人員不斷增多，人力資源管理基礎(chǔ)性工作大幅增加，人員入職、崗位調(diào)整、離職、合同管理、考勤管理、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、日常的薪酬核算、發(fā)放、保險(xiǎn)等一系列事務(wù)性工作“淹沒”了人力資源處，加班成為醫(yī)院人事部門的工作常態(tài)。不僅如此，現(xiàn)有醫(yī)院的人力資源管理仍然處于傳統(tǒng)的人事管理階段和手工管理階段,人力資源管理的相關(guān)理念、手法和工具相對(duì)陳舊,未能合理規(guī)劃人力資源,這也導(dǎo)致無論是人力資源處處長王濤，還是其他同事，因每天都忙于事務(wù)性工作，處于焦頭爛額的狀態(tài)。這令王濤十分頭痛。
以人事報(bào)表為例。醫(yī)院的人事報(bào)表來源多頭，不僅需要向院領(lǐng)導(dǎo)提供報(bào)表，還需要經(jīng)常向主管單位，如人力資源和社會(huì)保障局、衛(wèi)生局、統(tǒng)計(jì)局，甚至教育局提供各類報(bào)表，造成人力資源處工作量巨大，且準(zhǔn)確性難以保證。面對(duì)日趨復(fù)雜而龐大的職工隊(duì)伍，人員信息發(fā)生變化，人力資源處的信息獲取往往滯后，無法及時(shí)更新。每次進(jìn)行報(bào)表統(tǒng)計(jì)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或其他科室領(lǐng)導(dǎo)要相關(guān)人力資源統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，都會(huì)讓王濤他們忙上一陣子。