崗位分析的操作

　　崗位分析是一項技術(shù)性很強、復雜而細致的工作，要做好它是不容易的;必須有充分的認識和準備。其操作步驟主要包括四個階段：

　　第一是準備階段。這階段主要是設(shè)計調(diào)查方案，規(guī)定調(diào)查的范圍、對象和方法。具體做法如下：

　　1.根據(jù)崗位分析的總目標和總?cè)蝿眨瑢ζ髽I(yè)各類崗位的現(xiàn)狀進行初步了解，掌握相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和資料，設(shè)計崗位調(diào)查時間和調(diào)查方案;

　　2.做好員工的思想工作，宣講崗位分析的目的和意義，取得員工的理解、信任與合作。

　　3.制定計劃，根據(jù)崗位分析的任務和程序進行分解，以便逐項完成，并對崗位分析人員進行培訓，使他們掌握崗位調(diào)查的內(nèi)容和具體的實施步驟及方法。

　　第二是調(diào)查階段。這階段的主要任務是根據(jù)調(diào)查方案，對各崗位進行認真細致的調(diào)查研究。調(diào)查通常是面對面的訪談和問卷的調(diào)查，還可以結(jié)合資料分析、現(xiàn)場觀察、關(guān)鍵事件、工作日記、小組討論等方法，廣泛、深入地搜集有關(guān)崗位工作的各種數(shù)據(jù)和資料。

　　第三是分析整理階段。這階段是崗位分析的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是對崗位調(diào)查的結(jié)果進行深入的分析，并初步整理出崗位說明書。崗位分析并不是簡單、機械地收集和積累某些信息，而是要以正確、開放和創(chuàng)新的思路與觀念，對各個崗位的特征和要求作出全面考察，創(chuàng)造性地提出各崗位的主要成份和關(guān)鍵因素，并在深入分析和認真總結(jié)的基礎(chǔ)上，提出崗位說明書。

　　第四是反饋總結(jié)階段。這階段主要是對崗位分析的初步結(jié)果進行反饋與修正，最后形成完整的崗位說明書。崗位說明書的內(nèi)容必須經(jīng)過不斷地反饋與修正，才能把工作的誤差降到最小。有些企業(yè)往往忽略這階段的工作，導致崗位說明書的內(nèi)容存在漏洞或不合理，容易引起其他工作的混亂和員工的不滿。由于接下去人力資源管理工作的各個環(huán)節(jié)都是以此為基礎(chǔ)的，如果為了簡便和節(jié)省時間，草草完成崗位說明書的編寫，就會像一座大廈的地基沒有夯實一樣，是很危險的，必須引起足夠的重視。同時，要注意總結(jié)崗位分析調(diào)查工作中的問題和經(jīng)驗，以便于在適當?shù)臅r間進行調(diào)整和修正。

　　崗位說明書的編寫及其誤區(qū)

　　(一)崗位說明書的編寫

　　崗位說明書，也稱工作說明書或職務說明書，是崗位分析的結(jié)果，也是企業(yè)重要的人事文件之一。它是對崗位分析工作所作的書面記錄。其核心內(nèi)容是崗位職責描述和任職資格要求兩部分。崗位職責描述部分解決的是本崗位人員必須做哪些事情;任職資格要求部分解決的是從事本崗位工作的人員必須具備的條件。但是，崗位說明書并沒有固定的格式和內(nèi)容。其格式可用表格，也可用文字描述;內(nèi)容除了兩大核心部分之外，還可輔之以其他信息，如崗位的名稱、編號、所屬部門、所屬科室、上下左右關(guān)系、考核辦法、責任的大小及其失誤的影響，等等。總之崗位說明書應以簡潔實用、重點突出為好。

　　以管理類崗位為例，其說明書的內(nèi)容一般可分為五部分：

　　1.基本資料部分。包括崗位名稱、崗位性質(zhì)(如管理類崗位)、所屬部門、所屬科室、崗位編號等，還可增加工資等級、工資水平、定員人數(shù)等，視具體情況而定。

　　2.上下左右關(guān)系部分。包括直接上級、直接下級和平行協(xié)調(diào)關(guān)系三方面。有的企業(yè)把這部分也歸人基本資料部分。為直觀明了起見，以分開為好。

　　3.崗位職責部分。即逐項列出任職者的工作內(nèi)容，本部分是崗位說明書的重點。有的還增加一欄，說明本崗位在本企業(yè)中的責任相對重要程度及其失誤的影響，并予以量化。

　　4.考核辦法部分。包括考核的指標及其權(quán)重、晉升和轉(zhuǎn)換的崗位等。有的企業(yè)由于出臺了具體的考核辦法，就將本部分省略。為了讓員工在明確工作職責的同時，清楚自己努力的目標，應盡量在此加以說明。

　　5.資格條件部分。可細分為三個方面：一是任職者的思想、心理、身體、知識、能力等素質(zhì)要求;二是任職者所需的最低學歷、工作年限、工作經(jīng)驗(從事過的崗位)、職稱要求等;三是任職者所需的培訓要求(應說明培訓的內(nèi)容、方式、時間等)。此外，還可增加一欄備注部分，以方便個別崗位的需要。

　　(二)崗位說明書編寫的誤區(qū)

　　1.只重結(jié)果，不重過程。崗位說明書的編寫既是落實崗位責任和確定任職資格條件的過程，也是組織目標層層分解的過程。以人為本的組織，就必須尊重員工，了解員工的需求特點，讓員工與企業(yè)共同發(fā)展，在組織目標實現(xiàn)的同時，使個人的目標也得到滿足。編寫崗位說明書的過程，可以使員工明確自己的工作責任以及自己在企業(yè)中的作用，同時也是企業(yè)了解員工工作情況和工作期望的大好時機�？上Ш芏嗖块T主管都像在應付作業(yè)一樣草草完成，沒有借此機會與員工進行交流，在以后崗位說明書的應用過程中，也就容易出現(xiàn)員工不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使崗位說明書變成可有可無的擺設(shè)。

　　2.人力資源部門總攬崗位說明書的編寫工作。崗位說明書應主要由各部門的主管負責，人力資源部為其提供格式和方法，并予以適當?shù)闹笇Ш蛯徍�。如果由人力資源部代行其事，就在一定程度上失去了編寫崗位說明書的本意。

　　3.一勞永逸，長期不改。隨著時代的進步和企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中部門的職能及相應崗位的工作內(nèi)容也會不斷地發(fā)生變化，尤其是網(wǎng)絡(luò)時代中的新興行業(yè)更是如此。如果崗位評價的價值能進行及時修正，就會很快過時。一般而言，至少也要每1~2年修改一次。因此，要求崗位說明書的格式簡潔實用，重點突出，項目不要過多。在進行崗位職責描述時，要注意措詞既明確又通用，內(nèi)容應詳略得當，不要寫得太詳細，也不能過分簡單，以實用為準。

　　4.崗位說明書以現(xiàn)任人員為準。崗位分析針對的是崗位，而不是人。崗位說明書描述的只能是崗位本身具有的特性，與本崗位的任職者元關(guān)。很多企業(yè)，特別是一些老國有企業(yè)，常常根據(jù)現(xiàn)有人員的情況來制定崗位職責和任職資格標準，使崗位說明書偏離了它本身的特點，缺乏客觀公正性。因此，在編寫崗位說明書時不能過多摻雜現(xiàn)有任職者的身影。一般都要按照崗位本身的要求進行編寫，為避免"執(zhí)行難"的問題，再稍微照顧現(xiàn)有任職者(主要是一些老員工)的情況。比如，對不能達到學歷要求的員工，可以規(guī)定其必須具備什么樣的工作經(jīng)驗，或者規(guī)定其培訓的內(nèi)容、方式、時間應達到什么樣的要求等。