人事專員應(yīng)知應(yīng)會(huì)，介紹了通訊錄整理、入職離職手續(xù)辦理、考勤處理、勞動(dòng)合同簽訂、勞動(dòng)合同處理、人事月報(bào)編制、社保公積金辦理、人事信息庫(kù)維護(hù)、福利統(tǒng)計(jì)發(fā)放、入職離職手續(xù)辦理、檔案資料保存、職稱辦理、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他任務(wù)等人事專員層次的工作任務(wù)、技能。
雖然不同的公司對(duì)人事專員的職責(zé)、要求有所出入，但能完成上述事項(xiàng)，可以算相對(duì)合格的人事專員了。
一、考勤處理
下面，用一句話來概括考勤處理具體做什么：根據(jù)公司的考勤流程，通過不同的考勤打卡方式提取、審核日考勤數(shù)據(jù)，監(jiān)督日�？记谛袨椋谱髟驴记谟涗洷�，統(tǒng)計(jì)月出勤、缺勤數(shù)據(jù)，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)提交下道工序的負(fù)責(zé)人員。
二、考勤打卡幾種方式
常見的考勤打卡方式有：考勤表簽字、紙質(zhì)打卡、電子打卡、指紋打卡。
1、考勤表簽字。在前臺(tái)、車間放置紙質(zhì)考勤表，墻上掛考勤鐘，由員工手寫上下班時(shí)間并簽名。
2、紙質(zhì)打卡。在前臺(tái)、車間放置考勤機(jī)，每個(gè)員工有一張紙質(zhì)卡片，員工自行將卡片插入考勤機(jī)，考勤機(jī)在卡片上打印姓名、上下班時(shí)間、中途進(jìn)出時(shí)間。
3、 電子打卡。門禁系統(tǒng)就是考勤機(jī)。員工進(jìn)出刷胸卡(餐卡)，門禁系統(tǒng)自動(dòng)記錄姓名、上下班時(shí)間。
4、 指紋打卡。門禁系統(tǒng)就是考勤機(jī)。員工進(jìn)出刷指紋，門禁系統(tǒng)自動(dòng)記錄姓名、上下班時(shí)間、中途進(jìn)出時(shí)間。電子打卡、指紋打卡的考勤數(shù)據(jù)，可在電腦中導(dǎo)出Excel 表，一般由前臺(tái)協(xié)助，定期提交給人事專員。
隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，也出現(xiàn)了新的打卡方式：QQ 群、網(wǎng)站等開通了“簽到”功能，智能手機(jī)也提供了遠(yuǎn)程打卡的功能。
三、日考勤數(shù)據(jù)是怎樣的
不管選擇哪種考勤打卡方式，原則上都應(yīng)手工整理，或通過Excel導(dǎo)出，變成日考勤記錄表，為制作周、月考勤記錄表提供基礎(chǔ)。
下面，以××科技公司為例。2010 年10 月15 日，當(dāng)天是星期五，該公司規(guī)定8:30 上班，采用指紋打卡。門禁系統(tǒng)通過Excel 導(dǎo)出數(shù)據(jù)，形成日考勤數(shù)據(jù)表，見表2.6。
表2.6 日考勤數(shù)據(jù)表示例(考勤機(jī)導(dǎo)出的部分?jǐn)?shù)據(jù))
注：證件號(hào)指員工指紋登記的序號(hào)。
由此表可見：當(dāng)天打卡的員工，未出現(xiàn)遲到情況。但有部分沒有打卡記錄的，則需人事專員核實(shí)缺勤的不同情況。
注意：從門禁系統(tǒng)導(dǎo)出Excel 表是前臺(tái)的職責(zé)，但對(duì)表中數(shù)據(jù)的核實(shí)是人事專員的職責(zé)，核實(shí)是需要花點(diǎn)精力的。
四、加班記錄、請(qǐng)假記錄是怎樣的
考勤時(shí)，除了需要打卡記錄上下班時(shí)間，還需要記錄加班時(shí)間。加班記錄表，見表2.7 。
表2.7 員工加班記錄表
注：部門根據(jù)公司實(shí)際情況來分類。類別指：法定節(jié)假日、雙休日、平時(shí)。如有缺勤，還需要核實(shí)請(qǐng)假記錄。員工請(qǐng)假申請(qǐng)表，見表2.8 。
表2.8 員工請(qǐng)假申請(qǐng)表
五、 月考勤記錄表是怎樣的
人事專員核實(shí)日考勤數(shù)據(jù)后，結(jié)合請(qǐng)假記錄、加班記錄、曠工記錄等，需加工周、月考勤記錄表。注意：做周表是為了提前把基礎(chǔ)工作做完，否則到月末，事情堆積很多，會(huì)導(dǎo)致工作延誤。
月考勤記錄表一，見表2.9 。
表2.9 月考勤記錄表一(部分信息)
表中第一行，是每月的1—31 日，需設(shè)置當(dāng)月對(duì)應(yīng)的工作日、休息日。人事專員的工作內(nèi)容，就是對(duì)每個(gè)員工每日的出勤缺勤狀態(tài)進(jìn)行符號(hào)標(biāo)注。標(biāo)注的依據(jù)是考勤打卡記錄、其他請(qǐng)假曠工記錄等。
符號(hào)標(biāo)簽：正常出勤=√，休息日=公。其他各類缺勤請(qǐng)假的符號(hào)示例，見表2.10 。
表2.10 考勤符號(hào)
不同的公司，月考勤記錄表類似，但出勤、缺勤的符號(hào)大多不同。月考勤記錄樣表二，見表2.11 。
表2.11 月考勤記錄表二(部分信息)
月考勤記錄表樣表二的出勤、缺勤符號(hào)說明：X= 全勤、P= 事假、W= 婚假、O= 其他(請(qǐng)用批注注明：A= 年假、S= 病假、T= 外出培訓(xùn)、△=遲到、早退。另：半天的假期可用1/2 表示，如半天病假可用1/2S 表示。
六、月、年考勤統(tǒng)計(jì)表是怎樣的
月考勤統(tǒng)計(jì)表，見表2.12 。
年考勤統(tǒng)計(jì)表，見表2.13 。
(續(xù)表)
七、考勤注意事項(xiàng)
新手除了易出差錯(cuò)，及時(shí)性也無法保證。有時(shí)想當(dāng)然地在月末最后一周才做考勤表，但由于月末月初事情多，就容易拖延，影響下道工序的工作提交。所以，月考勤統(tǒng)計(jì)表，每周應(yīng)及時(shí)更新�？记诮y(tǒng)計(jì)是薪資計(jì)算、發(fā)放的一部分，考勤統(tǒng)計(jì)延誤，會(huì)導(dǎo)致薪資計(jì)算的工期緊張，從而產(chǎn)生矛盾。