如何運(yùn)用金字塔原理寫年終工作總結(jié)
又到一年一度的年終總結(jié)時(shí)。雖然這是一項(xiàng)年年寫、人人做的工作，但顯然大部分HR并不擅長此工作。一份好的年終總結(jié)一定有些內(nèi)在的可以借鑒的規(guī)律，在此不妨做些了解。首先，我們需要明白年終總結(jié)不是抒情散文，也不是工作事項(xiàng)列表，它應(yīng)當(dāng)是一份嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲌?bào)告。在動筆之前，需要關(guān)注這樣三個(gè)問題：年終總結(jié)寫給誰看?寫年終總結(jié)的目的是什么?怎樣達(dá)到目的?
一、年終總結(jié)的視角
年終總結(jié)的讀者并非是員工本人，而是老板。大多HR只是從自身角度去寫，回顧自己做了哪些工作，達(dá)到什么效果，在展現(xiàn)形式上多花心思，而不關(guān)心老板到底要什么。因此撰寫年終總結(jié)，第一步是站在老板的角度思考，他想通過年終總結(jié)了解什么?顯然，對于老板而言，他更加希望從年終總結(jié)中看到的是員工今年的工作是否為公司創(chuàng)造了價(jià)值。價(jià)值創(chuàng)造可以從三方面來思考：
1、業(yè)務(wù)價(jià)值
包括本年度的業(yè)績成果、重點(diǎn)工作完成情況。對于直接參與業(yè)務(wù)的部門，特別要體現(xiàn)增利或降本上的成果。
2、服務(wù)價(jià)值
對于后臺職能部門來說，其本身不創(chuàng)造業(yè)務(wù)價(jià)值，它的價(jià)值來源于為公司業(yè)務(wù)開展提供有效的支持。對于集團(tuán)總部來說，是否為下屬子公司提供必要的支持服務(wù)。
3、改進(jìn)價(jià)值
本年度重點(diǎn)解決了哪些核心問題?是否通過管理的改善帶來公司運(yùn)作上的提升?
二、年終總結(jié)的目的
對于年終總結(jié)而言，雖然名為對過去一年的回顧，但更重要的是如何與未來對接。這不是展望美好明天的空話，而是需要立足于今年到這個(gè)階段的工作現(xiàn)狀，規(guī)劃如何對接上明年的工作。 可以用一句話概括為：以發(fā)展為導(dǎo)向，系統(tǒng)化思考，專題性推進(jìn)。
•以發(fā)展為導(dǎo)向就是明確未來的發(fā)展目的，習(xí)以為常的職能工作未必符合未來發(fā)展的要求，需要審視目前工作和未來戰(zhàn)略的匹配。
•系統(tǒng)化思考就是通過體系的角度和系統(tǒng)關(guān)聯(lián)角度尋找公司核心的問題，特別是落到本部門的核心問題。
•專題性推進(jìn)就是把本年的工作完成和未來的藍(lán)圖構(gòu)建建立關(guān)聯(lián)。做的好下一年會做什么可以形成整體的構(gòu)架，做不好缺哪兒，怎么彌補(bǔ)。有依據(jù)的分析更能獲得老板的認(rèn)可。
三、自上而下的年終總結(jié)撰寫方法
結(jié)構(gòu)清晰、一目了然的總結(jié)才能第一時(shí)間抓住老板眼球。因而這里要介紹的，是如何將金字塔原理的結(jié)構(gòu)化思維運(yùn)用到年終總結(jié)的寫作中。
構(gòu)建金字塔的方法中，自上而下的方法是在對問題和成果都很有把握，只差把清晰的結(jié)構(gòu)表達(dá)出來時(shí)，才能使用這種方法。每個(gè)人在寫年終總結(jié)前，一定都收集了一些碎片化的信息，包括：業(yè)績、采取的行動、個(gè)人主要問題、下年展望等等。同時(shí)經(jīng)過思考后，也確定了年終總結(jié)的主題思想。此時(shí)就可以采用自上而下的撰寫方法。
列出中心思想。
根據(jù)價(jià)值創(chuàng)造維度的分析，列出全文的中心思想。從這個(gè)中心開始層層分解下去。
第二步，列出問題的分解框架。
圍繞年終總結(jié)的主題，可以一般分解為三個(gè)模塊：完成的成績、遇到的問題、未來的計(jì)劃。這三者之間一個(gè)層層遞進(jìn)的邏輯關(guān)系。每個(gè)模塊可以繼續(xù)往下分解。成績可以分解為完成的業(yè)績和已經(jīng)采取的行動。遇到的問題可以分解為不足和其中的啟示。未來的計(jì)劃可以分解為主要目標(biāo)、具體措施、下年的展望。其中業(yè)績可以繼續(xù)下分為分管工作部分與重點(diǎn)工作部分。不足可以繼續(xù)分解為業(yè)務(wù)上的問題和個(gè)人的問題。這樣，金字塔的框架已大致成型。
第三步，放入素材。
把碎片化的素材整信息理到框架相應(yīng)的位置中，然后一個(gè)年終總結(jié)的金字塔就完成了。
最后，希望各位HR能夠?qū)懗鲇猩疃取⒂薪Y(jié)構(gòu)的年終總結(jié)，為自己的一年辛苦畫上完美的句號。