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合同管理辦法實(shí)施細(xì)則
隨著人們對(duì)法律的了解日益加深，能夠利用到合同的場(chǎng)合越來越多，在達(dá)成意見一致時(shí)，制定合同可以享有一定的自由。那么大家知道正規(guī)的合同書怎么寫嗎？下面是小編精心整理的合同管理辦法實(shí)施細(xì)則，歡迎閱讀與收藏。
一、合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)：
合同管理工作實(shí)行“綜合管理、專項(xiàng)分工、全面評(píng)審、分級(jí)管控、授權(quán)訂立”的管理模式。
合同管理重點(diǎn)環(huán)節(jié)應(yīng)遵循的總體要求：合同管理部門工作流程環(huán)節(jié)實(shí)行先專項(xiàng)、后綜合；合同相對(duì)方選用環(huán)節(jié)實(shí)行先調(diào)查、后選擇；合同文本起草環(huán)節(jié)實(shí)行先范本、后自擬；合同簽署環(huán)節(jié)實(shí)行先評(píng)審、后批準(zhǔn)；合同履行環(huán)節(jié)實(shí)行先簽訂、后履行；合同支付環(huán)節(jié)實(shí)行先結(jié)算、后付款。
財(cái)務(wù)合同部為本單位的綜合管理部門，所涉及合同業(yè)務(wù)的部門為本單位合同專項(xiàng)管理部門。
�。ㄒ唬⒑贤C合管理部門職責(zé)：
1、依據(jù)合同管理辦法開展本單位的合同管理工作，落實(shí)本單位合同管理的要求；
2、制訂合同管理辦法實(shí)施細(xì)則或操作指引；
3、組織或參與本單位合同的洽談、資信調(diào)查、合同起草、簽訂、變更、履行、終止等管理工作；
4、組織或參與本單位的合同評(píng)審及交底工作；
5、建立合同管理綜合臺(tái)帳，實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)管理，上報(bào)合同統(tǒng)計(jì)半年報(bào)、年報(bào)以及年度合同管理工作總結(jié)；
6、負(fù)責(zé)本單位合同資料檔案的收集、整理、歸檔、保存工作；
7、掌握合同履行狀態(tài)，分析合同變化情況，判斷合同風(fēng)險(xiǎn)因素，及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)；
8、參與本單位合同糾紛的調(diào)解、訴訟及仲裁。
（二）、合同專項(xiàng)管理部門及職責(zé)
合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)本部門合同管理工作。
1、依據(jù)合同管理的要求，制定主責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)專項(xiàng)合同的具體管理制度，確定合同管理人員；
2、負(fù)責(zé)對(duì)合同主體資格的審查，起草合同文本，組織合同的可行性調(diào)研及條款的業(yè)務(wù)洽談；
3、負(fù)責(zé)組織本部門主責(zé)合同的評(píng)審，協(xié)調(diào)、落實(shí)參與評(píng)審部門對(duì)合同提出的意見和建議；
4、負(fù)責(zé)組織合同的交底。負(fù)責(zé)合同的履行、變更、移交事項(xiàng)，掌握合同的履行狀態(tài)，判斷合同變化可能引起的風(fēng)險(xiǎn)因素，適時(shí)與合同綜合管理部門進(jìn)行溝通，向主管領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見或建議；
5、負(fù)責(zé)本部門合同管理臺(tái)帳的建立，記錄合同的簽訂、履行、變更、終止?fàn)顟B(tài)；
6、負(fù)責(zé)本部門合同資料檔案的管理，達(dá)到資料完整、簽章齊全、記錄準(zhǔn)確，存放安全，查閱方便的管理要求；
7、按規(guī)定對(duì)相應(yīng)合同進(jìn)行評(píng)審和審核；
8、負(fù)責(zé)對(duì)本部門主責(zé)合同糾紛情況的調(diào)查，參與處理合同糾紛的調(diào)解、訴訟及仲裁；
9、負(fù)責(zé)向合同綜合管理部門傳遞合同原件備案；
10、負(fù)責(zé)收集各單位備案合同資料，并按照規(guī)定逐級(jí)對(duì)口上報(bào)。
（三）、合同專項(xiàng)管理部門的合同管理種類分工
1、物機(jī)部為物資設(shè)備采購、租賃合同的主責(zé)部門；
2、運(yùn)輸技術(shù)部為機(jī)車車輛租賃、維修合同的主責(zé)部門；
3、綜合辦公室為臨時(shí)用地、租車、租房合同的主責(zé)部門；
4、人力資源部為勞務(wù)派遣合同的主責(zé)部門；
未列明主責(zé)管理部門的其它合同，依據(jù)合同類型和主要內(nèi)容，由業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性最密切的職能部門主責(zé)管理。二、合同調(diào)查與起草
�。ㄒ唬�、簽訂合同前，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同標(biāo)的進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，并對(duì)潛在合作對(duì)象進(jìn)行資信調(diào)查，掌握對(duì)方主體資格是否真實(shí)、合法，履約能力是否滿足要求等。
資信調(diào)查可通過國家工商行政管理總局《全國企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)》等行業(yè)主管網(wǎng)站查詢企業(yè)基本情況。留存企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)年度報(bào)告通知書、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、安全生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明書、法定代表人授權(quán)委托書、法定代表人和委托代理人身份證復(fù)印件以及其它從業(yè)資格要求的相關(guān)證書等資料。
企業(yè)所在地實(shí)行營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證三證合一的，只需留存加載統(tǒng)一代碼的營業(yè)執(zhí)照。
法定代表人身份證明書和授權(quán)委托書留存原件，其它資料需與原件核對(duì)無誤，并要求對(duì)方在復(fù)印件上加蓋單位公章后留存。個(gè)人的身份證復(fù)印件，需由本人在復(fù)印件上簽名。需進(jìn)行年檢的證照對(duì)年檢記錄的有效性進(jìn)行查驗(yàn)。
�。ǘ⒉坏门c法人單位簽訂與其履約能力明顯不符的合同；與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，須要求對(duì)方提供其上級(jí)法人單位授權(quán)。一般不得與自然人簽訂合同，必須簽訂的，應(yīng)經(jīng)公司合同專項(xiàng)管理部門同意。工程專業(yè)分包和勞務(wù)分包、工程用物資設(shè)備采購一律不得與自然人簽訂合同。
�。ㄈ⒑贤⒄剳�(yīng)有兩人以上共同參與。在合同洽談過程中，對(duì)往來的電報(bào)、傳真、信函、圖表、電子郵件、電文數(shù)據(jù)等作為合同資料妥善保存。
�。ㄋ模⑵鸩莺贤谋緯r(shí)，應(yīng)使用公司發(fā)布的合同示范文本；無合同示范文本的，參照國家管理機(jī)關(guān)發(fā)布的示范文本；無相關(guān)范本可供參考的，應(yīng)當(dāng)按照《合同法》第十二條規(guī)定擬定合同條款。（五）、工程專業(yè)或勞務(wù)分包、物資設(shè)備采購及租賃等我方占主導(dǎo)地位的合同，原則上必須使用我方合同文本。
�。⒑贤瑧�(yīng)當(dāng)做到主體適格、內(nèi)容合法、條款齊全、手續(xù)完備、權(quán)利義務(wù)明確、責(zé)任清楚、文字表述準(zhǔn)確無歧義，合同文本需使用打印格式。
三、合同評(píng)審
合同評(píng)審是指由主責(zé)管理部門組織相關(guān)職能部門審查、預(yù)判合同是否滿足合法合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性及技術(shù)可行性要求，提出具體修訂或糾錯(cuò)意見并督促落實(shí)、評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)并提示防范的管理過程。合同評(píng)審應(yīng)成立合同評(píng)審小組，經(jīng)理任組長，班子其他成員任副組長，各部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人員任組員。
合同評(píng)審按照專項(xiàng)把關(guān)、分工負(fù)責(zé)的原則進(jìn)行。評(píng)審由各級(jí)合同專項(xiàng)管理部門組織完成，并對(duì)合同及相關(guān)資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。
合同評(píng)審內(nèi)容包括但不限于經(jīng)濟(jì)商務(wù)評(píng)審、專業(yè)技術(shù)評(píng)審及法律評(píng)審。
經(jīng)濟(jì)商務(wù)和專業(yè)技術(shù)等方面內(nèi)容評(píng)審由相關(guān)職能部門對(duì)照各自職責(zé)和管控范圍各司其職、共同配合完成。主要考察合同內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)性、可行性及嚴(yán)密性。
法律評(píng)審由專職或兼職合同管理員完成，主要審查合同主體、內(nèi)容及其形式的合法性，并對(duì)合同內(nèi)容的嚴(yán)密性提出建議。
合同內(nèi)容出現(xiàn)交叉，難以劃分界限或明確定性的相關(guān)條款，各評(píng)審部門均應(yīng)提出評(píng)審意見。
合同評(píng)審主要圍繞以下重點(diǎn)進(jìn)行：
�。ㄒ唬┙�(jīng)濟(jì)性。審查合同內(nèi)容及合同目的是否完整體現(xiàn)和維護(hù)公司利益，有無漏項(xiàng)或?qū)е鹿纠媸軗p的條款等。
�。ǘ┛尚行�。審查相對(duì)方技術(shù)條件是否滿足需求，資信狀況是否真實(shí)，履約能力是否有保障，履行方式是否可行，相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)是否受控等。
（三）嚴(yán)密性。審查條款是否完整齊備；違約責(zé)任是否清晰可執(zhí)行；文字用語是否清楚準(zhǔn)確；是否存在歧義性條款；是否存在合同陷阱；雙方權(quán)利和義務(wù)是否具體、確切；相關(guān)手續(xù)是否完備；附加條件是否適當(dāng)合法等。
（四）合法性。主體合法，審查簽約各方是否具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事責(zé)任能力，簽約人是否取得相關(guān)授權(quán)；內(nèi)容合法，簽約各方意思表示是否真實(shí)有效，是否違反國家的法律法規(guī)、政策計(jì)劃，是否存在規(guī)避法律或顯失公平情形；形式合法，合同文本格式、文字無誤、簽約程序是否合法合規(guī)等。
合同評(píng)審采用公司內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)合同評(píng)審業(yè)務(wù)流程進(jìn)行，由組織評(píng)審部門經(jīng)辦人在內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)合同評(píng)審業(yè)務(wù)流程發(fā)起，填寫電子版合同評(píng)審表，上傳合同電子文本進(jìn)行評(píng)審。凡重大、疑難、復(fù)雜的合同，必須采取會(huì)議方式評(píng)審，評(píng)審后再行發(fā)起網(wǎng)上流程。
合同評(píng)審流程結(jié)束后，組織評(píng)審部門具體經(jīng)辦人應(yīng)采用截圖或照片形式將電子版合同評(píng)審表整理歸檔。
所有對(duì)外簽訂的合同，必須經(jīng)過合同評(píng)審后方可簽訂。合同評(píng)審，應(yīng)給予評(píng)審部門合理的工作期限，一般合同為2個(gè)工作日，重大、復(fù)雜合同為3個(gè)工作日。評(píng)審部門在不遲于上述期限內(nèi)提出書面評(píng)審意見。
四、合同分級(jí)管理
以公司名義簽訂的各類合同，由公司主責(zé)該項(xiàng)業(yè)務(wù)的合同專項(xiàng)管理部門組織評(píng)審后，按照合同審批流程辦理簽字用印手續(xù)。若該合同業(yè)務(wù)由公司所屬單位主責(zé)發(fā)起，該單位應(yīng)先行組織評(píng)審，評(píng)審后報(bào)公司相應(yīng)合同專項(xiàng)管理部門，合同專項(xiàng)管理部門按公司合同審批流程辦理簽字用印手續(xù)。
公司名義簽訂的合同，由各單位組織評(píng)審后，將本單位電子版合同評(píng)審表、待評(píng)審合同文本及相對(duì)方資信資料一并進(jìn)行審核，審核通過后，按照公司合同專用章使用流程辦理用印手續(xù)。根據(jù)公司相關(guān)管理要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合同審批但因各種原因暫時(shí)未能進(jìn)入系統(tǒng)的單位，所有合同必須上報(bào)公司合同專項(xiàng)管理部門，合同專項(xiàng)管理部門按照系統(tǒng)的審核要求組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行公司層面的合同評(píng)審。進(jìn)入系統(tǒng)后，在上傳已簽訂的合同時(shí)，應(yīng)將本單位及公司評(píng)審表一并上傳系統(tǒng)。
五、合同訂立
合同簽訂一律采用書面形式，由公司法定代表人或授權(quán)委托的代理人簽訂，其他任何人無權(quán)簽訂；禁止代理人再轉(zhuǎn)委托他人簽訂合同。
委托代理人簽訂合同，必須在授權(quán)范圍的事項(xiàng)、權(quán)限和期限內(nèi)行使代理權(quán)。禁止沒有代理權(quán)、超越代理權(quán)、代理權(quán)終止后以公司名義簽訂任何合同。
委托代理人需持有法定代表人簽發(fā)的“授權(quán)委托書”。委托書中應(yīng)明確委托代理的事項(xiàng)、權(quán)限、期限以及代理人的姓名、職務(wù)等身份信息，加蓋公司的公章。
公司合同簽訂實(shí)行授權(quán)委托管理制度。授權(quán)委托書的申請(qǐng)辦理，按照公司《法人授權(quán)委托管理辦法》執(zhí)行。
各單位均不得為其它單位、個(gè)人提供合同擔(dān)保。
采用格式合同時(shí)，應(yīng)對(duì)條款中空白處認(rèn)真填寫，空白處無內(nèi)容時(shí)，使用橫線劃除或填寫無內(nèi)容字樣。
合同期限一般不得超過三年，期限確需超過三年時(shí)，須經(jīng)公司法定代表人特別批準(zhǔn)。
對(duì)一批采購價(jià)值大于2萬元以上或交貨時(shí)間大于3個(gè)月的物資采購，須簽訂物資采購合同。
合同訂立，經(jīng)辦人員須在合同末頁簽字署名。對(duì)無法簽署經(jīng)辦人的合同，由合同管理部門在臺(tái)帳中注明，使合同具有可追溯性。
任何情況下嚴(yán)禁未簽合同先進(jìn)場(chǎng)、先實(shí)施。
各單位主責(zé)簽訂的合同，由本單位合同專項(xiàng)管理部門在內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)發(fā)起合同評(píng)審流程前，向本單位合同綜合管理部門申請(qǐng)合同編號(hào)；按照年度劃分進(jìn)行連續(xù)編號(hào)。合同對(duì)方已有編號(hào)的我方仍需進(jìn)行編號(hào)管理。
所有簽訂后的合同需向法律部備案一份原件。以下合同還需由公司相應(yīng)合同專項(xiàng)管理部門報(bào)集團(tuán)公司主管部門備案：
�。ㄒ唬﹦趧�(wù)分包合同總價(jià)超過xx萬的；
�。ǘ﹦趧�(wù)分包補(bǔ)充合同一次性調(diào)整價(jià)值在xx萬元以上或者進(jìn)行兩次調(diào)整的；
�。ㄈ┪镔Y采購合同價(jià)值超過xx萬元以上的；
�。ㄋ模┪镔Y或設(shè)備租賃合同超過xx萬元以上的。
六、合同用章
法律部負(fù)責(zé)公司合同專用章的管理。以公司名義對(duì)外簽訂合同需一律使用公司合同專用章。
合同原則上應(yīng)當(dāng)由合同相對(duì)方先行簽字蓋章，嚴(yán)禁將僅有我方簽字蓋章的空白合同書郵寄給合同相對(duì)方簽字蓋章，或交由相對(duì)方業(yè)務(wù)人員帶走。
合同相對(duì)方簽章完成后，各單位將合同文本按簽約份數(shù)報(bào)公司合同專項(xiàng)管理部門，同時(shí)上報(bào)《合同專用章使用申請(qǐng)表》，由合同專項(xiàng)管理部門辦理用印事宜。
上報(bào)用印的合同文本，必須所有信息填寫完整，包括委托代理人及經(jīng)辦人簽字、電子郵箱、日期等，不得有空白項(xiàng)。
各單位在申請(qǐng)用印前，對(duì)合同評(píng)審審核意見與修改結(jié)果的一致性進(jìn)行復(fù)核，并在《合同專用章使用申請(qǐng)表》中進(jìn)行確認(rèn)；凡合同文本無故不采納評(píng)審審核意見或未附《合同專用章使用申請(qǐng)表》的，公司合同專項(xiàng)管理部門不予辦理用印手續(xù)。
合同文本必須加蓋騎縫章或簽約人每頁小簽；合同末頁無條款時(shí)應(yīng)標(biāo)注“此頁無正文”字樣；合同附件是合同的重要組成部分，必須雙方簽字蓋章確認(rèn)。
七、合同履行
（一）、合同生效后具有法律效力，雙方應(yīng)當(dāng)全面履行。當(dāng)合同中約定的生效條件尚未成就時(shí)，不得履行合同。
合同簽訂后，合同簽訂的主責(zé)部門和合同執(zhí)行部門非一個(gè)部門的，必須進(jìn)行合同交底工作，辦理合同資料的移交、確認(rèn)。合同交底需書面形式進(jìn)行。
建設(shè)工程施工合同交底的內(nèi)容包括：合同名稱與主體、合同投標(biāo)與報(bào)價(jià)、工程數(shù)量與工期、承諾與目標(biāo)、工程的特點(diǎn)與重難點(diǎn)、合同的風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)與因素、合同的交底與接底人、交底時(shí)間及所移交其它資料等內(nèi)容。
其它合同交底包括：合同名稱、合同主體、合同的主要內(nèi)容、價(jià)格、期限、合同風(fēng)險(xiǎn)因素及控制要點(diǎn)、合同的交接底時(shí)間、移交資料及簽認(rèn)等內(nèi)容。
合同履行中的書面簽證、來往信函、文件、電報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、現(xiàn)場(chǎng)簽證、記錄等均為合同資料組成部分。收發(fā)合同文件要有記錄簿簽認(rèn)，合同專項(xiàng)管理部門應(yīng)及時(shí)收集、整理、保存，做好管理工作。
合同履行中應(yīng)注意多部門的協(xié)同配合，及時(shí)溝通履行中的主要變化，保持信息暢通，步調(diào)一致。尤其對(duì)工程的調(diào)價(jià)、索賠條款，要依據(jù)合同約定及早部署，有效組織。
合同專項(xiàng)管理部門及合同執(zhí)行部門應(yīng)隨時(shí)掌握合同的履行情況，當(dāng)發(fā)現(xiàn)合同履行異常時(shí)，應(yīng)及時(shí)與合同綜合管理部門溝通、分析，必要時(shí)經(jīng)單位同意向合同相對(duì)方進(jìn)行書面函告。當(dāng)合同履行可能出現(xiàn)嚴(yán)重違約或潛在糾紛時(shí)，應(yīng)上報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)及公司合同綜合管理部門，并做好法律糾紛處理的準(zhǔn)備工作。
當(dāng)我方不能或不能完全履行或不可抗力事件致使合同無法履行時(shí)，應(yīng)及時(shí)以書面形式通知合同相對(duì)方，提出變更或解除合同的要求，明確答復(fù)的限期及有關(guān)事項(xiàng)�？赡芤馉�(zhēng)議糾紛的合同，同時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)及合同綜合管理部門，并注意收集、保全有關(guān)證據(jù)資料。
各單位要按公司綜合管理部門要求，報(bào)送合同管理有關(guān)資料。
項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)組織各合同管理部門認(rèn)真清理項(xiàng)目合同。對(duì)部分仍在執(zhí)行或存在遺留問題的合同，要重點(diǎn)保存給予說明。人員撤離時(shí)將合同資料進(jìn)行歸集、整理、交接，妥善保管。
任何個(gè)人不得隨意在未經(jīng)落實(shí)、溝通、批準(zhǔn)的情況下，在對(duì)方的資料上簽字、蓋章。
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