合同管理制度【薦】
在現(xiàn)在的社會生活中，制度的使用頻率逐漸增多，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？以下是小編收集整理的合同管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
合同管理制度1
物業(yè)財務管理專項制度之合同管理制度
1、物業(yè)公司應當設專人負責有關合同的審批、登記、保管。
2、外判合同應當執(zhí)行公司總部頒布的各種合同的標準版本。合同中必備之基本條款及注意事項規(guī)定如下：
2、1合同（協(xié)議）中的我方均為'山東世貿中心物業(yè)公司'，并需加蓋我司公章，而不得以管理處名義簽署。
2、2合同（協(xié)議）中應詳細寫明服務地點。
2、3應注明合同（協(xié)議）的'有效期限。
2、4在'合同（協(xié)議）的變更、解除'條款中，應備以下兩個條款：
2、1、在本合同（協(xié)議）有效期內，如遇甲方（即山東世貿中心物業(yè)公司）的《物業(yè)管理合同》終止，本合同（協(xié)議）自動終止，甲方不負賠償責任。
2、2、在本合同（協(xié)議）有效期內，甲乙雙方均有權提前解除合同，唯需提前一個月以書面形式通知對方，可不負賠償責任。
2、5合同（協(xié)議）中應具備以下條款：
2、5、1如乙方（即外判商）的工作未達到雙方約定的標準（或國家有關標準），甲方應書面通知要求乙方限期整改，如整改后仍未能達到標準，甲方有權扣除月服務費的%，直至提前終止合同（協(xié)議），甲方不負賠償責任。
2、5、2乙方（即外判商）應購買第三者保險萬，勞動保險萬（保險金額要根據(jù)合同總價款來決定：合同總價款在10萬元以下的，保險金額應為20萬；合同總價款在10萬—50萬，保險金額應為50萬；合同金額在50萬—100萬，保險金額應為100萬。）如因乙方失誤而造成甲方、第三者或乙方工作人員的人身傷害及所有財產損失，由乙方承擔全部責任。
2、6簽約雙方除在落款處蓋章外，還須在合同正本的右側頁邊處加蓋騎縫章。
3、所有合同必須按照公司制定的《合同審批流程》進行審批。
4、所有合同必須經審批后加蓋公司公章后方可生效。
5、各管理處的外判合同正本統(tǒng)一由公司總部財務部保管，各管理處保管合同復印件。
6、各管理處的外判合同均應由財務人員計算印花稅金額、辦理有關請款手續(xù)、貼花完稅，并納稅申報。
合同管理制度2
一、總則
集團公司基本建設項目在確立承建（攬）單位后，必須簽訂商務（技術）合同。否則不得進入施工和開展業(yè)務。商務（技術）
合同簽訂由基建部牽頭，煤礦承辦。
二、合同簽訂
1、簽訂合同必須具備以下條件：
�。�1）施工或承攬單位已經確定。
�。�2）投資計劃已經下達或投資已經落實。
�。�3）合同價款或結算方式已經確定。
�。�4）項目前期準備包括立項、可研及初步設計已經審定。
2、簽訂原則
�。�1）認真審核承建(攬)單位的資質。
�。�2）嚴格合同條款審查。堅持企業(yè)利益不受損害原則和平等互利互惠的原則。
3、簽訂程序
按集團公司現(xiàn)行合同管理辦法執(zhí)行。即經建設單位審核后，報集團公司相關部門審定，主管領導批示，總經理批示，最后加蓋
合同專用章。
三、合同的'管理
1、商務（技術）合同簽字蓋章后，具備法律效應。發(fā)包方與承建方必須嚴格按照合同約定履行各自的義務。
2、基建部、煤礦要跟蹤合同的履行情況，定期對合同履行情況進行檢查通報，并將有關要求事項及時反饋給集團公司有關領
導。
3、基建部、煤礦要明確專人，按項目、單位、工期、投資、價款支付辦法等設立專項臺帳。
合同管理制度3
一、適用范圍
本規(guī)定適用于廣深公司所有業(yè)務部門及其駐外地辦事處、平臺機構和其他公司駐廣深公司的平臺業(yè)部門。
二、合同分類和具體適用門
第一類常規(guī)合同
1、合同--用于簽訂網(wǎng)訊廣告的合同
2、網(wǎng)絡廣告合同--用于簽訂網(wǎng)站廣告的合同
3、技術服務合同--為客戶建網(wǎng)站的合同
4、設計制作服務合同--代理客戶設計、制作廣告宣傳品
第二類建議使用的合同(包括但不限于)
1、信息服務協(xié)議--網(wǎng)訊訂閱協(xié)議
2、廣告換展位協(xié)議
3、網(wǎng)站鏈接協(xié)議
第三類非常規(guī)合同
只適用于某個業(yè)務部門或某段時期的特殊性合同;在使用時,需要即時制作其合同范本。
三、合同制作
第一類常規(guī)合同
常規(guī)合同的合同范本由公司運營中心法律部統(tǒng)一制作,統(tǒng)一印刷。各部門對外開展網(wǎng)訊廣告、網(wǎng)絡廣告、建網(wǎng)技術服務、設計制作服務必須使用其相應的合同范本。
第二類建議使用的合同
建議使用的合同由運營中心法律部制作參考范本并放在內部網(wǎng)上供下載,各部門可以根據(jù)自身的實際情況對建議使用的合同進行適當?shù)淖兏?并報運營中心法律部審核、備案。
第三類非常規(guī)合同
非常規(guī)合同由使用該合同的部門制作合同范本,并報運營中心法律部審核;或由提請使用該合同的部門會同運營中心法律部及相關部門聯(lián)合制作,重要合同或金額巨大的合同由公司總經理審核批準。
四、合同領取
第一類常規(guī)合同
常規(guī)合同由運營中心法律部統(tǒng)一印刷,統(tǒng)一編號,統(tǒng)一發(fā)放給各商務網(wǎng)。各部門需要領取合同,應提前一天填制《領取合同申請表》報法律部。
第二類建議使用合同
建議使用的合同由需要使用該合同的部門從公司內部網(wǎng)上下載,由運營中心法律部按照公司統(tǒng)一編號規(guī)則進行編號。各部門可以從本部門的實際情況出發(fā),自行制定部門內部的合同管理辦法,并報運營中心法律部備案。
第三類非常規(guī)合同
非常規(guī)合同制作出合同范本后,由使用該合同的部門提請運營中心法律部按照公司統(tǒng)一編號規(guī)則進行編號。
五、合同管理的原則
1、發(fā)生業(yè)務,必須同客戶簽訂合同或合作協(xié)議(包括免費廣告);
2、業(yè)務合同,必須按照公司統(tǒng)一編號規(guī)則進行編號;
3、蓋合同章,必須經過部門經理審查和法律部審查;
六、業(yè)務審查
1、常規(guī)合同由各部門總經理業(yè)務助理以上管理人員(或部門總經理授權的主管以上的人員)對合同中涉及業(yè)務的內容進行審查,審查人應對其審查結果簽字確認。
2、非常規(guī)合同由各部門總經理對合同中涉及業(yè)務的內容進行審查。如有事項重大、合同金額巨大等特殊情形,需由公司總經理對其進行全面審查,審查人應對其審查結果簽字確認。
七、法律審查
1、公司建立廣告審查員制度,選派的廣告審查員同時負責本商務網(wǎng)業(yè)務員所簽合同的審查工作。
2、各部門總經理(總經理助理或業(yè)務主管)負有審查本部門業(yè)務員所簽合同的責任,一經發(fā)現(xiàn)有問題,應該及時和業(yè)務員進行溝通,并及時補救。
3、公司的運營管理中心指派專門法務人員對業(yè)務合同進行審查并加蓋公司的業(yè)務合同專用章,如果負責審查的法務人員對合同內容的合法性、合理性有異議,應簽署書面法律意見。同時可對存在較大問題的合同不予蓋章,并對有關問題進行解釋。
八、審查內容
1、審查客戶主體資格及責任能力;
2、審查客戶發(fā)布的廣告是否屬于其經營范圍以及營業(yè)執(zhí)照是否在本公司備案;
3、專利產品的廣告審查客戶的專利證書及其是否在本公司備案;
4、審查客戶代理證、資格證及其他資信證明文件及其在本公司備案情況。
九、蓋章具備的.條件
1、主要條款齊備;合同的內容,包括但不限于標的、履行方式等符合法律的規(guī)定。
2、合同的主體合法(對方必須是能夠獨立承擔法律責任的主體)。
3、合同所涉及的經營活動未超出合同各方的經營范圍、權限范圍。
4、合同不存在顯失公平的內容。
5、合同中不存在損害公司利益的條款。
6、履行了必要的業(yè)務審查、法律審查手續(xù),并且有相關審查人員的簽字認可。
十、空白合同蓋章
空白合同,一律不予蓋章。如果有特殊情況需要為空白廣告合同加蓋合同專用章的,須由申請人填寫《空白合同蓋章申請單》,注明申請時間、申請事由,并經過部門審批,經法定代表人或總經理批準。法律部要同時做好空白合同蓋章登記工作,事后及時監(jiān)督該合同的使用情況。凡遺失已蓋章空白合同者,視情節(jié)輕重,予以當事人(合同領用人)50-500元罰款,如果沒有具體相關人員,則處罰該部門的主管和經理。
十一、實物抵廣告合同
客戶以實物折抵廣告費的合同,對外按照正常的廣告合同簽定,明確合同金額及客戶付款時間,由各部門總經理或被其授權的業(yè)務負責人簽字后方可蓋章。對內制作《實物抵廣告單》,并經總經理簽字認可。
十二、標的巨大的廣告
合同標的超過10萬元(含10萬元)以上,由公司總經理簽字認可方可蓋章。公司駐外地辦事處(使用加蓋合同章的空白合同書)在簽訂標的額巨大合同前應先向當?shù)刎撠熑藚R報情況,由當?shù)刎撠熑艘暻闆r請示商務網(wǎng)總經理,獲認可后方可簽訂合同。
十三、合同章的保管
合同章由公司運營中心指定專人保管。
十四、合同的編號
(一)編號管理
1、合同、網(wǎng)絡廣告合同、技術服務合同(建網(wǎng)合同)、設計制作服務合同由運營中心編號;
2、廣告換展會合同、訂閱合同、網(wǎng)站鏈接協(xié)議等由各部門站進行編號管理;
3、各部門指派專人對本商務網(wǎng)的所有對外簽訂的合同進行管理編號,并按照運營中規(guī)定的編號規(guī)則進行。
(二)編號規(guī)則
現(xiàn)行的合同編號位碼共九位:
1、"部門代號"分別表示:
01-電子部,02-電腦部,03-安防部,04-汽車部,05-酒店部,06-影音部,07-包裝印刷部,08-廣電部,09-教育部,10-水工業(yè),11-暖通部,12-醫(yī)藥網(wǎng),13-醫(yī)療器械……
20-軟件銷售
2、"區(qū)域"分別表示:1-深圳,2-廣州,3-北京,4-上海。
3、"合同類別"分別表示:
1-合同(網(wǎng)刊廣告),2-網(wǎng)絡廣告合同,3-網(wǎng)絡服務合同(建網(wǎng)),4-設計制作服務合同,5-信息服務合同(訂閱合同),6--廣告換展位合同,7--網(wǎng)站鏈接協(xié)議,8非常規(guī)合同
4、"年份"分別表示為:1-20xx年;2-20xx年……依次類推。
5、"月份"分別表示為:01-1月; 02-2月……依次類推。
6、"序號"分別表示:當月發(fā)放合同的序號。
十五、合同的保管
各部門將已經生效的一式三份的合同(適用于簽訂網(wǎng)刊廣告),一份交客戶保管,一份存留于本商務網(wǎng)站備案,一份交財務部專人保管。如合同是傳真件,應該將其復印一式三份,以達長期保存的目的。
十六、合同的登記
1、領取登記
運營中心法律部發(fā)放合同時應進行登記,記錄各部門領取合同的時間、合同種類、份數(shù)、領取人等;各部門的行政助理或文員在給業(yè)務人員發(fā)放合同時,也要一一進行登記,明確記錄業(yè)務人員姓名、領取合同的種類、編號編號等。
2、蓋章登記
公司所有與經營活動有關的合同均由運營中心法律部專門負責管理合同專用章的人員加蓋合同專用章。蓋章時,申請蓋章的人員需虛心接受法律部提出的關于合同簽訂和履行的法律意見和建議。
3、作廢、遺失、毀損登記
業(yè)務人員從公司領取的各類合同因各種原因作廢時,不得私自銷毀,應一式三份歸還所屬部門的合同管理人,由合同管理人統(tǒng)一交回運營中心法律部;如業(yè)務人員所領取的各類合同因各種原因遺失、毀損時,應及時向所屬商務網(wǎng)站報告,由所屬部門的合同管理人員進行登記,并及時向運營中心法律部報告。
4、運營中心法律部應按季度與各部門核對合同份數(shù),包括所有領取的正在使用的、已使用完的、作廢、遺失、毀損的合同等,確保經營安全。突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急預案
合同管理制度4
1、目的
為規(guī)范公司經濟合同的管理，防范與控制合同風險，維護公司合法權益，制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于本公司對外簽訂的各類經濟合同。
3.術語及解釋
3.1經濟合同：是指在經營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經濟往來，設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。包括船舶建造合同、保證合同、采購合同、外協(xié)加工合同、建設工程施工合同以及未列明但與公司業(yè)務有關的其他合同，以下簡稱合同。不包括勞動合同、聘用協(xié)議、員工培訓合同、勞務派遣協(xié)議以及技術部門簽訂的技術協(xié)議。
3.2合同相對方：是指本公司以外的合同締約方。
3.3書面形式：是指正式合同文本、補充協(xié)議、備忘錄、公文信件、傳真、信函、圖表等可以以書面方式加以固定的形式。
3.4不超過：不包含本數(shù)。
3.5以上、以下：包含本數(shù)。
4.職責
4.1公司董事長擁有公司所有合同的簽署權、簽訂權、審核權、批準權、終審權及審查權，有權確立總經理、主管副總、部長（助理）、科長及其他負責人的合同審批權限，并有權對違反本制度規(guī)定的相關責任人進行處罰。
4.2公司經營部、生產部、技術部、辦公室、生產部技改科負責本部門業(yè)務范圍內合同管理工作，具體職責是：
4.2.1負責本部門業(yè)務范圍內合同的洽談；
4.2.2會同法務人員擬訂合同文本；
4.2.3按本制度的規(guī)定進行合同會簽、報請審批、用章；
4.2.4會同相關部門確認、匯總、報告、監(jiān)督合同的履行情況，會同法務人員處理合同履行過程中的糾紛及合同的變更、轉讓、解除、終止等事宜；
4.2.5負責本部門合同的檔案管理。
4.3法務人員附簽，合同在交有權負責人審核、審批前可由法務人員附簽，以說明該合同已經得到了法律上的審查。
5.合同的審批、簽署權限
除船舶建造類合同外，其他所有合同蓋章前必須進行合同評審并填寫《合同評審表》，《合同審批表》一式三聯(lián)，第一聯(lián)由經辦部門留存，第二聯(lián)由財務科留存，第三聯(lián)由蓋章部門留存。
5.1船舶建造類合同
5.1.1機動船建造合同
a)機動船建造合同原則上由公司董事長簽署合同，特殊情況下，董事長可以書面授權其代理人簽署合同；
b)與機動船建造合同有關的且單船金額不超過100萬美金的合同（協(xié)議），如合同備忘錄、傭金協(xié)議、代理協(xié)議等，由總經理或經營副總簽署。
5.1.2駁船建造合同
a)單船金額200萬美金以上的駁船建造合同原則上由公司董事長簽署合同，特殊情況下，董事長可以書面授權其代理人簽署合同；
b)單船金額不超過200萬美金的駁船建造合同，由經營副總簽署。
5.2其他類合同詳見《合同審批權限表》
5.3合同價格的審查和監(jiān)控
5.3.1上述各類經濟合同，除本制度另有規(guī)定外，成本預控科有權隨時對合同價格進行審查、監(jiān)控；
5.3.2每月8日至10日，各部門負責編制合同簽訂情況月報表，呈報董事長及總經理審閱。
6、合同審批的特別程序
特別程序是指合同評審過程中合同審批人、簽署人出差、出國或其他原因無法行使合同審批權、簽署權的情形下采取的應急措施。
6.1處理原則
6.1.1特別程序下，合同的審批遵循提升一級審批原則處理，合同的簽署遵循降低一級簽署的原則處理。
6.1.2公司董事長無法行使合同審批權、簽署權時，應書面授權其代理人代為行使權利。
6.2事后補正
應急措施的適用情形消除后，具體行使合同簽署權、審批權的人員應在3個工作日內以書面形式向原合同簽署人、審批人匯報特別程序下事務處理經過，原合同簽署人、審批人注明事由后補簽《合同評審表》，并將補簽的情況書面告知財務科及蓋章部門。
7.合同的主體
7.1訂立合同的主體必須是本公司及本公司所屬各子公司中具有法人資格，能獨立承擔民事責任的組織，其他部門、科室、機構、分公司及任何個人等不得擅自對外簽訂合同。
7.2訂立合同前，應對合同相對方的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂經濟合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。
7.3公司一般不與自然人簽訂經濟合同，確有必要簽訂經濟合同，應經公司董事長同意。
8.合同的形式
8.1訂立合同，除本制度另有規(guī)定外，一律要求采用書面形式。
8.2如合同約定傳真件有效，則可以通過傳真締結合同，但合同標的額較大的重要合同必須留存原件。
8.3如需采用國際流行的電子簽名加以確認合同內容，須征得公司董事長書面同意，其后應盡可能地采用書面形式加以固定。
9.合同的內容
9.1當事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、印章應與合同相對方提供的資信情況載明的'名稱、住所保持一致。除本制度另有規(guī)定外，凡本公司對外訂立的經濟合同必須蓋有締約雙方的合同專用章或公章，否則本公司財務科有權拒絕付款。特殊情況下，可由董事長做出書面付款批示。
9.2合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，例如采購合同應詳細約定規(guī)格、型號、商標、產地、等級等內容；對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。
9.3數(shù)量：合同應采用國家標準的計量單位，標的物數(shù)量明確約定，常年采購合同無法約定確切數(shù)量的應約定數(shù)量的確定方式（如傳真通知發(fā)貨等）。
9.4質量：有國家標準、部門行業(yè)標準、企業(yè)標準的，應約定所采用標準的代號；產品須提供船檢證書的，應符合相應船級社規(guī)范。
9.5價款或報酬：價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證等應予以明確；價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。
9.6履行期限、地點和方式
履行期限應具體明確，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期限的方式。
合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如采購合同一般約定交貨地點為本公司廠區(qū)內指定的任意地點或本公司所在地范圍內指定的任意地點。采購合同在合同中一般應約定交付的手續(xù)，即合同履行的標志，如托運單、倉庫保管員簽單等。
9.7合同的擔保
合同中合同相對方要求提供擔保或本方要求合同相對方提供擔保的，應結合具體情況征得董事長的書面同意后根據(jù)國家法律、法規(guī)的要求辦理相關手續(xù)。
9.8合同的解釋
合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。
9.9保密條款
對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。
9.10合同聯(lián)系制度履行期限長的重大經濟合同應當約定合同雙方聯(lián)系制度。
9.11違約責任根據(jù)《合同法》作適當約定，注意合同的公平性。
9.12解決爭議的方式
解決爭議的方式除特殊情形外，一般選擇向于本公司有利的有管轄權的人民法院起訴。若選擇仲裁，則應明確約定仲裁機構的名稱，雙方對仲裁機構不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構。
10.合同專用章
10.1本公司設合同專用章、合同專用章（1）各壹枚。合同專用章由董事長委托辦理。
合同管理制度5
1.0目的
規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3.0職責
3.1總經理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
3.2人事行政部負責本項目合同審核、監(jiān)管及歸檔(包括員工勞動合同)。
3.3各部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。
4.0程序要點
4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。
4.1.1對外提供服務的合同,包括以下幾類:
(1)開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;
(2)投標書;
(3)對外租賃合同;
(4)公司承諾提供的常規(guī)服務和管理合同;
(5)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;
(6)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
(7)其他對外提供服務的合同。
4.1.2對外委托服務的合同,包括以下幾類:
(1)采購合同;
(2)招標合同;
(3)勞動合同;
(4)公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;
(5)其他須進行對外委托服務的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1書面的和非書面的。
4.2.2協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。
4.2.3規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4口頭承諾。
4.2.5招、投標書。
4.3合同的制定。
4.3.1一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內容包括以下條款:
(1)標的;
(2)數(shù)量和質量(或工作內容);
(3)價款或酬金;
(4)履約期限、地點方式及其他履約條件;
(5)合同終止條件;
(6)違約責任;
(7)專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。
4.4合同的評審。
4.4.1評審權限:
(1)標的在10萬元以下的合同,由總經理委托分管副總經理組織合同執(zhí)行部門及人事行政部經理進行評審;
(2)標的在10萬~50萬元的合同,由總經理組織有關人員進行評審;
(3)標的在50萬元以上的合同,由董事會進行評審。
4.4.2評審內容。
(1)對外提供服務合同的評審內容:
公司的履約能力;
顧客提供的價格;
合同的風險;
合同的條款是否明確;
合同是否合法;
合同的社會效益;
其他需要評審的內容。
(2)對外委托服務合同的評審內容:
分供方的履約能力;
分供方提供的價格;
分供方的信譽;
分供方提供服務的售后服務;
合同的條款是否明確;
合同是否違法;
合同的風險;
合同履約監(jiān)控能力;
其他需要評審的內容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1合同經評審合格,由總經理簽署。非書面的合同除外。
4.5.2經總經理簽署的合同按印章管理規(guī)定辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5.3所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4經簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經公證后生效。
4.5.5公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關一份備案。
4.6合同的編號與歸檔。
4.6.1書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按檔案管理的規(guī)定辦理。
4.6.2一般情況下書面合同由公司人事行政部統(tǒng)一歸檔(經總經理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按檔案管理的'有關規(guī)定辦理。
4.6.3公司歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按檔案管理的有關規(guī)定辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還公司歸檔。
4.6.4合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。
4.7合同的履約。
4.7.1對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經理或人事行政部監(jiān)督履約。
4.7.2對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經理或人事行政部監(jiān)督履約。
4.7.3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
4.7.4公司監(jiān)控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的及時向總經理匯報。
4.7.5合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向人事行政部提出合同變更申請,人事行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續(xù)約。
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知人事行政部,由人事行政部經理按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經理直接組織合同評審。
4.10合同的統(tǒng)計。
每年12月31日前,由人事行政部對書面合同進行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內容
包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進的問題等報總經理審閱�？偨浝斫o出批示意見,由人事行政部按總經理批示意見辦理。
5.0相關記錄表格
5.1《合同臺帳》文件編碼:cd/jy/qr/006
5.1《合同評審表》文件編碼:cd/jy/qr/007
6.0相關支持性文件
合同管理制度6
1.公司采購合同的內容
公司采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
(l)商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。
(2)商品的質量和包裝
合同中應規(guī)定商品所應符合的質量標準，注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規(guī)定出一定的比例，并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。
(3)商品的價格和結算方式
合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法;規(guī)定結算方式和結算程序。
(4)交貨期限、地點和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。
(5)商品驗收辦法
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
(6)違約責任
簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：
�、俨话春贤�(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品;
�、诓话春贤幸�(guī)定的商品質量標準交貨;
�、塾馄诎l(fā)送商品。
購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。
(7)合同的變更和解除條件
合同中應規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。
此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。
2.采購合同的簽訂
(l)簽訂采購合同的原則
�、俸贤漠斒氯吮仨毦邆浞ㄈ速Y格。這里所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業(yè)。
②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續(xù)應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。
③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。
�、芎炗喓贤仨殘猿值葍r、有償?shù)脑瓌t。
�、莓斒氯藨斠宰约旱拿x簽訂經濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。
�、薏少徍贤瑧敳捎脮嫘问健�
(2)簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的.過程。一般有以下五個步驟：
�、儆喖s提議。
訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內不得拒絕承諾，即提議人在答復期限內受自己提議的約束。
�、诮邮芴嶙h。
接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內容反復協(xié)商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。
�、厶顚懞贤谋�。
④履行簽約手續(xù)。
�、輬笳埡炞C機關簽證，或報請公證機關公證。
有的經濟合同，法律規(guī)定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。
3.公司采購合同的管理
采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：
(l)加強對公司采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
(2)建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實現(xiàn)。
(3)處理好合同糾紛
當企業(yè)的經濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
(4)信守合同，樹立企業(yè)良好形象
合同的履行情況好壞，不僅關系到企業(yè)經營活動的順利進行，而且也關系到企業(yè)的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。
合同管理制度7
合同管理是物業(yè)管理企業(yè)管理的一項重要內容,搞好合同管理,對于公司經濟活動的開展和經濟利益的取得,都有積極的意義。各級管理人員及其他有關人員,都必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關部門必須互相配合,共同努力,搞好公司以'重合同、守信譽'為核心的合同管理工作。
1.目的:為規(guī)范公司合同的管理,防范與控制合同風險,有效維護公司的合法權益,根據(jù)《合同法》及其它有關法規(guī)的規(guī)定,結合公司的實際情況,制訂本制度。
2.適用范圍:公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、約定、等合同類文書均適用本制度。補充協(xié)議、補充約定、合同附件等原合同的補充類文書是原合同的必要組成部分,從屬于原合同,同樣適用本制度。
3.職責
3.1董事長負責標的3萬以上合同的審批簽署;
3.2公司總經理受董事長委托負責標的3萬以下合同的審批簽署;
3.3公司總經辦負責公司各類合同的管理工作,具體職責是:
3.3.1負責在有需要情況下介入各類合同的談判工作。
3.3.2負責制定銷售、采購合同統(tǒng)一文本;
3.3.3負責對合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權委托書的發(fā)放和管理;
3.3.4負責各職能部門/項目提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查;
3.3.5負責合同糾紛的處理;
3.3.6負責合同的檔案日常管理;
3.3.7負責本制度的監(jiān)督執(zhí)行。
3.4職能部門/項目負責各類相關業(yè)務的合同談判。
4.合同的簽訂
4.1所有合同必須由公司簽訂,任何職能部門、項目、分公司等不得擅自簽訂合同。
4.2簽訂合同前須審查的資料:
4.2.1必須審查對方當事人的主體資格,如營業(yè)執(zhí)照、法人機構代碼證、身份證明文件等。
4.2.2資信能力、履約能力,如資產證明、信譽紀錄、企業(yè)規(guī)模和狀況、相關的資質證明等。
4.3合同的審批
公司簽訂的合同,必須經公司總經理審批。
4.3.1具體權限如下:
4.3.1.1一般情況下合同由董事長授權總經理審批。
4.3.1.2標的超過3萬元的由董事長審批。
4.3.1.3標的超過公司資產1/3以上的合同由董事會審批。
4.3.2合同原則上由經辦部門/項目負責人具體經辦,擬訂初稿后必須經相關職責部門、品質督導部、總辦、總經理(董事長)審閱后按合同審批權限簽署。
合同審查的要點是:
4.4.1.1合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。
4.3.2.2合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
4.3.2.3合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
4.3.3根據(jù)法律規(guī)定或實際需要,合同還應當視情況是否呈報上級主管機關鑒證、批準,或報工商行政管理部門鑒證,或請公證處公證。
4.4不得與沒有獨立承擔民事責任的組織簽訂合同,也不得簽訂與法人履約能力明顯不相符的經濟合同。
4.5公司出具授權委托書委托員工簽訂合同的,該員工為公司委托人。公司委托人,可以在公司授權范圍內代表公司簽約。公司委托人必須對本企業(yè)公司負責。若公司委托人超出委托權限簽約,造成公司損失的,公司將按照有關本制度有關規(guī)定處理。
4.6簽訂合同必須貫徹'平等互利、協(xié)商一致、等價有償'的原則和'價廉物美、擇優(yōu)簽約'的原則。任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨,決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依本制度有關規(guī)定嚴懲。
4.7合同的形式:除即時結算付清款項的合同外,一律采用書面合同,并必須采用統(tǒng)一合同文本。
4.8合同的內容應符合以下要求:
4.8.1當事人的情況:記載清楚合同當事人的名稱(個人的要寫姓名和身份證號)、地址、聯(lián)系方式,合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。
4.8.2合同標的:合同標的應具有唯一性、準確性,買賣合同應詳細約定規(guī)格、型號、商標、產地、等級等內容;服務合同應約定詳細的服務內容及要求;對合同標的無法以文字描述的應將說明材料如圖紙等作為合同的附件。
4.8.3數(shù)量:合同應采用國家標準的計量單位,約定標的物數(shù)量,無法約定確切數(shù)量的應約定數(shù)量的確定方式(如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等)。
4.8.4質量:有國家標準,部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的,應約定所采用標準的代號;化工產品等可以用指標描述的產品應約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。
4.8.5價款或報酬:價款或者報酬應在合同中明確,采用折扣形式的應約定合同的實際價款;價款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現(xiàn)金等應予以明確;價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。
4.8.6履行期限、地點和方式
履行期限應具體明確定,無法約定具體時間的,應在合同中約定履行期間的方式;
合同履行地點應力爭作對本方有利的約定,如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應明確至市轄區(qū)或縣一級;
買賣合同在合同中應約定交付的手續(xù),即合同履行的標志,如托運單、倉庫保管員簽單等。
4.8.7合同的擔保
合同中對方事人要求提供擔�；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁⿹５�,應結合具體情況根據(jù)《擔保法》的要求辦理相關手續(xù)。
4.8.8合同的'解釋
合同文本中所有文字應具有排它性的解釋,對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。
4.8.9保密條款
對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。
4.8.10違約責任
根據(jù)《合同法》作適當約定,注意合同的公平性。
4.8.11合同糾紛解決的約定:為了方便公司控制訴訟成本,合同糾紛統(tǒng)一約定由公司所在地的法院、仲裁委員會處理。
4.9簽訂合同的工作程序:
4.9.1簽訂合同前,經辦人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度4.2條對對方當事人的有關情況進行審查,并復印對方當事人所有的相關資料如法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書等留存。
4.9.2銷售、采購合同,由主辦業(yè)務人員與對方當事人商談后擬好合同條款,附合同會簽表報審批,由總經公編寫合同編號并加蓋合同專用章,必要時,由總經理指定責任人員對合同進行合法性審查。
4.10
.3除銷售、采購合同以外的合同由總經理指定責任人員會同相關部門與對方當事人進行商談,擬好合同條款,附合同會簽表報批,審批程序按照本制度4.3規(guī)定執(zhí)行,合同審批通過后再經公司簽章生效。
4.10.4若合同要經過政府有關部門登記才生效的,或者法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準登記手續(xù)的合同,合同成立后由總經辦依法及時辦理。
4.10.5合同正式簽訂后,合同文本及有關材料復印件除經辦人自行保管外,應當隨合同及相關資料的原件和會審表交存公司總經辦備案。
5.合同的履行
5.1公司及所屬分公司應當按照合同約定全面履行自己的義務,并隨時督促對方當事人及時履行其義務。合同的經辦員工應當負責公司依約履行合同,因工作疏忽導致公司違約的,公司將按照本制度有關規(guī)定追究經辦人的責任。
5.2在合同履行過程中,對本公司的履行情況應及時做好記錄并經必須做好對方確認工作。
其中,履行銷售合同交付貨物時應由對方當事人簽署一式二份的收貨單,一份留存對方,一份交銷售部門備查。向對方當事人交付增值稅發(fā)票時應由對方當事人出具收條。
履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據(jù)或收條,公司原則上只開具限制性抬頭的轉賬支票,不允許以現(xiàn)金形式支付。
5.3在履行合同過程中,經辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的,應立即中止履行,同時及時書面上報總經辦處理,并報總經理。
5.3.1經營狀況嚴重惡化;
5.3.2轉移財產,抽逃資金,以逃避債務;
5.3.3喪失商業(yè)信譽;
5.3.4有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形;
5.4債權債務的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認;
5.4.1在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中,經辦人員應定期對帳,確認雙方債權債務;
5.4.2在對方當事人發(fā)生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發(fā)生變動時,應及時對帳,確認合同效力及雙方債權債務。
6.合同糾紛的處理
6.1合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時,應首先根據(jù)法律和公司規(guī)定,按照實事求是的原則,由經辦人、有關業(yè)務部門與法律顧問,與對方當事人平等協(xié)商解決;經辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。
6.2合同雙方在一定期限(一般為一個月)內無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協(xié)商解決的,經辦人員應及時書面報告總經辦和總經理,并擬定處理意見,報總經理決定。
對方當事人涉嫌合同詐騙的,應立即報告總經辦和總經理。
6.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛,以及對方當事人起訴的,相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關證據(jù)報總經辦。
6.4處理合同糾紛的原則:
6.4.1堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩,法律沒規(guī)定的,以國家政策或合同條款為準。
6.4.2以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后,應及時與對方當事人友好協(xié)商,在既維護本公司合法權益,又不侵犯對方合法權益的基礎上,互諒互讓,達成協(xié)議,解決糾紛。
6.4.3因對方責任引起的糾紛,應堅持原則,保障我方合法權益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛,應尊重對方的合法權益,主動承擔責任,并盡量采取補救措施,減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛,應實事求是,分清主次,合情合理解決。
6.4.4合同糾紛的提出,加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時間,應在法律規(guī)定的時效內進行,并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。
6.5凡由總辦處理的合同糾紛,所有相關職能部門及項目必須主動提供下列證據(jù)材料:
6.5.1合同的文本(包括變更、補充、解除合同的協(xié)議),以及與合同有關的附件、文書、傳真、圖表等;
6.5.2送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關憑證;
6.5.3貨款的承付、托收憑證,有關財務帳目;
6.5.4產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告;
6.5.5有關方違約的證據(jù)材料;
6.5.6其他與處理糾紛有關的材料。
6.6對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書、上級主管機關的處理意見、仲裁書、判決書、裁定書、調解書等,在正式生效后,應復印若干份,分別送與對該糾紛處理及履行有關的部門收執(zhí),各職能部門/項目應由專人負責該文書執(zhí)行的了解或履行。
6.7對于當事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關規(guī)定的,承辦人應及時向主管負責人匯報。
6.8對方當事人逾期不履行已經發(fā)生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的,可向人民法院申請執(zhí)行。申請執(zhí)行統(tǒng)一由總經辦處理。在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前,有關部門應認真檢查對方的執(zhí)行情況,防止差錯,并把有關情況及時報告總經辦。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的,應制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。
6.9合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的,應及時通知有關職能部門/項目,并將有關資料匯總歸檔以備考。
7.合同的變更、解除
7.1公司的合同變更、解除,按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準登記等手續(xù)的,應依法及時辦理。
7.2變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應履行,經雙方一致同意停止履行的除外。
7.3合同的變更、解除的有關規(guī)定:
7.3.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的,須經雙方協(xié)商,重新達成書面協(xié)議,新協(xié)議未達成前,原合同仍然有效,必須繼續(xù)履行。公司收到對方當事人要求解除或變更的通知書后,應當在規(guī)定的期限內作出書面答復。
7.3.2存在下列情形之一的,公司可以單方解除合同,經辦人應當及時向公司合同的審批程序原審批人員報告情況。
7.3.2.1因不可抗力致使不能履行合同的;
7.3.2.2在履行期限屆滿之前,對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務;
7.3.2.3對方遲延履行主要債務,經催告后在合理期限內仍未履行;
7.3.2.4對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的;
7.3.2.5法律規(guī)定的其他情形。
7.4變更或解除合同的,應當采用書面形式(包括書信、電報)。
8.合同檔案的日常管理
8.1本公司實行二級合同管理,公司總經理辦公室全面負責公司的合同原件管理,相關職能部門/項目留存合同的復印件�？偨浝磙k公室會同有關職能部門/項目認真做好合同管理的基礎工作。具體如下:
8.1.2.1建立合同檔案;
8.1.2.2建立合同管理臺帳;
8.1.2.3填寫'合同情況月報表'。
8.2公司的公章專人管理,公司的空白合同、授權委托書也由專人管理,公司所有合同、授權委托書均由總辦統(tǒng)一登記編號、經辦人簽名,并記錄領取情況,業(yè)務人員不得隨身攜帶合同專用章或已蓋章的空白授權委托書、空白合同出外,特殊情況由總經理批準的除外。
合同專用章、蓋章的空白合同、授
權委托書、已簽訂的合同有遺失的,應及時向當?shù)毓矙C關報案,并登報聲明。
8.3合同有關的送貨回單,增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務往來傳真、信函、對帳單等資料,職能部門/項目應自行保管好;重要資料應將原件交總經辦隨合同保管。
8.4合同經辦人員與本公司終止勞動關系前應把有關材料及空白合同、名片、委托書移交完畢,經總經辦和有關部門確認后方可辦理有關手續(xù)。
合同經辦人員與本公司終止勞動關系或因其他原因發(fā)生變更的,總經辦應在情況發(fā)生當日二周內書面告知各有關單位。
9.考核與獎懲
9.1公司、所屬各項目全體職員應當嚴格遵守本制度,有效訂立、履行合同,切實維護公司的整體利益�？偨涋k負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。
9.2對在合同簽訂、::履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題,積極采取補救措施,使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中,避免或挽回重大經濟損失的,予以獎勵。
9.3合同經辦人員出現(xiàn)下列情況之一,給公司造成損失的,公司將依法向責任人員追償損失:
9.3.1未經授權批準或超越職權簽訂合同;
9.3.2擅自為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同,授權委托書;
9.3.3應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同;
9.3.4工作疏忽導致公司違約造成損失的。
9.4合同經辦人員出現(xiàn)下列情況之一,給公司造成損失的,公司酌情向有關人員追償損失:
9.4.1因工作過失致使公司被詐騙;
9.4.2公司履行合同未經對方當事人確認;
9.4.3遺失重要證據(jù);
9.4.4發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕,事發(fā)后沒有立即報告公司的按隱瞞不報處理;
9.4.5合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書遺失未及時報案和報告;
9.4.6其他違反公司相關制度的。
9.5公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法,構成犯罪的,將依法移交司法機關處理。
9.6以上未明晰獎罰的行為均通過年度績效考核體現(xiàn)。
10、附則
10.1本制度由廣州xx物業(yè)管理有限公司總經辦負責解釋。
10.2本制度由總經理批準后生效,自頒布之日起執(zhí)行
合同管理制度8
第一章總則
第一條為了促進公司對外經濟活動開展，規(guī)范公司的經營行為，減少和避免合同糾紛，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關法律法規(guī)的規(guī)定結合公司實際，制定本辦法。
第二條公司各部門及下屬分公司、子公司與公司外各類法人、自然人、其它組織進行各類經濟活動和非經濟活動所簽訂的各類合同、協(xié)議、章程等均遵守本辦法。
公司內部簽訂的各種協(xié)議及勞動合同的管理，不適用本辦法。
第三條合同管理是指合同從準備、談判、簽署、生效、履行、變更、解除直到解決糾紛、救濟權利的整個過程中所進行的一系列民商事法律行為，包括：合同管理的部門及其職責、合同的簽署、合同的審查、合同的履行、違約情況的處理、合同檔案的管理。
第四條合同管理實施“依法管理、全程管理、專人管理”的原則。
第二章合同管理機構及職責
第五條辦公室為本公司合同管理的主管部門，其主要職責是：
1、負責監(jiān)督指導公司合同的制定，對合同進行審核，避免出現(xiàn)法律漏洞;
2、協(xié)助公司顧問律師對合同進行可行性分析，并提出書面報告;
3、對公司各類合同的簽訂及履行情況進行監(jiān)督、檢查;
4、對合同履行中出現(xiàn)的糾紛提出處理意見，并向公司領導匯報;
5、負責對公司簽訂的各類合同及其糾紛處理資料的匯總歸檔保管，調閱登記等日常合同檔案管理工作;
第六條合同承辦部門的職責
1、根據(jù)授權依法組織合同的簽訂、變更、解除等事宜;
2、負責初審合同承辦人草擬的合同可行性報告，并提出審查意見交辦公室備案，供公司領導參考;
3、依法履行合同，及時以書面形式向公司通報合同履行中發(fā)生的重問題及其解決方案;
4、在顧問律師的指導下及時收集整理出現(xiàn)問題合同所涉及的證據(jù)材料，并提交辦公室備案;
5、負責本部門合同文本管理及歸檔移交工作。
第七條、合同承辦人員的職責
1、根據(jù)授權辦理簽訂、變更、解除合同事宜;
2、草擬合同，并向合同承辦部門提供合同草稿、可行性論證及對方經營范圍、資信情況及履約能力的調查材料，并對其真實性和合法性負責;
3、認真履行生效合同，隨時檢查合同履行情況;
4、及時向合同承辦部門匯報合同履行中出現(xiàn)的問題。
第八條財務部門在合同管理中的職責
1、對確屬我公司簽訂并合法生效的合同，財務部門應及時結算、報銷付款。
2、對不按規(guī)定使用合同專用章或以部門名義對外簽訂的合同，財務部門可暫不予結算并及時通知顧問律師對合同的有效性進行審查。
3、我方先履行付款義務，有預付款或分批付款的合同，未見我方簽字、蓋章的書面合同原件及合同管理部門的審查意見，財務部門不予付款。
4、對方需先履行義務，我方主要是付款義務的合同沒有充分證據(jù)表明對方已完全履行合同義務的，財務部門不予付款。
第三章合同的托代理
第九條下列人員有權代表公司簽訂合同：
1、公司法定代表人;
2、公司法定代表人書面授權托的人。
第十條各法人托人的具體帶來權限由法定代表人在簽發(fā)《法人托書》中注明。法人托人必須嚴格按照授權范圍行使簽約權，禁止超越代理權限對外簽約。
第十一條法人托人的主要職責
1、在授權范圍內負責談判、簽訂合同，既不能違章越權，也不能消極推諉;
2、對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責;
3、所簽合同應及時上報;
4、認真履行已生效的合同，發(fā)現(xiàn)問題的及時上報并提出處理意見;
5、保管好本人所簽訂合同的一切資料，并及時上交歸檔。
第十二條授權托書不得轉借他人或涂改，凡調離本單位或改做其它工作失去代理條件的，應主動向合同主管部門繳銷授權托書;不繳銷證書者，人事部門不得辦理調動手續(xù)。
第四章合同的簽署
第十三條公司對外發(fā)生經濟往來，除標的額較小或能即時清結的外，均須簽訂書面合同;雖能即時清結但屬批量、交易額較，或當時難以監(jiān)測產品內在質量和技術性能及容易引起糾紛的交易，也應簽訂書面合同。
第十四條凡有國家或行業(yè)示范文本的，應當優(yōu)先使用，但在選用時，對涉及權利義務關系的條款經辦人和辦公室要重點審查，必要時可以進行修改。無示范文本的合同采用辦公室提示的示范文本。
第十五條簽訂合同應當使用主管部門監(jiān)制的合同統(tǒng)一文本或參照規(guī)范文本，具體份數(shù)按實際情況確定，但我方至少留存三份，合同主管部門一份、財務一份、承辦部門一份。
第十六條合同承辦人應當參加合同談判，并做好文字記錄。文字記錄應當同合同文本一起上交辦公室歸檔備案。
第十七條當事人協(xié)商一致的'修改、補充合同的文書、電報、傳真、圖表、會議紀要、備忘錄等都是合同的組成部分，應隨合同文本一起叫辦公室歸檔備案。
第五章合同的'審查與審批
第十八條合同審查應當在合同正式簽訂前進行。合同審查包括專業(yè)部門審查、財務審查和法律審查，由不同部門分別進行。
第十九條公司合同審批的常規(guī)流程：
1、合同承辦人應填寫“合同審批表”并連同合同草案上報合同承辦部門負責人;
2、合同承辦部門負責人負責對合同的業(yè)務內容進行審查，并簽署意見;
3、財務部門負責對合同的財務條款進行審查，并簽署意見;
4、公司顧問律師對合同的法律條款進行審查，并簽署意見;
5、如該合同牽涉其他業(yè)務部門，由辦公室分送該業(yè)務部門負責人進行審查，并簽署意見;
6、由辦公室將以上意見匯總后報分管副總進行審查，決定批準與否。
第二十條、專業(yè)部門對合同審核的內容主要包括：
1、合同的技術性(技術可行性分析、技術措施是否合理、技術難題和風險)
2、合同的安全性(對公司的商業(yè)秘密和知識產權是否采取保密措施、不得損害公司的商業(yè)信譽和其它利益)
3、業(yè)務部門認為必須審核的其它內容。
第二十一條、財務審查內容包括
1、資金、資產的合法性(資金來源合法，資產的所有權明確、資金使用和資產動用的審批手續(xù)齊備、.資金、資產的用途及使用方式合法)
2、價款、酬金和支付方式合法(價款、酬金的數(shù)額符合市場價格、價款、酬金的支付方式符合財務紀律、與資金、資產有關的其它事項)
3、財務風險控制(合同的簽訂與履行在融資方面的要求應符合公司資產負債率指標要求。該指標是經國家電力公司批準的考核指標或者公司制定的預算指標、合同的簽訂與履行在融資方面的要求應符合公司發(fā)展戰(zhàn)略中企業(yè)信用等級要求。合同貨款結算方式的合理選用)
4、保函內容的合理性及風險性;
5、索賠條款的合理性;
6、資金財務部認為需要審核的其它內容。
第二十二條法律審查應當由辦公室將合同文本及其相關材料交由公司顧問律師進行審查。
第二十三條公司法定代表人根據(jù)各審核部門的審核意見決定是否簽約。決定簽約時，應當在合同文本上簽字，并加斧司法人印章。
第七章合同的履行
第二十四條合同依法生效后，既具有法律約束力。一切與合同有關的部門和人員，應嚴格履行合同規(guī)定的義務。
第二十五條合同執(zhí)行部門應負責記錄和監(jiān)督對方的履約情況，保存好相關單據(jù)、信函、會議紀要、鑒定報告、檢測結果等資料。對于出現(xiàn)問題的產品還要進行保存、拍照。
第二十六條合同執(zhí)行部門還應按月填寫“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”，其中必須列明和驗證對方各項履約行為和承諾(如質量、進度等)，并將該說明報辦公室備案。
第二十七條合同履行過程中發(fā)現(xiàn)對方履約能力及資信程度下降應及時通知辦公室并向分管副總和匯報，及時想對方出具不安抗辯書，維護公司合法權益。
第二十八條在合同履行過程中如遇法律規(guī)定或合同約定的變更解除事由，可以變更或解除合同。變更、解除合同的審批權限和程序與原合同訂立的審批權限和程序相同。
第七章違約及糾紛處理
第二十九條、發(fā)生合同糾紛后，承辦部門應首先及時與對方協(xié)商解決。協(xié)商不成時，應在規(guī)定的期限內以書面形式上報主管領導和合同主管部門。
第三十條對于需要應訴或起訴的案件，經公司領導批準后，由辦公室協(xié)助公司顧問律師進行證據(jù)收集、談判、參加調解和出庭。
第八章合同的登記、備案與歸檔
第三十一條合同文本必須至少一式四份，其中二份交給對方，其余原件必須在合同簽訂之后三個工作日內報送辦公室和財務部。合同簽訂部門、合同履行部門因工作需要使用原件時，向辦公室辦理暫借手續(xù)。
第三十二條合同的檔案管理是合同管理的基礎工作，辦公室應根據(jù)實際情況建立合同臺帳、報表，并按時填報。
第三十三條辦公室應對公司內所有合同文本以及與合同相關的往返法律文件進行匯總，并編號登記，制作月度合同簽訂情況一覽表，映公司合同的簽訂以及由合同引起的訴訟情況。
第三十四條合同簽訂部門的負責人對已生效的合同應當編號登記，分類歸檔，并建立合同臺帳。合同的統(tǒng)計報表實行季報制，各部門于每季度第一個月前三個工作日內填報上季度報表報送辦公室。辦公室應于每季度的前十個工作日內匯總，并報公司主管領導。
第三十五條合同簽訂后三個工作日內，合同承辦部門應將合同檔案原件整理裝訂送交辦公室存檔。合同檔案的范圍包括：信譽調查報告、意向接觸報告、合同文本草稿、合同簽訂審批表及審批修改意見、法人授權托書、對方資質證明文件、各種審批管理表格、合同談判記錄、合同正本及附件、合同簽訂、變更、解除過程中的信函、電報、電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證以及其他有關資料、文件(合同簽訂后取得的資料，應在取得資料后三個工作日內歸檔)。
第三十六條合同履行完畢后，合同承辦部門的應于五個工作日內將合同文本以及合同執(zhí)行期間所有的往來信件、變更協(xié)議、收(付)款記錄、請示報告等有關資料交辦公室歸檔。
第九章附則
第三十七條本制度有關條款若與國家法律、法規(guī)和上級合同管理機關有關規(guī)定相抵觸的，從其規(guī)定。
第三十八條本制度由辦公室指定并負責解釋。
合同管理制度9
合同是承包商在工程過程中的最高行為準則。承包商在工程過程中的一切活動都是為了履行合同責任。所以,廣義地說,承包工程項目的實施和管理的全部工作都可以納入合同管理的范圍。合同管理貫穿于工程實施的全過程和工程實施的各個方面。但從管理的角度出發(fā),合同管理的目的是,保證承包商全面地、有秩序地完成合同規(guī)定的責任和任務。它是承包工程項目管理的核心和靈魂。在工程項目合同管理工作中應注意以下幾點:
一、建立合同實施的保障體系,以保證合同實施過程中的一切日常事務性工作有秩序地進行,保證合同目標的`實現(xiàn)。
二、監(jiān)督承包商的工作小組和分包商按合同施工,并協(xié)調各方面的合同實施工作。同時也應監(jiān)督,協(xié)助業(yè)主和業(yè)主的工程師完成他們的合同責任,以保證工程順利進行。
三、對合同實施情況進行跟蹤,將實際情況和合同資料進行對比分析,找出其中的偏離,對工程實施進行診斷,向項目經理提出合同實施方面的意見和建議。
四、合同變更管理:
對合同變更進行事務性處理,如落實變更措施,修改變更相關的資料,檢查變更措施落實情況。
五、日常的索賠和反索賠:
1、與業(yè)主之間的索賠和反索賠
2、與分包商之間的索賠和反索賠
在工程實施過程中,承包商與業(yè)主、總(分)包商、材料供應商、銀行等之間都可能有索賠或反索賠。::合同管理人員承擔著主要的索賠(反索賠)任務,負責日常的索賠(反索賠)處理事項。主要有:
1)對收到的對方的索賠報告進行審查分析,收集反駁理由和證據(jù),復核索賠值,起草并提出反索賠報告。
2)對由于干擾事件引起的損失,向責任者提出索賠要求;收集索賠證據(jù)和理由,分析干擾事件的影響,計算索賠值,起草并提出索賠報告。
3)參加索賠談判;對索賠(反索賠)中涉及到的問題進行處理。
項目合同管理是指對項目管理所涉及或發(fā)生的各類經濟合同協(xié)議等法律文件,從談判、簽約、履約、過程控制到結算等一系列環(huán)節(jié)進行全過程管理。
合同管理制度
現(xiàn)根據(jù)公司要求,結合本項目具體情況,為搞好項目成本核算和成本管理工作,提高項目的管理水平,使項目的成本管理水平走上一個新臺階,特制訂項目部合同管理制度,請項目各(科)室嚴格按照以下程序辦理:
一、實行招投標制度:
材料采購、勞務、分包等合同實行招投標制度,凡萬元以上的項目(含一萬元)須發(fā)出招標文件,招標文件由各專業(yè)技術部門負責根據(jù)圖紙、技術要求和供應時間共同起草,對于工程數(shù)量由技術和成本室共同核對簽認后,作為合同數(shù)量。由項目各專業(yè)技術、工程及材料聯(lián)合對材料供應商、勞務、分包單位進行考察,并寫出詳細的考察報告,根據(jù)考察報告,確定投標單位,投標文件收齊后,由項目工程、技術、材料、成本、經理等聯(lián)合組織開標,根據(jù)考察的結果和投標價格確定中標單位。
二、合同管理:
1.成本經理在項目經理的領導下,全面負責項目的合同管理工作。項目任何直接費用支出均應簽定正式合同,并按已經定出的原則做好成本分析工作。合同文件及相關資料原件由成本經理統(tǒng)一保管,具體執(zhí)行人員可執(zhí)有副本或復印件。
2.材料合同由材料室負責起草和管理,合同草稿實行各室傳閱、修改后定稿,定稿后的合同各室應嚴格按照規(guī)定條款執(zhí)行。
3.勞務和分包合同由成本室負責起草,合同草稿實行各室傳閱、修改后定稿,定稿后的合同各室應嚴格按照規(guī)定條款執(zhí)行,對于合同外發(fā)生的工作和內容必須由用工和派工人在當天簽認,每月26日前由工程經理將當月各隊所有結算資料轉交成本室核算,當月不交或隔月上交者成本室不再予以結算。
4.項目經理組織責任人員對重要的合同文本進行學習,提高員工的合同意識。各業(yè)務主管人員以合同為日常管理的依據(jù),加強對合同履行情況的追蹤,并及時做好記錄。各業(yè)務科室主管向成本經理提供分包單位和供應商的合同履行情況及相關證據(jù)。成本經理在進行工費、材料費等費用支出結算時一律以合同的履行情況為依據(jù)。
5.嚴禁后補合同。
三、變更洽商管理:
1.項目對甲方的洽商,必須先辦理完變更洽商,當天交一份給成本室備案,成本室根據(jù)變更洽商內容::編制工程概算或預算上報給甲方,甲方批準后,方可進行變更洽商內容的施工,否則不能進行變更洽商的施工。
2.對于勞務、分包和材料采購的技術交底應與變更洽商應嚴格區(qū)分開來,變更洽商應附有甲方簽認洽商的原始資料,方可進行調整合同價款,否則不能調整合同價款。技術交底只是作為工程施工的依據(jù),而不能作為變更洽商和結帳的依據(jù),凡以技術交底作為結算依據(jù)者,成本室一律不予認可。
合同管理制度10
第一章總則
第一條為了實現(xiàn)依法治理企業(yè)，促進公司對外經濟活動的開展，規(guī)范對外經濟行為，提高經濟效益，防止不必要的經濟損失，根據(jù)國家有關法律規(guī)定，特制定本管理辦法。
第二條凡以公司名義對外發(fā)生經濟活動的，應當簽訂經濟合同。
第三條訂立經濟合同，必須遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。
第四條本辦法所包括的合同有設計、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。
第五條除即時清結者外，合同均應采用書面形式，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第六條國家規(guī)定采用標準合同文本的則必須采用標準文本。
第七條公司由法律顧問根據(jù)總經理的授權，全面負責合同管理工作，指導、監(jiān)督有關部門的合同訂立、履行等工作。
第二章合同的訂立
第八條與外界達成經濟往來意向，經協(xié)商一致，應訂立經濟合同。
第九條訂立合同前，必須了解、掌握對方的經營資格、資信等情況，無經營資格或資信的單位不得與之訂立經濟合同。
第十條除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委托方能對外訂立書面經濟合同。
第十一條對外訂立經濟合同的授權委托分固定期限委托和業(yè)務委托兩種授權方式，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權方式，其他一般人員均采用業(yè)務委托的授權方式。
第十二條授權委托事宜由公司法律顧問專門管理，需授權人員在辦理登記手續(xù)，領取、填寫授權委托書，經公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權生效。
第十三條符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：
1.單筆業(yè)務金額達一萬元的;
2.有保證、抵押或定金等擔保的;
3.我方先予以履行合同的;
4.有封樣要求的;
5.合同對方為外地單位的;
第十四條經濟合同必須具備標的(指貨物、勞務、工程項目等)，數(shù)量和質量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。
第十五條對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。
第十六條合同標的額不滿一萬元，按本辦法第十三條規(guī)定應當訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，注明本辦法所規(guī)定的合同主要條款，注明不能訂立書面合同的理由，并經總經理批準同意，否則該業(yè)務不能成立。
第十七條每一合同文本上或留我方地合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號，如不能一一注明，須經公司總經在我方所留的合同上簽字同意。
第十八條合同文本擬定完畢，憑合同流轉單據(jù)按規(guī)定的流程經各業(yè)務部門、法律顧問、財務部門等職能部門負責人和公司總經理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。
第十九條公司經理對合同的訂立具有最終決定權。
第二十條流程中各審核意見簽署于合同流轉單據(jù)及一份合同正本上，合同流轉單據(jù)作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。
第二十一條對外訂立的經濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要，須總經理特批。
第二十二條單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
第二十三條合同蓋章生效后，應交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對合同進行編號并登記。
第二十四條合同文本原則上我方應持單份，至少應持二份，合同文本及復印件由財務部、辦公室、法律顧問、具體業(yè)務部門等各部門分存，其中元件由財務部門和辦公室留存。
第二十五條非書面合同代用單也視作書面合同，統(tǒng)一予以編號。
第三章合同的履行
第二十六條合同依法訂立后，即具有法律效力，應當實際、全面地履行，
第二十七條業(yè)務部門和財務部門應根據(jù)合同編號各立合同臺帳，每一合同設一臺帳，分別按業(yè)務進展情況和收付款情況一事一記。
第二十八條有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司總經理匯報并通知法律顧問。
第二十九條財務部門依據(jù)合同履行收付款工作，對具有下列情形的業(yè)務，應當拒絕付款：
1.應當訂立書面合同而未訂立書面合同，且未采用非書面合同代用單的;
2.收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。
第三十條付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當督促付款單位出具代付款證明。
第三十一條在合同履行過程中，合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經辦人員審核簽字認可，經總經理簽字同意后，再轉財務審核付款。
第三十二條合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料，對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。
第四章合同的變更和解除
第三十三條變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經業(yè)務部門、財務部門、法律顧問等相關職能部門負責人和公司總經理審核通過方可。
第三十四條我方變更或解除和同地通知或雙方的協(xié)議應當采用書面形式，并按規(guī)定經審核后加蓋公章或合同專用章。
第三十五條有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內向公司總經理匯報并通知法律顧問。
第三十六條變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發(fā)的要求，掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。
第三十七條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。
第三十八條合同變更后，合同編號不予改變。
第五章其他
第三十九條合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據(jù)和憑證，有關人員應保守合同秘密。
第四十條業(yè)務部門、財務部門應當根據(jù)所立合同臺帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內的合同訂立或履行情況，由法律顧問據(jù)此統(tǒng)計合同訂立和履行的情況，并向總經理匯報。
第四十一條各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料(包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等)按合同編號整理，由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。
第四十二條公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。
第六章責任
第四十三條凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經濟和行政責任。
第四十四條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任。
第七章附則
第四十五條本辦法適用于偉凡公司本部和各部門。
第四十六條本辦法解釋權歸公司總經理。
第四十七條本辦法自下發(fā)之日起生效實施。
合同管理制度范本二
第一章總則
第一條為了促進公司對外經濟活動開展，規(guī)范公司的經營行為，減少和避免合同糾紛，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關法律法規(guī)的規(guī)定結合公司實際，制定本辦法。
第二條公司各部門及下屬分公司、子公司與公司外各類法人、自然人、其它組織進行各類經濟活動和非經濟活動所簽訂的各類合同、協(xié)議、章程等均遵守本辦法。
公司內部簽訂的各種協(xié)議及勞動合同的管理，不適用本辦法。
第三條合同管理是指合同從準備、談判、簽署、生效、履行、變更、解除直到解決糾紛、救濟權利的整個過程中所進行的一系列民商事法律行為，包括：合同管理的部門及其職責、合同的簽署、合同的審查、合同的履行、違約情況的處理、合同檔案的管理。
第四條合同管理實施“依法管理、全程管理、專人管理”的原則。
第二章合同管理機構及職責
第五條辦公室為本公司合同管理的主管部門，其主要職責是：
1、負責監(jiān)督指導公司合同的制定，對合同進行審核，避免出現(xiàn)法律漏洞;
2、協(xié)助公司顧問律師對合同進行可行性分析，并提出書面報告;
3、對公司各類合同的`簽訂及履行情況進行監(jiān)督、檢查;
4、對合同履行中出現(xiàn)的糾紛提出處理意見，并向公司領導匯報;
5、負責對公司簽訂的各類合同及其糾紛處理資料的匯總歸檔保管，調閱登記等日常合同檔案管理工作;
第六條合同承辦部門的職責
1、根據(jù)授權依法組織合同的簽訂、變更、解除等事宜;
2、負責初審合同承辦人草擬的合同可行性報告，并提出審查意見交辦公室備案，供公司領導參考;
3、依法履行合同，及時以書面形式向公司通報合同履行中發(fā)生的重大問題及其解決方案;
4、在顧問律師的指導下及時收集整理出現(xiàn)問題合同所涉及的證據(jù)材料，并提交辦公室備案;
5、負責本部門合同文本管理及歸檔移交工作。
第七條、合同承辦人員的職責
1、根據(jù)授權辦理簽訂、變更、解除合同事宜;
2、草擬合同，并向合同承辦部門提供合同草稿、可行性論證及對方經營范圍、資信情況及履約能力的調查材料，并對其真實性和合法性負責;
3、認真履行生效合同，隨時檢查合同履行情況;
4、及時向合同承辦部門匯報合同履行中出現(xiàn)的問題。
第八條財務部門在合同管理中的職責
1、對確屬我公司簽訂并合法生效的合同，財務部門應及時結算、報銷付款。
2、對不按規(guī)定使用合同專用章或以部門名義對外簽訂的合同，財務部門可暫不予結算并及時通知顧問律師對合同的有效性進行審查。
3、我方先履行付款義務，有預付款或分批付款的合同，未見我方簽字、蓋章的書面合同原件及合同管理部門的審查意見，財務部門不予付款。
4、對方需先履行義務，我方主要是付款義務的合同沒有充分證據(jù)表明對方已完全履行合同義務的，財務部門不予付款。
合同管理制度11
1.目的
為規(guī)范合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于公司、所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的各類合同、協(xié)議等，包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產轉讓合同、倉儲合同、服務合同等。
3.職責
3.1公司總經理負責公司銷售、采購合同及其他經濟合同的審批;
3.2 公司辦公室負責公司各類合同的管理工作，具體職責是：
3.2.1負責除銷售、采購合同以外，其他各類合同的談判工作并根據(jù)公司法定代表人的授權簽訂合同;
3.2.2負責制定銷售、采購合同統(tǒng)一文本;
3.2.3負責對合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權委托書的發(fā)放和管理;
3.2.4負責各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查;
3.2.5負責經濟合同糾紛的處理;
3.2.6負責經濟合同的檔案管理;
3.2.7負責本制度的監(jiān)督執(zhí)行。
4.合同的簽訂
4.1合同的主體
訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨立承擔民事責任的組織，其他部門、機構、分公司等不得擅自簽訂合同。
訂立合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。
公司一般不與自然人簽訂經濟合同，確有必要簽訂經濟合同，應經公司總經理同意。
4.2合同的形式
訂立合同，除即時交割(銀貨兩訖)的簡單小額經濟事務外，應當采用書面形式。
“書面形式”是指合同書、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文(包括電報、傳真、電子郵件等)，除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。
4.3合同的內容
4.3.1當事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。
4.3.2合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規(guī)格、型號、商標、產地、等級等內容;服務合同應約定詳細的服務內容及要求;對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。
4.3.3數(shù)量：合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數(shù)量，常年經銷合同無法約定確切數(shù)量的應約定數(shù)量的確定方式(如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等)。
4.3.4質量：有國家標準，部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應約定所采用標準的代號;化工產品等可以用指標描述的產品應約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。
4.3.5價款或報酬：價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款;價款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現(xiàn)金等應予以明確;價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。
4.3.6履行期限、地點和方式
履行期限應具體明確定，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式;
合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應明確至市轄區(qū)或縣一級;
買賣合同在合同中一般應約定交付的手續(xù)，即合同履行的標志，如托運單、倉庫保管員簽單等。
4.3.7合同的擔保
合同中對方事人要求提供擔�；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁⿹５�，應結合具體情況根據(jù)《擔保法》的'要求辦理相關手續(xù)。
4.3.8合同的解釋
合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。
4.3.9保密條款
對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。
4.3.10合同聯(lián)系制度
履行期限長的重大經濟合同應當約定合同雙方聯(lián)系制度。
4.3.11違約責任
根據(jù)《合同法》作適當約定，注意合同的公平性。
4.3.12解決爭議的方式
解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，雙方對仲裁機構不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構。
4.4簽訂合同的工作程序
4.4.1簽訂合同前，業(yè)務人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度4.1條對對方當事人的有關情況進行審查，并復印對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書留存。
4.4.2銷售、采購合同，由主辦業(yè)務人員與對方當事人商談后擬好合同條款，附合同會審表報總經理審批，由辦公室編寫合同編號并加蓋合同專用章，必要時，由總經理指定責任人員對合同進行合法性審查。
合同管理制度12
1、目的
對合同進行有效控制，確保各類經濟合同能有效實施。
2、適用范圍
適合本院各部門簽訂的合法、有效的經濟合同文本及其相關資料，與合同事宜有關的往來信件、電報、電話記錄、圖表等。
3、職責
分院負責一般的合同文本的管理及送交上級主管部門備案。重要合同由綜合辦公室管理。
4、工作程序
4．1合同的分類
a．地質勘查合同b．施工合同c．儲量檢測合同
d．物探合同e．測繪合同g．內部合同h。其它外涉合同
4．2合同的`簽定、管理和使用
4．2．1本院合同由分院、綜合辦公室統(tǒng)一管理。
4．2．2凡行業(yè)主管部門有規(guī)定的，一律使用規(guī)定的合同文本。
4．2．3對外簽定合同，必須是院長或其授權人，授權必須辦理書面手續(xù)。
4．2．4合同用印必須經院長或其授權的院領導批準，填寫《合同用印登記表》HBKJ/QR042301。01。
4．2．5合同地辦理完全手續(xù)后，退回本院不得少于一式三份，使用正式文本的為：合同執(zhí)行單位、財務部、存檔，其他使用處為復印本。
4．2．6屬于合同內容的相關文件，與合同文本在存檔處保存。
4．3合同專用章
綜合辦公室負責合同專用章的管理。凡是外出簽定合同需帶合同專用章時承辦人員需辦理批準手續(xù)，填寫《合同專用章使用及外攜登記表》HBKJ/QR042301。02。
4．4本院合同文本及合同專用章一律不得向私人借用，違者追究經辦人責任。
5、質量記錄
5．1《合同用印登記表》HBKJ／QR042301．01
5．2《合同專用章使用及外攜登記表》HBKJ／QR042301．02
合同用印登記表
HBKJ／QR042301．01
序號日期合同編號合同名稱合同使用部
門及承辦人經辦人批準人備注
合同專用章使用及外攜登記表
HBKJ／QR042301．02
序號日期合同名稱建設單位
名稱合同專用章使用部門及承辦人經辦人批準人
合同管理制度13
第一章總則
第一條(目的意義)為了規(guī)范本公司的勞動合同管理工作，促進依法履行勞動合同，保護公司與員工的合法權益，有關法律、法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。
第二條(適用范圍)在本公司工作與公司簽訂勞動合同的所有員工。實行勞動合同制度，無論公司管理人員還是一般員工，所有員工必須熟悉了解勞動合同管理制度，依照勞動合同管理制度調整、穩(wěn)定、和諧本公司的勞動關系。
第三條(管理職責)公司勞動人事部門負責本公司的勞動合同管理工作，主要職責包括：
1、認真學習并貫徹執(zhí)行有關勞動合同的法律、法規(guī)和政策；
2、依據(jù)本制度辦理勞動合同的訂立、續(xù)訂、變更、解除、終止等手續(xù)；
3、加強勞動合同的基礎工作，實行動態(tài)管理，促進勞動合同管理的規(guī)范化、標準化。
第二章勞動合同的訂立
第四條(合同文本)勞動合同以書面形式訂立。公司遵循公平、公正的原則，提供勞動合同文本。勞動合同一式兩份，公司和員工各執(zhí)一份。
第五條(知情權)在締約過程中，員工可以了解公司的規(guī)章制度、勞動條件、勞動報酬等與提供勞動有關的情況；公司在招用時，可以了解員工健康狀況、學歷、專業(yè)知識和工作技能等與應聘工作有關的情況，雙方應當如實說明。
第六條(合同條款)根據(jù)《勞動法》規(guī)定，本公司勞動合同具備以下必備條款：
(一)勞動合同期限；
(二)工作內容；
(三)勞動保護和勞動條件；
(四)勞動報酬；
(五)勞動紀律；
(六)勞動合同終止的條件；
(七)違反勞動合同的責任。
同時，根據(jù)本公司的'實際，協(xié)商約定服務期和保守商業(yè)秘密等其他條款。
第七條(合同期限)本公司勞動合同期限為一至三年，根據(jù)不同崗位和任職資格協(xié)商確定，勞動合同屆滿經雙方協(xié)商一致，可以續(xù)簽勞動合同。
第八條(試用期)本公司在勞動合同中約定試用期，一年期合同開始履行時前兩個月為試用期，兩年期合同開始履行時前三個月為試用期，三年期合同開始履行時前六個月為試用期。
第九條(服務期)公司對享受本公司提供特殊待遇的員工，如出資招聘、出資培訓或提供出國考察、住房補貼等特殊待遇的，約定三至五年的服務期。員工應遵循誠實信用的原則，嚴格遵守服務期限，否則將承擔違約責任。
合同管理制度14
一、工程分包合同和外包勞務合同總稱為分包合同。分包合同由項目成本經理和分包單位協(xié)商擬定,經項目經理審核同意后,雙方正式簽定。
二、項目選擇分包單位應遵循公司《程序文件》的相關規(guī)定,再選擇時需進行招標工作。分包商的選擇,合同的簽定執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司合同管理辦法實施細則合同評審辦法》及《項目部合同評審及管理細則》。
三、分包合同的主要內容應包括以下幾方面:
1、明確工程名稱、施工地點、分包工程項目及范圍、工程造價、施工期限及其他雙方認為應明確的事項。
2、總包單位的主要職責:
a、組織審查分包單位編制的施工組織設計(或施工方案),安排施工計劃和綜合進度計劃,組織分包單位配合總包進行施工。
b、向分報單位提供有關施工圖紙和技術資料;審核并簽定分包單位編制的施工方案及施工圖預算;對分包工程的進度、::工程質量進行檢查監(jiān)督。
c、為分包單位創(chuàng)造條件:做好分包單位需用的施工現(xiàn)場的場地平整;清除地上地下障礙物、接通分包單位施工用的水源、電源;修通道路;鋪設塔吊路基;提供材料設備堆放場地;疏通現(xiàn)場積水;安裝夜間施工照明等。
d、負責辦理撥款簽證和竣工驗收手續(xù)。
3、分包單位的`主要職責:
a、參加總包組織的編制施工組織設計(或施工方案)和綜合進度計劃的工作,編制分包工程施工組織設計(或施工方案)和施工圖預算,送總包單位審核簽認。
b、按施工方案和施工進度計劃組織施工。
c、嚴格做好施工記錄。工程竣工后,及時將有關技術資料按規(guī)定退還給有關方面。
d、配合總包向建設單位辦理竣工驗收及移交手續(xù)。
4、任務范圍及施工責任劃分。
5、施工技術資料管理:包括總包應向分包單位提供的文件和分包應向總包提供的資料兩部分。
6、預結算及工程款撥付辦法:
a、施工圖預算編完后,送交總包單位審核。審定后的工程預算造價,作為總分包單位簽定合同的工程造價。
b、工程款撥付的規(guī)定。
c、工程竣工并經總包(或建設單位)驗收后,雙方及時辦理竣工結算,具體要求可在總分包合同中規(guī)定。
7、設計變更及經濟責任:
a、凡是由于建設單位的責任造成的設計變更,影響分包工程甚至總包工程正常施工導致工程停工時,應由建設單位負責賠償其全部損失,影響工期的,工期應響應順延。
b、由于總包單位責任而造成分包工程須變更設計時,必須征得設計單位同意,并辦好洽商手續(xù)。若因此而影響分包工程正常施工或導致停工的,由總包單位負責賠償經濟損失。工期相應順延。
c、凡因分包單位責任影響總包正常施工甚至導致總包停工時,其經濟損失由分包單位負責賠償,工期不得順延。
8、工程質量及竣工驗收:
a、工程質量檢驗標準:以施工圖及說明書、國家頒發(fā)的施工及驗收規(guī)范和質量檢驗評定標準為依據(jù),如兩者或三者之間的要求有矛盾時,以施工圖設計要求為準。
b、隱蔽工程驗收:分包單位應于驗收前48小時以書面形式通知總包單位(安裝工程還需由總包單位通知建設單位)到現(xiàn)場檢查,經檢查合格后,共同辦理隱蔽工程驗收手續(xù)。
c、設備安裝工程中,凡需由總包單位在施工中預留的各種孔、洞、溝、槽或預埋鐵件等,如果在土建施工圖紙上有注明的,由總包單位負責預留埋設。分包單位如需在已作完的土建工程上打眼鑿洞時,一律必須通過總包單位同意,并負責保證土建工程的結構和裝修質量。若有損壞,必須承擔全部責任�？偡职谑┕ぶ袘嗷プ⒁獗Ｗo成品,如施工中損壞成品時,所需一切修理費用由責任一方承擔。
d、竣工驗收:分包單位應在工程竣工前10天向總包單位提出書面的竣工驗收通知'(安裝工程還需由總包單位通知建設單位),總包單位應按期組織驗收。驗收合格后,兩方或三方應及時辦好'工程竣工驗收證明書'。在竣工驗收時,如發(fā)現(xiàn)工程質量有不符合驗收標準者,屬于分包責任造成的,分包應在商定的期限內負責修完,待符合驗收標準后,再進行辦理驗收手續(xù)。驗收完后,交給總包負責保管。
9、總包在施工現(xiàn)場應給分包提供食宿和生產設施的方便。
10、獎勵與罰款應明確規(guī)定,總包分包在工期和質量方面各自承擔的責任,并規(guī)定針對責任所進行獎懲的具體數(shù)額。
11、仲裁:總分包合同在簽定和執(zhí)行過程中發(fā)生爭議時,雙方應協(xié)商解決,協(xié)商無效時,可報北京市主管部門仲裁。
合同管理制度15
為加強水利工程合同管理工作，預防、減少和及時解決合同糾紛，維護合同雙方合法權益，提高經濟效益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》和有關規(guī)定，結合我市水利工程建設實際，制定本制度。
本制度適用于市水利局組建的項目法人或受項目法人委托與其他經濟組織、自然人或相互之間簽訂的水利工程合同、協(xié)議等。
一、合同管理職責
1、項目法人的主要職責
1）、認真學習、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國合同法》和有關法律法規(guī)，依法保護本局的合法權益。
2）、制定、修訂本局合同管理制度、辦法，組織實施合同管理工作。
3）、依法簽訂、變更、解除有關工程合同。
4）、嚴格審查所簽訂的合同，重大合同應提交有關方面會審，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。
5）、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。
6）、做好合同統(tǒng)計、歸檔、保管工作。
7）、監(jiān)督、檢查合同簽訂、履行情況。
8）、宣傳合同法和有關法規(guī)，培訓合同管理人員。
9）、依法處理合同糾紛。
10）、制止有關單位或個人利用合同進行違法活動。
2、財務部門的主要職責
1）、加強與項目法人及現(xiàn)場管理機構等的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應收應付情況。
2）、做好與合同有關的應收應付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議、妥善保管收、付憑證。
3）、配合項目法人做好合同管理工作。
二、合同審簽管理
1、本局對外簽訂合同，應由法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以本局名義對外簽訂合同。
2、嚴禁將合同業(yè)務介紹信轉借其他單位或個人使用。介紹信的存根應當保存五年，以備核查。
3、合同應當采用書面形式，合同文本應當采用國家規(guī)定的合同示范文本；合同相對方提供的合同文本必須送交局有關部門審核。
4、所有合同都應按順序由項目法人統(tǒng)一編號。
5、合同及其有關的書面材料，應當語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內容具體，用語準確、無歧義。
6、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所，標的，數(shù)量和質量，價款和報酬，履行的期限、地點和方式，違約責任及解決爭議的方法等。
7、對于合同標的沒有國家標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，由合同雙方共同取樣封存，并加蓋公章或合同章，分別交由指定責任人保管。
8、訂立依法可以設定擔�；蛘邔ο鄬Ψ降穆募s能力沒有把握的合同，應當要求相對方依法提供保證、抵押、留置、定金等相應形式的有效擔保。
對方當事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務能力的法人、其他組織或者自然人。對相對方的保證人的主體資格和清償債務能力要參照本制度的規(guī)定進行審查。
9、對外簽訂合同，要明確選擇糾紛審判管轄地，并優(yōu)先選擇由本局所在地人民法院管轄。
10、法定代表人或合同承辦人應當在合同文本上簽名或蓋章。
11、簽訂合同，應當加蓋單位的合同專用章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
三、合同審簽程序
1、簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。 對法人必須審查營業(yè)執(zhí)照原件或者蓋有工商行政管理局復印專用章的法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復印件（必須有最近年檢章）。
對非法人經濟組織，應當審查其是否按法律規(guī)定登記并領取營業(yè)執(zhí)照。對分支機構或是事業(yè)單位和社會團體設立的經營單位，除審查其經營范圍外，還應同時審查其所從屬的法人主體資格。
對外方當事人的資格審查，應調查清楚其地位和性質、經濟組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及注冊地。
2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。 代理人職務資格證明及個人身份證； 被代理人出具的授權委托書；
代理行為是否超越了代理權限或代理權是否超出了代理期限。
3、簽訂合同，必須認真審查對方當事人的履約能力。
4、簽訂合同，應當仔細審查對方當事人提供的有關證明資料，必要時應到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當事人偽造或變造證明材料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內容必須完全一致。
5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。
名片； 廠家介紹、產品介紹等資料； 各類廣告、宣傳資料； 各類電話機等通訊工具號碼；
對方當事人提供的未經我方合同承辦人見證而復制的或未與原件核對無異的復印資料。
6、合同承辦人應將合同的副本一份及時送交本單位財務部門備案，作為財務部門收付款物的依據(jù)。
四、合同履行、變更和解除
1、合同履約管理
1）、法定代表人或指定的委托人全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。
2）、在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應當對相對方的履行能力進行跟蹤調查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理，必要時經單位負責人同意，可實地調查合同標的情況和對方當事人的履約能力。
3）、接收標的必須經過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度規(guī)定和合同約定的標的應在法定期限內及時提出書面異議。
4）、合同結算必須通過本單位財務部門進行。對合法有效的合同，財務部門必須在合同約定的期限內結算。對未經合法授權或超權限簽訂的合同，財務部門有權拒絕結算。
5）、凡與合同有關的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據(jù)留存。
對我方當事人的.履約情況，除妥善保存有關收付憑證外，還要做好履約記錄。
我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關的法律文書時，應當連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。
2、合同的變更和解除
1）、對方當事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。
2）、我方當事人遇有不可抗力或者其他客觀原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。
3）、發(fā)現(xiàn)對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催促對方當事人采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據(jù)，及時向法定代表人報告。
4）、我方當事人因不便掌握，應明確變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方當事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協(xié)議。
五、合同糾紛處理
1、合同糾紛管理
1）、為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內進行。
2）、發(fā)現(xiàn)對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應當立即向單位負責人報告并向公安機關報案。
3）、合同承辦部門、人員應配合好參加仲裁或訴訟。
4）、合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。
5）、合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應當及時委托有資格的代理人參與處理糾紛。
6）、解決合同糾紛的申請書、起訴狀、證據(jù)、答辯狀、協(xié)議書、調解書、仲裁書、裁定書、判決書等，在結案后十日內，由承辦人送交備案。
2、合同糾紛處理程序
1）、發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應立即報告分管領導和本局領導，合同承辦部門、財務部門應當及時提供解決糾紛所需的相關材料。
2）、在處理合同糾紛過程中，對于可能因對方當事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應當及時向法院申請財產保全。
3）、合同糾紛發(fā)生后，應當依法采取一切措施，積極收集、整理有關證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應當向法院申請保全證據(jù)。
4）、向法院提供原始證據(jù)時，必須先行復制，并請求法院的承辦人員出具證據(jù)收執(zhí)。
六、合同資料管理
1、檔案資料內容
下列資料可以作為合同檔案：
談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件；
對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復印件；
對方當事人履約能力證明資料復印件；
對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權委托書的原件或復印件；
我方當事人的法定代表人的授權委托書的原件和復印件； 對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件； 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；
登記、見證、鑒證、公證等文書資料； 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議； 標的驗收記錄；
交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。
2、合同資料歸檔、統(tǒng)計與管理
1）、本局所有合同都必須統(tǒng)一編號，由辦公室妥善保管。
2）、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后十日內，應將合同檔案資料移交辦公室。
本制度自公布之日起執(zhí)行，本制度解釋權歸本局辦公室所有。
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