集團公司合同管理制度

時間：2023-04-15 13:49:47 合同范本我要投稿

集團公司合同管理制度推薦度：
相關推薦

集團公司合同管理制度

　　在社會一步步向前發(fā)展的今天，很多地方都會使用到制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編精心整理的集團公司合同管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

集團公司合同管理制度

集團公司合同管理制度1

　　隨著公司的日益壯大,時常經濟的不斷發(fā)展,各種經濟法規(guī)的不斷健全和完善,加強公司各種合同管理,嚴格合同簽定審批程序,對公司經濟發(fā)展具有十分重大的'意義。根據(jù)國家合同管理法規(guī),結合本公司實際,特制定本制度。

　　一、合同的分類

　　1、根據(jù)不同部門所產生的不同合同進行嚴格分類管理

　　人事行政部:人事、行政合同

　　廣告公司:廣告代理、廣告刊發(fā)合同

　　商場部:場地租賃、外墻租賃等一切租賃合同以及裝修合同。

　　拓展部:合作協(xié)議、聯(lián)營合同、產品代理協(xié)議、自營合同

　　信息部:服務器代管合同

　　財務部:一切經濟合同

　　2、各部門根據(jù)自己所管理的合同派專人管理并嚴格分類歸檔,建立合同專門檔案。

　　二、合同的管理

　　1、本公司任何合同或協(xié)議的簽定,必須嚴格按規(guī)范化合同要求和程序進行,杜絕違法、違規(guī)、無效或有損公司利益的合同產生。

　　2、數(shù)額較大或對公司較為重要的合同,必須由總經理或其授權委托人審定簽字。其他合同數(shù)額較小或一般性的合同,可由相關部門審定,主管領導審定簽字生效。

　　3、凡由本公司起草的非正式合同文本的合同稿,初稿均應交公司行政辦校審并文字整理,再呈交總經理或其委托人審定簽字(一般協(xié)議由部門主管領導審定簽字)。

　　4、各類合同簽定后,除本部門保存一份外,同時應交一份至行政辦存檔備查(通常要求為原件且最清晰)交一份至公司財務總部監(jiān)督執(zhí)行。

　　5、對未履約或未及時履約的合同,行政辦、財務總部應提醒合同執(zhí)行部門,確保合同的順利執(zhí)行。

　　6、當發(fā)生合同糾紛時,合同執(zhí)行部門應同對方作好協(xié)商解決工作。若協(xié)商不能達成一致意見,應及時報行政辦統(tǒng)一解決。協(xié)商解決意見應書面報行政辦,由行政辦呈總經理批準后方可執(zhí)行。

　　7、凡不按本管理制度或越權簽定合同致公司利益受損者,由責任人承擔損失賠償責任并按公司《員工守則》予以處罰。

集團公司合同管理制度2

　　一、總則

　　1、制定目的

　　使本公司合同編號管理合理化、制度化、規(guī)范化。

　　2、適用范圍

　　本公司合同編號的.管理,除另有規(guī)定外,依照本辦法處理。

　　3、權責單位

　　(1)法務部負責本辦法制定、修改、廢止的起草工作。

　　(2)總裁負責本辦法制定、修改、廢止的核準。

　　4、合同分類

　　根據(jù)公司實際情況,對合同做下列分類:

　　(1)銷售合同;

　　(2)采購合同;

　　(3)擔保合同;

　　(4)委托合同;

　　(5)租賃合同;

　　(6)技術合同;

　　(7)承包合同;

　　(8)工程合同;

　　(9)其他合同。

　　二、文件編號管理

　　1、編號原則

　　本公司合同的編號分為四部分,分別由合同分類代碼、合同簽訂年月日、合同格式分類代碼、合同流水號組成。

　　(1)第一組代碼。

　　第一組代碼代表合同分類代碼。合同具體分類代碼為:

　　1)銷售合同使用“XS”;

　　2)采購合同使用“CG”;

　　3)擔保合同使用“DB”;

　　4)委托合同使用“WT”;

　　5)租賃合同使用“ZL”;

　　6)技術合同使用“JS”;

　　7)承包合同使用“CB”;

　　8)工程合同使用“GC”;

　　9)其他合同使用“QT”。

　　(2)第二組代碼。

　　第二組代碼代表合同簽訂年月,以合同實際發(fā)生的年份月份為準,示例:200907

　　(3)第三組代碼。

　　第三組代碼代表合同格式分類代碼,合同格式分類代碼分為:

　　1)格式合同類使用“H”:公司根據(jù)《合同法》制定的標準合同或格式合同;

　　2)協(xié)議類即非格式合同使用“X”:雙方達成的標準合同以外的非標準合同。

　　代表字母外加小括號為準,示例:(H)或(X)

　　(4)第四組代碼。

　　第四組代碼代表合同流水號,采用四位數(shù)字,示例:總第0001號。

　　(5)合同編號組合示范,以銷售合同為例:

　　XS200907(H)總第0001號或者XS200907(X)總第0001號

　　2、編號管理

　　督察部收到業(yè)務部門的合同編號申請后,對合同進行統(tǒng)一登記編號。

　　三、附則

　　本制度自下發(fā)之日起施行,其他未盡事宜,參照《集團公司合同管理制度》施行。

集團公司合同管理制度3

　　一、目的

　　為適應社會主義市場經濟的需要,規(guī)范合同管理工作,避免和減少因合同管理不當造成的損失,維護公司的合法權益,根據(jù)《中華人民共和國合同法》及國家其它有關法律、法規(guī)和《XX集團有限公司法律事務管理制度(試行)》、《XX集團有限公司法定代表人授權委托管理辦法(試行)》、《XX集團有限公司合同管理辦法(試行)》,結合本公司實際情況,特制定本辦法。

　　二、適用范圍

　　本辦法適用于XX有限責任公司與其它法人、非法人組織及個人簽訂的、變更、解除、終止各類經濟合同、協(xié)議、備忘錄或其他法律性文件。

　　三、職責

　　(一)設備部負責設備、備品備件采購及運輸合同的資信審查、談判、起草和履行。

　　(二)基建部負責承攬合同、建設工程施工合同的資信審查、談判、起草和履行。

　　(三)財務部負責借款合同的資信審查、談判、起草和履行。

　　(四)技術部負責技術合同的資信審查、談判、起草和履行。

　　(五)市場部負責原材料采購、產品銷售及運輸合同的資信審查、談判、起草和履行。

　　(六)綜合部是公司合同管理的綜合部門,設合同綜合管理員和法律事務員,負責本公司的經濟、技術等合同和法定代表人授權委托書的管理,參與重大、重要合同的談判、起草和簽訂,檢查和監(jiān)督合同專用章的管理及合同的履行情況,制定、修改合同管理方面的規(guī)章制度,指導參與辦理合同登記、公證、簽證工作,參與合同糾紛的調解、仲裁和訴訟,對違反合同管理制度的問題進行調查了解,并負責公司租賃合同、聯(lián)營合同和承包合同的資信審查、談判、起草和履行。

　　(七)法定代表人或授權代理人負責合同的簽批。

　　(八)檔案管理人員負責合同的歸檔保管。

　　四、合同管理程序

　　(一)根據(jù)公司生產經營實際,將合同分為重大合同、重要合同和一般合同。

　　1.重大合同包括但不限于月銷售、采購額20xx萬元以上的供銷合同以及其他標的額在500萬元以上的合同;對外擔保合同(包括抵押、質押、保證擔保合同等);財產租賃合同;聯(lián)營合同;法律關系復雜的合同、涉外合同等。

　　2.重要合同包括但不限于:月銷售、采購額500萬元以上、20xx萬元以下的供銷合同以及其他標的額在100萬元以上、500萬元以下的合同。

　　3.一般合同包括:月銷售、采購額500萬元以下的供銷合同以及其他標的額在100萬元以下的合同。

　　(二)合同管理的主要內容

　　1.建立、健全合同管理制度。

　　2.保管、使用《法定代表人身份證明書》、《法定代表人授權委托書》。

　　3.監(jiān)督合同依法、依有關規(guī)章制度簽訂。

　　4.建立合同檔案,對合同進行登錄、統(tǒng)計、保管。

　　5.監(jiān)督檢查合同的履行。

　　6.處理合同的糾紛。

　　7.在合同管理過程中,實行承辦人制度和合同備案制度。

　　8.其它合同管理工作。

　　(三)合同管理實行承辦人制度

　　1.每一項合同應當由法定代表人或職能部門確定至少一名承辦人,合同承辦人應當具備相應的專業(yè)知識和法律常識。

　　2.合同訂立或履行過程中,合同承辦人離開工作崗位的,由其原所在的職能部門負責人或法定代表人指定其它人繼續(xù)履行承辦人職責,直至合同履行完畢。

　　3.合同承辦人不得是臨時性借用或聘用人員。

　　4.承辦人須依法律、法規(guī)以及本辦法進行工作。

　　5.承辦人應對合同自談判起至履行完畢的全過程負責,在此期間合同若出現(xiàn)任何問題,承辦人應及時與有關部門及法律事務人員進行協(xié)商,并以承辦人為主進行解決。

　　(四)合同的審查與簽訂

　　1.在合同簽訂前,合同承辦人應對合同另一方當事人的主體資格和資信進行了解和審查:

　　(1)主體資格合法:具有經工商管理部門年檢的營業(yè)執(zhí)照,其核載的內容與實際相符。

　　(2)合同的標的應符合當事人的經營范圍,涉及專營許可的.,應具備相應的許可、等級、資質證書。

　　(3)由代理人代簽合同的,應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權委托書、代表人身份證明。

　　(4)具有相應的履約能力:具有支付能力或生產能力或運輸能力等。必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件。

　　(5)具有履約信用:過去三年重合同、守信用,無違約事實,現(xiàn)時未涉及重大經濟糾紛或經濟犯罪案件。

　　2.合同對方當事人履約能力或資信狀況有瑕疵的,不應與其簽訂合同;必須簽訂合同時,應要求其提供合法、真實、有效的擔保。其中,以保證形式做出的擔保,其擔保人必須是具有代償能力的獨立經濟實體,并應對擔保人適用前款規(guī)定進行審查。

　　3.合同談判與管理

　　(1)重大合同由合同承辦人牽頭,有關職能部門、財務部、綜合部、集團政策法律室及公司法定代表人根據(jù)需要指定的其他部門和人員共同參與,合同承辦人應在合同談判前十天將市場調查、資信審查及談判準備的有關材料提交參與部門和人員,由公司政策法律室出具法律意見書后將相關文件報集團政策法律室復審備案。

　　(2)重要合同由合同承辦人牽頭,有關職能部門、財務部、綜合部及公司法定代表人根據(jù)需要指定的其他部門和人員共同參與,合同承辦人應在合同談判前五天將有關資料提交有關部門和人員,由公司政策法律室出具法律意見書并備案。

　　(3)一般合同由合同承辦人牽頭,有關職能部門、財務部、綜合部及公司法定代表人根據(jù)需要指定的其他部門和人員共同參與,合同承辦人應在合同談判前五天將有關資料提交有關部門和人員,由公司政策法律室出具法律意見書并備案。

　　(4)參與合同談判的各部門應當相互配合、相互協(xié)作,對事先達成的內部意見,應當予以保密。

　　(5)簽訂并辦理完有關手續(xù)的合同,由合同承辦人在二天內將合同正本一份交綜合部存檔備查。

　　4.合同的形式

　　(1)合同除及時清結者外,一律采用書面形式。雖屬及時清結,但合同標的物有專業(yè)技術要求,清結當時難以檢測產品的內在質量,或應有試用期、保質期要求的交易,也應當訂立書面合同。凡國家或行業(yè)有標準或示范文本的,應當優(yōu)先適用。

　　(2)書面合同是指采用合同書、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件)等可以有形的表現(xiàn)所載內容的合同形式。

　　(3)當事人協(xié)商一致的修改、補充合同的文書、電報、電傳、圖表等是合同的組成部分。

　　(4)計劃單、調撥單、任務單、定貨單、預算單等一類文件可以作為合同的組成部分,但不能代替合同。

　　5.合同應當包括以下內容

　　(1)合同各方的法定名稱、住所、法定代表人的姓名、職務、代理人姓名、職務、聯(lián)系方式。

　　(2)簽約的目的和依據(jù)。

　　(3)合同標的(包括名稱、型號、規(guī)格等)。

　　(4)數(shù)量和質量(包括檢測標準和方式)。

　　(5)價款或酬金(包括支付方式)。

　　(6)履行的地點、期限和方式。

　　(7)爭議解決方法。

　　(8)違約責任。

　　(9)變更或解除合同的條件。

　　(10)根據(jù)法律或合同性質必須具備的其它條款以及各方當事人認為有必要約定的其它條款。

　　(11)合同生效的時間和條件。

　　(12)合同附件的名稱。

　　(13)合同簽訂的日期、地點。

　　(14)合同當事人的開戶銀行及帳號。

　　6.合同文本應當做到:條款齊全、內容具體、權責明確、邏輯嚴密、表述清楚。

　　合同中的術語、特有詞匯、重要概念等,應當設立定義條款。

　　合同中涉及數(shù)字、日期的,應當注明是否包含本數(shù)。

　　7.合同應加蓋簽約各方的公章或合同專用章,并由法定代表人或代理人簽章。

　　除特殊情況外,合同文本應當正式打印或印刷制成。

　　法定代表人授權委托代理人簽訂合同時,必須簽署授權委托書。

　　授權委托書是法定代表人授權委托代理人進行業(yè)務活動的書面憑證(格式見附件)。凡在合同上代表本公司簽字者,必須有法定代表人簽發(fā)的授權委托書,授權委托書原件由委托人持有,綜合部和委托人所在部門分別備案一份復印件。

　　8.公司各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同;如因業(yè)務需要,必須要以有關職能部門的名義對外簽訂合同時,應由法定代表人書面授權。

　　9.承辦人應對其提供的材料的真實性負責。

　　10.任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商業(yè)、技術秘密。

　　11.公司在訂立下列合同前,合同承辦人應就商談約定內容草擬合同文本,送交綜合部和集團政策法律室,按公司章程規(guī)定,需提交股東會或董事會的,提交股東會或董事會討論決定:

　　(1)利用外資合同。

　　(2)資產抵押、轉讓、出售、租賃合同。

　　(3)擔保合同。

　　(4)標的較大的借款合同。

　　(5)企業(yè)合并、分立合同。

　　(6)股份制改制、資產重組、重大投資合同。

　　(7)具有全局影響的或數(shù)額巨大的土地使用權轉讓合同。

　　(8)其它重大合同或集團公司規(guī)定報送審查的合同。

　　12.為保證合同的真實性、合法性和可行性,必要時,由業(yè)務主管部門負責報工商行政管理部門鑒證或請公證處公證。

　　(五)合同的履行

　　1.合同實行先簽訂,后履行的原則。合同生效前,不得實際履行。合同生效后,必須全面、及時、實際履行合同。

　　2.合同雖已簽訂,如因重大誤解訂立或發(fā)現(xiàn)顯示公平,嚴重損害公司利益的,應及時與對方協(xié)商變更或解除合同,必要時請求仲裁機關或人民法院予以變更或撤銷;合同一經簽訂,但事后發(fā)現(xiàn)對方有重大欺詐行為時,應立即采取合法有效的措施,制止危害行為的發(fā)生,并及時請求仲裁機關或人民法院確認合同無效。

　　3.承擔履約責任的業(yè)務部門,對合同對方當事人不按照合同約定履行義務的,應在法定或約定的期限內向對方當事人提出書面異議。

　　合同履行過程中,如收到合同對方當事人發(fā)出的履行異議,承擔履約責任的業(yè)務部門也應在法定或合同約定的期限內以法定或約定的方式予以答復。

　　異議文件及答復文件須經合同承辦人及法律事務人員審查。

　　4.合同承辦人有證據(jù)證明對方當事人不履行或不完全履行合同,或存在其它損害本公司合法權益的情形,應及時報告法定代表人,同時通知法律事務人員,并根據(jù)具體情況行使抗辯權、代位權、及撤銷權等權利,盡可能減少和避免損失,以維護公司的合法權益。

　　(六)合同的變更和解除

　　1.已簽訂并依法生效的合同,確需變更或解除的,由原承辦部門寫出書面申請報告,由綜合部指導或參與按法律規(guī)定的方式及程序辦理。

　　2.變更或解除合同的通知或答復須在法定或約定期限內作出。

　　3.變更或解除合同的通知和協(xié)議,應當采用書面形式。未達成書面協(xié)議或作出書面通知前,原合同仍然有效。

　　4.合同變更或解除應嚴格按照法定或約定的期限。

　　因不可抗力或特殊原因不能履行合同的,應當以書面形式及時通知對方當事人;對方當事人要求變更或解除合同的,應當在法定或約定的期限內書面明確回復意見,協(xié)商變更或者解除合同,并履行相應的手續(xù)。

　　符合法定解除合同條件的,有權通知對方當事人依法解除合同,因此遭受經濟損失的,除依法可予免責外,應向責任方追償損失。

　　(七)合同糾紛的處理

　　1.合同發(fā)生糾紛時,應先采用協(xié)商方式解決,承辦人應及時將有關情況通知法律事務人員和有關業(yè)務部門,由他們共同與對方當事人協(xié)商,能達成一致意見時,應依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。該書面協(xié)議作為合同的補充應予以歸檔保存。

　　2.通過協(xié)商不能達成協(xié)議時,可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。承辦人應與法律事務人員協(xié)商確定代理人、訴訟方案等,并向法定代表人報告。必要時請集團政策法律室參與,并將糾紛情況及處理結果書面報集團政策法律室。

　　3.集團政策法律室審查或參與簽訂的重大合同發(fā)生糾紛,承辦人在糾紛發(fā)生一日內書面報公司政策法律室,公司政策法律室一日內報集團政策法律室,由集團政策法律室指導或參與處理。

　　4.公司與集團內各子公司、分公司之間發(fā)生合同糾紛,由承辦部門及時協(xié)商解決;當協(xié)商達不到一致意見時,及時報集團政策法律室,集團政策法律室會同有關部門協(xié)商解決。未經集團政策法律室批準不得就糾紛擅自起訴、申訴仲裁或請公司以外的單位進行調解。

　　5.合同發(fā)生糾紛時,承辦人應及時收集下列有關證據(jù):

　　(1)合同文本,包括附件、變更或解除的協(xié)議、有關電報、信函、圖表、視聽材料等。

　　(2)有關的票據(jù)、票證。

　　(4)證人證言。

　　(5)其它有關材料。

　　(6)有關部門應盡可能為承辦人收集證據(jù)的工作提供協(xié)助。

　　6.對方當事人逾期不履行生效協(xié)議、裁決、判決時,承辦人應及時會同法律事務人員并經法定代表人同意后,向人民法院申請強制執(zhí)行。

　　(八)合同的監(jiān)督與檢查

　　1.合同承辦部門應按合同履行階段向綜合部進行書面報告。

　　2.綜合部每季度對合同履行情況進行一次檢查。

　　3.重大合同簽訂后,承辦部門每季度向綜合部和集團政策法律室書面報告合同履行情況。

　　(九)合同檔案的管理

　　1.公司對合同建立檔案,業(yè)務主管部門在合同簽訂完成后應及時將合同正本送交綜合部,承辦部門妥善保管好合同文本副本及相關資料,加強合同檔案的日常管理和定期歸檔工作,確保其完整安全。合同執(zhí)行完成后,除在日常工作中需經常查閱的合同可于隔年3月底前向公司檔案室歸檔外,其它合同全部于次年3月底向公司檔案室歸檔。

　　2.合同檔案的內容

　　(1)合同文本及份數(shù)、各文本存置記錄。

　　(2)承辦人登記。

　　(3)合同附件、審查意見書及其它有關文件。

　　(4)合同履行情況記載。

　　(5)糾紛或爭議的處理情況記載及有關材料。

　　3.各種合同檔案的管理工作在正式向公司檔案室移交之前由業(yè)務主管部門和綜合部的專兼職檔案管理人員負責,正式移交后,由公司檔案室檔案管理人員負責。檔案室檔案管理人員應指導和協(xié)助各業(yè)務主管部門檔案管理人員做好合同檔案管理工作。

　　4.各業(yè)務主管部門和綜合部要建立合同管理臺帳,作為執(zhí)行合同管理的依據(jù)。合同管理臺帳的主要內容包括:序號、合同號、簽訂日期、合同名稱、合同對方當事人、合同類型、承辦人、執(zhí)行部門、合同金額、備注等。備注欄主要記載合同的變更、解除等事項。合同管理臺帳應做到準確、及時。

　　(十)獎勵與懲罰

　　1.對符合下列條件之一者,應給予表彰或獎勵。

　　(1)在合同簽訂過程中,發(fā)現(xiàn)并糾正重大缺陷使公司免受重大經濟損失的。

　　(2)在合同履行過程中,發(fā)現(xiàn)重大問題,積極采取補救措施避免重大經濟損失的。

　　(3)在合同管理工作中認真負責,做出突出貢獻的。

　　2.有下列情形之一,情節(jié)嚴重,造成重大經濟損失或擴大經濟損失的,對責任人員予以經濟處罰或行政處分,構成犯罪的,由司法機關追究刑事責任。

　　(1)未經授權或超越授權或授權委托期滿仍以委托人名義對外簽訂合同,事后又未經委托人追認的。

　　(2)代理人在簽訂履行合同中存在假公濟私、損公肥私、謀取私利或未泄私憤而損害公司的各種行為。

　　(3)代理人對外簽訂、履行合同過程中不勤勉盡責、馬虎大意致使公司遭受損失的。

　　(4)偽造公章或合同章,偽造法定代表人或法定代表人授權的代理人的簽字對外簽訂合同的。

　　(5)公章或合同專用章保管人員未經主管領導同意,私自在合同上蓋章的。

　　(6)合同經辦人員在簽訂、履行合同過程中疏忽大意丟失、遺漏、毀損與合同有關的一些重要的材料,致使公司遭受損失的。