采購(gòu)合同管理辦法

時(shí)間：2024-06-04 16:12:34 合同法規(guī) 我要投稿

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采購(gòu)合同管理辦法

　　公司采購(gòu)合同的條款構(gòu)成了采購(gòu)合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，如下是采購(gòu)合同管理辦法范文，供參考閱讀!

采購(gòu)合同管理辦法

　　采購(gòu)合同管理辦法范文一

　　一、目的

　　為加強(qiáng)采購(gòu)合同管理工作，防范合同采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司利益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司合同管理規(guī)定，特制定本辦法。

　　二、原則

　　本辦法規(guī)定采購(gòu)合同管理的基本原則、運(yùn)行機(jī)制，明確合同采購(gòu)管理部門的職責(zé)，規(guī)定采購(gòu)合同管理的具體內(nèi)容。

　　三、適用范圍

　　本辦法適用于生產(chǎn)所需要原材料及日常所需要各種物品的對(duì)外采購(gòu)合同的簽訂、履行和管理。

　　四、合同形式

　　采購(gòu)合同的訂立必須采取書面形式。經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)修改采購(gòu)合同的文書、傳真、電報(bào)圖表、電子郵件、報(bào)價(jià)書和會(huì)簽表等，均屬于合同的范圍。

　　五、合同內(nèi)容要求

　　1、合同內(nèi)容必須完整，合同基本要素必須齊全。

　　2、條款應(yīng)當(dāng)明確、具體、文字表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)，書寫工整。

　　六、管理組織

　　公司物管部負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)合同的談判、起草、執(zhí)行、變更，物管部經(jīng)理、物管總監(jiān)、結(jié)算部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審批。

　　七、合同的簽訂

　　1、簽訂合同

　　年初物資采購(gòu)的供方，通過公司評(píng)審后，通過的供方報(bào)當(dāng)年的物資價(jià)格單，物管部確定價(jià)格單后，與供方簽訂合同。

　　2、職責(zé)劃分

　　2.1、物管部負(fù)責(zé)合同簽署前合同詢價(jià)、議價(jià)、調(diào)研工作。

　　2.2、結(jié)算部和質(zhì)檢部配合合同貨款和合同的質(zhì)量檢驗(yàn)工作。

　　2.3、其他職能部門在各自部門職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)采購(gòu)合同的管理提供支持。

　　八、合同履行

　　1、履行合同

　　1.1、合同生效，即具有法律約束力，必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠(chéng)實(shí)信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。

　　1.2、在合同履行過程中，合同承辦單位應(yīng)對(duì)合同的履行情況以履約管理臺(tái)賬的形式作詳細(xì)全面的書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同履行情況的原始憑證。遇履行困難的合同，必須及時(shí)向相關(guān)參與合同管理的部門通報(bào)，并報(bào)告相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)。

　　2、合同變更及糾紛處理

　　2.1、嚴(yán)格按照合同約定維護(hù)公司權(quán)利和履行公司義務(wù)。在合同履行中出現(xiàn)下例情況之一，執(zhí)行機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司，并按照國(guó)家法律法規(guī)、公司有關(guān)規(guī)定及合同約定于對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。

　　2.1.1、由于不可抗拒力致使合同不能履行的.。

　　2.1.2、由于對(duì)方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定的義務(wù)。

　　2.1.3、由于情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會(huì)導(dǎo)致我方重大損失的。

　　2.1.4、其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。

　　2.2、合同發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)會(huì)同法律顧問與合同對(duì)方協(xié)商解決;協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的，應(yīng)協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。

　　采購(gòu)合同管理辦法范文二

　　為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制定本制度。

　　一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定

　　1. 請(qǐng)購(gòu)的定義

　　請(qǐng)購(gòu)是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。

　　2. 請(qǐng)購(gòu)單的要素

　　完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：

　　⑴

　�、�

　　⑶

　�、�

　　⑸

　�、�

　　⑻

　�、�

　　⑽

　�、�

　　⑿

　�、�

　�、� 請(qǐng)購(gòu)的部門; 請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目; 請(qǐng)購(gòu)的用途; 請(qǐng)購(gòu)的物品名; 請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量; 請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格; 請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等; 請(qǐng)購(gòu)的物品的要求時(shí)間; 請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注; 請(qǐng)購(gòu)單填寫人; 請(qǐng)購(gòu)部門主管; 請(qǐng)購(gòu)單審核人; 采購(gòu)副總審核; 財(cái)務(wù)審核人; 公司總經(jīng)理。

　　3. 請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定

　�、� 請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門; ⑵ 固定資產(chǎn)申購(gòu)按照附表一(固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表)的格式進(jìn)行填寫提報(bào);

　�、� 其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購(gòu)按照附表二(物資采購(gòu)申請(qǐng)表)的格式填寫提報(bào); ⑷ 日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照附表三(物資采購(gòu)審批單)的格式填寫提報(bào);

　�、� 請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門備份;

　�、� 涉及到請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的單子文

　　檔也需一并提交;

　�、� 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請(qǐng)示，

　　征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。

　�、� 如果是單一來源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門必須作出書面說明。 ⑼請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。

　　4. 公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門

　�、� 公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào);

　�、� 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào); ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。

　　二. 請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定

　　1. 請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)

　�、� 采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)

　　購(gòu)單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;

　�、� 接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，圖紙及技術(shù)資

　　料不全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則;

　�、� 通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存;

　�、� 對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。

　　2. 請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定

　　⑴ 對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理;

　�、� 對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;

　　⑶ 無法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的.應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門;

　�、� 重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。

　　3. 采購(gòu)周期的規(guī)定

　　⑴ 單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購(gòu)項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購(gòu)的

　　物資及產(chǎn)品的采購(gòu)周期不應(yīng)超過5天;

　�、� 單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過15天; ⑶ 請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時(shí)間提前提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)

　　時(shí)應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因;

　�、� 遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略。

　　三. 詢價(jià)及其規(guī)定

　　1. 詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通;

　　2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu);

　　3. 對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;

　　4. 所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價(jià);

　　5. 對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品;

　　6. 詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià);

　　7. 在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

　　四. 比價(jià)、議價(jià)

　　1. 對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);

　　2. 對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合

　　條件更加突出;

　　3. 收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。

　　4. 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)

　　地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等;

　　5. 參考目標(biāo)價(jià)格與擬合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。

　　五. 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總

　　1. 比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總;

　　2. 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付

　　款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

　　3. 如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。

　　六. 合同的簽訂及其規(guī)定

　　1. 合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，

　　受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

　　⑴ 合同正文應(yīng)包含的要素

　　1) 合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);

　　2) 采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與

　　確認(rèn)圖紙是不可分割的部分;

　　3) 包裝要求;

　　4) 合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明;

　　5) 付款方式;

　　6) 工期;

　　7) 質(zhì)量保證期;

　　8) 質(zhì)量要求及規(guī)范;

　　9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;

　　10) 雙方的公司信息;

　　11) 其他約定。

　�、� 合同簽訂及其規(guī)定

　　1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任;

　　2) 擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低;

　　3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單;

　　4) 遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場(chǎng)協(xié)助清

　　點(diǎn);

　　5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品保質(zhì)期;

　　6) 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求;

　　7) 與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;

　　8) 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體;

　　9) 比價(jià)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作;

　　10) 合同簽訂應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查;

　　11) 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效;

　　12) 簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。

　　七. 付款及合同執(zhí)行

　　1. 付款規(guī)定

　�、� 按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;

　�、� 按照貴公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八(資金支

　　出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財(cái)務(wù)部付款;

　�、� 財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，

　　遇特殊情況狂延期付款的應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。

　　2. 合同執(zhí)行

　　⑴ 已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問

　　題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo);

　�、� 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，

　　跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約;

　　⑶ 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)

　　充合同。

　　八. 報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)

　　1. 報(bào)驗(yàn)

　　⑴ 供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收; ⑵ 對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行; ⑶ 達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收; ⑷ 質(zhì)檢部門在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)

　　檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任;

　　⑸ 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。

　　2. 入庫(kù)

　�、� 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫(kù)前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收; ⑵ 合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門，由請(qǐng)購(gòu)部門及時(shí)安排卸貨

　　與搬運(yùn);

　�、� 質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉(cāng)庫(kù)在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資

　　接受;

　�、� 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)的入庫(kù)，并及時(shí)出具入庫(kù)清單;

　　⑸ 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定入庫(kù)。

　　采購(gòu)合同管理辦法范文三

　　第一章　總則

　　第二章　政府采購(gòu)主體

　　第三章　政府采購(gòu)方式

　　第四章　招投標(biāo)程序

　　第五章　政府采購(gòu)監(jiān)督

　　第六章　法律責(zé)任

　　第七章　附則

　　第一章　總則

　　第一條　為了規(guī)范政府采購(gòu)行為，加強(qiáng)財(cái)政支出管理，提高財(cái)政資金使用效益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，根據(jù)預(yù)算法及有關(guān)法律、行政法規(guī)，制定本辦法。

　　第二條　各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、實(shí)行預(yù)算管理的事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體(以下統(tǒng)稱采購(gòu)機(jī)關(guān))使用財(cái)政性資金辦理的政府采購(gòu)，適用本辦法。本辦法另有規(guī)定的除外。

　　前款所稱財(cái)政性資金，包括財(cái)政預(yù)算內(nèi)資金和預(yù)算外資金。

　　第三條　本辦法所稱政府采購(gòu)，是指采購(gòu)機(jī)關(guān)以購(gòu)買、租賃、委托或雇用等方式獲取貨物、工程和服務(wù)的行為。

　　第四條　有下列情形之一的政府采購(gòu)，不適用本辦法：

　　(一)涉及國(guó)家安全和秘密的;

　　(二)因戰(zhàn)爭(zhēng)、自然災(zāi)害等不可抗力因素，需緊急采購(gòu)的;

　　(三)人民生命財(cái)產(chǎn)遭受危險(xiǎn)，需緊急采購(gòu)的';

　　(四)我國(guó)駐境外機(jī)構(gòu)在境外采購(gòu)的;

　　(五)財(cái)政部及省級(jí)人民政府(含計(jì)劃單列市，下同)認(rèn)定的其他情形。

　　第五條　政府采購(gòu)應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正、效益及維護(hù)公共利益的原則。

　　第六條　未經(jīng)批準(zhǔn)，采購(gòu)機(jī)關(guān)不得采購(gòu)?fù)鈬?guó)貨物、工程和服務(wù)。

　　前款所稱外國(guó)貨物，是指最終貨物為進(jìn)口貨物，或者最終貨物雖在我國(guó)境內(nèi)生產(chǎn)或組裝完成，但其增加值含量不足總價(jià)值50%的貨物。

　　第七條　財(cái)政部負(fù)責(zé)全國(guó)政府采購(gòu)的管理和監(jiān)督工作，履行下列職責(zé)：