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怎么建立合同管理制度

時(shí)間:2022-07-05 00:30:26 合同法規(guī) 我要投稿
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怎么建立合同管理制度

  怎么建立合同管理制度?下面小編就為大家?guī)?lái)建立合同管理制度的方法,歡迎閱讀。

怎么建立合同管理制度

  建立合同管理制度的步驟

  一、明確合同管理機(jī)構(gòu)

  大、中型企業(yè)通過(guò)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)作為統(tǒng)一的合同管理機(jī)構(gòu),配備專職的管理人員進(jìn)行合同管理是最佳選擇;小型企業(yè)則可指定某個(gè)綜合部門(mén)如計(jì)劃科、經(jīng)營(yíng)科負(fù)責(zé)合同管理工作,并視需要配備專職或兼職的管理人員。

  在合同管理體制上,應(yīng)采取統(tǒng)一歸口管理與分類專項(xiàng)管理相結(jié)合的形式。即由企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)全面負(fù)責(zé)企業(yè)合同管理的各項(xiàng)工作,對(duì)本企業(yè)的合同實(shí)行統(tǒng)一管理。同時(shí),在企業(yè)的銷售、供應(yīng)、基建、技術(shù)、設(shè)備等有合同業(yè)務(wù)的部門(mén),視需要設(shè)專職、兼職合同管理人員,分類專項(xiàng)管理本專業(yè)的合同。

  二、明確合同管理機(jī)構(gòu)和人員的職責(zé)

  根據(jù)有關(guān)法規(guī)、規(guī)章及現(xiàn)實(shí)生活中的做法,企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)、管理人員及合同承辦人員應(yīng)分別履行如下職責(zé):

  (1)合同管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)

  ①制定具體的合同管理制度;

 、谛麄饔嘘P(guān)法律、法規(guī)和專業(yè)知識(shí),總結(jié)推廣合同管理工作經(jīng)驗(yàn);

 、鄢袚(dān)直接管理的有關(guān)業(yè)務(wù)工作;

  ④審查合同,防止不完善或不合法的合同出現(xiàn),制止單位或個(gè)人利用合同進(jìn)行違法活動(dòng);

 、荼O(jiān)督、檢查有關(guān)部門(mén)簽訂、履行合同的情況,并定期向本單位負(fù)責(zé)人匯報(bào);

 、薮肀酒髽I(yè)參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動(dòng);

  (2)合同管理人員主要職責(zé)

 、賲f(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同,參加重大合同的談判、起草與簽訂;

 、趯彶楹贤,防止不完善或不合法的合同出現(xiàn);

 、蹤z查合同履行情況,協(xié)助 合同承辦人中處理合同執(zhí)行中的問(wèn)題和糾紛;

  ④會(huì)同合同承辦人員輸有關(guān)合同文書(shū),并負(fù)責(zé)建立合同檔案;

 、葜浦共环戏伞⒎ㄒ(guī)規(guī)定的合同行為,并及時(shí)向合同管理機(jī)構(gòu)和單位負(fù)責(zé)人報(bào)告;

 、抟婪▍⒓訉(duì)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。

  (3)合同承辦人員的主要職責(zé)

  ①代理企業(yè)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂、變更、解除合同;

 、谔嵴(qǐng)有關(guān)方面審查其經(jīng)辦的合同;

 、蹤z查所簽訂合同的履行情況;

  ④及時(shí)向合同管理人員通報(bào)合同在履行中發(fā)生的問(wèn)題,并同時(shí)提出解決問(wèn)題的意見(jiàn)和建議,必要時(shí)可直接向單位負(fù)責(zé)人匯報(bào);

 、菀婪▍⒓訉(duì)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟;

 、薇9芎煤贤谋炯芭c履行、變更 、解除合同有關(guān)的文件,及時(shí)交送合同管理人員歸檔。

  三、建立健全企業(yè)各項(xiàng)合同管理制度

  企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定各項(xiàng)合同管理制度。

  (1)合同歸口管理制度

  合同歸口管理制度即對(duì)企業(yè)合同實(shí)行由企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)全面、統(tǒng)一管理的制度。內(nèi)容包括確定合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé);規(guī)定合同管理的原則和基本內(nèi)容;規(guī)定合同簽訂、履行、變更、解除的程序和要求;規(guī)定合同管理人員和合同承辦人員的崗位資格要求以及對(duì)合同管理人員與合同承辦人員的考核獎(jiǎng)懲等。

  (2)合同分類專項(xiàng)管理制度

  企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本企業(yè)合同的種類和特點(diǎn),在合同歸口管理制度的基礎(chǔ)上,制定各類合同的分類專項(xiàng)管理制度。包括專項(xiàng)管理機(jī)構(gòu)和管理人員及其職責(zé);管理原則、程序和要求;對(duì)管理人員的考核、獎(jiǎng)懲等內(nèi)容。

  (3)合同授權(quán)委托制度

  企業(yè)對(duì)外簽訂合同,應(yīng)由其法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán),任何人不得以企業(yè)名義對(duì)外簽訂合同。

  法定代表人授權(quán)代理人簽訂合同,必須采用書(shū)面形式,由法定代表人簽發(fā)授權(quán)委托書(shū),規(guī)定明確的授權(quán)范圍、代表權(quán)限和有效期限。

  (4)合同的審查制度

  合同的專業(yè)性、法律性很強(qiáng),內(nèi)容復(fù)雜,特別是一些重大合同,能否正確地簽訂履行,對(duì)企業(yè)關(guān)系極大。因此,必須經(jīng)過(guò)審慎、嚴(yán)密的審查,方能對(duì)外簽訂。合同的審查制度就是規(guī)定企業(yè)各有關(guān)部門(mén)在合同審查中的職責(zé)、審查程序、審查內(nèi)容、審查標(biāo)準(zhǔn)、審查時(shí)限,保證合同正確簽訂履行的制度。

  (5)合同的公證制度

  在訂立一些重大合同時(shí),可依法辦理公證,以使合同更具合法性、證據(jù)力,使合同內(nèi)容趨于完備,為合同順利履行打好基礎(chǔ)。為此,企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度,加強(qiáng)對(duì)合同公證工作的管理。

  (6)合同專用章管理制度

  合同專用章是企業(yè)簽訂合同時(shí)專門(mén)使用的'印章。合同專用章使用管理制度的主要內(nèi)容包括:企業(yè)簽訂一切合同都必須使用合同專用章;合同專用章由專人使用、保管;合同專用章應(yīng)由合同歸口管理部門(mén)編號(hào)、備案;合同專用章刻制的申請(qǐng)、審批手續(xù);對(duì)濫用合同專用章或合同專用章管理不善的責(zé)任者的處理等。

  (7)合同臺(tái)帳及統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度

  合同臺(tái)帳及統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度,即建立合同管理臺(tái)帳及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表,對(duì)合同編號(hào)、標(biāo)的類別、標(biāo)的名稱、雙方當(dāng)事人、標(biāo)的的規(guī)格和數(shù)量、交付期限、執(zhí)行記錄、欠交數(shù)量等情況進(jìn)行登記,以便隨時(shí)掌握合同訂立及履行情況。

  合同臺(tái)帳主要有:合同執(zhí)行情況進(jìn)度表;合同簽訂情況進(jìn)度表。

  (8)合同歸口檔制度

  必須制定嚴(yán)格的歸檔制度,妥善保管合同。合同依法簽訂后,合同承辦人員應(yīng)將合同正本交單位合同管理人員保管,合同副本留承辦人員備用,必要時(shí)抄送、抄報(bào)有關(guān)部門(mén);合同管理人員對(duì)已經(jīng)生效的合同要編號(hào)登記,逐個(gè)建立檔案,與合同有關(guān)的文書(shū)也要附在合同卷內(nèi)歸檔;履行完畢的合同,按會(huì)計(jì)檔案保管期限保管。

  (二)直接管理合同業(yè)務(wù)

  由企業(yè)合同管理部門(mén)直接管理的合同業(yè)務(wù)包括以下幾個(gè)方面:

  (1)授權(quán)委托書(shū)的管理

  簽訂合同的授權(quán)委托書(shū)是由法定代表人簽發(fā)的授權(quán)合同業(yè)務(wù)人員代表企業(yè)簽訂合同的資格證書(shū)。合同業(yè)務(wù)人員必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的法律及合同業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)并考試合格,同時(shí)具備相應(yīng)的政治素質(zhì),方可取得該委托書(shū)。

  授權(quán)委托書(shū)必須明確代理人的姓名、單位名稱,代理事項(xiàng)、代理權(quán)限和有效期限,由法定代表人簽名并且加蓋企業(yè)公章。合同業(yè)務(wù)人員的授權(quán)范圍應(yīng)由企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)提出審核意見(jiàn)報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人確定,還應(yīng)與業(yè)務(wù)人員的工作崗位職責(zé)相一致。授權(quán)委托書(shū)的印制應(yīng)由企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。

  合同承辦人員外出簽訂合同應(yīng)持有授權(quán)委托書(shū),無(wú)授權(quán)或授權(quán)不明不能簽訂合同。

  (2)合同專用章的管理

  合同專用章的管理主要有以下內(nèi)容:

 、俸贤瑢S谜碌目讨茟(yīng)由企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)審查并經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,然后到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)辦理審批手續(xù)。

  ②建立合同專用章使用臺(tái)帳,對(duì)合同專用章的使用情況進(jìn)行登記。

 、劢⑾鄳(yīng)的合同專用章管理制度。

  (3)建立合同管理臺(tái)帳及統(tǒng)計(jì)報(bào)表

  企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)直接起草、審查的合同,應(yīng)建立合同管理臺(tái)帳及統(tǒng)計(jì)報(bào)表,對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛等情況進(jìn)行登記。

  (4)對(duì)起草和審查的合同進(jìn)行歸檔

  企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)起草和審查的合同應(yīng)交合同管理人員逐個(gè)建立檔案,與合同有關(guān)的文書(shū)、電報(bào)和圖表及企業(yè)法律顧問(wèn)出具的法律意見(jiàn)書(shū)也要附在合同卷內(nèi)歸檔。

  (5)宣傳合同法律知識(shí),培訓(xùn)合同業(yè)務(wù)人員

  合同業(yè)務(wù)人員,是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的主要經(jīng)辦人,必須掌握合同法律知識(shí),懂得如何依法訂立、履行合同,如何正確解決合同糾紛。企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合國(guó)家普法教育,作好合同法及相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳與貫徹工作。對(duì)從事合同管理及供銷工作的業(yè)務(wù)員,應(yīng)進(jìn)行崗前學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

  (三)對(duì)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查

  監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要有四個(gè)方面:

  (1)對(duì)合同法及有關(guān)合同法規(guī)、規(guī)章在企業(yè)中貫徹執(zhí)行的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,對(duì)違法違紀(jì)的合同行為及時(shí)制止、糾正,以保證國(guó)家法律、法規(guī)的貫徹實(shí)施。

  (2)對(duì)企業(yè)合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,對(duì)違反制度的行為及時(shí)制止、糾正,并嚴(yán)格考核,對(duì)合同管理中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題進(jìn)行分析研究,不斷修改、完善各項(xiàng)合同管理制度。

  (3)對(duì)簽訂、履行合同的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,預(yù)防合同糾紛的發(fā)生,提高合同履約率。為了提高合同的履約率,減少合同糾紛,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益,企業(yè)法律顧問(wèn)對(duì)企業(yè)合同的簽訂必須認(rèn)真監(jiān)督檢查,嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)違法違紀(jì)、損害企業(yè)利益、社會(huì)公共利益的簽約行為,應(yīng)及時(shí)加以糾正和制止。合同生效后,要及時(shí)檢查履行情況。對(duì)履行中出現(xiàn)的問(wèn)題,要及時(shí)調(diào)查處理。如果發(fā)現(xiàn)合同確實(shí)不能履行,應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,減輕或者避免損失,并按照法律規(guī)定追究違約者的責(zé)任。

  (4)對(duì)合同糾紛的解決情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。合同發(fā)生糾紛時(shí),企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)提出解決的辦法,直接或協(xié)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行處理,并對(duì)糾紛解決情況進(jìn)行跟蹤檢查,發(fā)現(xiàn)損害企業(yè)合法權(quán)益的行為,應(yīng)及時(shí)加以糾正和制止。



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