合同管理制度的基本內(nèi)容

時(shí)間：2022-06-01 20:20:42 合同法規(guī) 我要投稿

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合同管理制度的基本內(nèi)容

　　合同管理制度是根據(jù)根據(jù)《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)制定的。

合同管理制度的基本內(nèi)容

　　合同管理制度

　　第一條為了加強(qiáng)公司合同管理，提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，預(yù)防合同糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)，制定本制度。

　　第二條本制度所稱的合同，是指公司與其他合同法律關(guān)系主體簽訂的各類合同。

　　公司與員工所簽訂的勞動(dòng)合同適用公司勞動(dòng)管理規(guī)章制度;公司勞動(dòng)管理規(guī)章制度沒有規(guī)定的，適用本制度。

　　第三條本制度所稱的合同管理，是指公司對合同各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查、監(jiān)督、管理，包括對意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同簽訂、履行與變更、解除以及糾紛處理等合同全過程的管理和合同檔案管理。

　　第四條公司對合同實(shí)行總經(jīng)理主管、合同承辦部門分管的合同管理體制。合同承辦部門內(nèi)部實(shí)行部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。

　　第五條總經(jīng)理為公司合同管理的行政主管、負(fù)責(zé)對公司各部門的合同工作進(jìn)行安排、協(xié)調(diào)和檢查、監(jiān)督，依照公司章程規(guī)定的程序和權(quán)限審批合同，并履行以下職責(zé)：

　　一、制定、完善公司合同管理規(guī)章制度;

　　二、進(jìn)行員工培訓(xùn)，總結(jié)推廣合同管理工作經(jīng)驗(yàn)，通報(bào)合同管理中出現(xiàn)的問題和規(guī)避方法;

　　三、監(jiān)督、指導(dǎo)、協(xié)助合同承辦部門及人員依法洽談或完善合同，參與公司重大合同的可行性調(diào)查、詢價(jià)、比價(jià)、談判、簽約;

　　六、檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦部門及人員解決合同履行中出現(xiàn)的問題;對外處理合同糾紛事宜。

　　第六條公司各職能部門在自己的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)或按照總經(jīng)理的安排，具體實(shí)施合同的簽訂、履行時(shí)為合同承辦部門。合同承辦部門的具體職責(zé)是：

　　一、具體實(shí)施合同的可行性調(diào)查、詢價(jià)、比價(jià)、談判;

　　二、依法完成擬簽訂合同的規(guī)范文本，對已簽訂的合同提出變更、解除意見;

　　三、保證合同的完整性、合法性、可行性，防止不完善和不合法的合同出現(xiàn);

　　四、針求合同所涉有關(guān)職能部門及人員的意見，并交總經(jīng)理審批;

　　五、負(fù)責(zé)執(zhí)行所簽訂的合同和總經(jīng)理交辦的其他合同，及時(shí)掌握和檢查合同履行情況，及時(shí)向總經(jīng)理通報(bào)合同履行情況;

　　六、及時(shí)向總經(jīng)理通報(bào)合同簽訂和履行中發(fā)生的問題，并提出糾正意見和解決方案;

　　七、參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟;

　　八、制止公司各部門及人員和個(gè)人利用合同進(jìn)行違法和損害公司利益的活動(dòng);

　　九、完成總經(jīng)理交辦的其他工作。

　　第七條除合同承辦部門以外的公司各職能部門及人員在自己的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，對合同承辦部門承辦的合同及時(shí)提出意見，積極配合合同承辦部門簽訂、履行合同，及時(shí)出具有關(guān)憑證、材料，并完成總經(jīng)理交辦的其他工作。

　　第八條合同檔案管理員負(fù)責(zé)對合同建檔、保管，負(fù)責(zé)合同檔案文件的調(diào)用、借閱。

　　第九條簽訂合同必須遵守國家法律、法規(guī)，認(rèn)真貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償、誠實(shí)信用”的原則。

　　第十條凡屬于本制度規(guī)定的合同，除及時(shí)清結(jié)者外，都必須簽訂書面合同。嚴(yán)禁口頭協(xié)議和非正式書面協(xié)議。嚴(yán)禁合同履行在先，簽訂在后的現(xiàn)象發(fā)生。

　　第十一條　在合同簽訂前，合同承辦部門及人員應(yīng)對合同對方當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、資信狀況等進(jìn)行調(diào)查、驗(yàn)證，驗(yàn)明合同對方當(dāng)事人是否具有簽訂合同的主體資格，審查對方當(dāng)事人的資信狀況及履約能力，審查合同對方主辦人員是否有代理權(quán)及其范圍、有效期和真實(shí)性，審查對方使用的印鑒是否合法與真實(shí)有效，并保存有關(guān)資料。

　　對方當(dāng)事人是自然人的，應(yīng)要求其簽名和按指印，拒絕其在合同上使用印章。

　　第十二條合同須由公司法定代表人或其委托人的方可簽訂。由委托代理人簽訂的，不得超越代理權(quán)限，不得與自己代理的其他人簽訂合同。無法定代表人的授權(quán)委托，任何人不得對外簽訂合同。

　　禁止利用合同為本人或本人親屬、朋友謀取私利。

　　禁止利用合同損害公司利益。

　　第十三條公司實(shí)行重大合同的洽談準(zhǔn)備會制度，由承辦部門報(bào)請總經(jīng)理招集各有關(guān)部門和人員，根據(jù)公司經(jīng)營的策略和意圖制定談判原則和方案，指定談判人員與對方談判。

　　其他合同由承辦部門及人員制定談判的主要內(nèi)容，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后與對方談判;必要時(shí)總經(jīng)理可參與談判或指定其他部門和人員參與談判。

　　第十四條合同主要條款商定后，由承辦部門及人員負(fù)責(zé)起草合同文本，并將合同文本草稿及相關(guān)資料一并報(bào)請總經(jīng)理審批。

　　第十五條合同文本應(yīng)做到條款齊全、責(zé)任明確、邏輯性強(qiáng)、文字表達(dá)清楚。簽訂的合同應(yīng)由雙方當(dāng)事人加蓋騎縫印章。

　　第十六條合同依法簽訂后即具有法律效力。各有關(guān)部門和人員必須認(rèn)真履行合同，嚴(yán)格執(zhí)行，確保公司信譽(yù)。

　　第十七條有關(guān)合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報(bào)等均為合同的組成部分，合同承辦部門及人員應(yīng)及時(shí)、積極地收集整理、保存，及時(shí)審閱并制定對策，及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告。

　　第十八條財(cái)務(wù)部門及人員收付合同款項(xiàng)時(shí)，對時(shí)間、金額和收付方式等均應(yīng)有準(zhǔn)確的記錄，并及時(shí)通知合同承辦部門和報(bào)告總經(jīng)理。

　　第十九條合同承辦部門及其他職能部門，對合同履行過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告，及時(shí)采取措施，減少或避免經(jīng)濟(jì)損失。

　　第二十條對合同履行過程中的違約情況或違反合同的干擾事由，合同承辦部門及人員應(yīng)及時(shí)查明原因，認(rèn)真收集調(diào)取和保存證據(jù)，并及時(shí)、合理、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r報(bào)告;

　　公司各職能部門及人員接到對方的索賠報(bào)告后應(yīng)及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理并及時(shí)與對方協(xié)商。

　　第二十一條重大合同糾紛，由合同承辦部門及人員制定解決方案，報(bào)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

　　第二十二條合同簽訂后，經(jīng)雙方協(xié)商一致或遇到法律、法規(guī)規(guī)定的情況和合同約定的情況，可以變更、解除合同。變更、解除合同的程序，與合同簽訂的程序相同。

　　在合同簽訂后如發(fā)現(xiàn)對方有預(yù)期違約、根本違約、或其履行能力明顯下降等情況的，合同承辦部門及人員須報(bào)告總經(jīng)理，以及時(shí)決定是否解除合同，維護(hù)公司利益。

　　第二十三條公司各部門和人員接到對方要求變更或解除合同以及索賠的文件、信函、電報(bào)后，必須及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理處理。禁止各部門及人員簽收與自己業(yè)務(wù)范圍無關(guān)的上述文件。

　　第二十四條所有合同均由檔案管理員建檔管理。

　　第二十五條合同簽訂后，合同文本原件和與簽訂、履行、變更、解除合同有關(guān)的信函、電報(bào)、電話記錄，視聽資料、圖表、傳真資料、數(shù)據(jù)電文以及相關(guān)憑證的原件、復(fù)印件等所有資料，都必須及時(shí)交由合同檔案管理員歸檔管理。合同承辦部門及人員和人員不得私自保管合同文本及相關(guān)資料原件。

　　第二十六條合同檔案管理員應(yīng)對合同進(jìn)行統(tǒng)一編號管理，合同文本及相關(guān)資料應(yīng)完備、整齊。每一份合同檔案均應(yīng)填寫備考表一份，記載合同名稱、當(dāng)事人情況、簽約時(shí)間、地點(diǎn)、檔案內(nèi)材料目錄、檔案內(nèi)材料借閱、調(diào)用情況登記以及合同履行情況等事項(xiàng)。備考表的填寫應(yīng)字跡清楚、準(zhǔn)確及時(shí)。

　　第二十七條合同檔案內(nèi)材料，均須由行政部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)方可借閱、調(diào)用和復(fù)制。調(diào)用檔案資料原件的，必須制作復(fù)制件，并由調(diào)用人簽名后存檔備查。合同檔案管理員必須做好登記、檢查工作，嚴(yán)防檔案資料丟失和篡改。

　　第二十八條合同檔案管理員應(yīng)建立合同檔案管理臺帳，記載合同編號、合同名稱、簽約日期、承辦部門及人員、對方當(dāng)事人名稱、合同標(biāo)的、履行情況等事項(xiàng)，以能準(zhǔn)確、方便的查閱合同檔案資料，及時(shí)快捷的統(tǒng)計(jì)有關(guān)合同信息。

　　合同臺賬的`填寫應(yīng)字跡清楚、準(zhǔn)確、及時(shí)。

　　第二十九條合同檔案資料必須在合同履行完畢后或糾紛解決完畢后，系統(tǒng)整理，裝訂歸檔，并按以下期限保管。

　　1、短期(15年)：購銷、加工承攬、貨物運(yùn)輸、租賃借款、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、供用電等合同檔案。

　　2、長期(30年)：聯(lián)營、承包經(jīng)營、租貨經(jīng)營、科技、建筑安裝等合同檔案。

　　3、永久：公司重大項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、安裝、建設(shè)合同以及特別重大的其他合同。

　　合同檔案的保管期限由行政部負(fù)責(zé)人以上述條件確定后簽署意見，由檔案管理員按簽署的保管期限保管。

　　第三十條合同洽談、簽訂人員應(yīng)具有相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識，遵紀(jì)守法。嚴(yán)禁借工作之便收受賄賂、假公濟(jì)私。嚴(yán)禁簽訂違法合同、無效合同和執(zhí)行后不利于公司的合同。

　　第三十一條任何部門和個(gè)人均有權(quán)檢舉、揭發(fā)利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)和損害公司利益活動(dòng)的行為。對于檢舉揭發(fā)的有功人員，依國家規(guī)定和公司有關(guān)獎(jiǎng)懲制度予以獎(jiǎng)勵(lì)并負(fù)責(zé)保密。

　　第三十二條公司各部門及人員應(yīng)將合同的管理作為日常工作的重要內(nèi)容之一，并列入考核范圍。

　　第三十三條公司對具備下列條件之一的部門和人員應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)：

　　一、在合同履行過程中，發(fā)現(xiàn)重大問題并積極采取補(bǔ)救措施，免遭重大損失的;

　　二、在合同履行過程中，發(fā)現(xiàn)重大缺陷使公司利益免遭重大損失的;

　　三、揭發(fā)、抵制利用合同進(jìn)行違章、違法、犯罪行為和利用合同損害公司利益行為的;

　　四、在合同管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，做出突出貢獻(xiàn)的;

　　五、其他應(yīng)予獎(jiǎng)勵(lì)的。

　　第三十四條有下列情形之一者，應(yīng)根據(jù)情況追究有關(guān)人員的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任直至法律責(zé)任：

　　一、簽訂的合同條款不全，造成經(jīng)濟(jì)損失的;

　　二、在合同簽訂過程中，違反本制度規(guī)定，玩忽職守，給公司造成損失的;

　　三、未經(jīng)授權(quán)或超越代理權(quán)限，不依規(guī)定程序?yàn)E簽合同，簽訂無效合同，給公司造成損失的;

　　四、在合同履行過程中不負(fù)責(zé)任，致使合同不能正常履行，或發(fā)生合同糾紛不及時(shí)報(bào)告和采取措施，給公司造成損失的;