各崗位職責說明書相關(guān)知識

　　以下是小編精心收集整理的各崗位職責說明書相關(guān)知識，供大家參考和借鑒，更多資訊請繼續(xù)留意崗位說明書欄目。

　　企業(yè)如何編寫職務說明書

　　在企業(yè)組織中，崗位是最基本的構(gòu)成單位。想把一個企業(yè)管好，必須把一個個崗位管理好。崗位管理是一個復雜的體系，其中最基礎的手段就是通過工作分析對崗位進行文字性的界定和說明，也就是我們通常所說的編寫職務說明書。職務說明書，是表明企業(yè)期望員工做什么、員工應該作什么、應該怎么作和在什么樣的情況下履行職責的匯總。在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中，科學地進行工作分析，能夠確保將整個企業(yè)的目標轉(zhuǎn)化為所有員工的個人目標，使企業(yè)的經(jīng)營壓力轉(zhuǎn)化為每個員工的工作動力和責任約束。

　　職務說明書的主要作用

　　職務說明書主要發(fā)揮四個方面的作用：首先，職務說明書清晰地列出了員工的職責范圍，在年初的時候，看看自己的職務說明書，就可以大致了解一年的工作目標;第二，職務說明書囊括了崗位所需要的能力，員工可以對照，自己在這些方面發(fā)展得如何，哪些能力還需要進一步提高;第三，職務說明書令上下級關(guān)系一目了然：誰向你匯報，你又向誰匯報;第四，職務說明書還有利于上級主管對員工進行管理。主管招聘新員工，考核老員工的工作表現(xiàn)，都可以參考職務說明書的要求。一般來說，員工及其上級主管都必須在員工的職務說明書上簽字，表明雙方都認可說明書的各項條款，這其實就是上下級的溝通過程，溝通好了，可以為后面的工作掃清不少障礙。由于職務說明書具有明確工作職責與權(quán)限、工作目標、工作特點、任職要求等作用，并能為工作評價、人員招聘、績效管理、培訓與開發(fā)、薪酬管理等提供依據(jù)，它已受到企業(yè)重視，并成為現(xiàn)代企業(yè)管理的基礎工作之一。

　　職務說明書的編寫

　　企業(yè)應該把職務說明書的編寫工作作為企業(yè)現(xiàn)有崗位的一次大盤點，或者說是一次業(yè)務流程的重組，從而明確各崗位的職責與權(quán)限，規(guī)范工作流程，以實現(xiàn)科學管理的目的。職務說明書編寫的過程，其實是對企業(yè)業(yè)務流程重新認識的過程。一套科學、規(guī)范的職務說明書能對企業(yè)的各項工作及人力資源管理的其他工作提供依據(jù)。根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略來進行組織結(jié)構(gòu)設計，根據(jù)組織結(jié)構(gòu)設計來進行職能分解，根據(jù)職能分解來做崗位設置，根據(jù)崗位設置來做工作分析和崗位研究，最后形成職務說明書。

　　在開展職務說明書的編寫工作之前，人力資源經(jīng)理應和高層領(lǐng)導進行討論，使高層領(lǐng)導率先樹立崗位責任意識，對各項工作實行歸口管理，改變自由隨意的管理風格。編寫過程中，各部門的主管和員工應積極配合，人力資源部為其提供編寫技術(shù)的培訓、指導和審核。人力資源部可靈活選用問卷調(diào)查法、面談法、工作日志法、實地觀察法等方法，進行認真的工作分析和調(diào)查，了解每一個崗位的工作任務、工作目標、工作條件、上下級關(guān)系、對內(nèi)對外的聯(lián)系、任職資格等要素。行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會給崗位提出新的要求。因此，企業(yè)編寫出規(guī)范的職務說明書后，還應建立起職務說明書的動態(tài)管理制度，由專人負責管理更新。

　　在與高層領(lǐng)導取得共識、進行必要的宣教后，接下來要做的就是崗位信息的調(diào)查。崗位調(diào)查是以工作崗位為對象，采用科學的調(diào)查方法，收集各種與崗位有關(guān)的信息的過程。崗位調(diào)查必須采用科學方法認真進行，確保材料的真實性、可靠性和完整性。崗位調(diào)查是職務說明書編寫工作的重要組成部分，只有做好這項工作，職務說明書的編寫才能順利進行。

　　崗位調(diào)查的主要方式

　　1.面談：就是拿著崗位調(diào)查表到現(xiàn)場和從事這個崗位工作的員工進行面對面的交流，了解情況。面對面調(diào)查的時候，調(diào)查者應該做好記錄，詳細把被調(diào)查者的原話記下來，回去以后進行分析。特別注意的就是必須記下原話，這樣才能保證獲得的信息是“綠色信息”。

　　2.現(xiàn)場觀測：在現(xiàn)場進行觀測，了解這個崗位的工作內(nèi)容、工作的時間和工作負荷等問題。將現(xiàn)場的情況如實記錄下來，并結(jié)合通過其他方法得到的崗位信息全面分析該崗位的情況。

　　3.書面調(diào)查：給在這個崗位工作的員工發(fā)放一個崗位調(diào)查表，通過這些調(diào)查表進行崗位信息的收集、整理和分析。書面形式的效果不如面談和現(xiàn)場觀測，因為當面調(diào)查的時候被調(diào)查者可以提供很多信息，分析工作能夠更深入或者更能得出準確的結(jié)論。但在崗位非常多的情況下，面談和現(xiàn)場觀測會耗費大量的時間和成本。筆者建議對重要崗位用面談和現(xiàn)場觀測的方法，對一般崗位可以采用書面調(diào)查的方法。

　　崗位信息調(diào)查表的內(nèi)容包括：

　　(1)工作任務的性質(zhì)、內(nèi)容、程序、地點、時間

　　比如是做什么工作的，是部門領(lǐng)導還是某一方面的主管，是做研發(fā)的還是做銷售的;這些內(nèi)容里面哪些比較重要，哪些比較次要;工作經(jīng)過哪些程序，是怎么做的;完成這項任務，領(lǐng)導有沒有在時間上的要求等等。

　　(2)本崗位的責任

　　這個崗位負哪些責任，哪些負主責，哪些負部分責任，哪些工作只是支持別人。

　　(3)要求的學歷、經(jīng)驗、年齡及其他資格和條件

　　崗位要求什么樣的任職條件，比如對學歷、經(jīng)驗、年齡和身體有什么要求。比如某些崗位女同志做不太適合，要求一定是男性;有些工作一定要求大本以上學歷，或者五年以上的工作經(jīng)驗等。

　　(4)工作的應知應會的技能

　　負責這項工作必須要懂某些方面的知識，比如一定要懂化工或辦公設備自動化等等。

　　(5)與公司內(nèi)部和外部的關(guān)系

　　比如你是某某部門的職員，首先打交道的是部門經(jīng)理，再上面是分管這項工作的總監(jiān)或者副總，可能要和營銷部、技術(shù)部打橫向交道。對外，比如說要和工商局、技術(shù)監(jiān)督局打交道，這些情況在崗位調(diào)查的時候都要摸清楚。

　　(6)工作環(huán)境條件

　　工作處在一種什么條件下，特別是對于勞動密集型的企業(yè)，比如說港口行業(yè)、建筑行業(yè)、化工行業(yè)，可能涉及野外、高空作業(yè)或接觸有毒氣體等等。在做崗位分析和評價的時候要考慮這些因素，比如化工行業(yè)和接觸有毒氣體的車間的員工除了基本工資還得給與營養(yǎng)補貼。

　　職務說明書的主要內(nèi)容

　　有了崗位信息以后，我們就可以著手制定職務說明書了，大多數(shù)情況下，職務說明書應該包括以下主要內(nèi)容：

　　1.工作標識：包括崗位名稱、崗位編號、所屬部門、直屬上級、縱向晉升崗位、橫向輪換崗位、崗位系列、崗位級別。

　　2.管理幅度：為該崗位所直接管理的人數(shù)，它包括直接管理的崗位名稱和人數(shù)，也就是直接向該崗位匯報工作的員工人數(shù)。

　　3.崗位目的：簡要說明工作的主要內(nèi)容，設置此崗位的意義。

　　4.崗位責任：指該崗位所承擔的責任，著重強調(diào)必須完成的任務，一旦發(fā)生過失應受到懲罰，責任性質(zhì)需要加以界定，包括領(lǐng)導責任、全部責任、主要責任和次要責任。

　　5.崗位權(quán)限：指為完成該崗位工作內(nèi)容，而賦予該崗位的權(quán)限范圍，包括業(yè)務權(quán)限、人事權(quán)限和財務權(quán)限。

　　6.工作關(guān)系：指該崗位與公司內(nèi)外其它崗位之間的關(guān)系，包括與上級、同級和下級的溝通，以及公司外部組織等。

　　7.任職要求：指對從事該崗位員工的身體素質(zhì)、教育背景、工作經(jīng)驗、專業(yè)知識、職業(yè)資質(zhì)、工作能力的要求。

　　職務說明書根據(jù)公司的具體情況進行制定，而且在編制時，要注意文字簡單明了，使用淺顯易懂的文字;內(nèi)容要越具體越好，避免形式化和書面化;隨著公司規(guī)模的不斷擴大，職務說明書要在一定的時間內(nèi)給予修正和補充，以便與公司的發(fā)展保持同步。

　　職務說明書的編寫誤區(qū)

　　目前有很多企業(yè)在完善了職務說明書的工作后，并沒有讓它在企業(yè)管理工作中發(fā)揮應有的作用。筆者認為，這并不是職務說明書本身的局限，更多是企業(yè)走進了職務說明書編寫的誤區(qū)，降低了其在管理中的應用性。那么。職務說明書的編寫有哪些誤區(qū)呢?

　　1.功能錯位

　　在談及崗位描述時，很多企業(yè)都能捧出一疊厚厚的文案，但細讀后，就會發(fā)現(xiàn)，他們并不是職務說明書，而僅僅是崗位職責制。企業(yè)的崗位職責制并不是職務說明書。崗位職責制是崗位任職人應該完成的職責，并不能全面反映崗位的信息，并沒有其行為或工作活動的結(jié)果。但是職務說明書則全面反映了崗位和崗位任職人的全面信息。

　　2.責任不清

　　為適應外部競爭環(huán)境，許多企業(yè)以團隊來設計工作任務，即同一項工作任務需要幾個部門或幾個崗位共同完成，這就出現(xiàn)了職責交叉。正確地處理職責交叉有助于發(fā)揮協(xié)作效應，取長補短，提高工作效率。但很多企業(yè)在撰寫職務說明書時對這些職責交叉的工作沒有明確各崗位的職責權(quán)限，以及對工作結(jié)果應承擔的責任，反而導致工作中崗位職責不清、多頭領(lǐng)導，工作中出現(xiàn)問題各部門間又互相推諉，降低了工作的效率。

　　3.職責重疊

　　在企業(yè)的實際中，對于工作任務性質(zhì)相同、工作任務量較大的工作，有的崗位不可避免會出現(xiàn)了一崗多人的現(xiàn)象。在崗位描述時是否只需編制一份職務說明書呢?很多企業(yè)在描述此類崗位時，采取了簡單的一刀切的方法，歸納出該崗位的共同特征，定義了崗位的共同要求，卻忽視了該崗位的不同任職者之間工作任務的差別，以及由此導致的對任職人資格要求的差異，這顯然是一種不可取的方法。如果是對崗位進行描述，應該采用“一崗一份”說明書的方式，每個任職人持有一份。目前不少企業(yè)在開展工作分析時，卻混淆了"工作"和"崗位"這兩個概念。

　　4.閉門造車

　　目前，不少企業(yè)已經(jīng)認識到職務說明書的作用，紛紛在企業(yè)開展工作分析的工作。但編寫出來的職務說明書卻未真正起作用。有的企業(yè)在對工作分析缺乏正確認識的情況下，就盲目隨大流，要各個崗位上的任職人自己編寫職務說明書;有的企業(yè)，由人力資源部閉門造車，使描述脫離本崗位的實際，尤其是對任職人資格的界定缺乏客觀的標準，結(jié)果使職務說明書無法在實際工作中使用，成為案頭擺設，只好被束之高閣。

　　5.不成體系

　　職務說明書編寫的過程，其實是對企業(yè)業(yè)務流程重新認識的過程。一套科學、規(guī)范的職務說明書能對企業(yè)的各項工作及人力資源管理的其他工作提供依據(jù)。但是，不少企業(yè)的崗位描述都有不完整、夸大職責或縮小職責、任職資格主觀性強等問題。有的為了節(jié)約成本，甚至只對關(guān)鍵崗位或部門進行崗位描述，導致后續(xù)的崗位評價、招聘等工作缺乏客觀、統(tǒng)一的尺度，科學的人力資源管理工作也無從談起。

　　職務說明書編寫誤區(qū)的原因分析

　　在職務說明書編寫工作中，為什么會出現(xiàn)這樣的誤區(qū)?筆者認為會出現(xiàn)這樣或那樣的誤區(qū)的主原因主要以下幾點：

　　1.為編寫而編寫

　　目前，在一些企業(yè)中，由于管理流程的不規(guī)范，或管理者本身的行為不規(guī)范等問題，使得企業(yè)存在職責不清、工作任務隨意性較大、出現(xiàn)問題互相推諉等管理問題，不少企業(yè)只關(guān)注職務說明書的結(jié)果或形式，使得職務說明書成為現(xiàn)實工作流程的再現(xiàn)。企業(yè)職務說明書編寫工作的開展，應該側(cè)重于工作分析的過程，把職務說明書的編寫工作作為企業(yè)現(xiàn)有崗位的一次大盤點，或者說是一次業(yè)務流程的重組，從而明確各崗位的職責與權(quán)限，規(guī)范工作流程，以實現(xiàn)科學管理的目的。

　　2.缺乏專業(yè)技術(shù)或培訓

　　職務說明書的編寫是人力資源管理工作的一項專門技術(shù)。不少企業(yè)由于缺乏職務說明書編寫的專業(yè)技能或培訓，所以也存在描述不規(guī)范，用語不準確的現(xiàn)象。尤其是在崗位職責的描述上，它應該是關(guān)于一項工作最終要取得的結(jié)果的陳述，因此，應準確、清晰地界定崗位任職人應承擔的責任，所具有的權(quán)限和工作必須達到的目標、規(guī)范權(quán)責利的關(guān)系。但不少企業(yè)的職務說明書在描述用語的選擇上，籠統(tǒng)地使“負責、管理”等詞語，導致崗位職責的描述過小或者過大。標準的崗位職責描述格式：動詞+賓語+結(jié)果。動詞的選擇可參照崗位職責動詞使用規(guī)范表;賓語表示該項任務的對象，即工作任務的內(nèi)容，結(jié)果表示通過此項工作完成要實現(xiàn)的目標，可用“確保、保證、爭娶推動、促進”等詞語連接。

　　崗位職責動詞使用規(guī)范表

　　管理職責業(yè)務職責

　　決策層主持、制定、策劃、指導、督辦、協(xié)調(diào)、委派、考核、交辦審核、審批、批準、簽署、核轉(zhuǎn)

　　管理層組織、擬定、提交、制定、支持、督促、布置、提出編制、開展、考察、分析、綜合、研究、處理、解決、推廣

　　執(zhí)行層策劃、設計、提出、參與、協(xié)助、代理編制、收集、整理、調(diào)查、統(tǒng)計、記錄、維護、遵守、維修、辦理、呈報、接待、保管、核算、登記、送達

　　3.宣傳不到位

　　職務說明書的編寫應是一個由上而下的過程，涉及到企業(yè)各個層面。編寫職務說明書的目的就是要使員工明確自己的工作責任、作用及基本要求等，所以，在編制過程中應得到全體員工的支持和參與。但是不少企業(yè)或各級管理者把該項工作作為"作業(yè)"來應付，并沒有與員工充分交流，任職人的"反饋"或"確認"環(huán)節(jié)，所以作用不大;有的由于宣傳不到位、員工不知道職務說明書的作用，有些員工誤認為職務說明書的編寫就是“定崗、定編”這對員工顯然是一種威脅，由此出現(xiàn)員工不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使職務說明書變成可有可無的擺設。

　　4.編寫工作定位不明晰

　　不少企業(yè)把編寫職務說明書的工作定位于優(yōu)化企業(yè)的工作流程，解決多頭領(lǐng)導現(xiàn)象、改善現(xiàn)有的職責劃分等。但是在實際工作中常常會面臨兩難的選擇：是對企業(yè)各個崗位工作現(xiàn)狀的描述還是對目標狀態(tài)的描述，“是什么”和“應該是什么”的問題。若選擇后者"應該是什么"，則在界定各個崗位職責時必須對現(xiàn)存的職責交叉、職權(quán)不明的現(xiàn)象進行調(diào)整，這將導致一部分員工的工作職責和權(quán)限的變動，可能招致抵制的阻力。在這種情況下，企業(yè)又轉(zhuǎn)向了“是什么”，只對崗位工作現(xiàn)狀進行描述，失去了職務說明書編寫的意義。 因此，職務說明書編寫工作必須定位明晰，即是對崗位目標狀態(tài)的描述，并得到管理者高層的認同和支持。

　　5.職務說明書的管理不及時

　　隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化和企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中工作業(yè)務流程也在不斷變化，由此部門職責及崗位工作內(nèi)容與要求也會不斷地發(fā)生變化。一般而言，職務說明書應不斷修改，修改的頻率應根據(jù)行業(yè)的發(fā)展和職責的變化情況靈活進行選擇。因此當企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰(zhàn)略調(diào)整時，企業(yè)應及時修訂職務說明書。然而，一些企業(yè)的職務說明書并沒有隨著企業(yè)的發(fā)展而變化，使得原有崗位的說明書在新形式下已失去價值，職務說明書的規(guī)范和指導作用也難以發(fā)揮。

　　因此，職務說明書的編寫工作應該首先得到管理高層的認可，取得高層對崗位職責“變革”的理解和支持。在員工的積極參與和配合下，逐步分層實施。根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)組織結(jié)構(gòu)確定部門職責。崗位的職責應為部門職責的分解，部門的各項職責應在崗位的職責中得以體現(xiàn)即“人人有事做，事事有人做”。根據(jù)任務量和工作的要求，將部門的工作任務合理地分解到具體的崗位，確定部門的崗位設置和人員安排，并明確部門內(nèi)各崗位的崗位職責。企業(yè)編寫出規(guī)范的職務說明書后，人力資源部應建立職務說明書的動態(tài)管理制度，由專人負責管理更新。

【各崗位職責說明書相關(guān)知識】相關(guān)文章：

學校各崗位職責說明書07-10

各崗位職責02-18

述職報告相關(guān)知識11-28

形體訓練相關(guān)知識03-20

濕地相關(guān)知識概述03-06

小升初的相關(guān)知識要點06-29

考試搞懂各知識點07-11

物流各崗位職責05-05

醫(yī)院各崗位職責04-21

物業(yè)各崗位職責04-13