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分析崗位說(shuō)明書(shū)的作用及案例
分析崗位說(shuō)明書(shū)的作用及案例很多人認(rèn)為人力資源工作應(yīng)從編制崗位說(shuō)明書(shū)上開(kāi)始，主要內(nèi)容應(yīng)包括崗位信息，基本職責(zé)，任職條件，工作聯(lián)系等等。但在編制過(guò)程當(dāng)中，更多的是動(dòng)用公司整個(gè)資源，而且消耗資源也比較大。但寫(xiě)完之后，大部分都是束之高閣，沒(méi)有人再理會(huì)到底寫(xiě)了些什么。當(dāng)再次有機(jī)會(huì)拿出來(lái)的時(shí)候，一般是計(jì)劃重新修訂的時(shí)候，工作當(dāng)中基本沒(méi)人去閱讀，更談不到按寫(xiě)的去做。所以，我經(jīng)常說(shuō)崗位說(shuō)明書(shū)是給人事部看的，別的部門(mén)有工作照做，沒(méi)有工作也照做，如果按寫(xiě)的做了，往往又行不通�；仡^看看，我們工作中又有多少人仔細(xì)看過(guò)自己的崗位說(shuō)明書(shū)，又有誰(shuí)說(shuō)我一直是按寫(xiě)的做的。人事專(zhuān)業(yè)的人都不太看，就更不能要求別人了。下面和大家分析崗位說(shuō)明書(shū)作用有哪些?
崗位說(shuō)明書(shū)作用1:為招聘、錄用員工提供依據(jù)
◎確定崗位的任職條件
崗位說(shuō)明書(shū)里已經(jīng)確定了這個(gè)崗位的任職條件，任職條件是招聘工作的基礎(chǔ)，招聘工作需要依照任職條件來(lái)挑選人員，不滿(mǎn)足任職條件的人，不能用。如果企業(yè)一定要用只也能降格使用，例如工資等級(jí)要下降，或者職務(wù)要略微下降。
【案例】
某公司招聘人力資源部的人事培訓(xùn)專(zhuān)員。在崗位說(shuō)明書(shū)的任職條件一欄中已經(jīng)明確要求：學(xué)歷是大學(xué)本科以上，工作經(jīng)驗(yàn)要求三年以上，大中型企業(yè)或者外資企業(yè)相關(guān)崗位的工作人員。只有符合這樣的條件，公司才會(huì)錄用這名員工來(lái)?yè)?dān)任人力資源部的這個(gè)職位。另外，要求應(yīng)聘者具有什么樣的知識(shí)，要求了解哪些業(yè)務(wù)范圍，在任職條件中都會(huì)有明文規(guī)定。具體招聘的時(shí)候，只要照章辦事即可。
◎崗位說(shuō)明書(shū)將作為簽訂勞動(dòng)合同的附件
崗位說(shuō)明書(shū)將作為員工錄用以后簽訂的勞動(dòng)合同的附件。企業(yè)決定錄用員工后，這名員工應(yīng)該承擔(dān)什么樣的責(zé)任，以及要負(fù)責(zé)到何種程度，這些問(wèn)題也已經(jīng)事先在崗位說(shuō)明書(shū)里約定好了，企業(yè)不需要對(duì)員工重復(fù)說(shuō)明。
◎作為入職培訓(xùn)的教材
員工被錄用以后，崗位說(shuō)明書(shū)可以作為入職培訓(xùn)的教材。新員工在被錄用以后，一般企業(yè)要進(jìn)行一次入職培訓(xùn)。
崗位說(shuō)明書(shū)作用2:對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理
在對(duì)員工目標(biāo)管理設(shè)計(jì)的時(shí)候，依據(jù)崗位說(shuō)明書(shū)所規(guī)定的職責(zé)，通過(guò)崗位說(shuō)明書(shū)可以很清晰、明確地給員工下達(dá)目標(biāo)，同時(shí)也便于設(shè)計(jì)目標(biāo)。
◎崗位說(shuō)明書(shū)是給員工下達(dá)目標(biāo)的憑證
目標(biāo)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種最有效的辦法。給員工下達(dá)目標(biāo)的憑據(jù)就是崗位說(shuō)明書(shū)里面規(guī)定的職責(zé)。例如給人力資源部的培訓(xùn)專(zhuān)員下達(dá)的目標(biāo)是培訓(xùn)的指標(biāo)，而不能下達(dá)薪酬管理的指標(biāo)。由此可見(jiàn)，崗位說(shuō)明書(shū)是目標(biāo)管理的一個(gè)基本依據(jù)。
◎依據(jù)崗位說(shuō)明書(shū)可清晰設(shè)計(jì)目標(biāo)
在崗位說(shuō)明書(shū)中，具體某個(gè)項(xiàng)目有幾項(xiàng)職責(zé)，目標(biāo)應(yīng)該下達(dá)給誰(shuí)，都有非常清楚的說(shuō)明。因此，負(fù)責(zé)目標(biāo)管理的主管應(yīng)該隨時(shí)查閱崗位說(shuō)明書(shū)，以便更明確、有效地對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理。
崗位說(shuō)明書(shū)作用3:是績(jī)效考核的基本依據(jù)
◎崗位說(shuō)明書(shū)確定了崗位職責(zé)
在績(jī)效考核的時(shí)候，只有通過(guò)考察崗位說(shuō)明書(shū)，才會(huì)知道只有這個(gè)崗位才有這個(gè)職責(zé)，才能去考核這個(gè)崗位上工作的員工是不是盡職盡責(zé)，是不是完成了工作目標(biāo)。假如在崗位說(shuō)明書(shū)中根本就沒(méi)有這個(gè)職責(zé)，就不能拿這個(gè)要求考核他，因?yàn)樗恍枰袚?dān)這樣的責(zé)任。所以，崗位說(shuō)明書(shū)在工作目標(biāo)管理和績(jī)效考核工作中起很大的作用，也是績(jī)效考核的一個(gè)基本依據(jù)。
◎崗位說(shuō)明書(shū)確定了職責(zé)范圍
崗位說(shuō)明書(shū)明確確定了某一項(xiàng)職責(zé)的范圍，是全責(zé)、部分還是支持，很清楚地劃分了員工的職責(zé)。當(dāng)某一項(xiàng)工作沒(méi)有完成或出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，責(zé)任十分清楚。
◎崗位說(shuō)明書(shū)確定了考核內(nèi)容
崗位說(shuō)明書(shū)還規(guī)定了考核評(píng)價(jià)內(nèi)容�？�(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是一致的。不能是崗位說(shuō)明書(shū)寫(xiě)的是一個(gè)樣，考核標(biāo)準(zhǔn)又是另一個(gè)樣。
崗位說(shuō)明書(shū)作用4:為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)
直接決定薪酬的是崗位評(píng)價(jià)，所以崗位說(shuō)明書(shū)所提供的依據(jù)評(píng)價(jià)是間接的。崗位評(píng)價(jià)是企業(yè)薪酬政策的基本依據(jù)，整個(gè)薪酬體系需要以崗位評(píng)價(jià)為
支撐性資料。而崗位評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)是崗位分析和崗位說(shuō)明書(shū)，如果沒(méi)有崗位說(shuō)明書(shū)、崗位內(nèi)涵分析、員工規(guī)格分析等資料，就無(wú)法進(jìn)行崗位評(píng)價(jià)。因此，從根本上說(shuō)，崗位說(shuō)明書(shū)為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)。缺少了崗位說(shuō)明書(shū)，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。
崗位說(shuō)明書(shū)作用5:員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)
對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)是為了滿(mǎn)足崗位職務(wù)的需要，有針對(duì)性地對(duì)具有一定文化素質(zhì)的員工進(jìn)行崗位專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)際技能的培訓(xùn)，完備上崗任職資格，提高員工勝任本崗本職工作的能力。根據(jù)崗位說(shuō)明書(shū)的具體要求，對(duì)一些任職條件不足，但其它方面優(yōu)秀、符合公司急需人才要求的員工進(jìn)行教育和培訓(xùn)，提升他本身的素質(zhì)，最后使其達(dá)到崗位說(shuō)明書(shū)的任職要求。
【案例】
某公司在招聘一名銷(xiāo)售主管的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)一名應(yīng)聘者銷(xiāo)售經(jīng)驗(yàn)非常豐富，但是他的學(xué)歷達(dá)不到招聘的要求。負(fù)責(zé)招聘的人力資源部經(jīng)理覺(jué)得非�？上�，破例將他錄用。本來(lái)是用他當(dāng)銷(xiāo)售部經(jīng)理的，但由于其任職條件欠缺，所以先讓他擔(dān)任銷(xiāo)售部副經(jīng)理。在接下來(lái)一段時(shí)間，針對(duì)其學(xué)歷不高的特點(diǎn)，將他送去大學(xué)進(jìn)修，彌補(bǔ)學(xué)歷上的不足。這樣，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的考察，等他自身素質(zhì)有了提高，符合職位要求時(shí)，將他提升為銷(xiāo)售部經(jīng)理。
崗位說(shuō)明書(shū)作用6：為員工晉升與開(kāi)發(fā)提供依據(jù)
人力資源管理中一項(xiàng)非常重要的工作是人力資源開(kāi)發(fā)，就是通過(guò)一些手段使員工的素質(zhì)和積極性不斷提高，最大限度地發(fā)揮員工的潛能，為企業(yè)做更大貢獻(xiàn)。員工的晉升與開(kāi)發(fā)，離不開(kāi)人事考核。人事考核是以員工為對(duì)象，以崗位說(shuō)明書(shū)的要求為考核依據(jù)，通過(guò)對(duì)員工德、能、勤、績(jī)等方面的綜合評(píng)價(jià)，判斷他們是否稱(chēng)職，并以此作為任免、獎(jiǎng)罰、報(bào)酬、培訓(xùn)的依據(jù)，促進(jìn)“人適其位”。因此，崗位說(shuō)明書(shū)也為這項(xiàng)工作提供了一個(gè)依據(jù)。
員工大都愿意在一家企業(yè)長(zhǎng)期工作，并不愿意來(lái)回跳槽。主要是看有沒(méi)有發(fā)展的空間，例如現(xiàn)在是銷(xiāo)售員，有沒(méi)有可能做銷(xiāo)售經(jīng)理或銷(xiāo)售總監(jiān)。公司就要依據(jù)崗位說(shuō)明書(shū)，有針對(duì)性地做工作。
根據(jù)崗位說(shuō)明書(shū)做員工晉升路徑圖，作為規(guī)范化管理的一個(gè)基礎(chǔ)文件。每一位員工都清楚，只要好好工作將來(lái)就能升到什么職位，或幾年才能達(dá)到任職條件。
人力資源案例分析：一份職位說(shuō)明書(shū)引起的出走事件
當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)發(fā)展越迅猛，或者說(shuō)企業(yè)求發(fā)展的野心越大，對(duì)人才的需求越強(qiáng)烈，這種求賢若渴的心情固然可以理解，但這種狀態(tài)也同樣造成了企業(yè)招人用人的偏頗和失誤，很多時(shí)候在新增人員到崗后，企業(yè)會(huì)發(fā)現(xiàn)入職者不勝任此職位，或者此職位的工作內(nèi)容和預(yù)期存在很大不同，給入職者造成了較大落差，從而造成了企業(yè)開(kāi)人或員工主動(dòng)離職的情況，究其原因，一定是在招聘環(huán)節(jié)出了問(wèn)題。
總結(jié)并概括目前的大多數(shù)情況，無(wú)外乎企業(yè)和人選雙方對(duì)對(duì)方預(yù)期和現(xiàn)實(shí)的想法存在很大差異。
案例：
從事人力資源工作的R小姐雖沒(méi)有做到HRM級(jí)別，但其所任職的是一家知名的大型上市公司，公司對(duì)HR工作極為重視，使得R小姐在此公司任職的三年中積累了較豐富的HR經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也具有一定的行政管理經(jīng)驗(yàn)，深得領(lǐng)導(dǎo)好評(píng)。不久前，因經(jīng)濟(jì)環(huán)境影響公司大面積裁員，R小姐不幸身列其中，于是開(kāi)始尋求職業(yè)生涯第二次發(fā)展之機(jī)會(huì)。
很快，一位朋友推薦一個(gè)小公司給她，聲稱(chēng)此公司在尋找人力資源經(jīng)理，并把JD發(fā)送給她，JD中明確列出了四條HRM通用的任職資格和工作描述，另外加注有一定的行政經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)秀。由此R小姐得出，此職位相當(dāng)于人力行政經(jīng)理，重點(diǎn)在人力資源各個(gè)模塊的運(yùn)用，和自己之前經(jīng)歷相符，同時(shí)其本人也期望得到一個(gè)全面掌控HR工作的機(jī)會(huì)，由此看來(lái)，此機(jī)會(huì)很適合自己的發(fā)展。
不出所料，面談進(jìn)展很順利，薪水5K，隨低于之前的5.5K，但R小姐并不介意，一周后正式入職。
在入職10天后，R小姐卻主動(dòng)提出離職，義無(wú)反顧的離開(kāi)了這家公司。
短短十天，是什么讓R小姐的態(tài)度瞬時(shí)轉(zhuǎn)變呢?經(jīng)友人了解，R小姐很勝任此工作，并在一周內(nèi)將全公司的績(jī)效考核體系搭建起來(lái)，馬上就要實(shí)施，此時(shí)卻得到了減薪的通知，令她十分費(fèi)解，找到投資方大老板溝通。
這次溝通直接導(dǎo)致她對(duì)工作及公司失去了信任。原來(lái)，大老板不但對(duì)其所做工作不認(rèn)可，同時(shí)明確表示自己所需要的只是一個(gè)行政人員，相應(yīng)的薪水并不能給到之前談好的5K，需要減薪至3k左右，當(dāng)時(shí)，R小姐很憤怒。
用R小姐的話(huà)說(shuō)，行政的工作和人力資源的工作在老板眼里原來(lái)是一回事，這是對(duì)她的工作專(zhuān)業(yè)度的一種侮辱，這種看低HR工作的老板和公司，是不值得一起共事的。
同時(shí)，R小姐對(duì)公司出爾反爾的態(tài)度很費(fèi)解，“說(shuō)實(shí)話(huà)，如果剛開(kāi)始談3K，我也不會(huì)完全拒絕，畢竟工作內(nèi)容對(duì)我以后的發(fā)展有很大幫助，也是一種挑戰(zhàn)，現(xiàn)在突然要求減薪，我不能接受。”
拋開(kāi)薪水不談，作為HR從業(yè)者相信會(huì)很理解R小姐的遭遇，這種理解可能更多的是在同行之中，換言之，如果這種遭遇放在其他崗位從業(yè)者身上，我們是否也會(huì)報(bào)以同樣的心情和態(tài)度呢?畢竟，這種問(wèn)題的出現(xiàn)不僅僅是因?yàn)槔习�，還有負(fù)責(zé)招聘的HR，都或多或少存在某些招聘和用人上的分歧或失誤。
當(dāng)然，R小姐的遭遇同樣不可避免有HR的責(zé)任，我們可以說(shuō)HR不專(zhuān)業(yè)，但不專(zhuān)業(yè)可以慢慢變得專(zhuān)業(yè)，這是小問(wèn)題，關(guān)鍵是HR需要完全去明白老板腦子里對(duì)這個(gè)職位怎么看，怎么想，我認(rèn)為這并不完全屬于專(zhuān)業(yè)范疇的問(wèn)題，這是幾乎所有公司HR每天都要應(yīng)對(duì)的重要問(wèn)題。
追根溯源，R小姐的遭遇，從企業(yè)方招聘角度講，是職位說(shuō)明書(shū)設(shè)計(jì)的失敗。但是隱藏在一行行任職資格和職位描述背后的諸多因素，才是導(dǎo)致招聘失敗的關(guān)鍵因素。
職位說(shuō)明書(shū)，相信專(zhuān)業(yè)的HR是可以寫(xiě)的很漂亮，但這種漂亮在某種意義上可以和“不實(shí)際”概念偷換。
這種不實(shí)際在真正工作中會(huì)有很多表現(xiàn)，如：“公司的財(cái)務(wù)人員同樣肩負(fù)著行政的職責(zé)”、“以績(jī)效和培訓(xùn)見(jiàn)長(zhǎng)的HR在80%的時(shí)間里忙于處理員工關(guān)系問(wèn)題”、“擁有豐富的醫(yī)藥領(lǐng)域客戶(hù)資源的銷(xiāo)售總監(jiān)長(zhǎng)時(shí)間的帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)維護(hù)FMCG客戶(hù)”……歸納一下，招聘的失敗往往體現(xiàn)在企業(yè)對(duì)人選的不滿(mǎn)意，或者人選對(duì)職位設(shè)置的不理解，要么大材小用，要么小材大用，要么邊用邊看。
對(duì)于出現(xiàn)過(guò)這種問(wèn)題的企業(yè)及HR，試問(wèn)一下：
1、對(duì)于老板的想法你是否真正領(lǐng)悟
2、對(duì)于職位對(duì)公司的重要性你是否真正理解
老板的意圖不清楚，怎么能去寫(xiě)職位說(shuō)明;公司需要這個(gè)職位解決什么問(wèn)題你不清楚，怎么能去寫(xiě)職位說(shuō)明?
如果你想很輕松的完成職位說(shuō)明的設(shè)計(jì)，那么以上兩點(diǎn)必須要搞清楚，同時(shí)，切忌從網(wǎng)站上或者大綱里隨便摘抄或組合一些條條框框組成一個(gè)JD，這是最平常又是最忌諱的做法。
如何省時(shí)省力做出一個(gè)有效地職位說(shuō)明呢?在回答并實(shí)踐這個(gè)工作前，切記拋棄一些傳統(tǒng)的思維方法和習(xí)慣。
1、拋開(kāi)“超人”理念
做HR的都明白“人職匹配”，這和“超人”是兩個(gè)相反的論調(diào)，老板總在想，要是這個(gè)人能幫我解決ABCDE這些問(wèn)題那就輕省了，這種想法固然可以理解，但HR千萬(wàn)不要跟著老板的想法走，找一個(gè)真正能解決企業(yè)某個(gè)問(wèn)題的牛人就足夠了，老板和你的考慮角度不同，但是殊途同歸——最優(yōu)效的配置人力資源，只不過(guò)，HR相對(duì)于老板，不能過(guò)于理想化，世界上本不存在“超人”，念叨的人多了，一樣不存在。
2、拋開(kāi)“優(yōu)秀”，回歸“適合”
世界上優(yōu)秀的人很多，但是你的公司人員有限，夸張的說(shuō)，如果為了一個(gè)優(yōu)秀的人而傾家蕩產(chǎn)，血本無(wú)歸，最后只能讓自己債上加債，人是有底線(xiàn)的，企業(yè)同樣有。相信有不少HR都有這樣的經(jīng)歷，招進(jìn)來(lái)一個(gè)優(yōu)秀的人，落實(shí)到工作上卻只是用了他的一小部分優(yōu)秀，有時(shí)效果適得其反。小廟供不了這龕大佛，問(wèn)題是，如果佛稍微大一點(diǎn)，很多人可能就覺(jué)得自己占了便宜，歡歡喜喜抱回家了。
所以說(shuō)，優(yōu)秀并不代表合適，只要明確哪些人適合公司發(fā)展需求，就是一種成功。
另外，請(qǐng)不要跨階段用人，先解決眼前的問(wèn)題，或者說(shuō)3年之內(nèi)的問(wèn)題，3年之后，企業(yè)發(fā)展到什么階段，有什么需求，再選擇相應(yīng)的人來(lái)依靠。
眼光太發(fā)展，未必是好事。
3、拋開(kāi)“漂亮”，注重實(shí)用
如前所述，在JD的設(shè)計(jì)及撰寫(xiě)過(guò)程中，漂亮的東西大家都喜歡，但這種不合理的漂亮有時(shí)候更像是一顆重磅炸彈。
老板看著很漂亮，應(yīng)聘者看著也覺(jué)得漂亮，不經(jīng)意間雙方對(duì)于職位的預(yù)期會(huì)攀高，老板會(huì)說(shuō)“這么優(yōu)秀的人，真不錯(cuò)!”應(yīng)聘者會(huì)說(shuō)“這么好的機(jī)會(huì)，真不錯(cuò)!”結(jié)果可想而知，雙方都覺(jué)得很冤“為什么會(huì)是這樣?”
故，拋開(kāi)“漂亮”字眼，注重實(shí)用，真實(shí)，才有可能找到適合自己的人才。
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