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如何設(shè)計工作崗位說明書
如何設(shè)計工作崗位說明書?
無論是在職企業(yè)的HR從業(yè)人員還是有志于在人力資源管理專業(yè)有所成就的初學(xué)者，工作崗位說明書設(shè)計的是否合理決定了其人力資源管理體系基礎(chǔ)的夯實度。相對許多企業(yè)的剛剛從事人力資源管理工作的人員而言，或者已經(jīng)在這個崗位工作許久的人來說，我常常發(fā)覺很多企業(yè)不重視工作崗位說明書的設(shè)計及應(yīng)用。如此，就會出現(xiàn)企業(yè)這種和那種使企業(yè)老板或HR感到困惑的事情發(fā)生，其實很多問題就出在工作崗位說明書的設(shè)計、推廣和應(yīng)用上。
人力資源的工組崗位說明書體系，不僅包含崗位的基礎(chǔ)信息、崗位的職責(zé)和權(quán)限、崗位的目的、能力素質(zhì)模型等，同時通過這些模板的設(shè)計和應(yīng)用就能充分體現(xiàn)一家公司人力資源管理水平的高低。
一.設(shè)計工作崗位說明書的前提：
工作崗位說明書的設(shè)計是基于公司的組織機構(gòu)圖而設(shè)計的。我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)企業(yè)的HR從業(yè)人員往往忽視工作崗位說明書與組織機構(gòu)圖的內(nèi)在聯(lián)系，有很多企業(yè)的老板或者HR并沒有深刻認識到這一點。老板不懂也就罷了，但是作為HR可不能不懂。之所以很多企業(yè)的人力資源管理者不受到老板的重用，不是老板不識貨或者不重視人力資源管理，而是人力資源管理人員的水平僅僅停留在招聘、考勤及簡單的日常工作層面上。為此，HR埋怨自己的工資不高，怨恨老板有眼不識金香玉，卻從來沒有認真檢討過自己的不足。
為此，在設(shè)計工作崗位說明書前，人力資源從業(yè)人員首先要審視自己公司的組織機構(gòu)圖是否合理?公司的人力資源配置圖與組織機構(gòu)圖的搭配是否科學(xué)和緊密?知不知道什么樣的組織機構(gòu)圖和人員配置圖是科學(xué)的?為什么這樣搭配才是科學(xué)的、合理的?
作為企業(yè)的人力資源管理者你這樣設(shè)計的組織機構(gòu)圖對公司的戰(zhàn)略實現(xiàn)起到哪些推波助瀾的作用?作為HR你思考過這些嗎?假如你忽略了組織機構(gòu)圖與工作崗位說明書的這些關(guān)系和必然聯(lián)系，那么你設(shè)計出的工作崗位說明書在企業(yè)的實際應(yīng)用中肯定效果會打折。
為此，一個專業(yè)的HR一定是一個懂得組織機構(gòu)圖與崗位說明書密不可分的人才。從事HR的很多，但是真正稱得上人才的HR很少，原因多數(shù)來自HR不專業(yè)、不用心的緣故。
二.工作崗位說明書設(shè)計的程序與注意事項：
1、名稱的確定：
工作崗位說明書也叫工作職務(wù)描述書，無論名稱確定哪項、其核心內(nèi)容基本都有以下構(gòu)成。對于初學(xué)者來說，掌握了這種模式及方法對于今后的工作將會獲得很大的幫助，隨著工作的經(jīng)驗的不斷加強和深入，日久天長自然就會領(lǐng)悟其中的奧妙所在。
2、編號的應(yīng)用：
編號是組成工作崗位說明書的另一個組成部分，一家具有一定規(guī)模的公司將會越來越重視編號的應(yīng)用。作為HR編號的確定是為今后便于查閱和規(guī)范人力資源工作管理而設(shè)計，所以從一開始就要引起高度重視，不要等到需要編號的時候再去編號，那樣不僅工作效率提高不上去，同時也不便于公司規(guī)范化管理，便為以后公司完善 CIS企業(yè)行為識別系統(tǒng)時打下一個良好的基礎(chǔ)。
怎樣設(shè)計編號?例如：HRM---GG---001,HRM代表著公司人力資源管理，GG代表公司高級管理人員的拼音字母代名詞，001代表著高級管理人員的編號。假如這是一家集團公司下設(shè)很多分公司，那么遇到這種情況如何在編號上區(qū)分出來呢?
例如：一家市政公司下設(shè)一個預(yù)制件廠，還有一個瀝青廠，這個時候你可以在編號上這樣設(shè)計就能分開，便于人力資源系統(tǒng)化查詢。
HRM----YGG----001,HRM----LGG---001,Y代表著預(yù)制廠的拼音符號，L代表著瀝青廠的拼音符號，這樣以來便于人力資源管理的保管和查
GG 代表高管，也是就公司廠長、副廠長等級別的人物。那么高管級別以下的主管如何編號呢?可以這樣：ZG、CG、ZY、GR等，分成主管、次管、職員、工人，如此你的工作崗位說明書的編號就算完成了，不過整體工作崗位說明書完成后不要忘記還有一項重要的工作就是，關(guān)于編制工作崗位說明書的名詞解釋和崗位說明書編號明細表。這樣你的人力資源工作才能做細、做好。
三、崗位基礎(chǔ)信息：
崗位基礎(chǔ)信息包含以下幾個方面，當(dāng)你完善這些的時候才便于你去人才市場招聘人員，否則，讓內(nèi)行人一眼就看得出來那些在人才市場招聘的企業(yè)、那些負責(zé)招聘的人員是不規(guī)范的。一個在人力資源管理上不規(guī)范的公司不難想象出是個什么狀態(tài)。為此，崗位基礎(chǔ)信息里需要包括如下內(nèi)容：
l 崗位名稱：如總經(jīng)理助理。
l 崗位編號：如HRM----CG----004
l 崗位部門：如總經(jīng)辦
l 崗位定員：如2人
l 直接上司：如總經(jīng)理
l 直接下級：如暫無
l 職務(wù)級別：次管級
l 薪酬類型：如月薪制、年薪制或其他
l 所轄人數(shù)：如暫無、如分管XX科室
l 可升遷崗位：主管級
l 可替換崗位：主管級或次管級
l 書寫人：
l 審核人：XXX
l 編寫日期：2010年5月10日星期一
l 注明解釋：HRM代表公司人力資源管理文件，CG為拼音符號，C代表著公司次管級別，G表示管理者，004代表查閱編號。
以上的基礎(chǔ)資料才能讓應(yīng)聘者一目了然看懂自己在公司的位置及職責(zé)所在。
四、崗位在組織機構(gòu)中的位置：
也就是說，工作崗位說明書的組成部分離不開崗位在組織機構(gòu)中的位置這個展示。這樣表明有助于應(yīng)聘者或者人力資源的從業(yè)者清晰明確崗位在組織機構(gòu)中的位置和重要性。
那么，是不是把公司的組織機構(gòu)圖原封不動的在此列出啊?答案是否定的，只要將公司的各個中心或部門列出即可。旨在讓受聘人一看就能明白自己所處的部門和位置即可。
五、崗位目的：
企業(yè)用任何一位員工，尤其是管理層人員都會因事設(shè)人，當(dāng)然有時也會因人設(shè)事。無論哪種方式其目的是相同的，即為了實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)而設(shè)定的崗位。對此，HR在書寫和編制崗位目的時，千萬記住該崗位是圍繞著實現(xiàn)公司整體戰(zhàn)略服務(wù)而描繪的職責(zé)、任務(wù)、目標(biāo)提煉的經(jīng)典話語。不能太過于啰嗦，因為具體的職責(zé)會在下項崗位職責(zé)中具體描述。所以，HR在編制時既要圍繞企業(yè)的戰(zhàn)略目的又要涵蓋日常工作的內(nèi)容而設(shè)計。
其實，從某種角度而言，這也是人力資源管理對員工績效考評的依據(jù)，而崗位具體職責(zé)部分則是分開量化而已。在此不贅述。
六、工作關(guān)系：
HR在設(shè)置工作關(guān)系時，通常的情況分為公司內(nèi)部關(guān)系和公司外部關(guān)系。內(nèi)部關(guān)系主要是針對該職位所在公司的銜接部門及溝通指數(shù)而設(shè)定�？梢栽O(shè)置模塊如下：單位、人員及部門、頻繁程度。其中在頻繁度里包含頻繁、經(jīng)常和偶爾三項。
單位是指這個崗位需要與內(nèi)部的溝通部門，如總經(jīng)理的助理，需不需要與董事會成員溝通?需要。需不需要與行政部、市場部、生產(chǎn)部及策劃部等溝通，需要。如此，作為HR你在設(shè)置內(nèi)部關(guān)系時就要考慮該職務(wù)需要與哪些部門及人員溝通。
另外在編制頻繁程度時可不是瞎寫的，要考慮到該職務(wù)和總經(jīng)理的工作作風(fēng)等等因素。 有的是頻繁，有的就應(yīng)該是經(jīng)常，有的只能是偶爾。這其中的奧妙很多，要觀察高級管理人員之間的復(fù)雜關(guān)系和排斥、嫉妒等等因素在里面。
公司外部的溝通關(guān)系，就更需要你了解更多的情況才能制定。不僅要掌握該崗位人員的學(xué)識、見識、為人處世的技能，同時還要了解該崗位人員的口才和社會交際本領(lǐng)等。
在你設(shè)計這些的同時，還要考慮下一步你在設(shè)計工作崗位說明書承擔(dān)職責(zé)那一塊，因為二者是有連帶關(guān)系的，否則你的績效考評就會流產(chǎn)。人力資源管理是一個專業(yè)性很強的工作，同時也是一項動態(tài)性很強的管理工作。所謂動態(tài)性很強是指無論是人還是工作環(huán)境都時時發(fā)生著微妙的變化，它需要從事人力資源管理的工作者對事對物都要具有良好的驅(qū)動力、情商、更要具有豐富的知識閱歷等。
七、工作摘要：
工作摘要與工作目的有著不同的概念區(qū)分。從總的原則來看，工作摘要就是將承擔(dān)職責(zé)的主要概況進行描述。
例如：還以總經(jīng)理助理為例：
為總經(jīng)理的日常工作事物處理好各方面的協(xié)調(diào)關(guān)系，為總經(jīng)理制定的年度工作計劃提出合理化和科學(xué)化的建議，為總經(jīng)理制定的公司戰(zhàn)略提出可行性的分析報告及戰(zhàn)術(shù)推進計劃等。
對內(nèi)不僅與公司各個部門的領(lǐng)導(dǎo)保持經(jīng)常性的接觸，同時還要給總經(jīng)理提供與各個高管人員接觸后留下的印象、工作作風(fēng)、可用程度、發(fā)展空間等等感悟與評價，以便給總經(jīng)理提供各部領(lǐng)導(dǎo)晉升、降級、獎勵和懲罰等參考依據(jù)。對外協(xié)調(diào)與總經(jīng)理接觸頻繁的政商兩界領(lǐng)導(dǎo)，便于彌補總經(jīng)理因事物繁忙而疏忽的事項。
你在編寫工作摘要時，首要考慮總經(jīng)理到底需要一個什么樣的助理?總經(jīng)理的性格、愛好、脾氣、容忍度、社交群體、文化素養(yǎng)、成長環(huán)境、為人處世的誠信度等等。這些詳情的了解是你選擇與書寫工作摘要必須要慎重思考的，否則最終老板就會責(zé)備你不會選人，責(zé)任全在你的身上。再有你對這個助理的績效考評如何推行?會不會搬起石頭砸自己的腳等等。
你在設(shè)計這些工作摘要的時候可要謹慎啊，否則你接下來的績效考核不能有效的展開，老板會認為你華而不實的。很多企業(yè)的老板不會是說自己不好，而是埋怨你這個人事部長太弱。生活在一個多數(shù)老板依靠機遇發(fā)財、文化程度盡管不高、但是虛榮心很強的時代，人力資源管理者不僅要專業(yè)，而且還要懂得什么樣的老板什么樣的手段對待，否則的話，你按照什么以人為本，科學(xué)發(fā)展觀等等口號教條的東西生搬硬套是不行的。
八、承擔(dān)責(zé)任：
這部分是整個工作說明書的重點部分，這個部分設(shè)計的好壞直接關(guān)系到下一步的績效考評工作的有效進行。如果你是一個專業(yè)人士，你通過一家公司設(shè)計的承擔(dān)責(zé)任這塊就能看出這家公司的人力資源部長是否專業(yè)?同時也能判斷出這家公司的老板及手下那些副總是否懂得企業(yè)管理或者人力資源管理等。
你會經(jīng)�？吹胶芏嗖欢蛘卟粚I(yè)HR設(shè)計的承擔(dān)責(zé)任這一項時，每個開頭都寫負責(zé)什么什么?就看這一點，這家公司的HR就是個庸才。并非負責(zé)什么寫的不對，而是不細化，正因為不細化便出現(xiàn)很多公司沒有執(zhí)行力，而老板卻不知道到底原因出在哪里?也不明白他啟用的HR是個廢人。這年頭，做企業(yè)的老板再也不像從前了，只要有錢就能辦公司，不是儒商很難做強做大企業(yè)的。
那么如何正確書寫或者編制這塊呢?
首先作為HR要懂得專業(yè)工具的運用，也就是說這部分HR要運用崗位說明書常用動詞表。在常用動詞表中借鑒和思考運用的名詞與工作要求相匹配，如下：
一、 規(guī)劃：
規(guī)劃的解釋為：為實現(xiàn)組織的長期發(fā)展目標(biāo)和長期利益，對組織的發(fā)展方向、資源配置、實現(xiàn)目標(biāo)的途徑和手段所作的安排。
從上述的解釋來看，那么HR在編制說明書的時候，是否要考慮給什么職位的人編寫時要寫上規(guī)劃?警衛(wèi)人員需要嗎?做飯的食堂師傅需要嗎?車工、鉗工、焊工等需要嗎?這些人是不需要的。只有高管層人員才需要，主管層也有需要的，但是次管層就是執(zhí)行層了當(dāng)然很少需要的了。明白了這些，你在給高級管理人員編制說明書的時候第一項就是有規(guī)劃的內(nèi)容。試想，一個沒有規(guī)劃或者不會規(guī)劃的高管，能做好工作嗎?民營企業(yè)或者外資、合資高級管理人員可不同于公務(wù)員之類的那些共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)……
所以，董事長、總經(jīng)理、副總、人力資源部長、生產(chǎn)主管、銷售主管、企劃主管、財務(wù)主管等，在編制工作崗位說明書的時候一定要編寫規(guī)劃一項。什么職務(wù)編寫什么與職務(wù)有關(guān)的規(guī)劃。
我今天與兩個在公司里做財務(wù)的人員交流，問他財務(wù)人員主要職責(zé)是什么?這兩個人的回答都不清晰，不難想象與判斷出這兩公司在經(jīng)營與管理上的滯后，否則他的財務(wù)人員只會整理帳務(wù)，不會規(guī)劃財務(wù)。這就像社會上很多人考財務(wù)證書，但是從來就沒有認真思考過怎樣才能升遷財務(wù)總監(jiān)，作為財務(wù)總監(jiān)除了掌握財務(wù)知識外，不懂6S 管理如何根據(jù)數(shù)字報表判斷費用的增加與降低來源之處?
所以在給公司高管層設(shè)計規(guī)劃時，一定要圍繞公司的戰(zhàn)略層面編制。在給主管層設(shè)計時既要考慮戰(zhàn)略層又要考慮執(zhí)行層的多種要素。
二、計劃：
計劃與規(guī)劃有相同的地方也有不同之處。計劃的解釋為：規(guī)定組織的目標(biāo)，制定整體戰(zhàn)略以實現(xiàn)這些目標(biāo)，以及將計劃逐層展開，以便將協(xié)調(diào)和將各種活動一體化。
如果是這樣的要求，這就需要公司的高管層、次管層人員在編制工作說明書時都要有計劃這一項。規(guī)劃屬于公司的戰(zhàn)略層面，而計劃多數(shù)是指戰(zhàn)略的執(zhí)行層面。所以對于公司執(zhí)行層管理人員的計劃能力的素質(zhì)要求就很嚴格，會不會計劃?能不能分解戰(zhàn)略?如何有效逐層展開計劃，推行計劃等，這是考驗企業(yè)中層領(lǐng)導(dǎo)的核心所在。
看看那些老國營企業(yè)，是不是都在各個科室的墻面上，用個相框?qū)懼ぷ髀氊?zé)?有用嗎?沒有用。有人照做嗎?沒有。有人天天抬頭就能看見的職責(zé)一問三不知，什么原因呢?
你再看看那些工商、稅務(wù)、派出所、村部、財務(wù)等等辦公室的墻上不是都有這種所謂的職責(zé)明示嗎?結(jié)果如何?你再看看哪些成功的大公司墻上一個這樣的虛張聲勢的東西都沒有，其結(jié)果為何很好啊?
三、 起草：
起草的解釋為：將思想轉(zhuǎn)化為書面文件的過程。凡是企業(yè)的高管層、次管層與執(zhí)行層人員是不是需要經(jīng)常起草文件?生產(chǎn)部門主管出現(xiàn)了質(zhì)量事故需要起草不?銷售部門的人員需要起草市場調(diào)研報告不?總經(jīng)理的文秘或助理需要起草各種會議文案不?采購部長需要起草關(guān)于購進材料的請示報告不?都需要。這些需要還僅僅是日常工作的簡單行為，更主要的是要起草與本工作相關(guān)的推進工作的方法、構(gòu)思和建議等等。為此，HR在給管理人員設(shè)計說明書時，你沒有清晰明確的起草要求，就導(dǎo)致企業(yè)的執(zhí)行力欠缺。
四、擬定：
擬定與起草差不多，但是凡是需要向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報的它的準確用詞就是擬定。擬定的概念就是：提出文件或制度的草案，并提交上級領(lǐng)導(dǎo)審議的行為。
所以HR應(yīng)該對所有公司的管理人員，在編制說明書時要有擬定的用詞，至于根據(jù)各個職位的不同，該職位需要擬定的文件或者制度不同而已。
所為擬定就是還沒有經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準和認可的前期文案，什么職務(wù)的人員需要擬定什么呢?如果作為HR你要在工作說明書里明確地標(biāo)明出來，否則，公司的管理人員不逼到頭上會主動寫擬定?所以，HR一定要在工作說明書中依據(jù)本職務(wù)的權(quán)重而設(shè)計需要該職位擬定的文案和制度。
為何很多企業(yè)的人力資源管理者不受到重視?為何有的人力資源經(jīng)理在企業(yè)的地位很低、有的卻很高，原因源自此的運用和奧妙。當(dāng)人家不怕你的時候，你的地位自然很低，當(dāng)你的績效考評讓他膽戰(zhàn)心驚時，你的地位自然就會很高。
五、制定：
在人力資源管理體系中的工作崗位說明書里，作為HR的從業(yè)者，在給公司內(nèi)部各個崗位人員設(shè)計承擔(dān)責(zé)任欄目時，有關(guān)制定的運用，通常而言是歸屬于管理層人員時所采用。當(dāng)然普通的職員也有類似的描述，但是僅限于特殊工種或者該工種的工作范圍有著經(jīng)常書寫報告的規(guī)定，那么亦可用此。
制定----戰(zhàn)略、目標(biāo)、方案、制度、計劃等內(nèi)容在獲得批準之前的形成過程，包括擬定、修改、討論、審核等環(huán)節(jié)。
如何你是個人力資源部長，你不難從中領(lǐng)悟到制定這個詞的運用。所以在給管理層人員設(shè)計工作職責(zé)時，制定的詞不是隨便寫的，要根據(jù)公司組織機構(gòu)圖對該職務(wù)賦予的期望及滿足公司戰(zhàn)略經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)而設(shè)定。當(dāng)然了既不能生搬硬套，又要靈活掌握。
六、組織：
讓我們先看看組織是如何釋疑的：是通過設(shè)計和維持組織內(nèi)部的結(jié)構(gòu)和相互之間的關(guān)系，使人們?yōu)閷崿F(xiàn)組織的目標(biāo)而有效協(xié)調(diào)工作的過程。
作為HR你如何運用組織編制工作說明書呢?比如：一個生產(chǎn)部的部長他應(yīng)該組織什么?這時你就可以很容易地想象出生產(chǎn)部長一定要組織生產(chǎn)、會議、質(zhì)量、納期等等。那么你需要寫多少個組織啊?記�。阂粋�優(yōu)秀的HR人員在編制說明書時，針對一個職務(wù)最多不能超過兩個組織。通常我在編寫時絕對沒有第二個組織字眼的出現(xiàn)。為此，工作崗位說明書的設(shè)計是個費神的工作，不僅要具有極強的人力資源管理的專業(yè)知識，同時還要懂得6S生產(chǎn)現(xiàn)場管理，要不你寫出的生產(chǎn)部長的說明書會流于形式而不實用。同樣，如果你不懂得AS售后服務(wù)體系，那么你給售后服務(wù)部部長所設(shè)計的也會缺東少西的。所以很多公司的人力資源部長就會去百度上查相同的東西，結(jié)果不倫不類的，其效果可想而知。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生直接導(dǎo)致很多公司沒有執(zhí)行力。
七、管理：
管理-----運用組織賦予的權(quán)利和資源，同他人一起或者通過他人更有效地達成組織目標(biāo)的過程。
這就是管理的釋疑，你如何設(shè)計呢?例如：一個采購部長，你在設(shè)計說明書時應(yīng)該考慮哪些因素?
1、 采購部長應(yīng)不應(yīng)該管理團隊?應(yīng)該。
2、 該不該管理當(dāng)月采購計劃的有效完成?應(yīng)該。
3、 通常鎖定的供應(yīng)商原材料突然短缺，該不該管理?我想生產(chǎn)部長可不管你那些，你采購部長進不來原材料我拿什么生產(chǎn)，不能給客戶發(fā)貨能是我的責(zé)任嗎?巧婦難為無米之炊!看看事情是不是一環(huán)套一環(huán)啊，你在設(shè)計說明書的時候僅僅考慮采購部長還不行，還要思考與其相聯(lián)系部門之間的關(guān)系與協(xié)調(diào)。否則為什么那些大學(xué)里學(xué)習(xí)幾年人力資源管理的學(xué)生企業(yè)不愿意要啊，就是這個原因。
所以，我在給徒弟講課的時候一再重申：管理的概念就是——懂得心的經(jīng)營并具有超越常規(guī)的管理人才。徒弟們一個個都蒙頭轉(zhuǎn)腦了，從字面上話可以理解，但是拿到真刀真槍的戰(zhàn)場上能得心應(yīng)手運用自如的人，沒有幾年的努力是做不到甚至做不好的。
八、實施、落實：
實施、落實-----按照計劃安排行動，確保完成既定目標(biāo)。 HR在書寫這塊的時候首先考慮的是這一項多數(shù)針對管理層的，尤其是執(zhí)行層人員的崗位說明書中涵蓋多一些。無論實施還是落實都是執(zhí)行某一項或多項工作，那么你怎樣編寫呢?我列舉一二，從中你就領(lǐng)悟了其中的方法。
例如：
1、董事長的工作說明書關(guān)于實施、落實應(yīng)該如何編寫。董事長是公司的最高決策者，他需要實施去哪里購買掃地的拖把嗎?他應(yīng)該落實食堂今天中午的白菜洗干凈沒有嗎?他不需要，因為他不是實施這些事情的，為此，你在編制董事長的實施時，首要思考的是站在企業(yè)全局的層面上董事長應(yīng)該做什么?這時你的思考方向?qū)α�，你的實施就有�?nèi)容量。
如：實施公司年度制定的新建一處分公司的戰(zhàn)略計劃有效推進，組織各部門領(lǐng)導(dǎo)定期舉辦項目進展會議，協(xié)調(diào)在推進過程中出現(xiàn)阻礙進程的重大事宜。
2、如果同樣是一家公司，也就是這家正在籌備分公司的總經(jīng)理，如何編制落實這一項呢?
如：落實總公司制定出的分公司籌備工作逐項推進與驗收工作，確保在籌建過程中依據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)組織進程、控制期限、跟進項目及反饋信息。
你看看，這樣編制不就是既符合總公司的要求，又便于董事長監(jiān)督與考核分公司總經(jīng)理的工作嗎?為此，人力資源在編寫說明書的時候千萬記住不是給分公司總經(jīng)理編寫的就只是想到這個總經(jīng)理，還有考慮到其相關(guān)的與之有著密切關(guān)系的人員，他們相互之間的工作說明書都有著千絲萬縷的關(guān)系。
九、貫徹：
貫徹----在組織中層層下達指令，使組織接受并執(zhí)行某項規(guī)章制度、規(guī)定、規(guī)范等內(nèi)容，并對執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保達到預(yù)期效果。
我們從事HR的人都知道，人力資源的績效考評依據(jù)何在?其中之一不就是考核工作崗位說明書承擔(dān)責(zé)任這一塊嗎?所以，相對企業(yè)中的管理者能不能有貫徹能力是考核是否合格與優(yōu)秀的重要指標(biāo)之一。為此，你在設(shè)計說明書時就要考慮全面些，既考慮到將該職位所應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)寫進說明書中，又要考慮到你寫完后下一步的績效考評如何使用?否則你豈不是搬起石頭砸自己的腳嗎?
當(dāng)我們看到貫徹的時候一定要想到只有部門領(lǐng)導(dǎo)才具有貫徹的權(quán)利。職位高一些的就貫徹相對而言大一些的戰(zhàn)略和制度，職位低一些的就要給他編制如何貫徹的方法，貫徹后人力資源如何跟蹤、檢查和監(jiān)督等問題。這樣你在編制的時候頭腦里就有了概念，那么，接下來你的績效考核也就順其自然不脫節(jié)了。
十、指導(dǎo)：
指導(dǎo)-----對工作的方法、思路、步驟、規(guī)則給予指導(dǎo)、建議和引導(dǎo)。我們僅從名詞的解釋中就不難看出來，HR在設(shè)計指導(dǎo)這個責(zé)任時分量有多重要?績效考評的指數(shù)有多高?所以，工作崗位說明書不僅僅是為績效考評準備的，同時也是為招聘所必需的。
很多公司天天埋怨招聘不到好的人才，可是從來做HR的就沒有思考過為何招聘不到好的人才?老板當(dāng)然不懂了，就知道以增加工資待遇為砝碼，三千工資找不到，再加500元。就這樣即便你招聘到了人才會長久嗎?能留住嗎?遇到競爭對手給5000元是不是就跳槽了?
再說了，你沒有一份好的、優(yōu)秀的崗位說明書，你能選到好的人才嗎?看看，不僅公司分好壞，一個工作說明書也分好壞，更何況很多公司還沒有工作說明書呢，有的就是責(zé)任掛板。
如：財務(wù)室的墻面上，寫著會計崗位責(zé)任、出納員工作職責(zé)等就萬事大吉了，就認為我把你的職責(zé)掛在你的辦工桌上方了，你天天抬頭就能看見的�？墒悄阋娺^這種方式在人力資源的管理中能發(fā)揮著舉足輕重的作用嗎?不能。中國人幾千年遺留的形式主義至今還根深蒂固地影響著企業(yè)老板的壽命。
對此，HR在寫指導(dǎo)這塊時要考慮到該崗位具有哪些對下屬工作方法的指導(dǎo)?這個職位結(jié)合公司的實際情況他能指導(dǎo)哪些工作?他是否具有指導(dǎo)能力?如果他自己都不能指導(dǎo)自己，還能指導(dǎo)別人哪些?
從該項中人力資源從業(yè)人員在編制時就要考慮這個職務(wù)他的指導(dǎo)能力，都需要知道什么?他應(yīng)該給下屬哪些思路?在工作崗位說明書中如何描繪這些思路?在績效考評中用什么方式解決考評其指導(dǎo)能力的模塊?
十一、協(xié)調(diào)：
協(xié)調(diào)------調(diào)節(jié)工作中出現(xiàn)的矛盾，使工作能夠順利進行。
如何書寫調(diào)節(jié)?調(diào)節(jié)也是針對部門領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)而設(shè)定的，根據(jù)每個部門領(lǐng)導(dǎo)所涉及的工作范圍、工作特點和工作方向而定。
如：采購部長的說明書
協(xié)調(diào)銷售部和生產(chǎn)部之間的銷售計劃與生產(chǎn)計劃的密切銜接，及時彌補因銷售部門臨時增派銷售任務(wù)訂單給生產(chǎn)部帶來的生產(chǎn)計劃變更，繼而所需的原料及配件采購。
你看看，這樣不僅把采購部長的工作職責(zé)寫進去了，同時也用說明書的形式督促采購部長打造和諧團隊精神，不能存在個人自掃門前雪，休管他人瓦上霜的個人主義。
其實，企業(yè)真正需要的人力資源部長，不僅要懂得人事本專業(yè)，更要懂生產(chǎn)現(xiàn)場管理。如果一個生產(chǎn)型的公司，這個人力資源部長對6S生產(chǎn)現(xiàn)場一點都不懂的話，那么，很難有效的展開人力資源工作。即使你很專業(yè)你寫出的工作崗位說明書也缺少實用性和前瞻性。
為此，一個優(yōu)秀的HR，從某種角度而言要具有多面性的知識，只有這樣才能更好發(fā)揮專業(yè)的共性。很多企業(yè)的人力資源管理者僅知道按照理論去制定制度，結(jié)果企業(yè)的老板總是抱怨公司沒有執(zhí)行力。一旦這種狀況發(fā)生與人力資源部長的能力有著直接或間接責(zé)任。一旦有一天企業(yè)的老板突然清醒了，原來根源在人力資源部長沒有盡職盡責(zé)或者水平欠缺，那么你距離下崗將指日可待。
十二、監(jiān)督：
監(jiān)督----在執(zhí)行過程中通過檢查發(fā)現(xiàn)現(xiàn)狀與標(biāo)準的差距，反饋意見，促使執(zhí)行者達到標(biāo)準的過程。
記�。罕驹~的運用重點不在檢查發(fā)現(xiàn)現(xiàn)狀，也不在現(xiàn)狀與標(biāo)準之間的差距，重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是反饋，是通過反饋你采取了哪些有效的改進辦法?你又是如何促進執(zhí)行者達到標(biāo)準的過程?如果僅僅由檢查發(fā)現(xiàn)問題，則所出現(xiàn)的問題距離要求的目標(biāo)尚有一段距離。那么，缺少實際解決或幫助改進的策略，所有的檢查與督促還要依靠員工自己來想辦法，其效果自然不會明顯，同時也就失去督促的意義。
所以，HR在設(shè)計的時候，要考慮到目前公司處于管理的哪個階段?在這個階段中管理者的督促力度有多大?員工能不能經(jīng)過督促迅速改進?改進后的各類激勵制度是否緊密銜接?這些問題的思考和落實才是有效編制說明書的前提。
徒弟們，你們記住了嗎?任何一本人力資源管理的書籍中，尤其是那些企業(yè)管理咨詢公司的咨詢顧問、項目經(jīng)理等寫的書籍或文章，都不可能把最精華的、最重點的或者說需要的注意事項告訴你。即使寫出來了，即使告訴你了，你也看不懂，看懂了真正到企業(yè)的實戰(zhàn)中你也不會變換和應(yīng)用。這就需要你們不斷的學(xué)習(xí)和實踐，在實踐中總結(jié)、探索或者直接向老師請教避免走更多的彎路。
十三、檢查：
檢查-------將標(biāo)準與結(jié)果對比。
你看明白了嗎?是將標(biāo)準與結(jié)果對比。為此，HR在設(shè)計說明書時，不要以為不就是檢查嗎?只要是領(lǐng)導(dǎo)，我就給他的說明書中寫上檢查這、檢查那的。這樣想對不對?不能說你錯，只能說你考慮問題不具體或者對流程管理與工作崗位說明書之間的關(guān)系弄不明白?
從制定檢查就可以反映出，公司目前針對所檢查事項的標(biāo)準制定出來沒有?即使制定出來了，你的標(biāo)準是否符合公司目前的狀況?不符合你下一步的調(diào)整措施是什么?調(diào)整流程是什么?調(diào)整的結(jié)果最終需要與具體部門人員核對沒有?征詢他們可實施的建議沒有?
你制定的標(biāo)準與結(jié)果，是不是你現(xiàn)有員工通過努力就能達到的?這些問題才是HR應(yīng)該在設(shè)計說明書時就應(yīng)該思考周密的。如果你僅僅會書寫，不會下一步的績效考核，也不管三七二十一，只要是領(lǐng)導(dǎo)我就寫檢查，至于你檢查的如何?效果如何?我可不管你哪些?你想想，如果你這樣的水平和心態(tài)，你的工作還能做好嗎?你設(shè)計的工作崗位說明書是不是一張廢紙?
十四、檢驗：
檢驗-----運用儀器設(shè)備檢查對象特征并與設(shè)定的標(biāo)準對比，反饋意見，促使執(zhí)行者達到標(biāo)準。
檢查和檢驗的相同之處都是檢，不同之處在于一個是查、一個是驗。因此，在編制工作崗位說明書時，要考慮到具體內(nèi)容是用表格去檢查還是借助儀器來檢驗。不管是表格檢查還是儀器檢驗，其關(guān)鍵都是你對本崗位的熟悉程度，你越熟悉設(shè)計的工作崗位內(nèi)容，你寫出的檢驗就越符合實際工作需要。
即使不借助儀器就不叫檢驗嗎?不對，不借助儀器時也可以檢驗。在這里盡管是借助儀器，但是在工作崗位說明書的設(shè)計里可不是借助儀器的，你一定要理解和掌握。
如：質(zhì)檢部長或質(zhì)檢員的工作崗位說明書：
檢驗生產(chǎn)一車間的機械設(shè)備是否處于正常運作狀態(tài)，將檢驗結(jié)果填寫設(shè)備運轉(zhuǎn)狀況檢驗單，要求每月25日前將檢驗單匯總后呈交生產(chǎn)部長并保留原稿。
你看看，如果這樣書寫檢驗承擔(dān)責(zé)任時，是不是人力資源的績效考評工作就有了依據(jù)，也有了檢查的標(biāo)準。同時針對檢驗結(jié)果來考核生產(chǎn)車間對設(shè)備的保養(yǎng)、維護是否到位等等。
企業(yè)管理像一條鎖鏈，都是一個環(huán)節(jié)一個環(huán)節(jié)連接起來的。人力資源管理也是如此。可是現(xiàn)在企業(yè)的人事，就會停留在簡單的考勤、招聘、養(yǎng)老保險的繳納上，這樣能做好工作?這樣你的工資能高?這樣老板會重用你嗎?
十五、考核：
考核-------調(diào)查、了解工作過程和結(jié)果，并與標(biāo)準、計劃、目標(biāo)對比后給予評價。
這就是考核的釋義。記住書寫考核時要圍繞調(diào)查過程、了解結(jié)果，還要思考過程與結(jié)果銜接不足的是什么?當(dāng)與標(biāo)準、計劃及目標(biāo)不符的時候，你除了給予評價外，總結(jié)的教訓(xùn)是什么?改進的方法有哪些?
當(dāng)你思考能達到這一系列的時候，你在起草考核一詞時，就知道針對不同職位，應(yīng)該如何書寫考核什么問題了。
如：區(qū)域經(jīng)理工作崗位說明書：
考核區(qū)域經(jīng)理在季度市場調(diào)研中，針對市場的價格、廣告投放量、品牌美譽度及消費者認知度的總結(jié)準確率。分析與判斷下個季度的應(yīng)對措施是否符合消費市場的需求及消費者的期待。
如果你這樣給區(qū)域經(jīng)理設(shè)計承擔(dān)責(zé)任這一項，那么你就很清楚指定的標(biāo)準、設(shè)立的目標(biāo)，應(yīng)該從哪個角度來對比。同時也能反饋出你的考核項目是否涵蓋這些元素。
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