崗位說明書的編寫流程

　　崗位說明書是對企業(yè)崗位的崗位目的、崗位職責(zé)、工作權(quán)限、工作關(guān)系和任職條件等相關(guān)內(nèi)容的一個定義性說明。編制崗位說明書是對企業(yè)崗位進(jìn)行的整體全面的描述，它是人力資源咨詢項目中一個重要的工作模塊，有利于之后開展的崗位評價、績效考核等人力資源規(guī)劃各項工作，其重要程度可以喻之為人力資源咨詢項目的基石。

　　崗位說明書的編寫流程 篇1

　　為使大家對崗位說明書的編寫有一個整體性的認(rèn)識，本文將主要從下述兩個維度闡述其編寫方法：一是崗位說明書的編寫流程，二是崗位說明書的編寫內(nèi)容。同時也總結(jié)了編寫過程中的一些細(xì)節(jié)注意點和相關(guān)技巧。

　　一、崗位說明書的編寫流程

　　崗位說明書的編寫實際上是一個從信息對稱到知識形成的過程。信息對稱是完成信息的收集過程，目的在于了解崗位職責(zé)，其內(nèi)在邏輯可以表示成：了解公司了解部門了解崗位。

　　因此，在操作層，我們對信息的收集工作首先是要在宏觀角度了解公司部門的職能情況，這是工作的第一步，即組織梳理，這里所采用的方法主要是訪談和資料收集。

　　第二步，從微觀層面，我們要了解崗位的具體職責(zé)，這里所采用的則是訪談和問卷調(diào)查。

　　開展崗位說明書編寫工作的主要思路是，在公司內(nèi)部資源的基礎(chǔ)上，有效地整合外部資源，編制出兼顧公司實際和科學(xué)性的崗位說明書。這一編制流程主要包括下述幾個部分：

　　1.公司已有資料收集。首先要對公司已有的相關(guān)資料進(jìn)行整理收集。這主要包括已有的部門崗位職責(zé)說明，如《xx公司中高層目標(biāo)責(zé)任說明書》等，還包括了相應(yīng)的年/季度工作報告、工作總結(jié)等。這些資料有利于了解公司各崗位工作大致的職責(zé)方向及內(nèi)容。

　　2.公司員工訪談。員工訪談是編寫崗位說明書的重要依據(jù)。訪談中需要了解的內(nèi)容有：現(xiàn)有崗位職責(zé)、崗位權(quán)限、崗位之間的相互關(guān)系等。

　　3.公司員工問卷調(diào)查。員工問卷調(diào)查和訪談都是編寫崗位職責(zé)說明書的重要內(nèi)部依據(jù)，針對不同特點的公司設(shè)計不同類型的問卷，其調(diào)查內(nèi)容一般包括：個人基本情況、崗位目的、工作職責(zé)、主要工作關(guān)系、工作匯報關(guān)系、對其他崗位的指導(dǎo)監(jiān)督、工作時間與環(huán)境、對任職者的基本要求等。

　　4.科學(xué)資料查閱�？茖W(xué)資料指的是資料庫中相應(yīng)崗位說明書模板或其他項目中的崗位說明書。在收集和分析公司內(nèi)部相應(yīng)資料后，我們還需要了解相同或相似崗位說明書的一般性內(nèi)容，以作參考。

　　5.初步說明書編寫。前四個步驟主要是從不同方面進(jìn)行了一個資料收集、整合和分析的過程，在此基礎(chǔ)上，我們將編寫初步的崗位說明書。崗位說明書的編寫內(nèi)容將在下節(jié)作詳細(xì)闡述說明。

　　6.驗證核實。崗位說明書的初稿完成之后，是一個復(fù)查驗證的過程。為了保證崗位說明書的內(nèi)容契合公司崗位實際，需要將初稿和相應(yīng)崗位人員進(jìn)行核實，確保其真實可靠。

　　7.終稿輸出。通過驗證核實后得到最終的崗位說明書。

　　二、崗位說明書的編寫內(nèi)容

　　根據(jù)不同公司和不同崗位的特點，崗位說明書的內(nèi)容也不盡相同，這里將說明通常崗位說明書的編制內(nèi)容。一般來說，說明書的內(nèi)容包括說明書屬性、崗位基本情況、崗位目的、崗位職責(zé)、崗位主要權(quán)限、工作溝通關(guān)系和任職條件等。

　　1.說明書屬性。描述了崗位說明書相應(yīng)的屬性信息，包括編制日期、頁號、文件編號、修訂日期、版本號、制定人、審核人和批準(zhǔn)人等。

　　2.崗位基本情況。

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　　描述了這個崗位的一些基本屬性，包含：崗位名稱、所屬部門、直接上級、直接下屬和崗位編制等項。描述原則：直接上級和直接下屬描述的內(nèi)容是崗位名稱而非具體人名，例如，人力資源部部長的'直接上級是人力資源總監(jiān)，而不是人力資源總監(jiān)XXX。另外，崗位名稱要注意準(zhǔn)確、合理。

　　3.崗位目的。描述了企業(yè)為什么要設(shè)置這個崗位，這個崗位設(shè)置以后將發(fā)揮什么樣的作用。

　　崗位目的通常的填寫模式為：為了……，在……的指導(dǎo)下（影響下），（做）……（工作）。例如，營銷總監(jiān)崗位的目的是：為了完成銷售額、實現(xiàn)利潤及獲得市場占有率，在公司的營業(yè)發(fā)展方向和產(chǎn)品影響下，制定營銷策略和優(yōu)化營銷部門的組織結(jié)構(gòu)，提高部門績效，完善服務(wù)質(zhì)量。

　　4.崗位職責(zé)。描述了該崗位的主要職責(zé)、具體工作等。

　　描述原則：首先將工作進(jìn)行分類，確定一級職責(zé)，然后填寫每一類職責(zé)的具體工作內(nèi)容。另外，需要對該崗位在每一項主要職責(zé)中所承擔(dān)的具體工作責(zé)任進(jìn)行界定和區(qū)分，即明確承擔(dān)的是領(lǐng)導(dǎo)（工作）、組織開展（工作）、具體執(zhí)行實施（工作）、協(xié)調(diào)（工作）還是監(jiān)督（工作）。

　　5.崗位主要權(quán)限。描述了該崗位有權(quán)自主處理的事情或做出的決定，一般包括建議權(quán)、提案權(quán)、審核權(quán)、審批權(quán)、執(zhí)行權(quán)、考核權(quán)、審計權(quán)、監(jiān)控權(quán)、獎罰權(quán)、申訴權(quán)和知情權(quán)等。實際上，從我們可以用簡潔的方法去描述崗位權(quán)限：

　　其一，中高層的崗位權(quán)限主要包括部門相關(guān)業(yè)務(wù)的審批權(quán)、管轄部門的人事任免權(quán)、權(quán)限內(nèi)的財務(wù)審批權(quán)、管轄部門的績效考核權(quán)、對上級領(lǐng)導(dǎo)的建議權(quán)

　　其二，基層員工的崗位權(quán)限最簡單的包括兩類，一是建議權(quán)，可以描述為部門相關(guān)業(yè)務(wù)的建議權(quán)；二是申訴權(quán)，即對績效考核結(jié)果的申訴權(quán)。

　　描述原則：需要明確擁有權(quán)限的依據(jù)（法律、公司政策、指令等等）。

　　6.工作溝通關(guān)系。溝通關(guān)系主要劃分為兩部分：在企業(yè)內(nèi)部，需要和企業(yè)內(nèi)的哪些部門，或者上級崗位打交道；在企業(yè)外部，要和哪些政府部門，相關(guān)企業(yè)、客戶、或者社會中介機(jī)構(gòu)打交道。

　　7.任職條件。描述了什么樣的人才能擔(dān)任這個崗位的職責(zé)，主要包括下述內(nèi)容：學(xué)歷要求、外語要求、專業(yè)要求、專業(yè)知識、所需能力、工作經(jīng)驗和其他要求。

　　描述原則：這里需要明確專業(yè)知識和所需能力的區(qū)別。專業(yè)知識是指勝任該崗位需要了解的政策法規(guī)、行業(yè)知識、技術(shù)知識或該崗位涉及的專業(yè)知識；而所需能力一方面是指員工勝任該崗位工作需具備的一般性技能，另一方面是指員工行為對外部環(huán)境及各種信息所表現(xiàn)出來的一貫反應(yīng)，該類能力可以預(yù)測個人長期在無人監(jiān)管下的工作狀態(tài)。

　　三、編寫細(xì)節(jié)注意點

　　在遵循流程編制說明書內(nèi)容的同時，對細(xì)節(jié)的關(guān)注也顯得十分重要，項目組從格式上總結(jié)了一些細(xì)節(jié)注意點：

　　1.文字格式。文字的對齊方式是左對齊還是居中；標(biāo)題、頁眉、頁腳和正文中字體的統(tǒng)一；標(biāo)題字體和正文字體的區(qū)別。

　　2.數(shù)字格式。阿拉伯?dāng)?shù)字格式的統(tǒng)一（在科技論文中一般會使用New Roman或Arial格式）

　　3.符號格式。文檔結(jié)構(gòu)圖各層次的標(biāo)題符號是否一致；標(biāo)點符號是英文格式還是中文格式的，是半角還是全角；段落或句末是否加上標(biāo)點；表示并列關(guān)系的兩個詞語之間用什么符號隔開（這個問題很重要，例如在崗位說明書中，“溝通部門/崗位”可能會帶來疑問，這是表示需要描述“溝通部門”和“崗位”，還是僅需描述兩者中的一個內(nèi)容即可？）數(shù)量表示符號的統(tǒng)一，例如是用“一年工作經(jīng)驗”還是“1年工作經(jīng)驗”

　　4.其他。邊框和底紋顏色的統(tǒng)一；表格框的粗細(xì)是多少；段落的行間距是單倍行距還是1.25等；段落文字編號是自動縮進(jìn)還是手動調(diào)整；段首調(diào)整是Tab鍵縮進(jìn)還是空格鍵調(diào)整；標(biāo)點符號和文字之間有否空格

　　同時，除了格式上的細(xì)節(jié)注意點，在文章內(nèi)容等各方面都需要加以注意。例如在遣詞造句上，要使用淺顯易懂的文字，用語要明確，不要模棱兩可（可參考《崗位說明書撰寫動詞表》）�？偟膩碚f，在編寫說明書的過程中要做到脈絡(luò)清晰、兼顧細(xì)節(jié)，為后續(xù)工作的開展打下良好基礎(chǔ)。

　　四、崗位說明書，不僅可以讓領(lǐng)導(dǎo)對下屬的工作心里有數(shù)，還有諸多好處：

　　1、對簽訂勞動合同解除簽訂勞動合同風(fēng)險有好處，職位設(shè)計的成功會使招聘有據(jù)可依，避免因簽訂勞動合同后工作崗位職責(zé)與招工時承諾的崗位不同而造成勞動合同無效

　　2、對員工樹立工作目標(biāo)增強工作積極性創(chuàng)造性有好處，職位設(shè)計成功后，就要對員工進(jìn)行定崗，定崗可以使員工心中有指標(biāo)，肩上有壓力，工作有動力，可以極大地激發(fā)員工的創(chuàng)造性，有效地促進(jìn)各項工作的開張和指標(biāo)任務(wù)的完成。

　　3、對公司管理有好處，職位設(shè)計可以使每個職工的工作得到明確，避免工作的重復(fù)性使崗位權(quán)限范圍清晰、作業(yè)銜接緊湊，可以使機(jī)構(gòu)精干、運行高效。

　　4、對節(jié)約成本有好處，定崗后可以有效解決機(jī)構(gòu)龐大問題，有效節(jié)約人力成本，減少人力資源的浪費。

　　5、可以給年終考評提供依據(jù)，可為將要編寫的人事工資系統(tǒng)和績效考核系統(tǒng)提供依據(jù)，便于將來的績效考核管理。

　　崗位說明書的編寫流程 篇2

　　一、崗位說明書編制誤區(qū)

　　崗位說明書在企業(yè)實際應(yīng)用中出現(xiàn)的各類問題很大程度上源于崗位說明書編制時陷入的種種誤區(qū)，歸納總結(jié)為以下幾點。

　　編制崗位說明書的目的不清晰。管理要求科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，崗位說明書的編制作為企業(yè)管理和人力資源管理的重要基礎(chǔ)工作之一，越來越受到重視。然而，很多企業(yè)編制崗位說明書時沒有經(jīng)過充分的思考和調(diào)研，對企業(yè)管理現(xiàn)狀和存在的問題缺乏基本判斷，導(dǎo)致崗位說明書編制工作的目的不清晰。有些企業(yè)甚至沒有進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膷徫环治�，就盲目的隨大流開展崗位說明書的編制工作，并冠之以“先解決有沒有，再解決好不好的”大帽子。這樣編織出來的崗位說明書只能浮于案頭或束之高閣，對企業(yè)管理和人力資源管理沒有絲毫的益處。

　　閉門造車，為編制而編制。崗位說明書的編制需要企業(yè)各級員工的理解、支持和參與，特別是各級管理人員的積極配合不容忽視，但有些企業(yè)要求人力資源部門自己負(fù)責(zé)崗位說明書的'編制。人力資源管理者確實或多或少掌握了崗位分析和編制崗位說明書的方法，但人力資源管理者并不熟悉實際業(yè)務(wù)，也不了解業(yè)務(wù)開展過程中存在的問題，即便是有崗位分析的步驟，想必也是形式化的走走過場，最多是和各部門管理者進(jìn)行泛泛的溝通，然而，企業(yè)管理流程的`不規(guī)范，或管理者自身行為的不規(guī)范等問題，使得企業(yè)存在職責(zé)不清、工作隨意性較大等現(xiàn)象，人力資源部門自己編織的崗位說明書往往脫離企業(yè)實際，尤其是對崗位任職條件的描述沒有客觀標(biāo)準(zhǔn)和事實依據(jù)。這種憑空杜撰或“情景再現(xiàn)”式的崗位說明書在實際應(yīng)用中一定是無人問津的。

　　員工參與失控。很多企業(yè)意識到員工參與對編制崗位說明書的重要性，也對全員進(jìn)行了培訓(xùn)，介紹了編制的方法以及崗位說明書的作用與意義。但人力資源部門對員工參與的度把握不得當(dāng)，有些企業(yè)讓管理人員編制所轄下屬的崗位說明書，有些企業(yè)干脆讓崗位任職者自己編制崗位說明書，最后由人力資源部門統(tǒng)一修訂頒布執(zhí)行。正式發(fā)布的崗位說明書在實際應(yīng)用中產(chǎn)生諸多矛盾和問題。這種編制崗位說明書做法是一種投機(jī)取巧的方式，是編制崗位說明書萬不可取的工作方法。

　　單純描述崗位職責(zé)。很多企業(yè)的崗位說明書對崗位職責(zé)的描述確實下了一番功夫，厚厚的一本文件仔細(xì)研讀后發(fā)現(xiàn)，這只是企業(yè)所有崗位工作職責(zé)的羅列，并不是真正的崗位說明書。崗位說明書的編制確實需要聚焦于崗位概述和崗位職責(zé)的內(nèi)容，但僅有這些內(nèi)容并不能反映崗位的全貌，崗位說明書應(yīng)該反應(yīng)崗位和崗位任職者的全面信息。

　　崗位說明書內(nèi)容混亂。崗位說明書內(nèi)容混亂主要表現(xiàn)為崗位職責(zé)交叉和崗位職責(zé)重疊。很多工作需要不同的部門和崗位配合完成，崗位說明書編制時沒有對交叉或重疊部分的工作明確各個崗位的責(zé)權(quán)利，最終導(dǎo)致職責(zé)不清、多頭領(lǐng)導(dǎo)，出現(xiàn)問題時相互推諉，取得業(yè)績時爭名奪利。

　　崗位說明書一勞永逸。企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境和業(yè)務(wù)發(fā)展不斷變化，特別是處于互聯(lián)網(wǎng)時代的企業(yè)更是如此。崗位說明書是崗位分析的延續(xù)，崗位分析是一個連續(xù)的過程，在企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整、組織變革和流程優(yōu)化的過程中，崗位的職責(zé)也會變化。一些企業(yè)的崗位說明書沒有隨著企業(yè)的變化及時的進(jìn)行調(diào)整、完善和優(yōu)化，原有的崗位說明書成為一紙空文，在新形勢下失去了應(yīng)用的價值，其作用也無從發(fā)揮。

　　二、應(yīng)對崗位說明書編制誤區(qū)的策略

　　應(yīng)對崗位說明書編制誤區(qū)，首先是明確崗位說明書編制的目的，其次是企業(yè)要結(jié)合實際需要，選擇適宜的時機(jī)開展科學(xué)的、系統(tǒng)的崗位分析工作。只有在目的明確、基礎(chǔ)牢固的情況下，企業(yè)編制的崗位說明書才能對管理工作有實際指導(dǎo)意義，才能真正發(fā)揮出崗位說明書的作用和價值。應(yīng)對崗位說明書編制誤區(qū)，需要重點做好以下幾個方面的工作。

　　1、建立宣傳機(jī)制、溝通機(jī)制和參與機(jī)制。崗位說明書的編制是一個自上而下，上下結(jié)合的過程，涉及企業(yè)方方面面和各級員工。建立宣傳機(jī)制、溝通機(jī)制和參與機(jī)制就是要讓所有員工明確自己的工作責(zé)任、作用和基本要求，就是要與企業(yè)各級管理人員、骨干員工保持溝通，邀請他們參與崗位說明書的編制工作。各級管理人員和骨干員工是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的中堅力量，獲得他們的肯定和支持有利于崗位說明書編制工作的開展。由于人力資源部開展的各項工作或多或少都會涉及到員工個人利益和企業(yè)利益平衡的問題，因此獲取各級管理人員和骨干員工的支持是人力資源部門開展工作的基礎(chǔ)，時刻都不能忽視或忘記。

　　2、保證崗位說明書的編制工作對崗不對人。崗位說明書要以企業(yè)可以接受程度為底線，以完成崗位工作的基本要求出發(fā)進(jìn)行編制。無論是誰任職本崗位，本崗位需要完成的工作是一樣的，同一崗位的員工優(yōu)秀與否，是按照崗位說明書中明確的績效標(biāo)準(zhǔn)衡量出來的。

　　3、確保崗位說明書內(nèi)容明晰，格式統(tǒng)一。崗位說明書內(nèi)容明晰不僅是指使用簡潔的文字和精煉的語言，更應(yīng)做到崗位工作描述具體，既能清晰界定崗位的性質(zhì)和職權(quán)范圍，又能真實反映出各崗位在工作類別、重要性和復(fù)雜程度上的差別。對于工作內(nèi)容簡單的崗位，崗位說明書的內(nèi)容要詳細(xì)具體，對于工作內(nèi)容復(fù)雜的崗位，崗位說明書在編制過程中要善于歸納總結(jié)，精準(zhǔn)提煉、高度概括。此外，在崗位說明書編制準(zhǔn)備階段，必須設(shè)計適合自己企業(yè)的崗位說明書標(biāo)準(zhǔn)模板，在此基礎(chǔ)上采用本企業(yè)慣用的思維模式和語言，編制帶有企業(yè)自身特點的崗位說明書。

　　4、確保崗位說明書的內(nèi)容完整，詳略得當(dāng)。崗位說明書的內(nèi)容很多，崗位概述、崗位職責(zé)描述是崗位說明書中必須的內(nèi)容。崗位基本信息、崗位職能描述和崗位任職條件中某些內(nèi)容的詳略與取舍應(yīng)該符合企業(yè)要求，保證崗位說明書內(nèi)容完整、詳略得當(dāng)，既能被任職者看懂，又能應(yīng)用于人力資源管理工作，還能成為企業(yè)決策的參考依據(jù)。

　　5、建立崗位說明書動態(tài)管理機(jī)制。崗位說明書是企業(yè)崗位管理的基礎(chǔ)，對崗位說明書的管理工作尤為重要。社會的變化、行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革都會給崗位提出新的要求，因此，企業(yè)編制出規(guī)范的崗位說明書后，人力資源部門應(yīng)及時建立崗位說明書的動態(tài)管理機(jī)制，由專人負(fù)責(zé)管理與更新。通常情況下，企業(yè)每年對崗位說明書至少更新或修訂一次，遇到企業(yè)發(fā)生重大變化時，應(yīng)隨時進(jìn)行調(diào)整和完善。

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