秘書學(xué)論文1

　　論文摘要：智商決定錄取，情商決定發(fā)展。智商普遍偏高的大學(xué)生，面對(duì)大學(xué)生活，面對(duì)秘書職業(yè)需求，往往表現(xiàn)出了不該表現(xiàn)的一面。本文從秘書學(xué)教學(xué)的特定視覺(jué)，闡明教學(xué)中大學(xué)生情商的特點(diǎn)，以及培養(yǎng)大學(xué)生的自我認(rèn)識(shí)能力、管理自己情緒的能力、改善人際關(guān)系的能力、自我激勵(lì)能力和抗挫折能力的途徑和方法。

　　論文關(guān)鍵詞：大學(xué)生,秘書,情商,教學(xué)

　　情商是個(gè)體的重要生存能力，是發(fā)掘情感潛能、運(yùn)用情感能力影響生活各個(gè)層面和人生未來(lái)的關(guān)鍵的因素。

　　那么，在秘書學(xué)教學(xué)中，我們應(yīng)該怎樣來(lái)培養(yǎng)學(xué)生的情商呢？

　　一、培養(yǎng)大學(xué)生的自我認(rèn)識(shí)能力。自我認(rèn)識(shí)是人們對(duì)自己的社會(huì)關(guān)系、性格特征、人生目標(biāo)等方面的客觀評(píng)價(jià)，是對(duì)自己身心狀態(tài)的認(rèn)知、體察和監(jiān)控。多彩的大學(xué)生活，作用于學(xué)生的感覺(jué)器官的刺激也是多樣的，學(xué)生不可能對(duì)同時(shí)作用于他們的刺激全部感知到，也不可能對(duì)所有的刺激都做出相應(yīng)的反應(yīng)，在同一時(shí)刻，他們總是對(duì)特定的刺激知覺(jué)得比較清楚，而對(duì)其他的刺激知覺(jué)得比較模糊，知覺(jué)清楚的刺激成為知覺(jué)對(duì)象，知覺(jué)模糊的刺激成為知覺(jué)背影。不同的知覺(jué)信息集合起來(lái)，就形成了大學(xué)生自我認(rèn)識(shí)的主體。因此，大學(xué)生的自我認(rèn)識(shí)是一種對(duì)自身狀態(tài)反應(yīng)、評(píng)價(jià)的注意。這種對(duì)自身狀態(tài)的注意，往往是無(wú)意識(shí)的，無(wú)意識(shí)的注意如果一閃而過(guò)，它對(duì)認(rèn)識(shí)主體的行為、表現(xiàn)便不會(huì)產(chǎn)生明顯的影響，但如果這種注意被認(rèn)識(shí)主體所接受，并持續(xù)作用于認(rèn)識(shí)主體，最后凸顯于意識(shí)層，在意識(shí)層之下，形成某種激昂的情緒，這種情緒就會(huì)不斷影響著認(rèn)識(shí)主體的心態(tài)、行為。

　　調(diào)查表明，大學(xué)生中能夠認(rèn)識(shí)自己的情緒變動(dòng)，但不能區(qū)分一些性質(zhì)相似的情緒的人占61.12﹪①，能夠準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)自己的細(xì)微的情緒變化以及情緒變化的原因的人占38.88﹪，很少有情緒變動(dòng)，對(duì)喜、怒、哀、樂(lè)等基本情緒沒(méi)有明確區(qū)分的比例為零。這說(shuō)明，大學(xué)生對(duì)自己的情緒認(rèn)知是正常。可是，對(duì)自己情緒認(rèn)知正常的大學(xué)生，對(duì)自己的社會(huì)角色的認(rèn)識(shí)卻又非常模糊。他們很少了解社會(huì)需要什么樣的大學(xué)畢業(yè)生，在步入社會(huì)前，自己必須具備哪些知識(shí)；在未來(lái)自我中，自己必須有怎樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)；在離開(kāi)學(xué)校時(shí)，自己能發(fā)展到怎樣的高度；現(xiàn)實(shí)自我和可能自我之間的差距有多大，在這種差距中，自己的情緒體驗(yàn)是什么；在這種情緒體驗(yàn)之下，自己的學(xué)習(xí)積極性所受的影響。

　　在秘書學(xué)教學(xué)中，教師既要讓學(xué)生分清性質(zhì)不同的情緒，還要幫助他們進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整，讓學(xué)生始終保持良好的情緒狀態(tài)。而對(duì)那些不能及時(shí)的認(rèn)識(shí)到自我情緒產(chǎn)生的原因，不能自如地控制和調(diào)節(jié)自己情緒的人，也應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)，引導(dǎo)他們擺脫消極情緒的困擾，主動(dòng)學(xué)習(xí)。同時(shí)，還要使學(xué)生通過(guò)自己經(jīng)常性的情感，來(lái)認(rèn)識(shí)自己有何種情感特征。為了能夠讓學(xué)生比較客觀地認(rèn)識(shí)自己，教師應(yīng)讓認(rèn)識(shí)主體盡可能地把別人對(duì)自己的評(píng)價(jià)與自我評(píng)價(jià)相比較，讓他們通過(guò)別人對(duì)自己的評(píng)價(jià)來(lái)認(rèn)識(shí)自己。如果認(rèn)識(shí)主體的自我評(píng)價(jià)與他人評(píng)價(jià)基本吻合，說(shuō)明學(xué)生的自我認(rèn)識(shí)能力較強(qiáng)，反之，則表明他們?cè)谧晕艺J(rèn)識(shí)上有較大的偏差，教師應(yīng)針對(duì)具體情況因材施教。

　　二、培養(yǎng)大學(xué)生管理自己情緒的能力。情緒是“一種具有動(dòng)機(jī)和知覺(jué)的積極力量，它組織、維持和指導(dǎo)行為”②，情緒的多成分組成、多微量結(jié)構(gòu)，為人際適應(yīng)和人際交往提供了認(rèn)知交互作用的心理活動(dòng)過(guò)程和心理動(dòng)機(jī)力量，它有獨(dú)特的主觀體驗(yàn)色彩，每種情緒的主觀體驗(yàn)不同，在情緒感受方面給行為提供的動(dòng)機(jī)也就不同。大學(xué)生一方面應(yīng)認(rèn)識(shí)自己的情感狀態(tài)，了解自己的心境，弄清心境與外界刺激之間的關(guān)系；另一方面，應(yīng)弄清自己的情緒特質(zhì)，了解它在個(gè)體行為中顯露出來(lái)的特征以及對(duì)個(gè)體學(xué)習(xí)的影響。如果大學(xué)生的情緒經(jīng)常處于喜悅、昂揚(yáng)、積極的狀態(tài)，他們?cè)趯W(xué)習(xí)中就會(huì)充滿熱情，如果處于憂傷、沉悶、緊張的情緒狀態(tài)，則會(huì)使大學(xué)生學(xué)習(xí)效率底下。因?yàn)�，積極的、增力的情緒可以讓情緒主體提高自身的活動(dòng)能力，驅(qū)使活動(dòng)主體積極、主動(dòng)地調(diào)動(dòng)各種有利因素，去完成既定的目標(biāo)；消極的、減力的情緒則會(huì)降低情緒主體的活動(dòng)能力，情緒主體既不會(huì)主動(dòng)地調(diào)動(dòng)各種有利因素去完成既定的目標(biāo)，甚至在有利因素面前，也不能把握機(jī)遇。

　　在大學(xué)生情商抽樣調(diào)查中，時(shí)常被緊張情緒所困擾，缺乏耐心，心神不定，過(guò)度興奮，時(shí)常感覺(jué)疲乏，又無(wú)法擺脫以求寧?kù)o，對(duì)人對(duì)事缺乏信念，不能控制自己情緒的人占12.27℅；緊張適中，利于完成學(xué)習(xí)，生活充實(shí)，偶有高度緊張之感的人占66.67℅；心平氣和，能保持內(nèi)心平衡的人占21.06℅。調(diào)查還顯示，情緒高漲、情緒低落、情緒淡漠和焦慮的學(xué)生都有不同程度地存在，有罪惡感、疲倦感、煩亂感、無(wú)聊感、無(wú)助感、無(wú)用感的人也有。

　　那么，大學(xué)生應(yīng)該怎樣控制自己的情緒化行為呢？第一，必須敢于承認(rèn)自己情緒的弱點(diǎn)。每個(gè)人的情緒都有其自身的特點(diǎn)，個(gè)體必須學(xué)會(huì)認(rèn)識(shí)自己的情緒，找出自己情緒形成的原因，有意識(shí)地淡化負(fù)面情緒源。第二，學(xué)會(huì)控制自己的欲望。人的情緒化行為，大多數(shù)是由于欲望、需求得不到滿足而產(chǎn)生的，當(dāng)一個(gè)人的功利性行為不能滿足其需要時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生劇烈的情緒化行為。第三，學(xué)會(huì)正確認(rèn)識(shí)、對(duì)待各種矛盾。大學(xué)生必須學(xué)會(huì)全面、客觀的看待問(wèn)題，多看問(wèn)題的主流，這樣才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的意義和價(jià)值，使情緒主體變得樂(lè)觀，有利于消除不良情緒。第四，能夠正確釋放、宣泄消極情緒。人處于困境、逆境時(shí)容易產(chǎn)生不良情緒，當(dāng)這種不良情緒長(zhǎng)期壓抑、不能釋放時(shí)，就容易產(chǎn)生情緒化行為。鑒于此，教師首先應(yīng)該培養(yǎng)大學(xué)生樂(lè)觀、幽默的性格。幽默是“一個(gè)人智慧、機(jī)靈、學(xué)識(shí)、風(fēng)趣的綜合表現(xiàn)，是一種積極樂(lè)觀的人生態(tài)度，它反映出一個(gè)人在待人接物中內(nèi)在精神的自由”③，大學(xué)生學(xué)習(xí)任務(wù)重，就業(yè)壓力大，但是，大學(xué)生的精神又不能過(guò)分緊張，否則學(xué)習(xí)就很難有進(jìn)步，因此，他們必須克服緊張心理，保持樂(lè)觀、幽默的性格。并借助樂(lè)觀和幽默的性格創(chuàng)造輕松自由的環(huán)境氣氛，緩解壓力。其次，教師應(yīng)改變學(xué)生對(duì)壓力的認(rèn)知因素。壓力“是指?jìng)�(gè)體對(duì)某一沒(méi)有足夠的能力應(yīng)對(duì)的重要情景的情緒與身理緊張反映”④。學(xué)生的壓力表現(xiàn)為急性壓力和長(zhǎng)期壓力并存的特點(diǎn)。臨時(shí)性、突發(fā)性的任務(wù)往往給學(xué)生帶來(lái)急性壓力，但這種壓力會(huì)伴隨著任務(wù)的結(jié)束而消失。長(zhǎng)期壓力是學(xué)生為適應(yīng)發(fā)展需要而產(chǎn)生的緊張情緒。學(xué)生對(duì)長(zhǎng)期壓力的感受雖然沒(méi)有急性壓力明顯，但始終無(wú)法擺脫它。學(xué)生只有將學(xué)習(xí)中的壓力看著正常現(xiàn)象，才能淡化壓力對(duì)自己的負(fù)面影響。

　　三、培養(yǎng)大學(xué)生改善人際關(guān)系的能力

　　秘書人際關(guān)系是指“廣結(jié)人緣，內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展，努力使社會(huì)組織與公眾之間建立起互相溝通、理解、信任的親密融洽的關(guān)系，改善組織的生存環(huán)境，為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)創(chuàng)造有利條件”⑤。秘書的特殊的工作性質(zhì)，使他們必須在組織及公眾之間建立并保持雙向的傳播、諒解與接受關(guān)系。因?yàn)�，他們參與處理各種問(wèn)題與矛盾，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解輿論并作出相應(yīng)的反應(yīng)，幫助管理部門掌握并有效的利用變化了的形勢(shì)，預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)，提供應(yīng)對(duì)預(yù)案，在此基礎(chǔ)上，有效地提高組織的知名度和美譽(yù)度，潤(rùn)滑組織與外界的關(guān)系，因而，秘書協(xié)調(diào)是秘書工作的基礎(chǔ)。

　　協(xié)調(diào)“作為一種狀態(tài)，它所反映的事物與各方面的關(guān)系是和諧的，運(yùn)行是流暢的，是人們?cè)诠ぷ�、生活中追求的一種理想狀態(tài)。但是，不同事物或者事物的不同組成部分的運(yùn)行往往有各自不同的軌跡，需要人們有意識(shí)地按既定目的采取有效的措施，對(duì)其進(jìn)行必要的調(diào)整，使各方因素同心協(xié)力，配合得當(dāng)”。⑥秘書工作的主要任務(wù)，就是“為其服務(wù)的秘書部門和其他部門來(lái)進(jìn)行協(xié)調(diào)工作”。⑦

　　在大學(xué)生情商調(diào)查中，協(xié)調(diào)能力很強(qiáng)，有很多真正朋友的人占7.59℅；協(xié)調(diào)能力不錯(cuò)，但還存在不足的人占65.61℅；協(xié)調(diào)能力一般的人占26.80℅。在協(xié)調(diào)能力一般的人中，主要表現(xiàn)出一些傾向：第一，自我意識(shí)較強(qiáng)，往往只注重自己的感受，缺乏社交中的環(huán)境意識(shí)，有的甚至不顧及特定的社交環(huán)境；第二，說(shuō)話耿直，忽視了交談對(duì)象的感受；第三，不能進(jìn)行有效溝通，或溝通語(yǔ)言不到位，溝通主題不明確。

　　根據(jù)上述問(wèn)題，在秘書學(xué)教學(xué)中，教師必須有針對(duì)性的進(jìn)行教學(xué)。第一，樹立學(xué)生的協(xié)調(diào)意識(shí)。協(xié)調(diào)意識(shí)是指“公共關(guān)系主體努力使自己的內(nèi)部活動(dòng)同步化、和諧化，努力使組織與環(huán)境相互適應(yīng)的自覺(jué)信念”⑧。在秘書理論教學(xué)和秘書實(shí)訓(xùn)中，教師必須創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的教學(xué)環(huán)境、實(shí)訓(xùn)環(huán)境，讓學(xué)生進(jìn)入仿真度較高的情景中，感悟、“從事”秘書工作，形成秘書協(xié)調(diào)觀念，并自覺(jué)地、持續(xù)地、普遍地關(guān)注秘書協(xié)調(diào)。第二，讓學(xué)生掌握科學(xué)的協(xié)調(diào)方法。秘書協(xié)調(diào)是一種職業(yè)活動(dòng)，秘書必須在特定的崗位上從事具體的服務(wù)性協(xié)調(diào)。學(xué)生除了學(xué)習(xí)秘書協(xié)調(diào)的專業(yè)理論知識(shí)、樹立相關(guān)意識(shí)外，還要掌握秘書協(xié)調(diào)的方法。掌握方法應(yīng)注意兩個(gè)方面：一方面，秘書協(xié)調(diào)應(yīng)在實(shí)踐中不斷探索，讓學(xué)生反復(fù)實(shí)踐，總結(jié)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)，升華反映其運(yùn)行規(guī)律的理論；另一方面，借助已有的理論知識(shí)學(xué)習(xí)前人的經(jīng)驗(yàn)。秘書學(xué)培養(yǎng)的是從事具體工作的秘書，因而，秘書學(xué)教學(xué)必須把科學(xué)理論知識(shí)傳授給學(xué)生，使未來(lái)的秘書從業(yè)人員能夠掌握并熟練運(yùn)用理論知識(shí)。第三，提高學(xué)生的綜合協(xié)調(diào)素質(zhì)。秘書人員在工作中需要協(xié)調(diào)管理、潤(rùn)滑關(guān)系。目前，雖然不同的秘書崗位對(duì)特定的從業(yè)人員有不同的要求，但對(duì)秘書能夠處理各種矛盾沖突，平衡各種關(guān)系的要求是一致的。平衡關(guān)系、協(xié)調(diào)矛盾的特殊職業(yè)要求，使秘書學(xué)教學(xué)必須為學(xué)生奠定良好的協(xié)調(diào)知識(shí)層面，形成相應(yīng)的知識(shí)積累。

　　四、培養(yǎng)大學(xué)生的自我激勵(lì)能力。激勵(lì)是利用某種誘因使人的潛力處于激活狀態(tài)，調(diào)動(dòng)起人的積極性和創(chuàng)造性，從而最大限度地發(fā)揮出人的潛力。大學(xué)生要想順利完成學(xué)業(yè)，就必須始終保持高昂的學(xué)習(xí)熱情，但大學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情不是來(lái)源于外界的刺激，而是來(lái)源于學(xué)習(xí)的內(nèi)驅(qū)力，即由內(nèi)部或外部刺激所喚起的，促使學(xué)生為完成學(xué)業(yè)和既定目標(biāo)而產(chǎn)生的內(nèi)部行動(dòng)和內(nèi)部?jī)A向，這種內(nèi)部行動(dòng)和內(nèi)部?jī)A向在大學(xué)生頭腦中形成強(qiáng)有力的、持久的興奮灶，使大學(xué)生產(chǎn)生強(qiáng)烈的獲得知識(shí)、了解情況、處理問(wèn)題、達(dá)到目標(biāo)的欲望與動(dòng)機(jī)，這種欲望與動(dòng)機(jī)，便是大學(xué)生的自我激勵(lì)能力。

　　在大學(xué)生情商調(diào)查中，自我激勵(lì)能力很差的人占調(diào)查人數(shù)的7.36℅；自我激勵(lì)能力一般的人占調(diào)查人數(shù)的36.65℅；自我激勵(lì)能力較強(qiáng)的人占調(diào)查人數(shù)的56.06℅。

　　自我激勵(lì)能力強(qiáng)的人，他們可以運(yùn)用語(yǔ)言或其他方式對(duì)自己的知覺(jué)、思維、情感、意志等方面的心理狀態(tài)產(chǎn)生某種刺激。這種刺激是一種啟示、提醒和指令，它引導(dǎo)行為主體鎖定注意、追求目標(biāo)、確定行動(dòng)方向。五、培養(yǎng)大學(xué)生的抗挫折承受能力。秘書對(duì)自身的生存和發(fā)展的客觀條件的依賴和要求，使秘書在工作中感到某種不足而力求獲得滿足。但是，秘書工作受制于行業(yè)特點(diǎn)，他們自身的活動(dòng)往往不能滿足自己的需要，這使秘書始終生活在壓力之中。

　　在挫折調(diào)查中，常常感到不安，容易手忙腳亂的人占調(diào)查人數(shù)的29.29℅;精神有一定負(fù)擔(dān)，無(wú)法保持鎮(zhèn)定，遭遇失敗時(shí)，會(huì)出現(xiàn)精神失衡，嚴(yán)重焦躁不安的占調(diào)查人數(shù)的41.91℅;精神上的壓力在平均水平中較好的占24.37℅;只有在事態(tài)嚴(yán)重時(shí)無(wú)法保持平靜,不知所措的時(shí)候不多,不輕易動(dòng)搖，即使因某種原因受挫時(shí)，也不會(huì)失控的人占4.48℅。大學(xué)生的抗挫折能力普遍較差。

　　挫折教育是秘書學(xué)教學(xué)中不容忽視的。首先，教師應(yīng)充分利用各種機(jī)會(huì)，創(chuàng)設(shè)各種困難情景，幫助學(xué)生積累挫折經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)他們正確的挫折認(rèn)知，增強(qiáng)他們的抗挫折能力。第二，在秘書學(xué)教學(xué)中通過(guò)案例分析、情景演練、模擬實(shí)習(xí)等教學(xué)情景，讓學(xué)生感受到秘書工作的煩雜、艱難和不易，對(duì)受教育者進(jìn)行集中訓(xùn)練，增強(qiáng)他們排除挫折的能力。第三，樹立正確的挫折觀念，讓學(xué)生主動(dòng)挖掘秘書職業(yè)中的挫折因素，有意識(shí)的加強(qiáng)訓(xùn)練。第四，以科學(xué)、客觀的方式將挫折教育意識(shí)滲透到教學(xué)中，充分調(diào)動(dòng)學(xué)生在挫折教育中的主體地位，讓他們以積極的態(tài)度對(duì)待挫折，并不斷積累挫折經(jīng)驗(yàn)，學(xué)會(huì)用轉(zhuǎn)移、宣泄、補(bǔ)償、升華等方法來(lái)消除挫折帶來(lái)的消極影響。第五，學(xué)會(huì)客觀歸因。歸因是“指?jìng)�(gè)體對(duì)自己或他人的行為的原因加以解釋和推測(cè)的過(guò)程”⑨，歸因反映出個(gè)體對(duì)于引起某個(gè)事件原因的認(rèn)識(shí)，由歸因所得出的原因其實(shí)是個(gè)體的一種主觀解釋，未必是工作失敗的真正原因，但是，未必正確的主觀解釋往往比真正的原因更能影響情緒。為了形成積極的歸因方式，成功時(shí)，應(yīng)進(jìn)行內(nèi)在的、穩(wěn)定的歸因，充分肯定自己的努力，不成功時(shí)，可以適當(dāng)進(jìn)行外部的、可變的歸因，把客觀原因作為失敗的原因之一加以分析。

　　秘書學(xué)培養(yǎng)的是從事秘書實(shí)務(wù)的工作人員，秘書工作的特殊性，使秘書從業(yè)者不僅要做好具體的事務(wù)性工作，還要在工作中擺正自己的位置，既工作到位，又不越位；既潤(rùn)滑好各種關(guān)系，又始終居于幕后。因而，教師必須在傳統(tǒng)教學(xué)基礎(chǔ)上，注入新的教學(xué)內(nèi)容，把培養(yǎng)學(xué)生的自我認(rèn)識(shí)能力、管理自己情緒的能力、改善人際關(guān)系的能力、自我激勵(lì)能力和抗挫折能力融匯其間。

　　主要引用書目：

　�、傥闹兴�列調(diào)查數(shù)據(jù)，均為作者局部抽樣調(diào)查所得。

　�、诿险烟m《情緒心理學(xué)》，北京大學(xué)出版社20xx年3月第1版第6頁(yè)。

　�、坼X立靜《秘書原理與實(shí)務(wù)―秘書實(shí)務(wù)》，合肥工業(yè)大學(xué)出版社20xx年9月第1版第39頁(yè)。

　�、苒�啟揚(yáng)《減壓閥職場(chǎng)壓力調(diào)適》，社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)出版社20xx年10月第1版第30頁(yè)。

　�、茛蔻叻读�榮《秘書公關(guān)協(xié)調(diào)基礎(chǔ)》，中國(guó)人民大學(xué)出版社20xx年11月第1版第71頁(yè)、第2頁(yè)、第7頁(yè)。

　�、帻堉編r張巖松《現(xiàn)代公共關(guān)系》，經(jīng)濟(jì)管理出版社20xx年6月第1版第11頁(yè)。

　�、峁�德俊《動(dòng)機(jī)心理學(xué)：理論與實(shí)踐》，人民教育出版社20xx年10月第1版第109頁(yè)。

秘書學(xué)論文2

　　近年來(lái)，出版了不少秘書學(xué)教材，其中不乏優(yōu)秀之作。但通觀秘書學(xué)教材，質(zhì)量方面確也存在一些不足之處。例如，在秘書專業(yè)技能部分，辦公設(shè)備操作、印章防偽和信息保密等知識(shí)體系陳舊、技術(shù)含量遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息時(shí)代秘書工作實(shí)踐要求；在秘書文化部分，雖論及了中外秘書制度、秘書機(jī)構(gòu)、秘書職業(yè)的起源等，但也只是在秘書史部分一帶而過(guò)，沒(méi)有在秘書的時(shí)間管理、秘書接待、寫作交際等工作領(lǐng)域一以貫之。“人文教育和科學(xué)教育的融合是社會(huì)發(fā)展的要求，是當(dāng)代教育的一大趨勢(shì)，是全面推進(jìn)素質(zhì)教育的需要�！雹倜貢鴮W(xué)教材的水準(zhǔn)要上一層樓，就必須汲取相關(guān)學(xué)科的前沿成果，整合技術(shù)和文化，真正拓展廣度和深度，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。為此，筆者研讀了近5年來(lái)12冊(cè)秘書學(xué)高校教材，并重點(diǎn)參照了《秘書國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》（20xx年版）和陸瑜芳著第十九次印刷的獲獎(jiǎng)教材《秘書學(xué)概論》。依據(jù)上述教材，結(jié)合保密學(xué)、符號(hào)學(xué)等理論，本文具體從以下三個(gè)方面展開(kāi)論述。

　　一、關(guān)注相關(guān)學(xué)科，引進(jìn)最新

　　技術(shù)，提高工作效能本文所說(shuō)的技術(shù)是指具體的、可操作的行為和方法，是關(guān)于如何實(shí)現(xiàn)從已知狀態(tài)向目標(biāo)狀態(tài)轉(zhuǎn)化的知識(shí)。具體到秘書工作而言，技術(shù)主要是指在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，對(duì)硬件設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)及其外圍工具的操作、控制和維護(hù)。

　　本文主要以印章管理為例闡述引進(jìn)新技術(shù)的重要性。現(xiàn)在許多秘書學(xué)教材，對(duì)印章頒發(fā)、啟用等均有詳細(xì)的介紹，而對(duì)印章防偽沒(méi)有提及。

　　事實(shí)上，近年來(lái)偽造印章欺詐的案件逐年上升，秘書應(yīng)保持警覺(jué)意識(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)可疑文件必須認(rèn)真開(kāi)展辨?zhèn)舞b定工作，避免造成重大損失。

　　“秘書可以吸收公安管理學(xué)中的最新知識(shí)，采用預(yù)置標(biāo)識(shí)、信息互證、技術(shù)鑒定等方法做好印章防偽工作。”②這些操作起來(lái)并不復(fù)雜，如預(yù)置標(biāo)識(shí)，就是在印章刻制的時(shí)候，要求制作商預(yù)先設(shè)置特殊字體、特殊痕跡。秘書可以使用光敏和熱敏印油等高科技產(chǎn)品，且定期輪換，這樣在光線照射和加熱情況下就可以顯示特殊外觀變化，從而辨識(shí)印痕真?zhèn)巍?/p>

　　秘書學(xué)教材在辦公自動(dòng)化操作方面，還可以引進(jìn)速錄和電磁干擾保密技術(shù)；在檔案管理中，可以引進(jìn)非線性檢索技術(shù)；在大型會(huì)務(wù)管理方面，可以引進(jìn)“計(jì)劃評(píng)審法”進(jìn)行微機(jī)項(xiàng)目管理等。這些可以大大提高學(xué)生信息保密、信息分享和工作協(xié)作方面的技能。編寫秘書學(xué)教材時(shí)及時(shí)引進(jìn)這些知識(shí)，有助于學(xué)生與時(shí)俱進(jìn)，汲取相關(guān)學(xué)科的源頭活水，緊跟秘書工作的實(shí)際需要。

　　二、遵循修辭規(guī)律，運(yùn)用文化

　　符號(hào)，提升文化魅力本文所謂的文化是指精神文化。精神文化以符號(hào)系統(tǒng)為主要載體，代表一定群體的人文關(guān)懷、價(jià)值取向、倫理觀念、理想人格、審美情趣等精神成果的總和。秘書學(xué)教材應(yīng)在傳授秘書知識(shí)、技能的同時(shí)，潛移默化地傳播精神文化。例如，日程安排是秘書的常務(wù)工作之一，筆者所選取的12冊(cè)教材中均有涉及。陸先生的《秘書學(xué)概論》和《秘書國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》中都比較詳盡地介紹了時(shí)間管理的原則、內(nèi)容、程序等知識(shí)，陸先生還提到了使用臺(tái)歷和備忘錄等時(shí)間管理工具③，國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程還提出了時(shí)間管理的ABCD法則④。

　　這些處理時(shí)間的方法和原則具有普適性，針對(duì)的是事務(wù)的處理；而處理好時(shí)間還必須“對(duì)人”，即要契合不同對(duì)象的文化差異，正確解讀和書寫文化符號(hào)，進(jìn)行文化的雙向認(rèn)同。為此，教材至少應(yīng)從以下方面加以改進(jìn)。

　　首先，教材應(yīng)運(yùn)用文化符號(hào)，傳達(dá)人文關(guān)懷。意大利著名哲學(xué)家、符號(hào)學(xué)家艾柯（Eco）對(duì)符號(hào)的定義是：能用來(lái)明確指代某一其他東西的一切指號(hào)�！雹萑魏挝矬w，無(wú)論語(yǔ)言、文字、圖形、動(dòng)作還是生活用品都可以成為符號(hào)，因?yàn)樗鼈冊(cè)谝欢ǖ恼Z(yǔ)境中都具有“明確指代”的意義。因此秘書的日程安排、辦公室環(huán)境優(yōu)化等，不僅是事務(wù)本身的處理，更重要的是傳達(dá)特殊的符號(hào)意義。例如，從技術(shù)的視野看，時(shí)間是勻速流動(dòng)、質(zhì)量同一的存在方式；

　　但從文化符號(hào)角度看，時(shí)間具有豐富的表達(dá)意義�！霸诎才艖c典、開(kāi)業(yè)、展會(huì)等重要活動(dòng)時(shí)，應(yīng)選擇特定文化視野中的良辰吉日，開(kāi)展七夕舞會(huì)、重陽(yáng)敬老、中秋賞月、清明郊游等活動(dòng)。這樣不僅可充分體現(xiàn)主辦方對(duì)參與者的心靈慰藉和美好期許，而且能利用節(jié)慶時(shí)日的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，把現(xiàn)實(shí)交際布置在醇釅的文化語(yǔ)境中，產(chǎn)生順時(shí)應(yīng)人的良好效果，給人留下歲歲今朝的美好回憶。”⑥因此，秘書在處理事務(wù)時(shí)，不僅要考慮流程、效率、成本、組織制度等技術(shù)性因素，而且要考量事務(wù)處理所達(dá)到的溝通意義或情感效果。

　　其次，遵循修辭規(guī)律，實(shí)現(xiàn)文化的雙向認(rèn)同。怎樣在事務(wù)處理過(guò)程中體現(xiàn)情感關(guān)懷？美國(guó)著名新修辭學(xué)家肯尼斯·伯克認(rèn)為，修辭成功的根本是在情感、利益和對(duì)立面上的認(rèn)同⑦。秘書在安排日程時(shí)，選擇在建交五周年的日子邀請(qǐng)對(duì)方重訪，這種日期安排本身就是一種文化認(rèn)同，表達(dá)了對(duì)彼此友誼的珍視。當(dāng)然，不僅日程安排如此，在秘書接待、會(huì)務(wù)安排、禮品饋贈(zèng)等活動(dòng)中都應(yīng)正確表達(dá)文化符號(hào)，促進(jìn)文化認(rèn)同。1986年英國(guó)女王伊麗莎白二世訪華前夕，女王的秘書團(tuán)隊(duì)認(rèn)真研究了中英交流史，選擇了一件特別的外交禮物。當(dāng)時(shí)，女王向先念主席贈(zèng)送了一封遲到390年的信———英國(guó)女王伊麗莎白一世在1596年寫給明朝萬(wàn)歷皇帝的一封信，這封信表達(dá)了英中兩國(guó)之間貿(mào)易能得到發(fā)展的愿望。當(dāng)時(shí)由于信使遭遇不幸，那封信一直沒(méi)有送到。這封遲到的信件認(rèn)同了中英兩國(guó)友好往來(lái)的美好愿望，寄托著對(duì)愿望成真的深深祝福，因而令先念主席非常感動(dòng)。

　　只有在認(rèn)同對(duì)方的同時(shí)也讓對(duì)方認(rèn)同自己，才能在溝通中獲得精神上的共鳴，建立長(zhǎng)久的合作關(guān)系。在秘書的辦公室環(huán)境優(yōu)化中，陸先生的《秘書學(xué)概論》和《秘書國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》都提出了安全、美觀、協(xié)調(diào)等總體要求，但是均沒(méi)有提出文化表達(dá)和文化認(rèn)同的概念。文化符號(hào)的表達(dá)無(wú)處不在，通過(guò)辦公室的藝術(shù)雕塑、名人字畫、人物合影、光榮榜、規(guī)章制度展示等多個(gè)環(huán)境元素，可以展示自身的組織文化。一個(gè)團(tuán)隊(duì)特有的制度嚴(yán)格、團(tuán)結(jié)奮進(jìn)、勇于爭(zhēng)先的精神風(fēng)貌，一個(gè)團(tuán)隊(duì)的美學(xué)修養(yǎng)、社會(huì)人脈、思想境界都是組織的財(cái)富，是一種彌足珍貴的軟實(shí)力，在凝聚力量、促進(jìn)合作，贏得社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中將發(fā)揮重要作用。

　　三、以史為鑒，以人為范，

　　促進(jìn)技術(shù)和文化的融合以史為鑒，促進(jìn)秘書專業(yè)技術(shù)與秘書精神文化的融合。秘書的保密工作非常重要，但目教育與培訓(xùn)●●41SECRETARY’SCOMPANION20xx年第6期前的秘書學(xué)教材僅僅停留在保密重要性、保密制度等知識(shí)的介紹方面。這種專業(yè)知識(shí)體系的缺漏是非常危險(xiǎn)的。現(xiàn)代竊密者往往掌握先進(jìn)技術(shù)和專業(yè)設(shè)備，嚴(yán)峻的形式倒逼著文秘教育者必須與時(shí)俱進(jìn)，在教材中引導(dǎo)未來(lái)的“秘書綜合運(yùn)用文本限制、文本隱藏和文本加密等策略，真正有效地做好保密工作”。

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　　文本限制是讓盡可能少的人接觸文本，文本隱藏就是讓竊密者找不到文本，文本加密就是讓竊密者即便找到文本也看不懂文本內(nèi)容。盡管這種技術(shù)處理的邏輯鏈?zhǔn)菄?yán)密的，但在實(shí)際保密工作中遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

　　聯(lián)系我國(guó)公文保密的歷史，不難發(fā)現(xiàn)文件保密不僅涉及文本，還涉及保密制度、人員、機(jī)構(gòu)、文種等眾多因素。而這在我國(guó)歷代保密制度中都有提及。“歷代建立的專門的保密制度使公文的保密性得到了保證，從而為統(tǒng)治者提供了寶貴的治國(guó)經(jīng)驗(yàn)，也為各代的典籍制定提供了完整的材料。”⑨中國(guó)古代兵書《六韜·龍韜》記載，西周時(shí)期曾用物體長(zhǎng)短表示某種意義的“陰符”，還運(yùn)用“陰書”方法將一份文件拆分成三個(gè)部分分別傳送進(jìn)行保密。這些保密技術(shù)對(duì)現(xiàn)代文本編碼和分拆隱藏仍有啟迪意義。在教材中引進(jìn)保密工作的歷史文化，可以把當(dāng)代的保密技術(shù)放置在歷史發(fā)展的系統(tǒng)中觀察，更易于把握秘書工作的規(guī)律和時(shí)代趨勢(shì)；可以以史為鑒，避免犯類似的錯(cuò)誤。

　　以人為范，促進(jìn)秘書專業(yè)技術(shù)與秘書人文素養(yǎng)的融合。絕大多數(shù)泄密事件的發(fā)生并非技術(shù)落后或制度不完善所致，秘書職業(yè)道德和社會(huì)責(zé)任的缺失是重要原因。長(zhǎng)期以來(lái)，秘書教材缺少對(duì)職業(yè)道德應(yīng)有的強(qiáng)調(diào)，即便有相關(guān)章節(jié)也只是教條式陳述，很少有教材凸顯秘書人物在職業(yè)教育上的示范作用。如果金融學(xué)教材中沒(méi)有巴菲特，電影學(xué)教材中沒(méi)有斯皮爾伯格，中藥學(xué)教材中沒(méi)有李時(shí)珍，那將是非常大的缺憾。這種沒(méi)有“人”的教材，在秘書界還真是不少。事實(shí)上唯有“人”才是至為珍貴的教育教學(xué)資源。把嚴(yán)守機(jī)密，“不言溫室之樹”的漢代大臣孔光，忠言直諫、輔弼盛世的魏征，紹興師爺王祖輝以及現(xiàn)代著名秘書陳布雷和胡喬木等著名秘書人物引進(jìn)教材，可以避免職業(yè)道德教育的枯燥說(shuō)教。他們獨(dú)特的職業(yè)魅力，既可以充實(shí)學(xué)生的精神生活，使學(xué)生在感悟、體認(rèn)、欣賞乃至享受職業(yè)學(xué)習(xí)中獲得學(xué)習(xí)的興趣和意義，也可以使學(xué)生見(jiàn)賢思齊，實(shí)現(xiàn)由求業(yè)目標(biāo)向獻(xiàn)生目標(biāo)的飛躍。他們身上所體現(xiàn)出的“傳統(tǒng)文化的涵養(yǎng)熏陶對(duì)于文秘工作者身心的全面發(fā)展，對(duì)文秘工作自身的建設(shè)都有積極意義，特別是對(duì)有志于獻(xiàn)身文秘事業(yè)的文秘專業(yè)學(xué)生有著特殊的價(jià)值”。

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　　總之，技術(shù)和文化是教材質(zhì)量提升的雙翼。秘書學(xué)教材就應(yīng)汲取最新科研成果，拓展教材知識(shí)的深度和適用度，使教材緊跟社會(huì)實(shí)踐的步伐。教材如過(guò)于強(qiáng)調(diào)技術(shù)性，就成了操作內(nèi)容刻板羅列的工具性操作手冊(cè)。秘書學(xué)教材只有實(shí)現(xiàn)技術(shù)性與文化性相結(jié)合，才能在培養(yǎng)學(xué)生職業(yè)技能的同時(shí)，提升學(xué)生的職業(yè)道德和人文情懷，使學(xué)生成為一個(gè)既能做事又會(huì)做人的有人情味的人。

　　注釋：

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　�、薰�炎武，彭秀海.論秘書時(shí)間管理工作中的文化調(diào)諧［J］.

　　秘書之友，20xx（2）.

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　�、嵬跏嫜�.淺窺歷代公文的保密［J］.檔案學(xué)通訊，20xx（6）.

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