秘書學(xué)論文1

　　論文摘要：智商決定錄取，情商決定發(fā)展。智商普遍偏高的大學(xué)生，面對大學(xué)生活，面對秘書職業(yè)需求，往往表現(xiàn)出了不該表現(xiàn)的一面。本文從秘書學(xué)教學(xué)的特定視覺，闡明教學(xué)中大學(xué)生情商的特點(diǎn)，以及培養(yǎng)大學(xué)生的自我認(rèn)識能力、管理自己情緒的能力、改善人際關(guān)系的能力、自我激勵能力和抗挫折能力的途徑和方法。

　　論文關(guān)鍵詞：大學(xué)生,秘書,情商,教學(xué)

　　情商是個體的重要生存能力，是發(fā)掘情感潛能、運(yùn)用情感能力影響生活各個層面和人生未來的關(guān)鍵的因素。

　　那么，在秘書學(xué)教學(xué)中，我們應(yīng)該怎樣來培養(yǎng)學(xué)生的情商呢？

　　一、培養(yǎng)大學(xué)生的自我認(rèn)識能力。自我認(rèn)識是人們對自己的社會關(guān)系、性格特征、人生目標(biāo)等方面的客觀評價，是對自己身心狀態(tài)的認(rèn)知、體察和監(jiān)控。多彩的大學(xué)生活，作用于學(xué)生的感覺器官的刺激也是多樣的，學(xué)生不可能對同時作用于他們的刺激全部感知到，也不可能對所有的刺激都做出相應(yīng)的反應(yīng)，在同一時刻，他們總是對特定的刺激知覺得比較清楚，而對其他的刺激知覺得比較模糊，知覺清楚的刺激成為知覺對象，知覺模糊的刺激成為知覺背影。不同的知覺信息集合起來，就形成了大學(xué)生自我認(rèn)識的主體。因此，大學(xué)生的自我認(rèn)識是一種對自身狀態(tài)反應(yīng)、評價的注意。這種對自身狀態(tài)的注意，往往是無意識的，無意識的注意如果一閃而過，它對認(rèn)識主體的行為、表現(xiàn)便不會產(chǎn)生明顯的影響，但如果這種注意被認(rèn)識主體所接受，并持續(xù)作用于認(rèn)識主體，最后凸顯于意識層，在意識層之下，形成某種激昂的情緒，這種情緒就會不斷影響著認(rèn)識主體的心態(tài)、行為。

　　調(diào)查表明，大學(xué)生中能夠認(rèn)識自己的情緒變動，但不能區(qū)分一些性質(zhì)相似的情緒的人占61.12﹪①，能夠準(zhǔn)確的認(rèn)識自己的細(xì)微的情緒變化以及情緒變化的原因的人占38.88﹪，很少有情緒變動，對喜、怒、哀、樂等基本情緒沒有明確區(qū)分的比例為零。這說明，大學(xué)生對自己的情緒認(rèn)知是正常�？墒�，對自己情緒認(rèn)知正常的大學(xué)生，對自己的社會角色的認(rèn)識卻又非常模糊。他們很少了解社會需要什么樣的大學(xué)畢業(yè)生，在步入社會前，自己必須具備哪些知識；在未來自我中，自己必須有怎樣的知識結(jié)構(gòu)；在離開學(xué)校時，自己能發(fā)展到怎樣的高度；現(xiàn)實(shí)自我和可能自我之間的差距有多大，在這種差距中，自己的情緒體驗是什么；在這種情緒體驗之下，自己的學(xué)習(xí)積極性所受的影響。

　　在秘書學(xué)教學(xué)中，教師既要讓學(xué)生分清性質(zhì)不同的情緒，還要幫助他們進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整，讓學(xué)生始終保持良好的情緒狀態(tài)。而對那些不能及時的認(rèn)識到自我情緒產(chǎn)生的原因，不能自如地控制和調(diào)節(jié)自己情緒的人，也應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)，引導(dǎo)他們擺脫消極情緒的困擾，主動學(xué)習(xí)。同時，還要使學(xué)生通過自己經(jīng)常性的情感，來認(rèn)識自己有何種情感特征。為了能夠讓學(xué)生比較客觀地認(rèn)識自己，教師應(yīng)讓認(rèn)識主體盡可能地把別人對自己的評價與自我評價相比較，讓他們通過別人對自己的評價來認(rèn)識自己。如果認(rèn)識主體的自我評價與他人評價基本吻合，說明學(xué)生的自我認(rèn)識能力較強(qiáng)，反之，則表明他們在自我認(rèn)識上有較大的偏差，教師應(yīng)針對具體情況因材施教。

　　二、培養(yǎng)大學(xué)生管理自己情緒的能力。情緒是“一種具有動機(jī)和知覺的積極力量，它組織、維持和指導(dǎo)行為”②，情緒的多成分組成、多微量結(jié)構(gòu)，為人際適應(yīng)和人際交往提供了認(rèn)知交互作用的心理活動過程和心理動機(jī)力量，它有獨(dú)特的主觀體驗色彩，每種情緒的主觀體驗不同，在情緒感受方面給行為提供的動機(jī)也就不同。大學(xué)生一方面應(yīng)認(rèn)識自己的情感狀態(tài)，了解自己的心境，弄清心境與外界刺激之間的關(guān)系；另一方面，應(yīng)弄清自己的情緒特質(zhì)，了解它在個體行為中顯露出來的特征以及對個體學(xué)習(xí)的影響。如果大學(xué)生的情緒經(jīng)常處于喜悅、昂揚(yáng)、積極的狀態(tài)，他們在學(xué)習(xí)中就會充滿熱情，如果處于憂傷、沉悶、緊張的情緒狀態(tài)，則會使大學(xué)生學(xué)習(xí)效率底下。因為，積極的、增力的情緒可以讓情緒主體提高自身的活動能力，驅(qū)使活動主體積極、主動地調(diào)動各種有利因素，去完成既定的目標(biāo)；消極的、減力的情緒則會降低情緒主體的活動能力，情緒主體既不會主動地調(diào)動各種有利因素去完成既定的目標(biāo)，甚至在有利因素面前，也不能把握機(jī)遇。

　　在大學(xué)生情商抽樣調(diào)查中，時常被緊張情緒所困擾，缺乏耐心，心神不定，過度興奮，時常感覺疲乏，又無法擺脫以求寧靜，對人對事缺乏信念，不能控制自己情緒的人占12.27℅；緊張適中，利于完成學(xué)習(xí)，生活充實(shí)，偶有高度緊張之感的人占66.67℅；心平氣和，能保持內(nèi)心平衡的人占21.06℅。調(diào)查還顯示，情緒高漲、情緒低落、情緒淡漠和焦慮的學(xué)生都有不同程度地存在，有罪惡感、疲倦感、煩亂感、無聊感、無助感、無用感的人也有。

　　那么，大學(xué)生應(yīng)該怎樣控制自己的情緒化行為呢？第一，必須敢于承認(rèn)自己情緒的弱點(diǎn)。每個人的情緒都有其自身的特點(diǎn)，個體必須學(xué)會認(rèn)識自己的情緒，找出自己情緒形成的原因，有意識地淡化負(fù)面情緒源。第二，學(xué)會控制自己的欲望。人的情緒化行為，大多數(shù)是由于欲望、需求得不到滿足而產(chǎn)生的，當(dāng)一個人的功利性行為不能滿足其需要時，就會產(chǎn)生劇烈的情緒化行為。第三，學(xué)會正確認(rèn)識、對待各種矛盾。大學(xué)生必須學(xué)會全面、客觀的看待問題，多看問題的主流，這樣才能發(fā)現(xiàn)問題的意義和價值，使情緒主體變得樂觀，有利于消除不良情緒。第四，能夠正確釋放、宣泄消極情緒。人處于困境、逆境時容易產(chǎn)生不良情緒，當(dāng)這種不良情緒長期壓抑、不能釋放時，就容易產(chǎn)生情緒化行為。鑒于此，教師首先應(yīng)該培養(yǎng)大學(xué)生樂觀、幽默的性格。幽默是“一個人智慧、機(jī)靈、學(xué)識、風(fēng)趣的綜合表現(xiàn)，是一種積極樂觀的人生態(tài)度，它反映出一個人在待人接物中內(nèi)在精神的自由”③，大學(xué)生學(xué)習(xí)任務(wù)重，就業(yè)壓力大，但是，大學(xué)生的精神又不能過分緊張，否則學(xué)習(xí)就很難有進(jìn)步，因此，他們必須克服緊張心理，保持樂觀、幽默的性格。并借助樂觀和幽默的性格創(chuàng)造輕松自由的環(huán)境氣氛，緩解壓力。其次，教師應(yīng)改變學(xué)生對壓力的認(rèn)知因素。壓力“是指個體對某一沒有足夠的能力應(yīng)對的重要情景的情緒與身理緊張反映”④。學(xué)生的壓力表現(xiàn)為急性壓力和長期壓力并存的特點(diǎn)。臨時性、突發(fā)性的任務(wù)往往給學(xué)生帶來急性壓力，但這種壓力會伴隨著任務(wù)的結(jié)束而消失。長期壓力是學(xué)生為適應(yīng)發(fā)展需要而產(chǎn)生的緊張情緒。學(xué)生對長期壓力的感受雖然沒有急性壓力明顯，但始終無法擺脫它。學(xué)生只有將學(xué)習(xí)中的壓力看著正�，F(xiàn)象，才能淡化壓力對自己的負(fù)面影響。

　　三、培養(yǎng)大學(xué)生改善人際關(guān)系的能力

　　秘書人際關(guān)系是指“廣結(jié)人緣，內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展，努力使社會組織與公眾之間建立起互相溝通、理解、信任的親密融洽的關(guān)系，改善組織的生存環(huán)境，為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)創(chuàng)造有利條件”⑤。秘書的特殊的工作性質(zhì)，使他們必須在組織及公眾之間建立并保持雙向的傳播、諒解與接受關(guān)系。因為，他們參與處理各種問題與矛盾，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時了解輿論并作出相應(yīng)的反應(yīng)，幫助管理部門掌握并有效的利用變化了的形勢，預(yù)測發(fā)展趨勢，提供應(yīng)對預(yù)案，在此基礎(chǔ)上，有效地提高組織的知名度和美譽(yù)度，潤滑組織與外界的關(guān)系，因而，秘書協(xié)調(diào)是秘書工作的基礎(chǔ)。

　　協(xié)調(diào)“作為一種狀態(tài)，它所反映的事物與各方面的關(guān)系是和諧的，運(yùn)行是流暢的，是人們在工作、生活中追求的一種理想狀態(tài)。但是，不同事物或者事物的不同組成部分的運(yùn)行往往有各自不同的軌跡，需要人們有意識地按既定目的采取有效的措施，對其進(jìn)行必要的調(diào)整，使各方因素同心協(xié)力，配合得當(dāng)”。⑥秘書工作的主要任務(wù)，就是“為其服務(wù)的秘書部門和其他部門來進(jìn)行協(xié)調(diào)工作”。⑦

　　在大學(xué)生情商調(diào)查中，協(xié)調(diào)能力很強(qiáng)，有很多真正朋友的人占7.59℅；協(xié)調(diào)能力不錯，但還存在不足的人占65.61℅；協(xié)調(diào)能力一般的人占26.80℅。在協(xié)調(diào)能力一般的人中，主要表現(xiàn)出一些傾向：第一，自我意識較強(qiáng)，往往只注重自己的感受，缺乏社交中的環(huán)境意識，有的甚至不顧及特定的社交環(huán)境；第二，說話耿直，忽視了交談對象的感受；第三，不能進(jìn)行有效溝通，或溝通語言不到位，溝通主題不明確。

　　根據(jù)上述問題，在秘書學(xué)教學(xué)中，教師必須有針對性的進(jìn)行教學(xué)。第一，樹立學(xué)生的協(xié)調(diào)意識。協(xié)調(diào)意識是指“公共關(guān)系主體努力使自己的內(nèi)部活動同步化、和諧化，努力使組織與環(huán)境相互適應(yīng)的自覺信念”⑧。在秘書理論教學(xué)和秘書實(shí)訓(xùn)中，教師必須創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的教學(xué)環(huán)境、實(shí)訓(xùn)環(huán)境，讓學(xué)生進(jìn)入仿真度較高的情景中，感悟、“從事”秘書工作，形成秘書協(xié)調(diào)觀念，并自覺地、持續(xù)地、普遍地關(guān)注秘書協(xié)調(diào)。第二，讓學(xué)生掌握科學(xué)的協(xié)調(diào)方法。秘書協(xié)調(diào)是一種職業(yè)活動，秘書必須在特定的崗位上從事具體的服務(wù)性協(xié)調(diào)。學(xué)生除了學(xué)習(xí)秘書協(xié)調(diào)的專業(yè)理論知識、樹立相關(guān)意識外，還要掌握秘書協(xié)調(diào)的方法。掌握方法應(yīng)注意兩個方面：一方面，秘書協(xié)調(diào)應(yīng)在實(shí)踐中不斷探索，讓學(xué)生反復(fù)實(shí)踐，總結(jié)實(shí)踐中的經(jīng)驗，升華反映其運(yùn)行規(guī)律的理論；另一方面，借助已有的理論知識學(xué)習(xí)前人的經(jīng)驗。秘書學(xué)培養(yǎng)的是從事具體工作的秘書，因而，秘書學(xué)教學(xué)必須把科學(xué)理論知識傳授給學(xué)生，使未來的秘書從業(yè)人員能夠掌握并熟練運(yùn)用理論知識。第三，提高學(xué)生的綜合協(xié)調(diào)素質(zhì)。秘書人員在工作中需要協(xié)調(diào)管理、潤滑關(guān)系。目前，雖然不同的秘書崗位對特定的從業(yè)人員有不同的要求，但對秘書能夠處理各種矛盾沖突，平衡各種關(guān)系的要求是一致的。平衡關(guān)系、協(xié)調(diào)矛盾的特殊職業(yè)要求，使秘書學(xué)教學(xué)必須為學(xué)生奠定良好的協(xié)調(diào)知識層面，形成相應(yīng)的知識積累。

　　四、培養(yǎng)大學(xué)生的自我激勵能力。激勵是利用某種誘因使人的潛力處于激活狀態(tài)，調(diào)動起人的積極性和創(chuàng)造性，從而最大限度地發(fā)揮出人的潛力。大學(xué)生要想順利完成學(xué)業(yè)，就必須始終保持高昂的學(xué)習(xí)熱情，但大學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情不是來源于外界的刺激，而是來源于學(xué)習(xí)的內(nèi)驅(qū)力，即由內(nèi)部或外部刺激所喚起的，促使學(xué)生為完成學(xué)業(yè)和既定目標(biāo)而產(chǎn)生的內(nèi)部行動和內(nèi)部傾向，這種內(nèi)部行動和內(nèi)部傾向在大學(xué)生頭腦中形成強(qiáng)有力的、持久的興奮灶，使大學(xué)生產(chǎn)生強(qiáng)烈的獲得知識、了解情況、處理問題、達(dá)到目標(biāo)的欲望與動機(jī)，這種欲望與動機(jī)，便是大學(xué)生的自我激勵能力。

　　在大學(xué)生情商調(diào)查中，自我激勵能力很差的人占調(diào)查人數(shù)的7.36℅；自我激勵能力一般的人占調(diào)查人數(shù)的36.65℅；自我激勵能力較強(qiáng)的人占調(diào)查人數(shù)的56.06℅。

　　自我激勵能力強(qiáng)的人，他們可以運(yùn)用語言或其他方式對自己的知覺、思維、情感、意志等方面的心理狀態(tài)產(chǎn)生某種刺激。這種刺激是一種啟示、提醒和指令，它引導(dǎo)行為主體鎖定注意、追求目標(biāo)、確定行動方向。五、培養(yǎng)大學(xué)生的抗挫折承受能力。秘書對自身的生存和發(fā)展的客觀條件的依賴和要求，使秘書在工作中感到某種不足而力求獲得滿足。但是，秘書工作受制于行業(yè)特點(diǎn)，他們自身的活動往往不能滿足自己的需要，這使秘書始終生活在壓力之中。

　　在挫折調(diào)查中，常常感到不安，容易手忙腳亂的人占調(diào)查人數(shù)的29.29℅;精神有一定負(fù)擔(dān)，無法保持鎮(zhèn)定，遭遇失敗時，會出現(xiàn)精神失衡，嚴(yán)重焦躁不安的占調(diào)查人數(shù)的41.91℅;精神上的壓力在平均水平中較好的占24.37℅;只有在事態(tài)嚴(yán)重時無法保持平靜,不知所措的時候不多,不輕易動搖，即使因某種原因受挫時，也不會失控的人占4.48℅。大學(xué)生的抗挫折能力普遍較差。

　　挫折教育是秘書學(xué)教學(xué)中不容忽視的。首先，教師應(yīng)充分利用各種機(jī)會，創(chuàng)設(shè)各種困難情景，幫助學(xué)生積累挫折經(jīng)驗，培養(yǎng)他們正確的挫折認(rèn)知，增強(qiáng)他們的抗挫折能力。第二，在秘書學(xué)教學(xué)中通過案例分析、情景演練、模擬實(shí)習(xí)等教學(xué)情景，讓學(xué)生感受到秘書工作的煩雜、艱難和不易，對受教育者進(jìn)行集中訓(xùn)練，增強(qiáng)他們排除挫折的能力。第三，樹立正確的挫折觀念，讓學(xué)生主動挖掘秘書職業(yè)中的挫折因素，有意識的加強(qiáng)訓(xùn)練。第四，以科學(xué)、客觀的方式將挫折教育意識滲透到教學(xué)中，充分調(diào)動學(xué)生在挫折教育中的主體地位，讓他們以積極的態(tài)度對待挫折，并不斷積累挫折經(jīng)驗，學(xué)會用轉(zhuǎn)移、宣泄、補(bǔ)償、升華等方法來消除挫折帶來的消極影響。第五，學(xué)會客觀歸因。歸因是“指個體對自己或他人的行為的原因加以解釋和推測的過程”⑨，歸因反映出個體對于引起某個事件原因的認(rèn)識，由歸因所得出的原因其實(shí)是個體的一種主觀解釋，未必是工作失敗的真正原因，但是，未必正確的主觀解釋往往比真正的原因更能影響情緒。為了形成積極的歸因方式，成功時，應(yīng)進(jìn)行內(nèi)在的、穩(wěn)定的歸因，充分肯定自己的努力，不成功時，可以適當(dāng)進(jìn)行外部的、可變的歸因，把客觀原因作為失敗的原因之一加以分析。

　　秘書學(xué)培養(yǎng)的是從事秘書實(shí)務(wù)的工作人員，秘書工作的特殊性，使秘書從業(yè)者不僅要做好具體的事務(wù)性工作，還要在工作中擺正自己的位置，既工作到位，又不越位；既潤滑好各種關(guān)系，又始終居于幕后。因而，教師必須在傳統(tǒng)教學(xué)基礎(chǔ)上，注入新的教學(xué)內(nèi)容，把培養(yǎng)學(xué)生的自我認(rèn)識能力、管理自己情緒的能力、改善人際關(guān)系的能力、自我激勵能力和抗挫折能力融匯其間。

　　主要引用書目：

　　①文中所列調(diào)查數(shù)據(jù)，均為作者局部抽樣調(diào)查所得。

　　②孟昭蘭《情緒心理學(xué)》，北京大學(xué)出版社20xx年3月第1版第6頁。

　　③錢立靜《秘書原理與實(shí)務(wù)―秘書實(shí)務(wù)》，合肥工業(yè)大學(xué)出版社20xx年9月第1版第39頁。

　�、苒�啟揚(yáng)《減壓閥職場壓力調(diào)適》，社會科學(xué)文獻(xiàn)出版社20xx年10月第1版第30頁。

　�、茛蔻叻读�榮《秘書公關(guān)協(xié)調(diào)基礎(chǔ)》，中國人民大學(xué)出版社20xx年11月第1版第71頁、第2頁、第7頁。

　　⑧龍志巖張巖松《現(xiàn)代公共關(guān)系》，經(jīng)濟(jì)管理出版社20xx年6月第1版第11頁。

　�、峁�德俊《動機(jī)心理學(xué)：理論與實(shí)踐》，人民教育出版社20xx年10月第1版第109頁。

秘書學(xué)論文2

　　近年來，出版了不少秘書學(xué)教材，其中不乏優(yōu)秀之作。但通觀秘書學(xué)教材，質(zhì)量方面確也存在一些不足之處。例如，在秘書專業(yè)技能部分，辦公設(shè)備操作、印章防偽和信息保密等知識體系陳舊、技術(shù)含量遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息時代秘書工作實(shí)踐要求；在秘書文化部分，雖論及了中外秘書制度、秘書機(jī)構(gòu)、秘書職業(yè)的起源等，但也只是在秘書史部分一帶而過，沒有在秘書的時間管理、秘書接待、寫作交際等工作領(lǐng)域一以貫之。“人文教育和科學(xué)教育的融合是社會發(fā)展的要求，是當(dāng)代教育的一大趨勢，是全面推進(jìn)素質(zhì)教育的需要�！雹倜貢鴮W(xué)教材的水準(zhǔn)要上一層樓，就必須汲取相關(guān)學(xué)科的前沿成果，整合技術(shù)和文化，真正拓展廣度和深度，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。為此，筆者研讀了近5年來12冊秘書學(xué)高校教材，并重點(diǎn)參照了《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》（20xx年版）和陸瑜芳著第十九次印刷的獲獎教材《秘書學(xué)概論》。依據(jù)上述教材，結(jié)合保密學(xué)、符號學(xué)等理論，本文具體從以下三個方面展開論述。

　　一、關(guān)注相關(guān)學(xué)科，引進(jìn)最新

　　技術(shù)，提高工作效能本文所說的技術(shù)是指具體的、可操作的行為和方法，是關(guān)于如何實(shí)現(xiàn)從已知狀態(tài)向目標(biāo)狀態(tài)轉(zhuǎn)化的知識。具體到秘書工作而言，技術(shù)主要是指在辦公自動化系統(tǒng)中，對硬件設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)及其外圍工具的操作、控制和維護(hù)。

　　本文主要以印章管理為例闡述引進(jìn)新技術(shù)的重要性。現(xiàn)在許多秘書學(xué)教材，對印章頒發(fā)、啟用等均有詳細(xì)的介紹，而對印章防偽沒有提及。

　　事實(shí)上，近年來偽造印章欺詐的案件逐年上升，秘書應(yīng)保持警覺意識，一旦發(fā)現(xiàn)可疑文件必須認(rèn)真開展辨?zhèn)舞b定工作，避免造成重大損失。

　　“秘書可以吸收公安管理學(xué)中的最新知識，采用預(yù)置標(biāo)識、信息互證、技術(shù)鑒定等方法做好印章防偽工作。”②這些操作起來并不復(fù)雜，如預(yù)置標(biāo)識，就是在印章刻制的時候，要求制作商預(yù)先設(shè)置特殊字體、特殊痕跡。秘書可以使用光敏和熱敏印油等高科技產(chǎn)品，且定期輪換，這樣在光線照射和加熱情況下就可以顯示特殊外觀變化，從而辨識印痕真?zhèn)巍?/p>

　　秘書學(xué)教材在辦公自動化操作方面，還可以引進(jìn)速錄和電磁干擾保密技術(shù)；在檔案管理中，可以引進(jìn)非線性檢索技術(shù)；在大型會務(wù)管理方面，可以引進(jìn)“計劃評審法”進(jìn)行微機(jī)項目管理等。這些可以大大提高學(xué)生信息保密、信息分享和工作協(xié)作方面的技能。編寫秘書學(xué)教材時及時引進(jìn)這些知識，有助于學(xué)生與時俱進(jìn)，汲取相關(guān)學(xué)科的源頭活水，緊跟秘書工作的實(shí)際需要。

　　二、遵循修辭規(guī)律，運(yùn)用文化

　　符號，提升文化魅力本文所謂的文化是指精神文化。精神文化以符號系統(tǒng)為主要載體，代表一定群體的人文關(guān)懷、價值取向、倫理觀念、理想人格、審美情趣等精神成果的總和。秘書學(xué)教材應(yīng)在傳授秘書知識、技能的同時，潛移默化地傳播精神文化。例如，日程安排是秘書的常務(wù)工作之一，筆者所選取的12冊教材中均有涉及。陸先生的《秘書學(xué)概論》和《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》中都比較詳盡地介紹了時間管理的原則、內(nèi)容、程序等知識，陸先生還提到了使用臺歷和備忘錄等時間管理工具③，國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程還提出了時間管理的ABCD法則④。

　　這些處理時間的方法和原則具有普適性，針對的是事務(wù)的處理；而處理好時間還必須“對人”，即要契合不同對象的文化差異，正確解讀和書寫文化符號，進(jìn)行文化的雙向認(rèn)同。為此，教材至少應(yīng)從以下方面加以改進(jìn)。

　　首先，教材應(yīng)運(yùn)用文化符號，傳達(dá)人文關(guān)懷。意大利著名哲學(xué)家、符號學(xué)家艾柯（Eco）對符號的定義是：能用來明確指代某一其他東西的一切指號�！雹萑魏挝矬w，無論語言、文字、圖形、動作還是生活用品都可以成為符號，因為它們在一定的語境中都具有“明確指代”的意義。因此秘書的日程安排、辦公室環(huán)境優(yōu)化等，不僅是事務(wù)本身的處理，更重要的是傳達(dá)特殊的符號意義。例如，從技術(shù)的視野看，時間是勻速流動、質(zhì)量同一的存在方式；

　　但從文化符號角度看，時間具有豐富的表達(dá)意義�！霸诎才艖c典、開業(yè)、展會等重要活動時，應(yīng)選擇特定文化視野中的良辰吉日，開展七夕舞會、重陽敬老、中秋賞月、清明郊游等活動。這樣不僅可充分體現(xiàn)主辦方對參與者的心靈慰藉和美好期許，而且能利用節(jié)慶時日的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，把現(xiàn)實(shí)交際布置在醇釅的文化語境中，產(chǎn)生順時應(yīng)人的良好效果，給人留下歲歲今朝的美好回憶�！雹抟虼�，秘書在處理事務(wù)時，不僅要考慮流程、效率、成本、組織制度等技術(shù)性因素，而且要考量事務(wù)處理所達(dá)到的溝通意義或情感效果。

　　其次，遵循修辭規(guī)律，實(shí)現(xiàn)文化的雙向認(rèn)同。怎樣在事務(wù)處理過程中體現(xiàn)情感關(guān)懷？美國著名新修辭學(xué)家肯尼斯·伯克認(rèn)為，修辭成功的根本是在情感、利益和對立面上的認(rèn)同⑦。秘書在安排日程時，選擇在建交五周年的日子邀請對方重訪，這種日期安排本身就是一種文化認(rèn)同，表達(dá)了對彼此友誼的珍視。當(dāng)然，不僅日程安排如此，在秘書接待、會務(wù)安排、禮品饋贈等活動中都應(yīng)正確表達(dá)文化符號，促進(jìn)文化認(rèn)同。1986年英國女王伊麗莎白二世訪華前夕，女王的秘書團(tuán)隊認(rèn)真研究了中英交流史，選擇了一件特別的外交禮物。當(dāng)時，女王向先念主席贈送了一封遲到390年的信———英國女王伊麗莎白一世在1596年寫給明朝萬歷皇帝的一封信，這封信表達(dá)了英中兩國之間貿(mào)易能得到發(fā)展的愿望。當(dāng)時由于信使遭遇不幸，那封信一直沒有送到。這封遲到的信件認(rèn)同了中英兩國友好往來的美好愿望，寄托著對愿望成真的深深祝福，因而令先念主席非常感動。

　　只有在認(rèn)同對方的同時也讓對方認(rèn)同自己，才能在溝通中獲得精神上的共鳴，建立長久的合作關(guān)系。在秘書的辦公室環(huán)境優(yōu)化中，陸先生的《秘書學(xué)概論》和《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》都提出了安全、美觀、協(xié)調(diào)等總體要求，但是均沒有提出文化表達(dá)和文化認(rèn)同的概念。文化符號的表達(dá)無處不在，通過辦公室的藝術(shù)雕塑、名人字畫、人物合影、光榮榜、規(guī)章制度展示等多個環(huán)境元素，可以展示自身的組織文化。一個團(tuán)隊特有的制度嚴(yán)格、團(tuán)結(jié)奮進(jìn)、勇于爭先的精神風(fēng)貌，一個團(tuán)隊的美學(xué)修養(yǎng)、社會人脈、思想境界都是組織的財富，是一種彌足珍貴的軟實(shí)力，在凝聚力量、促進(jìn)合作，贏得社會競爭中將發(fā)揮重要作用。

　　三、以史為鑒，以人為范，

　　促進(jìn)技術(shù)和文化的融合以史為鑒，促進(jìn)秘書專業(yè)技術(shù)與秘書精神文化的融合。秘書的保密工作非常重要，但目教育與培訓(xùn)●●41SECRETARY’SCOMPANION20xx年第6期前的秘書學(xué)教材僅僅停留在保密重要性、保密制度等知識的介紹方面。這種專業(yè)知識體系的缺漏是非常危險的。現(xiàn)代竊密者往往掌握先進(jìn)技術(shù)和專業(yè)設(shè)備，嚴(yán)峻的形式倒逼著文秘教育者必須與時俱進(jìn)，在教材中引導(dǎo)未來的“秘書綜合運(yùn)用文本限制、文本隱藏和文本加密等策略，真正有效地做好保密工作”。

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　　文本限制是讓盡可能少的人接觸文本，文本隱藏就是讓竊密者找不到文本，文本加密就是讓竊密者即便找到文本也看不懂文本內(nèi)容。盡管這種技術(shù)處理的邏輯鏈?zhǔn)菄?yán)密的，但在實(shí)際保密工作中遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

　　聯(lián)系我國公文保密的歷史，不難發(fā)現(xiàn)文件保密不僅涉及文本，還涉及保密制度、人員、機(jī)構(gòu)、文種等眾多因素。而這在我國歷代保密制度中都有提及�！皻v代建立的專門的保密制度使公文的保密性得到了保證，從而為統(tǒng)治者提供了寶貴的治國經(jīng)驗，也為各代的典籍制定提供了完整的材料。”⑨中國古代兵書《六韜·龍韜》記載，西周時期曾用物體長短表示某種意義的“陰符”，還運(yùn)用“陰書”方法將一份文件拆分成三個部分分別傳送進(jìn)行保密。這些保密技術(shù)對現(xiàn)代文本編碼和分拆隱藏仍有啟迪意義。在教材中引進(jìn)保密工作的歷史文化，可以把當(dāng)代的保密技術(shù)放置在歷史發(fā)展的系統(tǒng)中觀察，更易于把握秘書工作的規(guī)律和時代趨勢；可以以史為鑒，避免犯類似的錯誤。

　　以人為范，促進(jìn)秘書專業(yè)技術(shù)與秘書人文素養(yǎng)的融合。絕大多數(shù)泄密事件的發(fā)生并非技術(shù)落后或制度不完善所致，秘書職業(yè)道德和社會責(zé)任的缺失是重要原因。長期以來，秘書教材缺少對職業(yè)道德應(yīng)有的強(qiáng)調(diào)，即便有相關(guān)章節(jié)也只是教條式陳述，很少有教材凸顯秘書人物在職業(yè)教育上的示范作用。如果金融學(xué)教材中沒有巴菲特，電影學(xué)教材中沒有斯皮爾伯格，中藥學(xué)教材中沒有李時珍，那將是非常大的缺憾。這種沒有“人”的教材，在秘書界還真是不少。事實(shí)上唯有“人”才是至為珍貴的教育教學(xué)資源。把嚴(yán)守機(jī)密，“不言溫室之樹”的漢代大臣孔光，忠言直諫、輔弼盛世的魏征，紹興師爺王祖輝以及現(xiàn)代著名秘書陳布雷和胡喬木等著名秘書人物引進(jìn)教材，可以避免職業(yè)道德教育的枯燥說教。他們獨(dú)特的職業(yè)魅力，既可以充實(shí)學(xué)生的精神生活，使學(xué)生在感悟、體認(rèn)、欣賞乃至享受職業(yè)學(xué)習(xí)中獲得學(xué)習(xí)的興趣和意義，也可以使學(xué)生見賢思齊，實(shí)現(xiàn)由求業(yè)目標(biāo)向獻(xiàn)生目標(biāo)的飛躍。他們身上所體現(xiàn)出的“傳統(tǒng)文化的涵養(yǎng)熏陶對于文秘工作者身心的全面發(fā)展，對文秘工作自身的建設(shè)都有積極意義，特別是對有志于獻(xiàn)身文秘事業(yè)的文秘專業(yè)學(xué)生有著特殊的價值”。

　　⑩

　　總之，技術(shù)和文化是教材質(zhì)量提升的雙翼。秘書學(xué)教材就應(yīng)汲取最新科研成果，拓展教材知識的深度和適用度，使教材緊跟社會實(shí)踐的步伐。教材如過于強(qiáng)調(diào)技術(shù)性，就成了操作內(nèi)容刻板羅列的工具性操作手冊。秘書學(xué)教材只有實(shí)現(xiàn)技術(shù)性與文化性相結(jié)合，才能在培養(yǎng)學(xué)生職業(yè)技能的同時，提升學(xué)生的職業(yè)道德和人文情懷，使學(xué)生成為一個既能做事又會做人的有人情味的人。

　　注釋：

　�、賱�曉明，張江林.技術(shù)型人才“文化準(zhǔn)備”的定位與實(shí)施［J］.中國大學(xué)教學(xué)，20xx（8）.

　�、诠�炎武.秘書的印章防偽工作［J］.秘書，20xx（3）.

　�、坳戣し�.秘書學(xué)概論［M］.上海:復(fù)旦大學(xué)出版社，20xx.

　　④劉康，陳李翔等.秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程（四級秘書）［M］.北京:中央廣播電視大學(xué)出版社，20xx.

　�、葙Z玉新.跨文化交際學(xué)［M］.上海:上海外語教育出版社，1997.

　�、薰�炎武，彭秀海.論秘書時間管理工作中的文化調(diào)諧［J］.

　　秘書之友，20xx（2）.

　�、呔嫌衩�.肯尼斯·伯克新修辭學(xué)理論述評:關(guān)于修辭的定義［J］.四川外語學(xué)院學(xué)報，20xx（1）.

　�、喙�炎武.機(jī)要文本的保密策略［J］.秘書，20xx（12）.

　�、嵬跏嫜�.淺窺歷代公文的保密［J］.檔案學(xué)通訊，20xx（6）.

　　⑩周鋒.論傳統(tǒng)文化對文秘人才培養(yǎng)的啟示作用［J］.人力資源管理，20xx（1