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工程資料檔案管理加強(qiáng)方法要點(diǎn)
建設(shè)工程檔案是一個(gè)靜態(tài)的概念，而建設(shè)工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。下面是小編為大家分享工程資料檔案管理加強(qiáng)方法要點(diǎn)，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、工程檔案管理促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的作用
1、程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分
一般來說，遠(yuǎn)在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。項(xiàng)目預(yù)算編制、項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)都必須以立項(xiàng)文件為依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測(cè)量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)�？梢哉f，貫穿建設(shè)工程過程一直有兩根線條，一條是技術(shù)性的，是抽象的，以文件材料為表征：另一條是操作性的，是實(shí)體的，以工程物理結(jié)果為體現(xiàn)。技術(shù)性線條還要先產(chǎn)生，還要更長(zhǎng)遠(yuǎn)在施工階段，二者又是交織在一起的。但無論如何，技術(shù)性線條是不能從建設(shè)工程中抽離出來的，更不能忽略不計(jì)。
2、檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映
建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國(guó)家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性、與環(huán)境協(xié)調(diào)性六個(gè)方面。特別是隨著量化分析和精細(xì)化管理的推動(dòng)，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了一系列精確的評(píng)價(jià)體系。實(shí)際上是說，建設(shè)工程檔案直接反映了建設(shè)工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建設(shè)工程檔案為依據(jù)來全面評(píng)價(jià)工程質(zhì)量。
建設(shè)工程檔案作為建設(shè)工程質(zhì)量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建設(shè)過程中，有許多工序的內(nèi)容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對(duì)這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測(cè)得到，我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場(chǎng)記錄對(duì)這一部分工程內(nèi)容進(jìn)行評(píng)價(jià)，工程檔案在此的作用就是無可替代了。
3、工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
建設(shè)工程檔案是一個(gè)靜態(tài)的概念，而建設(shè)工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。一般來說。這一清晰的研究，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，工程檔案管理實(shí)際上不是一個(gè)單獨(dú)的、孤立的行為，而是工程項(xiàng)目管理的一部分。更進(jìn)一步，我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā)，工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。
建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量控制，控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機(jī)械、方法和環(huán)境”等五大方面。上述幾個(gè)方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi)，所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。
4、工程檔案管理是促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段
工程檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強(qiáng)制性，這種強(qiáng)制性往往與建設(shè)行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項(xiàng)目竣工審查程序的一個(gè)部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個(gè)內(nèi)容。這一系列的行政行為，以加強(qiáng)工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質(zhì)量的效果。建設(shè)工程檔案不僅把這個(gè)過程真實(shí)地記錄下來了，把這個(gè)過程完整地鏈接起來了，也把這個(gè)過程作為歷史記憶長(zhǎng)久保留了下來。對(duì)于建設(shè)工程檔案管理的重要性及其實(shí)現(xiàn)途徑是需要我們研究思考并高度重視，我們應(yīng)該以眾多的建設(shè)工程質(zhì)量事故為教訓(xùn)，以我們加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和成果為動(dòng)力，以高度地責(zé)任感和緊迫感來推進(jìn)建設(shè)工程檔案管理工作，為提高建設(shè)工程質(zhì)量，確保人民生命財(cái)產(chǎn)安全，建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)做出切實(shí)的努力。過程的目的和結(jié)果都是建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。
二、工程檔案管理與-檔案信息化建設(shè)的緊密性
檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使檔案信息社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因?yàn)樗陨砭桶畔ⅰ?/p>
1 、檔案信息化建設(shè)的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
2、檔案工作人員要樹立檔案信息意識(shí).
馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為意識(shí)具有能動(dòng)性，一定的社會(huì)意識(shí)就具有一定的社會(huì)能動(dòng)作用。那么社會(huì)檔案意識(shí)在檔案信息化建設(shè)中必然有能動(dòng)的影響，成為檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過程中的各項(xiàng)工作，主動(dòng)思考社會(huì)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會(huì)信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。
3、提高檔案信息化水平技術(shù)
配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)界定。首先制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定;其次對(duì)檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對(duì)不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。
4、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
工程建設(shè)的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的過程。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實(shí)施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
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