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企業(yè)集團檔案管理資料分析
近年來，企業(yè)集團的檔案管理工作迅速發(fā)展，但有的仍明顯滯后于企業(yè)經濟發(fā)展的需要。下面是小編為大家分享企業(yè)集團檔案管理資料分析，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、企業(yè)集團
企業(yè)集團是一種特殊的企業(yè)組織形式，通常是由若干個大中型企業(yè)以資金聯(lián)結為主的多種聯(lián)結紐帶構成的多層次的企業(yè)集合聯(lián)合體。我國大型企業(yè)集團公司基本是國有大型企業(yè)經過二十多年體制改革發(fā)展而來的。如果不考慮統(tǒng)一的分類標準，現(xiàn)實中的企業(yè)集團既有國有企業(yè)、民營企業(yè)又有鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)，既有三資企業(yè)又有股份制企業(yè)。
二、企業(yè)集團檔案管理工作特點
1.檔案材料門類繁多、內容豐富，檔案管理任務繁重。與單個企業(yè)不同，企業(yè)集團除單純的生產經營管理外，還具有資本運作、國外市場開拓、技術合作等功能，檔案種類和內容更加豐富。
2.檔案管理工作具有層控性、外向性和復雜性。企業(yè)集團內含若干企業(yè)法人，檔案的管理和利用不僅要針對集團本部，還包括各成員單位。
3.檔案管理工作多具有分散性和不均衡性。這主要源于企業(yè)集團的規(guī)模通常比較大，駐地比較分散，成員企業(yè)眾多且檔案工作水平各異。
三、企業(yè)集團檔案管理現(xiàn)狀
近年來，企業(yè)集團的檔案管理工作迅速發(fā)展，但有的仍明顯滯后于企業(yè)經濟發(fā)展的需要。目前，企業(yè)集團的檔案管理大體呈現(xiàn)如下狀況：
宏觀上講，各企業(yè)集團檔案管理方式不盡相同，管理水平和理想度參差不齊。一些由過去的國有企業(yè)組成的企業(yè)集團檔案工作比較好，有專門的檔案管理機構和專職檔案人員;另一些通過兼并、收購的所屬企業(yè)檔案工作則開展得不夠好;而一些新成立的企業(yè)集團，特別是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、三資企業(yè)集團的檔案工作則相對比較差，沒有實行集中統(tǒng)一管理，檔案分散在各部門和人員手中，案卷質量差，不便于檔案的保管和利用。
就單個企業(yè)集團而言，其內部的檔案管理也明顯表現(xiàn)出很強的不均衡性。檔案管理的工作任務、內容范圍、標準和模式普遍沿襲原國有大型企業(yè)所形成的模式，檔案管理體制、模式陳舊，仍把對本單位所形成的檔案的收集、管理和借閱作為最主要、最基本的任務來完成。
四、企業(yè)集團檔案管理模式分析
(一)企業(yè)集團檔案管理模式的現(xiàn)狀
1.集中管理模式。這是一種類似于企業(yè)檔案館的模式。集團把各廠、公司的全部檔案集中起來，在集團本部建立檔案館或檔案室，實行統(tǒng)一管理。
2.分散管理模式。企業(yè)集團所屬的各廠、公司分別建立檔案室，保管本單位形成的檔案。這種做法的前提是集團下屬的各子公司具有獨立法人資格，經濟獨立核算，同時集團規(guī)模較大，駐地比較分散。
3.逐級管理模式。這種模式主要存在于由于企業(yè)的兼并、轉讓重組后形成的大型企業(yè)集團。在企業(yè)兼并、轉讓時將原有的企業(yè)檔案作為資產移交給了集團總部，同時根據(jù)企業(yè)生產、科研、設備維修的需要，將部分科技檔案留在原企業(yè)保存，實行逐級管理。
4.混合管理模式。類似于逐級管理模式，不單獨采用集中或分散的管理，而是兩者兼有、混合使用。在企業(yè)總部設置集團總的檔案管理部門，著重管理企業(yè)核心層、緊密層和涉及整個集團利益的重要檔案。而對于因駐地原因或是涉及子公司需頻繁使用的檔案，下屬公司可設專門檔案機構或人員進行管理，這種混合管理的模式不失為一種靈活處理、因地制宜的做法。
5.控股集團公司型管理模式。此種模式主要針對股份制的企業(yè)集團而言，由控股最多的子公司負責管理整個企業(yè)的檔案管理工作，從某種意義上說也是一種集中管理模式，但同在集團總部建立檔案管理部門還是有一定區(qū)別的。
6.圖、情、檔一體化管理模式。在當今經濟形勢下，企業(yè)要謀求自身的發(fā)展，必須快速和準確地把握各種信息資源，把檔案作為一種重要資源納入企業(yè)的整體戰(zhàn)略規(guī)劃中，有利于整合資源優(yōu)勢，進而幫助企業(yè)在競爭中立于不敗之地。
(二)企業(yè)集團檔案管理模式的設想
對于上述六種現(xiàn)有的檔案管理模式，筆者認為集中管理模式和控股集團公司型管理模式在企業(yè)集團內部跨行業(yè)、跨地區(qū)生產經營格局下，顯得僵化呆板，甚至限制了企業(yè)的進一步發(fā)展;分散管理很難適應企業(yè)繼續(xù)發(fā)展的需要，發(fā)揮不了企業(yè)檔案的整體優(yōu)勢功能，制約了各種檔案信息資源的綜合開發(fā)利用;逐級管理模式和混合管理模式在一定程度上克服了集中和分散各自可能出現(xiàn)的極端，但問題在于一定要處理好這個度，正確區(qū)分由集團總部保存的檔案和由各子公司各自保存的檔案，并保證兩者之間溝通交流渠道的暢通;而圖、情、檔一體化管理模式則是一個發(fā)展趨勢，其關鍵就是探討更合理、更有效的實現(xiàn)形式。
其實，探討企業(yè)集團的檔案管理模式就是要解決兩個問題。一是集中與分散的問題;二是劃分與合并的問題，即對檔案信息是單獨管理還是與其它信息合并管理。筆者認為可從以下幾方面進行思考：
1.無論采用何種檔案管理模式都要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況，適應企業(yè)管理的模式，符合檔案發(fā)展長遠的需要。
2.應遵循“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則。統(tǒng)一領導，即由集團公司檔案部門統(tǒng)一領導集團公司和集團各成員單位的檔案管理工作，依法進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導。各成員單位在集團公司檔案部門的領導下，負責本企業(yè)的檔案管理。這種以集團公司檔案部門為核心，以各成員單位檔案部門為基礎的管理方式，既能有效發(fā)揮各成員單位熟悉本企業(yè)生產經營狀況的優(yōu)越性，更好地進行檔案的收集、整理、保管和利用，又能發(fā)揮集團公司整合資源的整體優(yōu)勢，進行有效的資源開發(fā)，維護檔案的完整與安全。這里有必要注意的一點是企業(yè)集團中檔案管理部門管理職能的變化問題。企業(yè)集團的建立，打破了企業(yè)單一的組織結構形式，集團公司和所屬成員都是獨立的法人，這就使得集團公司檔案管理部門由原來進行單個企業(yè)的檔案管理，轉為一個具有一定檔案行政管理職能的部門，進行多法人企業(yè)的檔案管理。
3.在檔案機構設置上，集團公司可建立集團檔案館或集團檔案信息中心，由集團一把手直接領導。集團下屬各成員單位，規(guī)模大有需要的可設相應的檔案管理機構或人員，若無保管條件的也可移交或委托集團公司檔案部門進行集中管理。各檔案機構對其所管理檔案的范圍一定要明確，對象一定要清晰。
4.在檔案實體管理方面，可采取集中與分散相結合的管理模式，即混合管理的模式。
5.在信息組織的方式上，可根據(jù)企業(yè)實際情況，建立一種集檔案、資料、圖書、情報等多種信息于一體的綜合管理模式——檔案信息中心或集團信息中心。除負責包括檔案在內的各種信息的收集、整理、保管、提供利用外，還要對各種信息進行開發(fā)和資源共享，形成集團化的信息聯(lián)合體。
五、企業(yè)集團檔案管理工作面臨的困難及對策
企業(yè)集團是在建立現(xiàn)代企業(yè)制度的大背景下，以企業(yè)改制為契機，通過兼并、重組、控股、參股等多種形式建立起來的，是適應社會主義市場經濟發(fā)展的一種新的經濟組織形式，因而面臨很多新問題，需要不斷發(fā)展和完善。
(一)企業(yè)集團檔案管理工作面臨的主要困難
1.不同子公司檔案管理模式、水平等差距很大，制約了整個集團檔案管理工作的統(tǒng)一和協(xié)調。
2.檔案數(shù)量大、內容豐富，隨著企業(yè)和經濟的發(fā)展涉及許多新的領域，往往跨專業(yè)。
3.檔案形成地分散，管理難度大。
4.檔案管理的基礎設施不完善。
(二)企業(yè)集團檔案管理工作的對策
1.加強對企業(yè)檔案管理工作的重視，尤其是領導要重視檔案工作。
2.堅持“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則，賦予集團檔案管理機構全面履行監(jiān)督、指導和收集、保管、利用檔案的雙重職能。
3.努力提高檔案工作人員的素質。
4.進行制度建設，統(tǒng)一標準，盡早實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的制度化、規(guī)范化。
5.積極探索適合本單位檔案管理的模式、方法等。
六、企業(yè)集團檔案管理工作未來發(fā)展趨勢
1.規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化管理的趨勢。其一，要制定集團統(tǒng)一的檔案管理制度和標準，促使檔案工作者認真履行職責;其二，多開展培訓、講座類的活動，提高檔案工作者的素質;其三，運用現(xiàn)代化的管理工具，促進集團檔案工作的發(fā)展;其四，積極探討適合本集團的檔案管理工作的模式、制度、方法等。
2.網絡化管理趨勢。這里的“網絡化”可作兩種理解。一是集團檔案管理工作網絡化的布局。
企業(yè)應重視檔案管理，在制度、機構、人員等各方面給予完善，在企業(yè)內部自上而下建立起網絡化的管理結構。二是充分利用現(xiàn)代化的管理方式和手段，運用計算機進行網絡管理，不僅能提高效率，降低成本，節(jié)省大量的人力、物力和財力，而且非常適合企業(yè)集團自身跨行業(yè)、跨地域及其檔案管理工作分散、量大等特點。
3.多種信息資源一體化管理趨勢。企業(yè)發(fā)展處在一個復雜的經濟、社會和信息環(huán)境之中，實時準確地把握各種信息資源并快速做出反應是企業(yè)贏得競爭的一大法寶。把檔案作為一種信息資源納入企業(yè)全部戰(zhàn)略資源之中進行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一調配，有利于整合資源優(yōu)勢，最快地輸出決策輔助信息，進而幫助企業(yè)在競爭中獲取優(yōu)勢。
4.利用導向管理趨勢。企業(yè)檔案管理工作的最終目的就是提供各類檔案信息，更好地為企業(yè)生產經營服務。要改變被動服務的局面，主動開展多種形式的服務工作。
5.復合外向型的管理趨勢。這是相對于以往企業(yè)單一的組織結構形式所對應的單一內向型的檔案管理而言的。對內企業(yè)集團含若干獨立的企業(yè)法人，對外企業(yè)更要與形形色色的組織打交道，必然形成各種門類的檔案，其檔案管理工作十分繁重，不僅包括收集、整理等事務性工作，還負有指導、監(jiān)督的職責。檔案管理將由傳統(tǒng)封閉式的、孤立的、單純的方式轉變?yōu)橐环N復合外向型的方式。
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