工程項(xiàng)目資料檔案管理知識要點(diǎn)

　　工程實(shí)行監(jiān)理制的監(jiān)理單位，代表建設(shè)單位對工程建設(shè)勘察、設(shè)計、施工到竣工驗(yàn)收實(shí)行全過程、全方位控制管理，對工程文件質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。下面是小編為大家分享工程項(xiàng)目資料檔案管理知識要點(diǎn)，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　工程檔案管理應(yīng)采取哪些有效措施

　　(1)建立健全規(guī)章制度。

　　建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工和監(jiān)理單位應(yīng)依據(jù)工程建設(shè)法律法規(guī)和規(guī)章，并結(jié)合本單位實(shí)際，建立健全工程檔案的管理制度，明確工程文件形成、收集、整理、歸檔內(nèi)容和相關(guān)部門的責(zé)任。

　　(2)落實(shí)工程檔案收集責(zé)任制。

　　建設(shè)單位在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時間等提出明確的要求，保證檔案與工程建設(shè)同步形成，不得事后補(bǔ)編。

　　(3)建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確專兼職檔案員崗位職責(zé)。

　　要求勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，并將其納入工程程序和考核內(nèi)容中。

　　(4)發(fā)揮監(jiān)理單位作用，保證工程文件質(zhì)量落到實(shí)處。

　　工程實(shí)行監(jiān)理制的監(jiān)理單位，代表建設(shè)單位對工程建設(shè)勘察、設(shè)計、施工到竣工驗(yàn)收實(shí)行全過程、全方位控制管理，對工程文件質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。

　　(5)檔案的驗(yàn)收移交納入工程驗(yàn)收環(huán)節(jié)。

　　一方面建設(shè)單位的檔案部門要主動參與到工程竣工驗(yàn)收，檢查檔案的系統(tǒng)性和完整性。另一方面從制度上保障，只有通過檔案部門的驗(yàn)收，該工程才能通過竣工驗(yàn)收，只有檔案完成移交，才能進(jìn)行工程結(jié)算，否則不予結(jié)算。

　　如何讓讓工程檔案管理更扎實(shí)

　　一、快，快速收集

　　關(guān)鍵點(diǎn)：從事后收集，轉(zhuǎn)變?yōu)楣こ坦芾砼c檔案收集同步走起

　　工程檔案包含立項(xiàng)文件、施工合同、設(shè)計資料、監(jiān)理文檔、竣工決算等多項(xiàng)內(nèi)容，在以往管理中，工程建設(shè)與檔案的收集有一定的脫節(jié)，導(dǎo)致事后收集困難重重，工作量也較大。在今年的管理中，我們力求在工程開展的各環(huán)節(jié)中實(shí)時收集資料，如要求施工單位將竣工決算資料一式兩份，在資料送審環(huán)節(jié)直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，將檔案管理緊密融入日常管理工作，成為密不可分的一部分。

　　二、嚴(yán)，嚴(yán)格把關(guān)

　　關(guān)鍵點(diǎn)：完整、準(zhǔn)確、真實(shí)

　　工程檔案專業(yè)性強(qiáng)，且與公司的投資成本緊密相關(guān)，重要性非同小可。從13年工程建設(shè)任務(wù)經(jīng)理手冊編制開始，工程建設(shè)部多次對全體員工、分公司工程片人員進(jìn)行了檔案審核方面的專門培訓(xùn)。今年上半年，結(jié)合實(shí)際對關(guān)鍵審核要點(diǎn)再次作了提煉：

　　完整性：各環(huán)節(jié)文檔齊備、簽字蓋章齊全。

　　準(zhǔn)確性：除各類技術(shù)參數(shù)外，重點(diǎn)審核工程量、設(shè)計變更、材料平衡數(shù)據(jù)。

　　真實(shí)性：重點(diǎn)根據(jù)文本內(nèi)容，再次確保隱蔽工程100%到現(xiàn)場記錄及簽證手續(xù)完備。

　　三、齊，歸檔齊全

　　關(guān)鍵點(diǎn)：巧借“他山之石”，學(xué)習(xí)與合作

　　學(xué)習(xí)先進(jìn)歸檔經(jīng)驗(yàn)，做好資料臨時保管工作。從收集到歸檔需要一定周期，由于工程資料滾動速度快，數(shù)量龐大，臨時保管也是重要課題。經(jīng)過學(xué)習(xí)，工程建設(shè)部對收集的資料進(jìn)行分類、編號，統(tǒng)一存放，確保資料妥善保管。

　　通過學(xué)習(xí)平臺檢索及實(shí)地考察，思考并形成對歸檔后資料的調(diào)閱使用管理模式，即創(chuàng)建了通過索引目錄實(shí)現(xiàn)資料的齊全及追溯管理模式。

　　四、清，清晰索引

　　關(guān)鍵點(diǎn)：千頭萬緒，一招“檔案目錄”搞定

　　工程建設(shè)平均每年專項(xiàng)達(dá)到20個以上，單項(xiàng)建設(shè)量更是高達(dá)上萬個。各不同類型的檔案對于單項(xiàng)是多對多的收納模式，對應(yīng)單項(xiàng)的各類文檔之追溯與尋找十分困難，效率較低。工程建設(shè)部首先對有線專業(yè)單項(xiàng)資料目錄管理作了嘗試，今年在全部專業(yè)進(jìn)行推廣，在各單項(xiàng)工程生命周期中，以單項(xiàng)任務(wù)號為索引，建立完備的檔案索引管理目錄，并在整期工程結(jié)束后同步歸檔，電子目錄留存在工程建設(shè)部，紙質(zhì)文檔移交綜合辦，實(shí)現(xiàn)清晰索引，并雙重備份。

　　五、理，清理家底

　　關(guān)鍵點(diǎn)：斷舍離，騰空間

　　隨著工程建設(shè)工作的開展，工程檔案管理也經(jīng)歷了多次模式轉(zhuǎn)變，倉庫中存在一些老資料的堆砌現(xiàn)象。工程建設(shè)部對老資料進(jìn)行了全面清查，逐個核實(shí)，力爭不多頭管理、不重復(fù)歸檔，排除管理干擾，減少無效管理成本。

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