辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

　　隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，原有的辦公管理模式已經(jīng)漸漸表現(xiàn)出諸多不便和不利的因素，而辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為一種必然的趨勢(shì)。下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關(guān)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，歡迎參考閱讀，希望對(duì)大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請(qǐng)持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!

　　一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述

　　1、辦公自動(dòng)化

　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用為人們提供了很多非常便利的辦公功能，從而使得工作更高效地進(jìn)行。辦公自動(dòng)化，英文全稱Office Automation，簡(jiǎn)稱OA，它是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)提高工作效率和工作質(zhì)量。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的產(chǎn)業(yè)信息化，管理現(xiàn)代化，科學(xué)化已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的重要課題。

　　2、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的意義

　　多年以來(lái)，人們對(duì)以紙質(zhì)文件為中心的傳統(tǒng)辦公方式的弊病日顯突出，傳統(tǒng)辦公方式的特點(diǎn)決定了部門(mén)內(nèi)部及各部門(mén)之間彼此孤立，一旦該部門(mén)的工作出現(xiàn)錯(cuò)誤，其下一部門(mén)就無(wú)法正常工作。另外，傳統(tǒng)辦公方式含有大量重復(fù)性勞動(dòng)行為。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。因此，開(kāi)發(fā)和運(yùn)用辦公自動(dòng)化有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。不僅如此，辦公自動(dòng)化可以和一個(gè)單位的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的，從而極大得方便了部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。

　　二、辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)分析

　　系統(tǒng)分析的目的是將用戶的需求及其解決方法確定下來(lái)，系統(tǒng)分析所確定的內(nèi)容是今后系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施的基礎(chǔ)。

　　1、系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)分析

　　組織結(jié)構(gòu)是在管理工作中進(jìn)行分工協(xié)作，在職務(wù)范圍、責(zé)任、權(quán)利方面所形成的結(jié)構(gòu)體系。組織結(jié)構(gòu)表明了組織各部分排列順序、聚散狀態(tài)、聯(lián)系方式、空間位置以及各要素之間相互關(guān)系的一種模式，是整個(gè)管理系統(tǒng)的“框架”。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間對(duì)組織機(jī)構(gòu)細(xì)致的調(diào)查研究，辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)主要包括主控室、辦公室、分管處室、人事部、財(cái)務(wù)部等。

　　2、系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程分析

　　數(shù)據(jù)流程分析主要包括對(duì)信息的流動(dòng)、傳遞、加工處理和存儲(chǔ)等的分析。數(shù)據(jù)流程分析是把數(shù)據(jù)流動(dòng)情況抽象地獨(dú)立出來(lái)，單從數(shù)據(jù)流動(dòng)過(guò)程來(lái)考察實(shí)際業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)處理模式。數(shù)據(jù)流程圖是管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的主要工具，是管理信息系統(tǒng)邏輯模型的主要形式。數(shù)據(jù)流程圖中各個(gè)符號(hào)的含義如圖1所示：

　　三、辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)設(shè)計(jì)

　　1、設(shè)計(jì)原則

　　第一、經(jīng)濟(jì)實(shí)用性原則;在不影響系統(tǒng)性能的基礎(chǔ)上，一切從用戶出發(fā)，達(dá)到經(jīng)濟(jì)與實(shí)用雙贏的效果。整個(gè)系統(tǒng)的建立充分考慮到實(shí)際業(yè)務(wù)操作的實(shí)用性和響應(yīng)速度。第二、實(shí)時(shí)性原則;辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用要做到確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和有效性。第三、可擴(kuò)展性原則;辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)要根據(jù)不同的需要要保證硬件的可擴(kuò)展性與軟件的可擴(kuò)展性。第四、安全性原則;辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)要加強(qiáng)操作權(quán)限的設(shè)置與管理，確保系統(tǒng)安全可靠。第五、先進(jìn)性原則;辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)要保證應(yīng)用成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，為用戶提供高性能的系統(tǒng)。第六、要做到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的易用性原則與實(shí)用性原則相結(jié)合。

　　2、系統(tǒng)設(shè)計(jì)簡(jiǎn)述

　　1.登錄模塊

　　本系統(tǒng)中對(duì)于登錄模塊的設(shè)計(jì)是供企業(yè)內(nèi)部員工使用，要經(jīng)過(guò)授予登錄的“姓名”和“密碼”后你才能安全登錄。用戶輸入自己的“用戶名”和相匹配的“密碼”后，對(duì)登錄的用戶的身份進(jìn)行驗(yàn)證才能成功。

　　2. 收/發(fā)文管理模塊

　　該模塊總功能大體分為四部分：分為建立發(fā)文、瀏覽發(fā)文、刪除發(fā)文、查看詳細(xì)內(nèi)容等模塊組成。

　　(1)建立發(fā)文子模塊。本模塊的設(shè)計(jì)是用戶單擊功能菜單欄中的“收/發(fā)文管理”便可選擇二級(jí)菜單了，在二級(jí)菜單中顯示“建立發(fā)文”和“瀏覽發(fā)文”，主頁(yè)中會(huì)顯示“新建發(fā)文”。通過(guò)對(duì)這一環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)用戶完成了公文撰寫(xiě)后，可以“提交”，要是對(duì)新建發(fā)文不滿意可“重置”。

　　(2)瀏覽發(fā)文子模塊。單擊“瀏覽發(fā)文”進(jìn)入三級(jí)菜單，用戶可選擇“發(fā)件箱”瀏覽“發(fā)文”，用戶可清楚的看到發(fā)送的所有“發(fā)文”，這有利于發(fā)件人了解是否有遺漏。通過(guò)對(duì)于這部分的設(shè)計(jì)要做到顯示：“ 狀態(tài)”、“發(fā)文主題”、“發(fā)送人” 、“接收時(shí)間”及“操作”。

　　(3)刪除發(fā)文子模塊。刪除發(fā)文子模塊有以下幾個(gè)功能;第一、發(fā)問(wèn)者對(duì)錯(cuò)誤發(fā)文進(jìn)行刪除;第二、發(fā)文者對(duì)已發(fā)無(wú)用的文件進(jìn)行刪除;第三、收文者對(duì)已收文件進(jìn)行刪除等功能。

　　(4)查看詳細(xì)內(nèi)容。這一步要做到發(fā)文者可以查看所發(fā)文件的詳細(xì)內(nèi)容，同時(shí)也要做到收文者能夠詳細(xì)的查看文件。當(dāng)然，第二部是中心環(huán)節(jié)。

　　總之，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)龐大的工程，由于某些限制原因，作者在這里就不再進(jìn)行細(xì)化與全面的闡述;希望辦公自動(dòng)化相關(guān)使用單位根據(jù)相關(guān)需要進(jìn)行具體的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)。

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