OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用與發(fā)展
隨著互連網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關(guān)于OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用與發(fā)展，希望對(duì)大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請(qǐng)持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
OA是英文Office Automation的簡(jiǎn)寫，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是辦公自動(dòng)化。OA辦公系統(tǒng)可以讓公司的工作完全像流水線一樣，以最短的時(shí)間，最高的效率，最低的成本完成公司工作，同時(shí)也可以規(guī)范公司的管理。
我們把OA辦公系統(tǒng)確切的描述為用網(wǎng)絡(luò)和OA軟件構(gòu)建的一個(gè)單位內(nèi)部的辦公通信平臺(tái)，用于輔助辦公。它可以輔助完成單位內(nèi)部的電子郵件、管理文檔、發(fā)布信息、工作流程自動(dòng)化等工作。為了使企業(yè)內(nèi)部信息方便企業(yè)員工快捷地共享，以最高效率相互協(xié)同完成工作，OA辦公系統(tǒng)基于工作流的概念，采用Internet/Intranet技術(shù)，以現(xiàn)在快速、全方位的信息采集、信息處理來(lái)替代過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，快速為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。
一、OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用
隨著公司的業(yè)務(wù)不斷的發(fā)展壯大，企業(yè)也在信息化的高速公路上前進(jìn)，企業(yè)管理層辦公中的許多問(wèn)題逐漸凸現(xiàn)出來(lái)：企業(yè)由于員工缺乏知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的積累，以及已有知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的共享而不能迅速提升;沒(méi)有暢通的溝通渠道，降低了溝通速度與效率;不明確的任務(wù)分配，致使員工之間缺少協(xié)作，員工與領(lǐng)導(dǎo)之間缺少反饋。
為加強(qiáng)員工之間的相互溝通;企業(yè)內(nèi)部的各種資源共享;使工作流程的審批簡(jiǎn)化，企業(yè)通過(guò)利用電子郵件，手機(jī)短信，在線聯(lián)系的手段在內(nèi)部建立一個(gè)知識(shí)共享與辦公協(xié)作平臺(tái)，這就是OA系統(tǒng)的原型。OA軟件的應(yīng)用規(guī)范化了企業(yè)的日常管理、提高了企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率、增加了企業(yè)的可控性，OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、管理等具體的業(yè)務(wù)范疇。
1)OA辦公系統(tǒng)在生產(chǎn)與銷售之間的應(yīng)用。銷售部門與生產(chǎn)部門之間的傳統(tǒng)溝通方式是通過(guò)人為溝通，并沒(méi)有一種統(tǒng)一的形式來(lái)規(guī)范這種溝通，由于這種溝通受到個(gè)人主觀意識(shí)的影響會(huì)出現(xiàn)理解的不一致，從而導(dǎo)致理解上的偏差。市場(chǎng)的需求是銷售人員對(duì)產(chǎn)品理解的主要來(lái)源，而產(chǎn)品的性能是生產(chǎn)人員對(duì)產(chǎn)品的理解主要來(lái)源，由于考慮問(wèn)題的角度不同，很可能導(dǎo)致生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品和銷售部門理想中的產(chǎn)品存在很大的差異。特別是當(dāng)企業(yè)訂單比較多的時(shí)候，他們之間的溝通就顯得非常重要了。OA辦公系統(tǒng)用發(fā)送電子郵件，網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布信息等不同方式可以很好的解決上述溝通問(wèn)題。OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)生產(chǎn)與銷售之間的'應(yīng)用如圖1所示。
2)OA辦公系統(tǒng)在員工管理中的應(yīng)用。我們了解一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式是各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)層管理，作為高層領(lǐng)導(dǎo)，不可能熟知每個(gè)員工的個(gè)人工作能力等個(gè)人情況，通過(guò)會(huì)議的方式可以從某些方面了解員工的小部分情況，但這與實(shí)際情況還是有很大的出入。我們要變被動(dòng)為主動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)員工的管理與了解。因?yàn)槠髽I(yè)的部分命運(yùn)是掌握在員工手中的，例如一個(gè)銷售人員可能要掌握企業(yè)中很多客戶的詳細(xì)資料，失去員工就相當(dāng)于失去了一大部分的客戶資源。另外，對(duì)于一些生產(chǎn)制造型企業(yè)來(lái)講，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)人員和產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員的管理也非常重要。因此，領(lǐng)導(dǎo)要合理利用OA辦公系統(tǒng)做好員工管理工作，例如通過(guò)公司網(wǎng)絡(luò)發(fā)布個(gè)人工作業(yè)績(jī)，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工能力有更好的了解，創(chuàng)建一個(gè)員工與領(lǐng)導(dǎo)溝通與交流的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等等。
二、OA辦公自動(dòng)化的發(fā)展
Windows的流行超乎了人們的想象，一時(shí)間如雨后春筍出現(xiàn)在世界各個(gè)角落。隨著企業(yè)信息化的潮流，OA也如藍(lán)天白云出現(xiàn)在各個(gè)政府機(jī)關(guān)以及各色各樣的企業(yè)里。但是真正用好的卻為數(shù)不多，造成的這種現(xiàn)狀的原因是多方面的，主要是由于對(duì)OA的認(rèn)識(shí)淺顯;與實(shí)際工作結(jié)合不夠緊密;沒(méi)有持續(xù)發(fā)展建設(shè)的思想。
那么我們應(yīng)該怎樣合理利用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)呢?最重要一點(diǎn)是要與實(shí)際管理相結(jié)合，建立實(shí)用OA，做好個(gè)人工作管理;實(shí)現(xiàn)組織工作管理;完成項(xiàng)目工作管理。
總而言之，隨著社會(huì)的進(jìn)步，企業(yè)朝向信息化高速發(fā)展的過(guò)程中，將OA辦公自動(dòng)化變成了目前企業(yè)管理的發(fā)展趨勢(shì)，它將融入企業(yè)管理的一部分，為企業(yè)管理帶來(lái)方便，帶來(lái)意想不到的收益。只要我們深刻認(rèn)識(shí)并理解OA系統(tǒng)，合理利用OA系統(tǒng)資源，充分挖掘其潛力，相信在今后的幾年中，它的應(yīng)用將會(huì)遍地開(kāi)花
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