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對辦公自動化的認識
辦公自動化不僅僅是辦公無紙化,也不僅僅是辦公過程電子化、數字化,它應該在信息利用、協(xié)同工作、決策支持等方面發(fā)揮出巨大作用。辦公自動化中一個核心的觀點,即5C的概念,這就是溝通(Communication)、協(xié)作(Cooperation)、控制(Control)、創(chuàng)造(Creation)和方便(Convenience)。1、溝通是員工合作的基礎。辦公經常是一個決策的過程,決策的基礎是對信息的掌握。利用辦公自動化系統(tǒng)能夠完成信息的收集、整理、分析和傳遞,實現信息大范圍、有控制、高效率而低成本的共享與利用。2、協(xié)作是保證工作順利進行的前提。很多工作需要多個部門的相關人員共同完成。辦公自動化系統(tǒng)通過小組協(xié)同工作管理幫助管理人員實現資金、人力等企業(yè)資源的調配和使用。它是工作成功的重要因。3、控制是指對工作流程實現監(jiān)督控制,實現對信息流向的控制。對于所作出的決策,我們希望它的進展過程能夠按照預定的思路走下去,正確信息能夠及時傳遞給具有權限的人。辦公自動化系統(tǒng)通過工作流管理、工作日程安排、權限控制和電子郵件實現上述目標,保證領導全面了解各項工作的進展情況,控制各項工作的進度與質量,保證工作圓滿完成。4、企業(yè)員工的經驗和知識是企業(yè)最寶貴的財富,也是企業(yè)解決問題的有力保障。發(fā)揮員工的主觀能動性,利用收集的信息,創(chuàng)造出新的知識,從而更好地把握商機,為企業(yè)創(chuàng)造更多的財富。辦公自動化能夠幫助員工分析所收集的信息,并提供了一個良好的交流平臺,為創(chuàng)造新知識打下了堅實的基礎。5、方便使用是對軟件系統(tǒng)最基本的要求。對于剛開始進行信息化建設的企業(yè),這一點尤其重要。如果一個系統(tǒng)沒有人用或沒有人能用,那么不管系統(tǒng)的技術多么好,水平多么高,功能多么強大,它也不能解決實際問題,不能帶來實際效益,最終它只是一個擺設。
辦公自動化是指在行政機關工作中,是采用Internet/Intranet技術,基于工作流的概念,以計算機為中心,采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術,廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息,使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息,高效地協(xié)同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式,為科學管理和決策服務,從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。
通常辦公室的業(yè)務,主要是進行大量文件的處理,起草文件、通知、各種業(yè)務文本,接受外來文件存檔,查詢本部門文件和外來文件,產生文件復件等等。所以,采用計算機文字處理技術生產各種文檔,存儲各種文檔,采用其它先進設備,如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔,或者采用計算機網絡技術傳遞文檔,是辦公室自動化的基本特征。
辦公室是各行業(yè)工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策,發(fā)布指示,除了文檔上的往來之外,更深層的工作,實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析,從而做出決策,并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位,或業(yè)務關聯單位。 這些都需要辦公自動化的輔助。
人是系統(tǒng)第一因素,即辦公室主要因素是工作人員,包括各種人員,除了傳統(tǒng)辦公室的角色外,現在又要加部分管理設備的專業(yè)技術人員,例如,計算機工程師,其它設備維護人員等。
技術設備,計算機是另一因素。 設備中有各種機器,如計算機、復印機、速印機、電話機、傳真機、網絡設備、光盤機等等,這些設備統(tǒng)稱為硬設備,或稱硬件。而各種信息設備中還需要有管理設備的軟件,例如,計算機的操作系統(tǒng)、網絡操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等。
顯然辦公自動化這一人機系統(tǒng),人、機,缺一不可。而設備方面,硬件及必要軟件都需齊備。 我們也可以認為辦公自動化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng),是人類進入信息時代后的一種新概念。改善工作進度,提高公司發(fā)展。
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