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OA辦公系統(tǒng)實(shí)用指南
不同OA廠商都會(huì)對(duì)用戶灌輸其各自的OA理念，從各自的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)去闡述OA的不同特征，引導(dǎo)用戶投懷送抱，但很少有企業(yè)會(huì)完全清楚OA到底好在哪里，能給企業(yè)帶來(lái)哪些切身好處。OA的概念很多有產(chǎn)品型OA、項(xiàng)目型OA、平臺(tái)型OA、概念型OA，這其中，泛微OA主打協(xié)同管理，致遠(yuǎn)OA主打渠道為王，華天動(dòng)力OA主打技術(shù)溫情牌，藍(lán)凌OA主打大客戶首選。下面是YJBYS小編整理的OA辦公系統(tǒng)實(shí)用指南，希望對(duì)你有幫助！
第一、平臺(tái)型OA系統(tǒng)是企業(yè)首選
不管哪種類型的OA系統(tǒng)，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)需要發(fā)展，只有平臺(tái)型的OA系統(tǒng)最適合企業(yè)選擇。
平臺(tái)型OA在宣傳自己的OA系統(tǒng)時(shí)，通常會(huì)強(qiáng)調(diào)平臺(tái)型OA構(gòu)建在通用軟件平臺(tái)上、定制開發(fā)能力極強(qiáng)、易用性好、易擴(kuò)展、易集成的明顯優(yōu)勢(shì)，大行其道�？春闷脚_(tái)型OA，一些技術(shù)初級(jí)、系統(tǒng)簡(jiǎn)陋的傳統(tǒng)OA廠商也紛紛借機(jī)披上“平臺(tái)型OA”、“平臺(tái)型協(xié)同”的外衣，宣稱自己的OA產(chǎn)品也是平臺(tái)型協(xié)同軟件，讓用戶難于判別“平臺(tái)型OA”的綜合實(shí)力，從而陷入選型的誤區(qū)。
所謂平臺(tái)，沒(méi)有數(shù)年之功是沒(méi)有辦法檢驗(yàn)出來(lái)的，建議企業(yè)在選型平臺(tái)型OA是要注意選擇十年以上的品牌。避開一些打著平臺(tái)OA系統(tǒng)頭銜的新進(jìn)者，時(shí)間是最好的試金石。
第二、平臺(tái)型OA系統(tǒng)要打通信息孤島
經(jīng)過(guò)多年信息化建設(shè)，OA、CRM、進(jìn)銷存、HR甚至ERP等應(yīng)用軟件在企業(yè)中開始普及，但由于各個(gè)軟件屬于不同廠商，沒(méi)有形成統(tǒng)一的技術(shù)平臺(tái)，很容易讓企業(yè)信息成為“孤島”，企業(yè)迫切需要解決“孤島之痛”。于是一些OA廠商為迎合企業(yè)，打起“平臺(tái)型OA”的旗子，號(hào)稱已能打破“信息孤島”，而其所謂能打破“信息孤島”就是給用戶一個(gè)導(dǎo)數(shù)據(jù)的功能，將其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入到OA系統(tǒng)內(nèi)，以供用戶查詢。
OA系統(tǒng)在數(shù)據(jù)上的系統(tǒng)集成能力，表現(xiàn)在對(duì)企業(yè)已建立起來(lái)的數(shù)據(jù)的整合應(yīng)用能力。需要具備豐富的數(shù)據(jù)整合經(jīng)驗(yàn)才可以更好的整合。服務(wù)的企業(yè)客戶少了，不太可能積累巨量的數(shù)據(jù)整合經(jīng)驗(yàn)。選擇諸如：“泛微OA、致遠(yuǎn)OA、華天動(dòng)力OA、藍(lán)凌OA”等這些品牌OA的產(chǎn)品，相對(duì)會(huì)有比較好的保障。
“導(dǎo)數(shù)據(jù)”功能只能算是邁出了解決數(shù)據(jù)整合、集成的第一步。如果數(shù)據(jù)并不能有效的關(guān)聯(lián)、共享，在提供決策分析的功能還是較薄弱，不能稱其為真正意義的數(shù)據(jù)融合和集成，也不能有效解決“信息孤島”問(wèn)題。數(shù)據(jù)集成、融和真正要解決的是數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，即一個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以和其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行共享共用，這不是簡(jiǎn)單的“導(dǎo)數(shù)據(jù)”所能解決的。比如，在一個(gè)同時(shí)使用平臺(tái)型OA、ERP系統(tǒng)的企業(yè)里，借款報(bào)銷實(shí)現(xiàn)了集成，企業(yè)能先通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有關(guān)支付流程的審批，然后把審批金額寫入ERP的AP模塊，形成相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù)，再進(jìn)行支付操作。
而企業(yè)與上下游供應(yīng)鏈的數(shù)據(jù)整合，與上下游合作商共享產(chǎn)品信息、共享市場(chǎng)信息、項(xiàng)目協(xié)作等，是數(shù)據(jù)集成、融合的更高境界。這個(gè)層次的數(shù)據(jù)強(qiáng)調(diào)更加集中融合，更為智能化，讓OA這個(gè)信息技術(shù)助力整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈實(shí)現(xiàn)共享共贏。當(dāng)然，能達(dá)到這個(gè)境界非普通OA廠商所能達(dá)到，必須是真正的平臺(tái)型OA的行業(yè)龍頭能達(dá)到。
盡管OA行業(yè)內(nèi)有一種說(shuō)法，泛微、致遠(yuǎn)、華天動(dòng)力、藍(lán)凌屬于OA系統(tǒng)的品牌第一集團(tuán)。但是筆者認(rèn)為華天動(dòng)力以技術(shù)見(jiàn)長(zhǎng)，應(yīng)該屬于第一集團(tuán)末尾第二集團(tuán)的排頭位置。
企業(yè)想要的平臺(tái)型OA的數(shù)據(jù)集成，是平臺(tái)之上業(yè)務(wù)融合、平臺(tái)之下數(shù)據(jù)融合，并不只是初級(jí)的、簡(jiǎn)單的導(dǎo)數(shù)據(jù)。
第三、SAAS模式的OA系統(tǒng)可以選嗎?
當(dāng)下興起的SaaS模式為OA系統(tǒng)提供了一種新的生存發(fā)展空間，由軟件服務(wù)商通過(guò)在線服務(wù)平臺(tái)為企業(yè)提供包括OA在內(nèi)等各種軟件應(yīng)用，用戶只需按月支付少許租賃費(fèi)就可隨時(shí)隨地進(jìn)行自動(dòng)化辦公，并可共用共享其他管理軟件。
在一項(xiàng)調(diào)查結(jié)果中顯示：目前中國(guó)企業(yè)選擇SAAS模式的OA系統(tǒng)的企業(yè)92%是小微初創(chuàng)企業(yè)，這些企業(yè)對(duì)成本控制要求較高，只要實(shí)用就可以。
SaaS模式能夠節(jié)省前期投入，減少了應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，也獲得先進(jìn)技術(shù)帶來(lái)的方便與快捷，受到不少小型企業(yè)的青睞。不過(guò)，相較于平臺(tái)型OA，目前用戶對(duì)SaaS型OA服務(wù)有5個(gè)擔(dān)心，即安全性、可控性、個(gè)性化、穩(wěn)定性和持續(xù)性，這影響著用戶的選擇。具體而言，第一，軟件租賃可能存在信息外泄和數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險(xiǎn);第二，自主性不強(qiáng)，將來(lái)可能存在失去對(duì)軟件系統(tǒng)及其內(nèi)的信息資料的控制而受制于人的可能;第三，行業(yè)專業(yè)性不強(qiáng)，SaaS標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)與客戶業(yè)務(wù)個(gè)性化多樣化存在著較大的矛盾;第四，如果服務(wù)商SaaS網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)出問(wèn)題，用戶企業(yè)不間斷關(guān)鍵業(yè)務(wù)該如何進(jìn)行和索賠，服務(wù)會(huì)缺乏保障;最后，租賃模式雖然前期投入少，但是長(zhǎng)期使用其累積起來(lái)的費(fèi)用也是相當(dāng)大的，這有如買房與租房之別。而相對(duì)而言，平臺(tái)型OA用戶沒(méi)有這些擔(dān)心，正因?yàn)榇�，它更為適合對(duì)安全、可控要求較高的企業(yè)。
第四、OA系統(tǒng)定制開發(fā)也有局限性
世界在變化，企業(yè)在發(fā)展，OA是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)、不斷變化的管理系統(tǒng)，OA系統(tǒng)使用一段時(shí)間后一般都會(huì)產(chǎn)生新需求，而產(chǎn)品型OA以標(biāo)準(zhǔn)化解決客戶的通用需求，但對(duì)客戶個(gè)性化的需求則是捉襟見(jiàn)肘，難于發(fā)力。相比較而言，平臺(tái)型OA是基于某個(gè)技術(shù)平臺(tái)基礎(chǔ)上進(jìn)行構(gòu)建，綜合了產(chǎn)品型OA和項(xiàng)目型OA(或稱方案型OA)的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)又很好地解決了項(xiàng)目型OA和產(chǎn)品型OA所存在的不足，可靈活響應(yīng)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的各種業(yè)務(wù)需求和變更，能夠精確、快速實(shí)施客戶需求，尤其是提供了強(qiáng)大的二次開發(fā)功能可滿足系統(tǒng)未來(lái)的不斷擴(kuò)展。
許多企業(yè)的IT人員會(huì)以為購(gòu)買平臺(tái)型協(xié)同OA系統(tǒng)就等于定制開發(fā)OA辦公系統(tǒng)，甚至認(rèn)為可以隨心所欲地定制開發(fā)。其實(shí)，負(fù)責(zé)任的OA廠商是不會(huì)承諾開發(fā)可完全“自助”，可無(wú)限滿足需求的，因?yàn)檫@樣會(huì)使自己和用戶陷入需求定制的苦海之中，讓實(shí)施前的系統(tǒng)和實(shí)施后的系統(tǒng)安全走了樣，成本驟增，企業(yè)也會(huì)苦不堪言，OA系統(tǒng)也變成“四不像的OA”。
對(duì)于平臺(tái)型OA而言，其最終目標(biāo)是把豐富的組件、組織模型、工作模式等技術(shù)融入?yún)f(xié)同思想中，融入企業(yè)本身文化活動(dòng)中，從而構(gòu)建一個(gè)知識(shí)大管理平臺(tái)，并注入全生命周期管理，在實(shí)施前給予規(guī)劃，在實(shí)施中給予管控，在實(shí)施后給予糾偏，使OA系統(tǒng)更容易低成本布置、維護(hù)、推廣和使用，使企業(yè)IT建設(shè)不偏離軌道，不陷入無(wú)節(jié)制的需求定制的苦海中，從而達(dá)到快速改進(jìn)組織效率、推動(dòng)企業(yè)生態(tài)的進(jìn)化。
第五、OA系統(tǒng)的開發(fā)語(yǔ)言Java和.Net
JAVA和.NET都具有一定的領(lǐng)先性和局限性，但是相對(duì)比較而言，目前國(guó)內(nèi)多數(shù)的OA廠商都會(huì)選擇JAVA作為OA系統(tǒng)的開發(fā)語(yǔ)言。
十年以上的傳統(tǒng)OA廠商均會(huì)選擇JAVA語(yǔ)言進(jìn)行開發(fā)，相對(duì)建立了較為深厚的平臺(tái)基礎(chǔ)，以Java技術(shù)為平臺(tái)，易定制易開發(fā)易擴(kuò)展易集成。
Java以其兼容性、開放性、安全性、擴(kuò)展性等優(yōu)越特性，成為OA產(chǎn)品的首選并不意外。然而，對(duì)此也應(yīng)有正確認(rèn)識(shí)，美中語(yǔ)言都有一定的領(lǐng)先性和局限性。
筆者認(rèn)為，所謂的平臺(tái)型OA是指綜合多種開發(fā)技術(shù)(不管用哪種開發(fā)架構(gòu)與語(yǔ)言)、開發(fā)語(yǔ)言，應(yīng)用需求模型驅(qū)動(dòng)開發(fā)，可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與技術(shù)分離，有統(tǒng)一的多元數(shù)據(jù)建模平臺(tái)，一定具備統(tǒng)一開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。同時(shí)，平臺(tái)型OA其所有的模塊應(yīng)該是一個(gè)應(yīng)需而變的業(yè)務(wù)模塊插件，具備必要的靈活性，易插拔、易擴(kuò)展、易配置、易監(jiān)控的特征，并且插件與插件之間可以相互調(diào)用和整合，這使的企業(yè)在業(yè)務(wù)開發(fā)上不受接口所限制，能開對(duì)接用戶單位所需的各種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。不管什么樣的平臺(tái)型OA具有這些優(yōu)勢(shì)，都需要OA系統(tǒng)廠商在Java平臺(tái)或者.Net平臺(tái)之上進(jìn)行長(zhǎng)期的、大量的開發(fā)工作，并經(jīng)過(guò)企業(yè)多個(gè)企業(yè)實(shí)踐應(yīng)用所得。
在企業(yè)的選型過(guò)程中，企業(yè)人員對(duì)于平臺(tái)型OA的理解還有不少誤區(qū)，如以為中小企業(yè)就不需要平臺(tái)型OA辦公系統(tǒng)、平臺(tái)型OA系統(tǒng)越高端越好、平臺(tái)型OA好看不中用等等觀念。企業(yè)的IT人員也要隨著IT技術(shù)的變化與時(shí)俱進(jìn)。
現(xiàn)在，隨著應(yīng)用的不斷深入，平臺(tái)型OA還可能出現(xiàn)新的功能變化，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的興起，導(dǎo)致移動(dòng)OA系統(tǒng)的需求呈現(xiàn)幾何級(jí)數(shù)的增長(zhǎng)。
什么樣的OA系統(tǒng)都要堅(jiān)持以“人”為本，以業(yè)務(wù)流為核心，以移動(dòng)化為手段，以知識(shí)為平臺(tái)，這是現(xiàn)在所有企業(yè)選型OA產(chǎn)品的理想標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于OA而言，只有其作為企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略信息化的最佳平臺(tái)真正得到全面發(fā)揮，讓各級(jí)管理者及時(shí)掌握各維度決策信息，支持用戶單位在快速發(fā)展過(guò)程中實(shí)現(xiàn)順利變革，創(chuàng)造更大、更長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，其自身的價(jià)值才能彰顯，其產(chǎn)品才能繼續(xù)發(fā)展延續(xù)。
OA系統(tǒng)在企業(yè)的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程中扮演著重要的角色，但是OA辦公系統(tǒng)并非解決企業(yè)效率低下的唯一解藥，企業(yè)選型OA系統(tǒng)軟件時(shí)，要本著“實(shí)用、易用”的原則。
OA系統(tǒng)選型只有最合適的才是最好的。
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