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OA系統(tǒng)審批什么
顧問要面對的是基層操作人員，中層管理人員，高層決策人員的挑戰(zhàn)和不解。那么為什么顧問要求要精簡審批環(huán)節(jié)呢，尤其是高層的審批，而高層審批究竟是審批什么呢，怎樣精簡才能平衡效率與風(fēng)險?
在風(fēng)險管控的前提下精簡審批環(huán)節(jié)對公司有諸多好處，例如可以提升業(yè)務(wù)運行效率，提高公司靈敏度，提升客戶滿意度，降低管理成本等等。在此就不舉例詳述，總的來說精簡不必要的審批簽字環(huán)節(jié)可以提升公司內(nèi)外部客戶的滿意度，減少不必要的時間成本和管理浪費。
各層人員極力反對審批環(huán)節(jié)精簡對于不同層次人員的心態(tài)大概有以下幾種：對于基層人員沒有權(quán)力但又要承擔(dān)相關(guān)工作和風(fēng)險，因此基層人員出于自我保護(hù)的需要，會要求每項業(yè)務(wù)中OA辦公系統(tǒng)都要有領(lǐng)導(dǎo)簽字，如果執(zhí)行過程中出了問題或者事后追查的時候就可以拿出簽字文件來自保，“你看這是某某領(lǐng)導(dǎo)的簽字，領(lǐng)導(dǎo)是同意的，我只是執(zhí)行人員，因此這個問題和我沒有關(guān)系”。要打板子首先從領(lǐng)導(dǎo)打起!除了基層這種自我保護(hù)心態(tài)，有時候基層執(zhí)行人員為了推動工作需要高層領(lǐng)導(dǎo)的簽字來支持，同樣是基層人員沒有權(quán)力，推動其他人員配合工作，尤其是跨部門和高于推動人員的工作級別的時候總會顯得很無力。那么拿著領(lǐng)導(dǎo)的簽字的時候其他人員的配合度會高一點，執(zhí)行推動的基層人員說話的時候底氣也會足一些。這種現(xiàn)象是公司流程體系建設(shè)滯后的原因造成的，因此在流程建設(shè)處于空白階段的企業(yè)這種現(xiàn)象會比較明顯。
OA辦公系統(tǒng)層層簽字對于中層人員也可以規(guī)避責(zé)任，在官僚體制思維主導(dǎo)的現(xiàn)在中國社會，層層簽字可以相互自保，規(guī)避責(zé)任。在國有企業(yè)中這種現(xiàn)象尤為明顯，出了問題大家都有責(zé)任，幾十個簽字在上面，幾十個人都要承擔(dān)責(zé)任。其實問題的源頭只在執(zhí)行人員執(zhí)行是否到位，是否按照要求和制度做事，后面幾十個人的簽字都屬于層層監(jiān)督前面一個是否做到位。這種中層人員的層層簽字的作用只是蓋個“蘿卜章“而已。法不責(zé)眾出了問題誰都不擔(dān)責(zé)任，如果實在要找個人負(fù)責(zé)，那就看看誰在公司沒有靠山，然后找他做個替死鬼。于是國有企業(yè)里面經(jīng)常會出現(xiàn)一個特殊的群體——充滿血淚史”臨時工“。
高層要求要簽字審批有些是出于防止權(quán)力旁落，在一些涉及到利益敏感的事項方面，小部分高層管理者抓住簽字權(quán)不放，以便為自己攫取利益。這種情況在國有企業(yè)中比較明顯，私營企業(yè)中相對好一些。另外大部分是出于高層管控風(fēng)險的習(xí)慣，一些高層管理者是企業(yè)的創(chuàng)始人或者合伙人，對于企業(yè)管理事必躬親。同時在企業(yè)從小到大的發(fā)展過程中一直有簽字審批的習(xí)慣，小到五塊錢的付款審批大到五千萬的投資決策。企業(yè)管理小的時候是這樣，發(fā)展壯大了以后管理審批手段依然沒有變化，每天高層管理人員要面對一堆的審批單據(jù)，審批到深夜。同時財務(wù)和采購等一些執(zhí)行部門，只有看到最高決策者的簽字才執(zhí)行，其他人的簽字一概不認(rèn)，也導(dǎo)致層層審批，繁瑣復(fù)雜。同時在企業(yè)發(fā)展過程中因為某些環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，或者某些人違背職業(yè)道德做出了損害公司的事情，高層管理者只能加強(qiáng)監(jiān)管，增加簽字環(huán)節(jié)。
簽字審批是管理者的日常工作一部分，但是很少人去思考審批的作用和意義。“審批究竟審批什么”一般來說審批的作用有以下三點：審批真實性，審批合理性，審批授權(quán)。對于真實性來說，就是這件業(yè)務(wù)有沒有發(fā)生，數(shù)據(jù)對不對，主要是用于防止造假。真實性的審核一般在基層操作人員的主管和經(jīng)理，他們是最靠近業(yè)務(wù)端的管理人員，有第一手的信息和資料，因此他們是審核真實性的主要責(zé)任人。合理性的審批一般是對照制度、規(guī)范、要求對業(yè)務(wù)的合理性進(jìn)行復(fù)核，保障業(yè)務(wù)的運行沒有違反公司的管理要求。有些公司在OA辦公系統(tǒng)也將這項工作合并到主管或者經(jīng)理層以減少不必要的浪費。如果一項業(yè)務(wù)的發(fā)生是真實的，并且沒有違反公司的業(yè)務(wù)運營規(guī)則，在公司的管理風(fēng)險范圍內(nèi)，那么它就可以暢通無阻的運行下去直到業(yè)務(wù)完成關(guān)閉為止。然而有時候涉及到一些重大關(guān)鍵的業(yè)務(wù)需要高層管理者知曉并授權(quán)的時候，就需要高層管理者授權(quán)簽字，只有他們的簽字授權(quán)才產(chǎn)生效力，比如某個部門的設(shè)立，某個管理人員的任命，需要類似于國家主席令的簽發(fā)才能被認(rèn)可。
當(dāng)然不是認(rèn)識到了審批的真正作用和無謂的審批對公司運營造成的傷害，我們就能立馬進(jìn)行精簡審批環(huán)節(jié)。要進(jìn)行精簡需要提前做好相關(guān)工作，平衡風(fēng)險與效率，做到及保障公司運行又能有效防止大企業(yè)病的發(fā)生。做到”大象也能跳舞”的靈巧。一般來說精簡審批環(huán)節(jié)需要按照以下原則進(jìn)行：事前風(fēng)險控制，事中監(jiān)督，事后稽核。
很多公司建立預(yù)算體系，其作用就是提前控制風(fēng)險，超過預(yù)算要申請，走例外審批流程。財務(wù)部門做好超預(yù)算預(yù)警。風(fēng)險的管控由財務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門管理者共同承擔(dān)。日常運營中的工作審批環(huán)節(jié)權(quán)限下放到業(yè)務(wù)部門管理者身上，給你審批權(quán)，給你資金使用權(quán)利(不超全年或季度預(yù)算)、但是你需要完成公司年度或者季度的任務(wù)要求。權(quán)、責(zé)、利分明，有利于業(yè)務(wù)部門管理者調(diào)配資源，提升業(yè)務(wù)的靈活性和業(yè)務(wù)管理者的積極性。高層管理者也不會陷身于日常業(yè)務(wù)簽字審批之中，有更多的時間去思考公司生存和戰(zhàn)略方向的工作，以便應(yīng)對變化日益加快的外界環(huán)境。
現(xiàn)在很多公司信息化有一定的基礎(chǔ)，如果郵件系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)以及其他數(shù)據(jù)庫做好接口集成。每一項業(yè)務(wù)的申請和啟動以后可以設(shè)置抄送功能，將OA辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)信息抄送給到相關(guān)的高層管理人員。高層管理人員有興趣的話可以通過OA或者郵件鏈接看到業(yè)務(wù)的運行各個環(huán)節(jié)，想看可以看，但是不影響業(yè)務(wù)的運行。就像孔子站在大河旁邊感嘆一樣：“逝者如斯夫，不舍晝夜”!孔子并沒有攔河筑壩截斷日夜奔流不息的河水。
精簡以后需要有定期和不定期的稽核，稽核工作就像一把達(dá)摩克利斯之劍。天天懸在業(yè)務(wù)運行之上的一把利劍，讓業(yè)務(wù)執(zhí)行人員和管理人員知道有一種威懾。如果越界就有可能受到懲罰，懲罰將是沒有任何借口可以免責(zé)。這種懲罰是連帶責(zé)任，業(yè)務(wù)執(zhí)行人員和業(yè)務(wù)管理人員共同受罰，這樣的作用在于警示管理人員審批和時候要有責(zé)任心。如果是業(yè)務(wù)執(zhí)行人員水平不足，那么業(yè)務(wù)管理人員有責(zé)任培訓(xùn)教導(dǎo)業(yè)務(wù)執(zhí)行人;如果是業(yè)務(wù)執(zhí)行人員有意蒙蔽，業(yè)務(wù)管理人員有責(zé)任審核真實性合理性。
很多公司沒有做好事前風(fēng)險控制，同時也沒有事后的稽核處罰，將所有的管理控制工作都放在了事中管理上，因此不敢輕易精簡簽字審批環(huán)節(jié)。談到精簡簽字環(huán)節(jié)的時候就心跳加快，緊張的不得了，極力反對，并提出公司歷史上的某些事故案例來支持說明取消某些簽字環(huán)節(jié)后的風(fēng)險。
管理者如果沒有想清楚審批什么，那么他在OA辦公系統(tǒng)所簽字審批的環(huán)節(jié)都需要推敲，不然這些“蘿卜章”的審批簽字環(huán)節(jié)都是影響效率、浪費資源的罪惡之源。
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