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辦公室OA系統(tǒng)的優(yōu)勢
辦公室OA系統(tǒng)的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的媒體行政辦公模式必將被現(xiàn)代信息化的新型行政辦公模式所取代。但任何一個(gè)系統(tǒng)都不可能是完美無缺的，只有根據(jù)本單位現(xiàn)實(shí)工作的需要，循序漸進(jìn)地進(jìn)行改進(jìn)、升級(jí)和完善，將系統(tǒng)的使用功能發(fā)揮到極致，才能真正實(shí)現(xiàn)媒體現(xiàn)代信息化行政辦公，最大限度地提升組織的運(yùn)行效率。
一、OA辦公系統(tǒng)的定義
當(dāng)前，OA 系統(tǒng)較為廣泛地運(yùn)用于為國家黨政機(jī)關(guān)提供無紙化的辦公條件，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備，各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的，是工作流思想與行政機(jī)關(guān)工作模式相結(jié)合的又一典型范例。它通過現(xiàn)代通信技術(shù)、辦公自動(dòng)化設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或工作站來實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理、信息管理和決策支持的綜合自動(dòng)化。而云南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)OA 系統(tǒng)的主要功能有協(xié)同工作、工作流程、公文流轉(zhuǎn)、公共信息、論壇管理、計(jì)劃管理、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、文檔管理、車輛管理、在線消息、督辦系統(tǒng)、短信平臺(tái)、常用工具、人事管理、系統(tǒng)管理等。辦公室OA系統(tǒng)真正帶來了行政辦公的技術(shù)革命。
二、使用OA系統(tǒng)所需要的條件
(一)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保障。辦公室OA 平臺(tái)基于分層、標(biāo)準(zhǔn)和構(gòu)件等進(jìn)行架構(gòu)，以領(lǐng)先的四層技術(shù)架構(gòu)，遵循J2EE標(biāo)準(zhǔn)、SOA標(biāo)準(zhǔn)、WFMC標(biāo)準(zhǔn)、W3C xForm 標(biāo)準(zhǔn)、JSR168、WSRP等標(biāo)準(zhǔn)，部署了大量構(gòu)件、采用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現(xiàn)，支持各種部署模式、各種操作系統(tǒng)、各種數(shù)據(jù)庫和中間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系，從而支持未來的擴(kuò)展空間。因此，專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保障是辦公室OA系統(tǒng)運(yùn)行中必不可少的重要組成部分。
(二)專業(yè)的技術(shù)人員。任何一個(gè)系統(tǒng)從開發(fā)到利用，都必須有專業(yè)技術(shù)人員為其提供諸如設(shè)計(jì)、研發(fā)、培訓(xùn)、使用、維護(hù)等各類保障。因此，高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人員是OA 系統(tǒng)能正常運(yùn)用的保障。
(三)高素質(zhì)的行政管理工作人員。由于辦公室OA系統(tǒng)是建立在計(jì)算機(jī)局部網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的一種分布式信息處理系統(tǒng)，對(duì)行政管理工作人員的自身能力和工作素養(yǎng)要求相對(duì)就要高些，能熟練使用電腦并具備高素質(zhì)的管理理念成為最基本的技能之一。
三、辦公室OA系統(tǒng)的作用
1、辦公室OA系統(tǒng)讓您完全進(jìn)入無紙化辦公狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)完美的客戶管理和員工效率管理
2、讓您雖遠(yuǎn)離辦公室卻如時(shí)時(shí)身在其中
3、方便您時(shí)時(shí)批閱，簽字，了解項(xiàng)目進(jìn)度。指導(dǎo)員工的每一分工作狀態(tài)
4、作為定制性功能提供，宇博軟件會(huì)根據(jù)您的需求來定制滿足您。
四、辦公室OA系統(tǒng)解決辦法
(一)相應(yīng)的技術(shù)保障還有待提高。電源和網(wǎng)絡(luò)是OA 系統(tǒng)正常運(yùn)行的基本保證，因此，應(yīng)經(jīng)常對(duì)電力設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)通訊進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)，一旦有斷電和脫網(wǎng)的情況發(fā)生，要在第一時(shí)間內(nèi)啟用備用源，以保證OA 系統(tǒng)的正常使用。此外，還應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，防止遭到網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊。同時(shí)，由于宇博OA系統(tǒng)中有些權(quán)限不是人人都有的，建議員工不定期地更換自己的登錄密碼，以確保辦公室OA系統(tǒng)在使用時(shí)的安全性和保密性。
(二)要形成全員使用OA系統(tǒng)的意識(shí)。OA系統(tǒng)是根據(jù)使用單位的相關(guān)要求所設(shè)計(jì)的，公司在使用OA 系統(tǒng)之前，對(duì)行政部門的工作人員要進(jìn)行全員培訓(xùn)并進(jìn)行了上崗考試，但在實(shí)際使用當(dāng)中，并沒有實(shí)現(xiàn)全員使用，特別是對(duì)一些年齡大的員工，由于對(duì)掌握電腦操作系統(tǒng)的能力有限，因此對(duì)OA 系統(tǒng)的使用并不是那樣的得心應(yīng)手，這也阻礙了OA系統(tǒng)的推廣普及。因此，在實(shí)際工作中若要強(qiáng)化OA系統(tǒng)的使用意識(shí)，可能還需要進(jìn)行必要的制度強(qiáng)制，以此推動(dòng)OA 辦公系統(tǒng)的普及。
(三)充分利用OA 系統(tǒng)的功能。近一年來，公司OA系統(tǒng)的使用較為順利，最大化地實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，但在實(shí)際使用當(dāng)中，有些功能還處于“沉睡”狀態(tài)，比如個(gè)人事務(wù)中的個(gè)人考勤項(xiàng)等等。在今后的工作中，要加強(qiáng)此類功能的使用，為集團(tuán)行政管理部門的員工考核提供科學(xué)依據(jù)。
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