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OA系統(tǒng)如何選型才能少走彎路
OA系統(tǒng)的使用關(guān)系到企業(yè)全員的使用體驗(yàn)，好的OA選擇能夠事半功倍，那么又該如何正確的進(jìn)行OA選型呢?小編綜合了許多OA選型企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，梳理了一些必備的OA選型“套路”，以免企業(yè)未來少走彎路。
1. 品牌為先，綜合考量選型
OA行業(yè)經(jīng)歷二十年的發(fā)展，品牌格局已經(jīng)基本穩(wěn)定。品牌影響力可以反應(yīng)出產(chǎn)品質(zhì)量、功能應(yīng)用成熟度、售后服務(wù)等方便能力的強(qiáng)弱，企業(yè)用戶通過品牌可以更便捷的對OA做出綜合評價(jià)。有數(shù)據(jù)顯示，品牌影響力已經(jīng)是采購OA的首要考量因素。
除了品牌之外，影響OA選型因素的還有OA的技術(shù)架構(gòu)，OA產(chǎn)品的開放性、易用性等;產(chǎn)品使用體驗(yàn)、OA的價(jià)格等等;總之，OA選型是一個(gè)以品牌為先，各方面因素綜合考慮的過程。
2. 理清需求，時(shí)刻做好溝通
企業(yè)要用好OA系統(tǒng)，首先要確定自己的需要，包括當(dāng)前的核心需求以及未來幾年的潛在需求。需求確定要具體、集中，不要泛泛，比如我就想提高工作效率。這些需求不清楚是無法選擇適合自己的OA的。
OA系統(tǒng)實(shí)施之后經(jīng)常會(huì)遇到的一些典型問題如流程梳理、管理對接、系統(tǒng)設(shè)置、需求變更乃至二次開發(fā)等。其中最困難的兩個(gè)問題恐怕還是管理對接和需求變更，前者是如何將OA系統(tǒng)與企業(yè)的管理實(shí)踐完美融合，通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理制度的落地和保障執(zhí)行。后者是如何對需求變更進(jìn)行有效的管理，既確保項(xiàng)目的順利實(shí)施和按期交付，又滿足用戶合理的個(gè)性化需求。
OA系統(tǒng)的應(yīng)用應(yīng)該循序漸進(jìn)、堅(jiān)持不懈。它要完全融入企業(yè)需要一個(gè)過程，不是一蹴而就的。只有按照既定的目標(biāo)，一步一步去實(shí)現(xiàn)，才能夠達(dá)到預(yù)期效果。另外，OA系統(tǒng)只是一個(gè)工具，首先需要企業(yè)有正確的組織文化和管理制度，指望OA系統(tǒng)來變革企業(yè)管理是不現(xiàn)實(shí)的。它只能是協(xié)助企業(yè)管理，完善企業(yè)管理，提升企業(yè)管理。它需要企業(yè)至上而下持續(xù)的支持和堅(jiān)持。
不管是什么問題，解決之道都在于溝通，包括廠商實(shí)施人員和企業(yè)項(xiàng)目主管間的溝通，以及企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)人員的溝通。溝通建立在坦誠和理解的基礎(chǔ)上，只要溝通順暢了、到位了，那么問題就容易解決。
3. 充分試用，把握OA核心功能
不要完全相信方案，那么相信什么呢?產(chǎn)品。只有認(rèn)真的研究、測試產(chǎn)品，才是了解一個(gè)產(chǎn)品最有效、最直接的辦法。
在OA軟件行業(yè)，有遠(yuǎn)見的廠商一直在大力提倡和鼓勵(lì)用戶試用產(chǎn)品。企業(yè)不妨結(jié)合這種試用手段，將自己的核心需求，將代表性的流程、表單、報(bào)表等功能試用一下，再看看操作是否容易上手。如果感覺差不多，就可以和廠商進(jìn)一步溝通，如果差距太大，那么就可以放棄了。
當(dāng)然也有一些選型者在試用的過程中更加搖擺不定，總覺得哪種功能都好。這個(gè)時(shí)候就需要把握自己的核心需求了。選型者必須帶著目的和問題去試用，這樣才有針對性，才能和自己的需求相匹配�？赡苡械南到y(tǒng)看起來不錯(cuò)，卻并不適合自己。
4. 正確估算成本，不做一錘子買賣
很多客戶的CIO或者信息化負(fù)責(zé)人，在評估OA軟件的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟件項(xiàng)目上的預(yù)算和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實(shí)施過程中參與人員的時(shí)間成本、培訓(xùn)成本、將來的維護(hù)難度和服務(wù)成本、將來數(shù)據(jù)集成的開發(fā)成本、升級成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。
OA辦公系統(tǒng)不是一次性投資，而是一個(gè)持續(xù)的投資過程，除非你采購系統(tǒng)后，對系統(tǒng)不做任何的改動(dòng)，也不需要任何服務(wù)。對某些企業(yè)來說，系統(tǒng)使用的后期成本都可能會(huì)超過采購成本，這都是正常現(xiàn)象。
會(huì)有哪些后期成本呢?主要是實(shí)施的成本、二次開發(fā)的成本、增加用戶賬號的成本，以及正常服務(wù)的成本。中國企業(yè)交納服務(wù)費(fèi)的意識(shí)非常淡薄，因此主要成本還是集中在前幾項(xiàng)。對選型者來說，必須清楚的了解這幾項(xiàng)成本的構(gòu)成，以及收費(fèi)方式，提前做好預(yù)案和準(zhǔn)備，否則當(dāng)后期廠商提出收費(fèi)的時(shí)候，就會(huì)非常被動(dòng)。
關(guān)于OA軟件選型過程中的采購成本，行業(yè)內(nèi)的潛規(guī)則是：去掉最便宜的，去掉最貴的，選擇綜合成本受控的廠商。選擇產(chǎn)品競爭力強(qiáng)的產(chǎn)品，是最有效的成本控制措施，盲目追求低成本而選擇低價(jià)產(chǎn)品，和盲目追求高價(jià)格以尋求心理保障，都是不可取的。
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