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OA系統(tǒng)怎么用才重要
多人關(guān)心OA系統(tǒng)中是否有“知識(shí)管理”的模塊，因?yàn)橹R(shí)管理是一個(gè)比較新鮮的話題，而且看起來(lái)很好，他希望自己也實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理。這個(gè)愿望是美好的，但問(wèn)題是，愿望太模糊了，要實(shí)現(xiàn)到什么程度?怎么實(shí)現(xiàn)?讓誰(shuí)來(lái)管理?如果以為通過(guò)OA系統(tǒng)中的知識(shí)管理工具，就可以順利的實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，那是太幼稚的想法。在國(guó)內(nèi)，真正做好知識(shí)管理的企業(yè)，還沒(méi)有幾家。
知識(shí)管理中的知識(shí)包括兩大部分：顯性知識(shí)和隱形知識(shí)。前者指各種成型的文檔資料內(nèi)記錄的知識(shí)，后者指存在于人的大腦和思維中的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)。一般來(lái)說(shuō)，顯性知識(shí)的收集和管理相對(duì)容易，因?yàn)闊o(wú)非是各種文檔么，但你要是真的做起來(lái)就會(huì)發(fā)現(xiàn)這并不容易，因?yàn)槟阈枰氖且徽孜臋n管理的規(guī)范制度，以及對(duì)規(guī)范的嚴(yán)格執(zhí)行和堅(jiān)持，并需要一個(gè)專人(至少要有一個(gè)專門的職能)來(lái)做這件事。
所以，大部分企業(yè)所謂的知識(shí)管理其實(shí)不是知識(shí)管理，而是文檔管理，或者說(shuō)是文檔管理的一部分。而文檔管理是每個(gè)OA系統(tǒng)都具有的功能，只是名稱不同而已。常見(jiàn)的文檔管理功能包括上傳(可能來(lái)自于本地，也可能來(lái)自于OA系統(tǒng)內(nèi)部或者其他系統(tǒng))、共享(細(xì)致的權(quán)限管理很重要)、更新(版本控制以及更新提醒)、閱讀(評(píng)論、反饋或評(píng)分)、獎(jiǎng)勵(lì)(根據(jù)文檔的閱讀記錄或評(píng)分予以獎(jiǎng)勵(lì))等，如果企業(yè)能將這些內(nèi)容做好就很厲害了。
至于隱形知識(shí)，如何將優(yōu)秀員工的經(jīng)驗(yàn)從他的大腦里面拿出來(lái)，分項(xiàng)給后來(lái)者，這是一個(gè)世界性的難題，有興趣的同學(xué)可以去考證一下切實(shí)可行的方法。但其實(shí)我們也不必去尋找什么奇門絕技，因?yàn)槲覀兛梢酝ㄟ^(guò)很多土辦法來(lái)實(shí)現(xiàn)，比如知道、百科、SNS、微博、BBS。
尤其是微博現(xiàn)在很熱門，它是一個(gè)交流和分享的很好的工具，但很多OA系統(tǒng)里面并沒(méi)有集成微博的應(yīng)用，沒(méi)關(guān)系，其實(shí)BBS一樣好用，它只是沒(méi)有微博看起來(lái)那么光鮮而已。BBS在每個(gè)OA系統(tǒng)中都能找到，只要企業(yè)建立了一個(gè)平等開(kāi)放、互動(dòng)學(xué)習(xí)的良好氛圍，同樣可以做到很旺的人氣，同樣可以達(dá)到很好的交流和分項(xiàng)的目的。人都有好為人師的傾向，只要你謙虛求教，是有人愿意幫你的。
所以，不要去片面的追逐各種時(shí)髦的功能和概念，一個(gè)主流的OA系統(tǒng)，功能的實(shí)用度已經(jīng)比較高了，最關(guān)鍵的不在于它有什么，而在于你怎么用。一百個(gè)功能，用了10%，不如10個(gè)功能，用到80%。把簡(jiǎn)單的功能用好、用實(shí)，就能產(chǎn)生很好的效果和很大的價(jià)值。看著一大堆復(fù)雜的功能卻用不上，那是在意淫，而沒(méi)幾天你就會(huì)變得煩躁了。
這有點(diǎn)像拍一個(gè)動(dòng)畫(huà)片，你用了一大堆3D、4D的技術(shù)，可能做出來(lái)一個(gè)不倫不類的作品(這就是中國(guó)動(dòng)畫(huà)的現(xiàn)狀);如果你關(guān)注影片的本質(zhì)(內(nèi)容、含義、好玩)，用簡(jiǎn)單的技術(shù)，哪怕是2D，同樣可以拍出不朽的作品(比如中國(guó)50-60年代的動(dòng)畫(huà)片)。
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