如何做才能讓OA系統(tǒng)達到預期效果

時間：2024-07-18 19:37:11 辦公自動化我要投稿

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　　在國內(nèi)領(lǐng)先的OA系統(tǒng)品牌華天動力的項目總監(jiān)萬先生看來，OA系統(tǒng)的使用是一項系統(tǒng)工程，項目失敗往往是一系列原因疊加的結(jié)果。從項目的生命周期來梳理，企業(yè)需要在每一個階段認真、細致的做好每一項工作，才能確保項目的成功。

　　1、預期是什么?

　　既然說要達到預期效果，那么首先需要清楚的就是：預期目標是什么?

　　這個目標必須是清晰、細致、量化的，而不是籠統(tǒng)、模糊、龐大的。如果說你的目標是提升辦公效率，那么就要清楚是提升哪些工作的效率，提升到什么程度;

　　如果說你的目標是規(guī)范辦公流程，那么就要清楚是規(guī)范哪些辦公流程，這些流程現(xiàn)存的問題是什么，要如何實現(xiàn)規(guī)范和效率的統(tǒng)一;

　　如果說你的目標是實現(xiàn)知識管理，那么就要清楚什么是知識管理，隱形知識怎么管理，顯性知識怎么管理，知識管理的體系、文化、目標是什么……

　　需要注意的是，OA系統(tǒng)只是一個管理工具，制定目標時不能太理想化，而要結(jié)合企業(yè)的實際，制定可行的目標。

　　2、產(chǎn)品要對路

　　任何美好的愿望，都要落實在產(chǎn)品上。選對了產(chǎn)品，就是成功的一半，選錯了產(chǎn)品，就會繞很多彎路，甚至完全迷路。

　　目前市場上的OA系統(tǒng)產(chǎn)品雖然很多，但是成熟、專業(yè)的卻只有幾家而已，包括華天動力、泛微、致遠等。這些產(chǎn)品都有自己的特點，有的適合你，有的卻并不適合你，企業(yè)要根據(jù)自己的需求、預算、實力來選擇對路的產(chǎn)品，才能在后期的實施、使用、服務等工作中事半功倍。

　　3、實施要講政治

　　OA系統(tǒng)的實施是一項非常講究方法和策略的工作，最要不得的就是眉毛胡子一把抓，不分輕重緩解，把實施周期搞得很長，弄得人人怨聲載道。

　　所以項目主管必須設(shè)置清晰的階段目標，先易后難，循序漸進，重點突破，要能夠讓企業(yè)的管理者和員工在最短的時間內(nèi)了解系統(tǒng)，感受到系統(tǒng)帶來的便利性，而不是感到麻煩，為后續(xù)使用打好基礎(chǔ)。

　　4、軟硬兼施的保障

　　OA系統(tǒng)實施后，需要企業(yè)制定相應的規(guī)章制度來保障落實，而不只是口頭上的鼓動和約束，也不是發(fā)一則通知了事。

　　這項制度應該是“軟硬兼施”的，對OA系統(tǒng)的主要功能、使用方法、使用規(guī)范，以及相關(guān)責任人都應該有明確的規(guī)定。對好的行為給予獎勵，對不遵守規(guī)定的行為進行處罰，核心目的在于培養(yǎng)員工使用OA系統(tǒng)辦公的習慣和氛圍。

　　5、動車效應

　　OA系統(tǒng)的使用和動車的運行如出一轍，我們稱之為“動車效應”。

　　首先，最高管理者就像火車頭一樣，要帶動整個列車的前進，以前有句老話叫“火車跑得快，就靠車頭帶”。OA系統(tǒng)是否能否用好，最高管理者的帶頭作用非常關(guān)鍵。

　　其次，中層管理者就像車廂之間的動力一樣，連接起各個車廂(員工)，并為列車增加多重持續(xù)動力，讓列車跑得更快。

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