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OA系統(tǒng)中公文管理如何更好的進(jìn)行
在全球信息化時(shí)代，使用OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化辦公已成為企事業(yè)單位現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)。公文管理是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,企事業(yè)單位如何做好公文管理工作?在小編看來(lái)并不難，通過(guò)靠譜的OA辦公系統(tǒng)即可完美實(shí)現(xiàn)。
隨著信息化建設(shè)受到越來(lái)越多企業(yè)的重視，OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用也日漸普及起來(lái)，OA廠商的數(shù)量也是越來(lái)越多，那么企事業(yè)單位應(yīng)該選型怎樣的OA廠商才算是靠譜?我建議各位應(yīng)在研發(fā)時(shí)間、成功案例數(shù)量、易用性、性?xún)r(jià)比等因素方面加以參考。其中工作流管理專(zhuān)家華天動(dòng)力就是個(gè)不錯(cuò)的選擇。華天動(dòng)力已投身OA行業(yè)16個(gè)年頭了;成功實(shí)施的客戶也已超過(guò)了12000個(gè);易用性較強(qiáng);性?xún)r(jià)比較強(qiáng)等等，優(yōu)勢(shì)明顯。
那么，以下將以華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的公文管理為例，分析OA系統(tǒng)如何實(shí)現(xiàn)公文管理更好的進(jìn)行。
華天動(dòng)力OA系統(tǒng)將公文管理劃分為發(fā)文管理與收文管理。
在發(fā)文管理中，OA系統(tǒng)對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)文過(guò)程進(jìn)行自動(dòng)化管理。首先，擬稿人依據(jù)發(fā)文類(lèi)型選擇適合的發(fā)文模板和審批流程，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、復(fù)核、會(huì)簽、簽發(fā)等工作，然后由辦公室進(jìn)行發(fā)文登記、編號(hào)、套頭、蓋章，并進(jìn)行文件的發(fā)放(分發(fā)、下發(fā)、辦結(jié))等工作，最后由公文管理員對(duì)辦結(jié)公文進(jìn)行歸檔。在整個(gè)發(fā)文過(guò)程中，可實(shí)現(xiàn)督辦、催辦的功能。作為OA行業(yè)內(nèi)的工作流管理專(zhuān)家，華天動(dòng)力的工作流對(duì)發(fā)文管理的設(shè)計(jì)全面，使用快捷、靈活，可以滿足企事業(yè)單位不同的應(yīng)用需求。下圖即為華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中發(fā)文管理的界面。
收文管理是對(duì)單位收到的公文進(jìn)行管理的過(guò)程，公文到達(dá)后,收文登記人選擇公文類(lèi)別，登記公文，送交相關(guān)人員進(jìn)行擬辦，根據(jù)公文模板附帶的審批辦理流程，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示，并送交相關(guān)部門(mén)承辦、傳閱等。收文登記人也可以自定義下一步相關(guān)處理人員，然后由審批人再選擇下一步處理人。其中華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中的公文收文管理包括兩種模式：一種是通過(guò)管理員預(yù)先設(shè)置好的收文模板和收文流程，進(jìn)行收文登記、審核、批示、承辦、監(jiān)控、管理等一系列操作。此種適用于收文流程比較規(guī)范、審批人比較固定的企事業(yè)單位，比如行政文、黨委文、工會(huì)文都有與之對(duì)應(yīng)的模板和審批流程。另一種是采用系統(tǒng)自帶的收文模板，并由收文登記人選擇擬辦人，擬辦人選擇批示人，此種則適用于收文流程比較靈活、審批人不固定的企事業(yè)單位。下圖即為華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中收文管理的界面。
通過(guò)上述分析可知，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的公文管理較同類(lèi)產(chǎn)品來(lái)說(shuō)優(yōu)勢(shì)不少。比如：
1、由于華天動(dòng)力OA系統(tǒng)強(qiáng)大的工作流，所以能滿足幾乎全部企事業(yè)單位的審批需要。華天動(dòng)力OA系統(tǒng)多變的流程、靈活的審批流程節(jié)點(diǎn)，使審批操作方便、快捷。另外，審批相關(guān)的設(shè)置操作皆以圖形展開(kāi)設(shè)計(jì)，使用者可以對(duì)功能及操作一目了然，易用性較強(qiáng)。
2、華天動(dòng)力對(duì)公文發(fā)文與收文的設(shè)計(jì)完全按照大型企事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化的收發(fā)文流程設(shè)計(jì)，采用WORD文檔和HTML表單相結(jié)合的方式，收發(fā)文的正文均采用WORD文檔格式，便于對(duì)文檔進(jìn)行編輯;而簽批單則采用HTML表單格式，便于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。
3、由于華天動(dòng)力強(qiáng)大的權(quán)限設(shè)置功能，從而保證了發(fā)、收文單的數(shù)據(jù)信息安全;另外系統(tǒng)有多種方式的存檔功能，如轉(zhuǎn)存至文檔中心相應(yīng)目錄，收文庫(kù)等，可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多次備份，保證數(shù)據(jù)不丟失;此外，華天OA系統(tǒng)回收站的巧妙設(shè)計(jì)，可對(duì)刪除數(shù)據(jù)的操作進(jìn)行二次保護(hù)，保證用戶的操作安全。
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