OA辦公系統(tǒng)實(shí)施成功的幾點(diǎn)建議
1. 系統(tǒng)的建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)要足夠的重視
OA辦公系統(tǒng)是一個要求所有員工都充分使用的系統(tǒng)，他并非一個一個專業(yè)的，僅屬少數(shù)人使用的系統(tǒng)，包括公司領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、普通員工都要充分的使用，才能顯現(xiàn)本系統(tǒng)的優(yōu)良特性和使用效果。
OA辦公系統(tǒng)中大量的業(yè)務(wù)都是用工作流的方式來實(shí)現(xiàn)的，整個流程的重要環(huán)節(jié)和核心往往是公司領(lǐng)導(dǎo)，如果公司領(lǐng)導(dǎo)沒有足夠重視，帶頭使用，則普通員工的使用積極性會大受挫折。無法保證OA辦公系統(tǒng)的使用效果和大家使用此系統(tǒng)的熱情。
OA辦公系統(tǒng)中所處理的事務(wù)大部分是人們在以前的手工方式辦公時(shí)就在做著的事情，但是通過辦公自動化來實(shí)現(xiàn)，手段更加先進(jìn)，工作效率更高，可是因?yàn)樯贁?shù)員工因循守舊，往往放著更現(xiàn)代的工具不用，繼續(xù)使用傳統(tǒng)、落后、低效的手工方式，導(dǎo)致在系統(tǒng)投入使用很長時(shí)間以后，大家的普遍變工效率仍舊沒有提高。這也需要公司領(lǐng)導(dǎo)對其部屬監(jiān)督、堵塞他們使用落后辦公方式的途徑。
2. 系統(tǒng)的實(shí)施，有全面的規(guī)劃，各系統(tǒng)之間功能定界明確
OA辦公系統(tǒng)是一個企業(yè)、公司所使用的多個軟件系統(tǒng)之一。他所能之處是日常辦公業(yè)務(wù)的電子化。其他如財(cái)務(wù)、生產(chǎn)方面還有許多專門的軟件，他們有著與辦公自動化軟件各自擅長的不同方面，是相互不可替代的。
可利用OA軟件系統(tǒng)來做整合的平臺和門戶。但是在功能規(guī)劃方面應(yīng)該揚(yáng)長避短，充分的發(fā)揮辦公自動化軟件在工作流和文檔管理方面的優(yōu)勢，而不要去生硬的去處理過多的如財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等方面它所不擅長的功能。
3. OA辦公系統(tǒng)實(shí)施的過程也是一個內(nèi)部管理改革和完善的過程
OA辦公系統(tǒng)的使用不同于其他一般的軟件系統(tǒng)的使用。他本身就是一個管理軟件，在其需求調(diào)研和開發(fā)、使用過程中會發(fā)生許多與現(xiàn)有的管理模式和方法相互有沖突的地方。原因既有原管理方式不夠科學(xué)和合理的地方，也有少量因?yàn)檐浖δ芩薏荒苓_(dá)到所要求功能的方面。
為充分使辦公自動化系統(tǒng)推廣使用之后，企業(yè)的管理水平能上一個新的臺階，需要在開發(fā)過程中:
充分的'分析現(xiàn)有的管理模式和方法，把優(yōu)化以后的模型用軟件的方式來實(shí)現(xiàn)。在軟件使用的同時(shí)，要配合的出一些新的管理和規(guī)定，同時(shí)對原管理制度和體制中不合理的地方做相應(yīng)的調(diào)整，使得管理制度更加完善，而辦公自動化軟件充當(dāng)了管理工具的主體，相關(guān)的管理制度就是其輔助的工具和手段。
4. 分步實(shí)施，循序漸進(jìn)，不急于求成
辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)是一個過程，他不是一個結(jié)果性的東西。它是隨著大家的管理水平、應(yīng)用水平的提高、使用效果也逐漸顯現(xiàn)的一個過程。而在系統(tǒng)使用到一定的階段和水平之后，新的管理問題和業(yè)務(wù)需求又成為推動系統(tǒng)進(jìn)一步前進(jìn)的重要動力。而一個企業(yè)的管理水平的提升、應(yīng)用水平的提升也是一個不間斷的過程，沒有絕對的止境，并且他是一個循序漸進(jìn)的過程，不能要求某一天以后，大家的管理和應(yīng)用水平就突然來了一個躍升。
5. 合理分工，協(xié)同實(shí)施
根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)的特點(diǎn)在實(shí)施時(shí)需要各方合理分工，協(xié)同配合的完成項(xiàng)目的各項(xiàng)工作。其中用戶方的技術(shù)部門應(yīng)該做好技術(shù)方面的指導(dǎo)和輔助實(shí)施應(yīng)用的工作，而相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)該努力地配合需求調(diào)研和充分試用。
開發(fā)方則需要做好需求的歸納整理工作，與用戶方的業(yè)務(wù)人員充分的溝通和交流、為系統(tǒng)的開發(fā)給出一份好的“設(shè)計(jì)圖紙”。
6. 需求建議的民主與集中
一個應(yīng)用軟件開發(fā)的基礎(chǔ)是“需求”。很多用戶對需求的產(chǎn)生都有誤區(qū)，需求并不是用戶單方面提出以后就交給開發(fā)者去做的一份要求。一份合理的需求需要用戶方與開發(fā)方作充分的交流，既最大程度地解決用戶方目前的問題，又充分的融進(jìn)開發(fā)方的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，使其最具合理性。同時(shí)，由于一套辦公自動化系統(tǒng)所涉及到的業(yè)務(wù)部門有很多，各部門對于同一功能模塊有不同的需求，但是作為公司一級的軟件平臺，需要對各部門的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行一個歸并和整合。
7. 開發(fā)與實(shí)施并重
OA辦公系統(tǒng)的另一不同之處是他的實(shí)施所占的比重很大。因?yàn)檗k公系統(tǒng)是需要最廣大的用戶使用的一個系統(tǒng)，如果僅有開發(fā)，而沒有一定的制度、手段促進(jìn)監(jiān)督大家使用，技術(shù)部門的充分輔導(dǎo)和支持大家使用，則此系統(tǒng)的開發(fā)效果也就無法顯現(xiàn)出來了，更無法使應(yīng)用效果顯現(xiàn)出來。
在此特別需要領(lǐng)導(dǎo)對于推廣、實(shí)施階段的工作予以足夠的重視，并有相應(yīng)的人力以及時(shí)間的投入，如完善制度，加強(qiáng)培訓(xùn)，做好技術(shù)支持工作等等。
8. 充分試用，把問題解決在開發(fā)階段
OA系統(tǒng)的開發(fā)主體是實(shí)施方的技術(shù)人員，他們對業(yè)務(wù)的了解程度不能與目前在崗的各行業(yè)的業(yè)務(wù)人員相比。如果他們開發(fā)出來的產(chǎn)品沒有用戶方的業(yè)務(wù)人員充分試用，很多問題仍有可能存在于系統(tǒng)之中。
所以在系統(tǒng)開發(fā)出來以后需要用戶方的業(yè)務(wù)人員充分的試用，這部分工作是開發(fā)方的技術(shù)人員所無法替代的。
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