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OA流程管理優(yōu)化對OA實(shí)施的重要性
企業(yè)要運(yùn)作一個(gè)高效的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，就必須對協(xié)同OA流程進(jìn)行全面梳理，糾正企業(yè)流程管理的問題點(diǎn)，采取適合企業(yè)實(shí)際情況的最佳做法，在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)動(dòng)態(tài)、規(guī)范、平滑高效的企業(yè)流程管理體系，并通過對企業(yè)現(xiàn)有流程進(jìn)行重新整合實(shí)現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化和高效運(yùn)作，以流程帶動(dòng)信息、物資和資金在企業(yè)內(nèi)部無障礙地流轉(zhuǎn)，并通過與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫的鏈接實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的更新，只有如此才能使協(xié)同OA流程和管理真正結(jié)合起來在協(xié)同OA系統(tǒng)發(fā)揮真正的效果。
從上面的3點(diǎn)可看出，協(xié)同OA流程管理的優(yōu)化、改進(jìn)對于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施具有重要的方向性作用。
那么對于企業(yè)用戶來說，如何優(yōu)化、改進(jìn)原來的辦公自動(dòng)化(OA系統(tǒng))流程?并保障從原有OA流程順利過渡到改進(jìn)后的協(xié)同OA流程?
AMT咨詢的流程管理專家認(rèn)為，掌握適當(dāng)?shù)膬?yōu)化、改進(jìn)流程的方法，保證從原有O A流程順利過渡到改進(jìn)后的協(xié)同OA流程要注意多種方法，適當(dāng)選擇，配套改革和配套檢查并用。
1、多種方法，適當(dāng)選擇。流程改進(jìn)和優(yōu)化的方法很多，關(guān)鍵是要選擇適合企業(yè)自身實(shí)際情況的方法。 流程的問題常來自兩個(gè)方面，一個(gè)來自顧客的期望，一個(gè)來自于內(nèi)部人員滿意度。這兩個(gè)部分所形成的問題，便需要一定的方法加以解決。有時(shí)，企業(yè)流程梳理和優(yōu)化往往帶有企業(yè)自身的特色，在實(shí)際中比較常用的方法是利用標(biāo)竿進(jìn)行比較以及針對流程進(jìn)行分析進(jìn)而提出改進(jìn)和優(yōu)化的建議，這兩種方法經(jīng)常結(jié)合使用。
2、要注意開展流程的配套改革。 流程的梳理、改進(jìn)和優(yōu)化是一項(xiàng)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，可以發(fā)現(xiàn)對許多流程的改動(dòng)，都會(huì)引起對企業(yè)管理其他方面的再次審視，企業(yè)必須在組織架構(gòu)、人力資源、企業(yè)策略等方面進(jìn)行相關(guān)的改動(dòng)以配合流程的變化。樹立變革的緊迫感、建立變革的指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)、明確變革的愿景、對愿景進(jìn)行充分溝通、變革的充分授權(quán)、明確變革的短期成效、抓住變革的關(guān)鍵時(shí)機(jī)不放松、有效鞏固變革的成果。
3、更要注意流程的配套檢查。企業(yè)在發(fā)展，流程也在不斷的變化和發(fā)展，流程的改進(jìn)和優(yōu)化是一個(gè)持續(xù)的過程，因此需要一系列的配套檢查措施以保證流程持續(xù)有效的改進(jìn)和優(yōu)化。而且，為了保證從原有的流程順利過渡到改進(jìn)后的流程，企業(yè)內(nèi)部還要建立健全的企業(yè)流程管理體系，同時(shí)，還要開展相關(guān)的企業(yè)流程管理培訓(xùn)和有效的激勵(lì)措施，在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部形成流程的文化。
流程改進(jìn)和優(yōu)化過程中注意多種方法，適當(dāng)選擇，配套改革和配套檢查并用，可充分保證從原有OA流程順利過渡到改進(jìn)后的協(xié)同OA流程。
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