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OA辦公自動(dòng)化解決方案
OA ，人們往往會(huì)很自然的把它與 " 檔案管理 " 、 " 公文流轉(zhuǎn) " 等聯(lián)系在一起，這也是脫胎于政府收發(fā)文的 OA 給人們留下的根深蒂固的印象。在二十多年的發(fā)展歷程中， OA 自身的局限性使得它所扮演的角色更像是一個(gè) " 文秘 " ――企業(yè)需要依靠它來(lái)進(jìn)行一些基本的行政事務(wù)處理，但同時(shí)卻很難從中獲得更多的價(jià)值，這就是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所處的現(xiàn)實(shí)和困境，也是企業(yè)用戶對(duì)傳統(tǒng) OA 不滿意的焦點(diǎn)所在。
而今天，隨著協(xié)同軟件理論和技術(shù)的日趨成熟，協(xié)同 OA 應(yīng)運(yùn)產(chǎn)生。它源自傳統(tǒng) OA ，但又完全擺脫了原有的局限，并凸現(xiàn)出其不同與傳統(tǒng) OA 的應(yīng)用和更高層面的價(jià)值。
在闡述傳統(tǒng) OA 和協(xié)同 OA 的區(qū)別之前，讓我們來(lái)回顧一下 OA 的發(fā)展歷程及其相應(yīng)的特點(diǎn)。
回顧：辦公自動(dòng)化的發(fā)展過(guò)程
第一代 OA 起源于政府公文和檔案管理的需求，它實(shí)施了企業(yè)部分工作流程的自動(dòng)化和文檔的電子化管理。它的特點(diǎn)是以公文處理、檔案管理為核心，辦公其實(shí)就是辦文，并形成了以后 OA 的基本體系。此時(shí) OA 的架設(shè)也多在 C/S 下，無(wú)法很好的支持遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公。
第二代 OA 是從 90 年代中期開(kāi)始，隨著互聯(lián)網(wǎng)( Internet )的興起與發(fā)展而產(chǎn)生的。以 Internet 為基礎(chǔ)，第二代 OA 實(shí)現(xiàn)了 B/S 架構(gòu)，并很好的支持了移動(dòng)辦公的需求，企業(yè)資源不再受到通訊技術(shù)的限制。同時(shí)， OA 系統(tǒng)也加入了更多的功能，如 BBS 、新聞發(fā)布、日程安排、人事信息等，但從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)第二代 OA 依然以公文和檔案管理為核心內(nèi)容。
90 年代末期開(kāi)始，隨著市場(chǎng)環(huán)境的變化和協(xié)同管理( Collaboration )的興起， OA 的指導(dǎo)思想開(kāi)始發(fā)生轉(zhuǎn)變，更多的強(qiáng)調(diào)跨地域、跨部門(mén)之間的協(xié)同， OA 中也加入了新的協(xié)作工具，如即時(shí)通訊、項(xiàng)目管理、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、文檔共享等等，第三代 OA 出現(xiàn)了。但此時(shí)的 OA 還是沒(méi)有完全突破傳統(tǒng) OA 的局限，實(shí)現(xiàn)的協(xié)作也僅是局部的、淺層次的;更多的企業(yè)資源依然處于割裂和難以管理的狀態(tài)。
縱觀 OA 的發(fā)展歷程，我們發(fā)現(xiàn)，辦公自動(dòng)化很多時(shí)候作的工作不過(guò)是將手工進(jìn)行的事務(wù)搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，并利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，而其本身卻沒(méi)有增加多少先進(jìn)的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和檔案管理的 OA 也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業(yè)的一些文檔、信息進(jìn)行了電子化，并在工作流管理上有所增強(qiáng)外，并未給企業(yè)帶來(lái)更多的價(jià)值。同時(shí)，盡管第三代 OA 開(kāi)始加入新的理念如 " 協(xié)同 " ，但從根本上來(lái)說(shuō)，它只是利用了一些簡(jiǎn)單的協(xié)作工具，從企業(yè)管理的整體角度來(lái)看，它離真正的 " 協(xié)同 " 還有相當(dāng)?shù)木嚯x。
現(xiàn)狀：用戶面對(duì)的 OA 系統(tǒng)
了解了 OA 的發(fā)展歷程和基本特性后，我們不禁要問(wèn)，那么現(xiàn)在用戶面對(duì)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)又是怎樣的一個(gè)情況呢?
第一類 OA ：沿襲傳統(tǒng) OA ，簡(jiǎn)單和低價(jià)
開(kāi)發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價(jià)格和開(kāi)發(fā)成本都比較低，它的功能主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。并加入了一些輔助功能如， BBS 、公告板、名片夾、日程安排、報(bào)告管理、圖書(shū)管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡(jiǎn)單且相對(duì)獨(dú)立，其中包含的各種信息依然以 " 孤立 " 和 " 靜態(tài) " 的形式存在�？傮w上來(lái)說(shuō)，這類 OA 只能幫助企業(yè)邁入 " 辦公自動(dòng)化 " 的初級(jí)階段，對(duì)希望利用 OA 提高管理水平的企業(yè)來(lái)說(shuō)并沒(méi)有多大實(shí)質(zhì)性的幫助。
第二類 OA ：實(shí)現(xiàn)了部分的協(xié)作，有一定靈活性
第二類 OA 相對(duì)來(lái)說(shuō)是比較先進(jìn)的 OA ，它開(kāi)始納入一定的協(xié)同管理思想，在功能上也進(jìn)行了相當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，除了對(duì)工作流程的功能進(jìn)行了加強(qiáng)之外，還利用各種協(xié)作工具實(shí)現(xiàn)人與人之間、部門(mén)與部門(mén)之間的協(xié)同， OA 的架構(gòu)也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對(duì)獨(dú)立的，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒(méi)有實(shí)現(xiàn)更深層次的對(duì)接，其 " 辦公 " 涵義的廣度和深度也沒(méi)有達(dá)到一個(gè)更高的層面。
面對(duì)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀，我們會(huì)問(wèn)：辦公自動(dòng)化到底應(yīng)該為企業(yè)帶來(lái)什么應(yīng)用價(jià)值?它將何去何從?實(shí)際上，這是兩個(gè)相關(guān)的問(wèn)題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來(lái)看待辦公自動(dòng)化的涵義。我們需要的是重新審視企業(yè)的管理和信息化需求，從而挖掘 OA 新的應(yīng)用價(jià)值。
思考：尋求 OA 的價(jià)值
讓我們先來(lái)看一下現(xiàn)實(shí)情況中的企業(yè)辦公情況。辦公，這里也可以理解為 " 日常的工作 " 。這個(gè)日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應(yīng)用的角度來(lái)看，企業(yè)管理者希望隨時(shí)了解整個(gè)公司的運(yùn)作情況，與各部門(mén)保持經(jīng)常性的溝通和交流，從人力資源、財(cái)務(wù)等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并支持決策，因此他關(guān)注 " 監(jiān)控和決策 " ;部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)希望方便的分配工作任務(wù)，查看下屬的工作進(jìn)展情況，對(duì)其做出相應(yīng)的指導(dǎo)，對(duì)業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并與上下級(jí)和其他部門(mén)建立緊密的聯(lián)系，因此他關(guān) ?quot; 管理和協(xié)調(diào) " ;普通員工希望可以查看自己的工作計(jì)劃和進(jìn)度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識(shí)庫(kù)、客戶管理、項(xiàng)目管理等完成自己的工作任務(wù)，因此他關(guān)注 " 高效和協(xié)作 " 。而從應(yīng)用內(nèi)容的角度來(lái)看，日常工作事實(shí)上涵蓋了對(duì)知識(shí)、文檔、人員、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目等方面的管理，并且每個(gè)管理的環(huán)節(jié)都關(guān)聯(lián)緊密，相互作用。因此在現(xiàn)實(shí)情況中辦公的涵義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng) OA 只是從一個(gè)狹義和片面的角度去實(shí)現(xiàn)了 " 辦公自動(dòng)化 " 。因此 OA 應(yīng)該從更廣闊的角度來(lái)考慮 " 辦公 " 的涵義，并與企業(yè)的需求進(jìn)行緊密的結(jié)合。
再來(lái)看一下企業(yè)當(dāng)前的信息化現(xiàn)狀。我們發(fā)現(xiàn)，過(guò)去的很多應(yīng)用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關(guān)注單個(gè)或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來(lái)， " 信息孤島 " 、 " 應(yīng)用孤島 " 和 " 資源孤島 " 三大難題不可避免的存在。企業(yè)常常面臨溝通不暢，信息無(wú)法及時(shí)獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。尤其是當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁;人與人，部門(mén)與部門(mén)，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時(shí)候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理和運(yùn)營(yíng)各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。而傳統(tǒng) OA 由于其應(yīng)用的局限性難以滿足企業(yè) " 協(xié)同管理 " 的需求。因此協(xié)同理念和協(xié)同應(yīng)用應(yīng)該更多的被納入 OA 中，使其可以對(duì)企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進(jìn)行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個(gè)新的層面。
從以上可以看出，一方面我們應(yīng)該延展和深化 OA 的應(yīng)用，另一方面需要將協(xié)同的理念納入 OA 中，于是便催生了新一代的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)――協(xié)同 OA 。
變革：協(xié)同 OA 實(shí)現(xiàn)的飛躍
協(xié)同 OA 基于全新的管理理念和功能體系而設(shè)計(jì)，因而它呈現(xiàn)出完全不同于傳統(tǒng) OA 的特性，在泛微軟件的協(xié)同 OA 產(chǎn)品 e-cology 中，首先可以體現(xiàn)為如下三方面的基本設(shè)計(jì)思想：
信息網(wǎng)狀思想：將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張 " 信息網(wǎng) " ;業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想：對(duì)各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合并實(shí)現(xiàn)在統(tǒng)一平臺(tái)上的統(tǒng)籌管理;隨需而應(yīng)思想：企業(yè)的各種資源，可以被迅速找到并集合到一起，并實(shí)現(xiàn)它們之間通暢的溝通和協(xié)作。
基于這三大基本思想體系設(shè)計(jì)的協(xié)同 OA 一方面打造了高度 " 協(xié)同 " 的管理和辦公環(huán)境，另一方面大大深化了 OA 的應(yīng)用，從而完全突破了傳統(tǒng) OA 的局限，有效幫助企業(yè)整合各種資源，提升管理：
關(guān)聯(lián)：企業(yè)的分析和決策來(lái)源于準(zhǔn)確、全面和及時(shí)的信息，而 " 孤島式 " 的信息一方面很難全面反應(yīng)真實(shí)的情況，另一方面也容易造成數(shù)據(jù)混亂、更新不及時(shí)、難以統(tǒng)一管理和獲取等問(wèn)題。在傳統(tǒng) OA 中，例如銷售經(jīng)理要審批一項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷單，如果他對(duì)這筆費(fèi)用的來(lái)龍去脈不清楚，就很難從這張報(bào)銷單上獲得更多的信息，因?yàn)樗@得的僅僅是一些靜態(tài)的，表面的信息;這個(gè)時(shí)候他可能要通過(guò)不同的應(yīng)用系統(tǒng)去查詢更多的信息，或者與相關(guān)人員進(jìn)行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準(zhǔn)確性。而在協(xié)同 OA 中，由于信息之間已經(jīng)建立了各種關(guān)聯(lián)，因而銷售經(jīng)理可以從這張報(bào)銷單開(kāi)始，迅速提取其他的相關(guān)信息，如報(bào)銷事件的來(lái)龍去脈、涉及到的客戶或項(xiàng)目、提交人的情況、原始單據(jù)或憑證的掃描等，同時(shí)又不必在不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間切換。通過(guò)這樣的關(guān)聯(lián)，為企業(yè)真實(shí)的還原了信息本來(lái) ?quot; 網(wǎng)狀結(jié)構(gòu) " ，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時(shí)的障礙。
深化：企業(yè)管理涉及到的環(huán)節(jié)是眾多的�，F(xiàn)代化企業(yè)就象一臺(tái)不停運(yùn)轉(zhuǎn)著的精密機(jī)器，而各種管理和運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)就象是機(jī)器上的各個(gè)部件，相互之間有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，并且必須為企業(yè)的共同目標(biāo)而實(shí)現(xiàn)一致性的運(yùn)作。例如一個(gè)產(chǎn)品的銷售，涉及到產(chǎn)品的功能和質(zhì)量(產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量監(jiān)控及升級(jí))、產(chǎn)品的市場(chǎng)宣傳(宣傳平臺(tái)、宣傳文件和方式)、具體銷售業(yè)務(wù)的開(kāi)展(客戶管理、項(xiàng)目跟蹤、合同簽訂)、相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷(單據(jù)填寫(xiě)、流程審批、數(shù)據(jù)更新)等，而這些業(yè)務(wù)是否能夠被很好的管理并實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性的協(xié)調(diào)將直接影響到產(chǎn)品的銷售成果。傳統(tǒng) OA 由于其局限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是十分有限的，因而很難對(duì)這樣的一些比較復(fù)雜的業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行管理，當(dāng)然就更難以支持整個(gè)業(yè)務(wù)鏈的平滑運(yùn)作了。而在協(xié)同 OA 中，對(duì)管理范疇進(jìn)行了深化和延伸，因而可以讓企業(yè)方便的對(duì)更多的環(huán)節(jié)進(jìn)行整合和統(tǒng)籌管理。
協(xié)作：要實(shí)現(xiàn)良好的協(xié)作，首先需要突破物理邊界和組織邊界，讓處于不同的地理位置，不同組織的人員可以進(jìn)行無(wú)障礙的溝通;其次，需要對(duì)整個(gè)的協(xié)作進(jìn)行管理，讓協(xié)作的對(duì)象為共同目標(biāo)而進(jìn)行一致性的、協(xié)調(diào)的動(dòng)作，對(duì)協(xié)作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控、調(diào)整，對(duì)協(xié)作產(chǎn)生的信息進(jìn)行完整的保留，并以知識(shí)的方式進(jìn)行再利用;第三，由于協(xié)作發(fā)生在企業(yè)的各個(gè)運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)中，因此還需要一定的應(yīng)用廣度來(lái)支持對(duì)其的管理。在傳統(tǒng) OA 中，協(xié)作往往是淺層次的，郵件、 BBS 、即時(shí)聊天工具、工作流程等雖然可以實(shí)現(xiàn)一部分的協(xié)作，然而它們的涵蓋面十分有限，溝通的內(nèi)容零散，之后也很難對(duì)其結(jié)果進(jìn)行進(jìn)一步的整理。而在協(xié)同 OA 中，由于各種資源之間的屏障被打破，因而這樣的協(xié)作可以貫穿于各個(gè)環(huán)節(jié)并容易得到集中的管理。如協(xié)作的內(nèi)容可以是企業(yè)積累的各種知識(shí)文檔，項(xiàng)目進(jìn)展中的某個(gè)任務(wù)，或是企業(yè)的一個(gè)合同會(huì)簽流程，一種需要分配的物資;協(xié)作的對(duì)象可以是一人對(duì)一人，或多人對(duì)多人，可以發(fā)生在企業(yè)同一部門(mén)員工之間，也可以發(fā)生在跨部門(mén)員工之間，還可以是不同企業(yè)，企業(yè)與客戶或合作伙伴之間的協(xié)作;協(xié)作的方式可以是知識(shí)文檔、主題討論區(qū)、網(wǎng)上會(huì)議、即時(shí)聊天、任務(wù)分配等。同時(shí)，協(xié)作的過(guò)程和結(jié)果可以得到很好的記錄，并最終形成知識(shí)體系的一部分。
總結(jié)來(lái)說(shuō)，協(xié)同 OA 基于三大基本思想體系，在 " 關(guān)聯(lián) " 、 " 深化 " 和 " 協(xié)作 " 方面體現(xiàn)了其完全不同于傳統(tǒng) OA 的應(yīng)用，把 OA 與企業(yè)管理的需求真正的相結(jié)合，從而給 " 辦公自動(dòng)化 " 帶來(lái)了更高層面的價(jià)值。
展望：協(xié)同 OA 的發(fā)展方向
e-cology 現(xiàn)在已經(jīng)在全國(guó)范圍內(nèi)積累了眾多的用戶，同時(shí)，其自身也在不斷的完善和提升。隨著管理思想和信息技術(shù)的發(fā)展，我們相信協(xié)同 OA 將越來(lái)越體現(xiàn)出它的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，并在如下三方面進(jìn)一步提升其應(yīng)用：
協(xié)同化：協(xié)同化不僅僅是企業(yè)管理理念發(fā)展的趨勢(shì)，也是信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)。協(xié)同 OA 一方面將加強(qiáng)自身 " 內(nèi)含 " 的協(xié)同性，更多的突破資源之間的壁壘，提供一個(gè)暢通無(wú)阻的工作環(huán)境;另一方面，由于協(xié)同 OA 的定位并不在于取代其他專業(yè)管理軟件，而在于提供融合孤立資源的平臺(tái)，因此它也將加強(qiáng)其 " 外延 " 的協(xié)同性，以各種技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)與其他專業(yè)軟件更多的互動(dòng)和對(duì)接。
智能化：協(xié)同 OA 不僅要能充當(dāng)企業(yè)辦公的助手，更要能進(jìn)一步充當(dāng) " 參謀 " 的角色。這就意味著協(xié)同 OA 不僅僅是信息的載體，更是信息的分析工具，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的加工和轉(zhuǎn)換，提供從基本查詢、報(bào)表和智能分析的一系列工具，并以各種形象的方式展現(xiàn)，從而為企業(yè)考察運(yùn)營(yíng)情況、分析當(dāng)前問(wèn)題所在，制定未來(lái)發(fā)展計(jì)劃等方面提供更多的決策支持。
知識(shí)化：協(xié)同 OA 還應(yīng)是企業(yè)知識(shí)管理的工具。尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)下，知識(shí)已經(jīng)成為企業(yè)能夠獲得發(fā)展的核動(dòng)力，而不再是辦公事務(wù)本身帶來(lái)的短期利益。協(xié)同 OA 將利用自身的優(yōu)勢(shì)，更多的關(guān)注知識(shí)的收集、積累與繼承，并提供相應(yīng)的知識(shí)管理工具，以幫助提升企業(yè)及員工的內(nèi)在能力，以實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)性的發(fā)展。
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