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如何熟練使用辦公自動化中的excel
新手怎么樣快速學習辦公自動化中的excel并運用到工作當中提高效率，遠離加班?以下為小編的個人建議。
�、傧日莆粘Ｓ每旖萱I，這是最基礎也最容易學習的，而且節(jié)省時間的效果立竿見影。最具經(jīng)典的比較的就是用鼠標拖動幾千條記錄的滾動條和使用鍵盤快速定位的區(qū)別。
�、诮酉聛砀鶕�(jù)你工作需求學習常用函數(shù)。一定是從解決問題出發(fā)來學習對應的函數(shù)，死記硬背只會事倍功半，實踐大于學習，動手好過動眼。
③掌握一些極其實用的菜單的功能，每個菜單都探索一下，微軟搞那么多菜單不是做擺設(除了編輯菜單)。
�、芡瓿梢陨先�，你應該可以熟練使用excel了。到這個階段應付日常工作已經(jīng)得心應手了。如果你有興趣可以做一些進階學習，比如追求表格的質量(格式美觀、表格規(guī)范、數(shù)據(jù)準確以及布局排版)，化繁為簡，少即是多，好的表格就是一份有質量的報告，數(shù)據(jù)自有其魅力，這個時候你可以嘗試學習下數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘方面的知識，也可以學習下VBA為數(shù)據(jù)分析做準備。
下方是詳細說明：
一、合理分配鍵盤和鼠標。看到很多人連個保存都要用鼠標去點菜單，真心替他捉急。有些人用一指禪(一般是領導)操作更是恨不得自插雙目。excel的基本操作一定是左右互搏，左手鍵盤，右手鼠標，而且鍵盤的使用率要超過鼠標。一般來說鼠標用于：①選擇某個單元格。②選擇可視范圍內的小塊區(qū)域。③行列整選。④超長篇幅的滾動條拉動。⑤選擇菜單。除此之外的常用操作，強迫自己用鍵盤吧，鍵盤+快捷鍵將成為你節(jié)省時間的功臣。
二、批量數(shù)據(jù)處理的神器——公式(函數(shù))。公式不難，難在知道怎么用。學習公式的方法也很最簡單，不用看書，不用看教程，在編輯欄點fx，進去一個個看幾遍操作提示你就懂了。
——學習公式前先了解單元格定位，公式是通過復制和拖拉來提高效率的，在復制和拖拉的過程中會根據(jù)當前的行列改變引用的單元格。比如你引用A1，往下拖的時候會變成A2、A3...，往右拖會變成B1、C1...，有時候你不希望單元格隨拖動而改變，這個時候就需要絕對定位，也就是固定行標或者是列標。通過在行標或者列標前加“$“實現(xiàn)(編輯狀態(tài)下按F4快速添加，重復按則進行切換)，比如$A1，表示固定A列，無論你往右拖多少列，都是引用A1單元格，同理A$1表示固定第一行不便。很多新手在用公式的時候都會被定位搞得頭疼無比，理解以后就開啟了新天地。舉個實例，用Vlookup按條件查找sheet2表中的B:L連續(xù)區(qū)域，你可以這樣寫=VLOOKUP($A1,Sheet2!$A:$L,2,0);依次向右拖拉，把2改為3,4,5...即可(下面講如何優(yōu)化)。
——公式的運用在于你靈活的安排，很多人認為凡是計算必上公式，而且嵌套越多越復雜越是高大上，唬下菜鳥可以，其實是閑的蛋疼。比如篩選一列數(shù)據(jù)的重復值刪除，你可以用一個高大上的公式：match(A1,A:A,0)=ROW(A1),然后把結果為false的篩選出來刪掉，其實一個數(shù)據(jù)透視就搞定，但如果這個表有100列，你要用數(shù)據(jù)透視過濾我只能淚牛滿面。再比如身份證提取生日，一般用mid(a1,7,if(len(a1)=16,6,8))，其實mid(a1,7,(len(a1)=18)*2+6)，省去if嵌套，這個例子似乎不太恰當，只是說公式是死的，要提高效率關鍵還是看怎么運用他們。還有什么時候用Vlookup，什么時候用Lookup，以及index和match的區(qū)別等等。
上面vlookup的例子：=VLOOKUP($A1,Sheet2!$A:$L,COLUMN(),0)，把要手動輸入的列數(shù)用當前列號函數(shù)進行嵌套，根據(jù)你要選擇數(shù)據(jù)的起始列進行+-數(shù)字調整即可。這樣你只要在B1單元格輸入一個公式，就可以愉快的向右向下隨便拖拉了。
——進階。知道了怎么組合運用公式后，考慮的是怎么簡化公式，可以學習下命名。還是VLOOKUP那個例子，你可以把Sheet2!$A:$L取個名字叫area，那么公式變成=VLOOKUP($A1,area,COLUMN(),0)。命名引用區(qū)域很多的時候很有用。
三、熟練掌握菜單欄的一些常用操作�？梢詤⒖歼@樣的學習順序：①排序(注意擴展相關列)、凍結窗口、②篩選(自動篩選(*號、?號匹配等技巧)，高級篩選可以了解下)、③分列(固定分列和符號分列，注意分列后的數(shù)據(jù)格式)、④數(shù)據(jù)透視。其他的如條件格式、數(shù)據(jù)有效性、自定義單元格格式、自動更正等技巧也要知道。工具里面的選項菜單是必須要全部掌握的，比如遇到大數(shù)據(jù)量公式計算的時候先改為手動重算，輸入公式填充后再改為自動重算或者直接保存，否則會卡很長的時間(可能電腦配置好不會有這個情況)。
四、數(shù)組公式。這里單獨說一下數(shù)組公式。在大范圍數(shù)據(jù)計算的時候很有用。這里說一個常用的多條件求和。sum((條件一)*(條件2)*(條件n))，輸入完公式后在編輯狀態(tài)同時按下ctrl+shift+enter，條件一般是區(qū)域比較，比如(A2：A1000=B2：B1000)，數(shù)組公式的好處是選中結果單元格，一次輸入，按組合鍵自動填充無需拖動復制(我不會告訴你數(shù)組公式計算后排序可能會很詭異的)。數(shù)組公式結合命名用使用更簡單，比如={sum((性別="男")*(學號>50)*(...))}
五、如果說excel什么鍵用得最多，記得是ctrl+s。一分鐘保存10來次毫無違和感，從來沒有丟失數(shù)據(jù)的煩惱，別指望后臺幾分鐘保存一次，對于excel熟練者來說，一分鐘已經(jīng)可以完成幾張表了。這個強迫癥我沿用了好多年，很有用。
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