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溝通的藝術(shù)及技巧
溝通的技巧無論是在生活日常還是工作中都具有一定的藝術(shù)性。下面是YJBYS小編整理的溝通的藝術(shù)相關(guān)內(nèi)容,希望對你有幫助!
溝通的藝術(shù)與技巧:把握好角色,不越權(quán)越位
在談這個問題前,我先講一個故事:有一次,戰(zhàn)國七雄之一的韓昭侯因飲酒過量,不知不覺便醉臥在床上。他手下的典冠擔(dān)心他著涼,便找掌管衣服的典衣要了一件衣服,蓋在韓昭侯身上。韓昭侯睡得很舒服,醒來后,他打算表揚一下給他蓋衣服的人。于是他問身邊的侍從說:“是誰替我蓋的衣服?”侍從回答說:“是典冠!表n昭侯一聽,臉立即沉了下來。他把典冠找來,問道:“是你給我蓋的衣服嗎?”典冠說:“是的!表n昭侯又問:“衣服是從哪兒拿來的?”典冠回答說:“從典衣那里取來的!表n昭侯又派人把典衣找來,問道:“衣服是你給他的嗎?”典衣回答說:“是的!表n昭侯嚴(yán)厲地批評典衣和典冠道:“你們兩人今天都犯了大錯,知道嗎?”典冠、典衣兩個人面面相覷,不明白是怎么回事。韓昭侯指著他們說:“典冠你不是寡人身邊的侍從,你為何擅自離開崗位來干自己職權(quán)范圍以外的事呢?而典衣你作為掌管衣服的官員,怎么能隨便利用職權(quán)將衣服給別人呢?你這種行為是明顯的失職。今天,你們一個越權(quán),一個失職。如果大家都像你們這樣隨心所欲,各行其是,整個朝廷不是亂了套嗎?因此,必須重罰你們,讓你們接受教訓(xùn),也好讓大家都引以為戒!庇谑琼n昭侯把典冠典衣二人一起降了職。
典冠為韓昭侯蓋衣服的故事給了我們這樣一個啟示:做工作要把握好自己的角色,不要越權(quán)越位。秘書工作者做協(xié)調(diào)工作時,雖然是主持者,但也并不是一切都可以自行做主。從嚴(yán)格意義上說,秘書工作者是代表領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)工作的。如果把主持者誤認為決策者,必將產(chǎn)生角色錯位問題。我們在與協(xié)調(diào)對象溝通,傳達領(lǐng)導(dǎo)指示和意見時,不可隨意引申發(fā)揮,加進自以為和領(lǐng)導(dǎo)意見一致的內(nèi)容。
溝通的藝術(shù)與技巧:把握好方法,不以權(quán)壓人
在工作協(xié)調(diào)過程中利用領(lǐng)導(dǎo)人的影響力是十分重要的,特別是在被協(xié)調(diào)者意見難以統(tǒng)一的時候,傳達權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)人的意見,常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用,盡可能少用。因為協(xié)調(diào)的主要手段是協(xié)商,應(yīng)以平等的態(tài)度傾聽各方意見,即便是錯誤的要求,也要考慮有無合理因素。不能因為你是協(xié)調(diào)的主持者,就以領(lǐng)導(dǎo)自居,自以為是,“老子天下第二”,聽到不同聲音就給以顏色,進行打壓,那樣必將引發(fā)對立情緒,給以后的協(xié)調(diào)工作制造障礙。如:在一次協(xié)調(diào)會上,主持會議的同志和協(xié)調(diào)對象有不同的意見,這位同志沒有認真去尋找合適的溝通辦法,在溝通的過程中逐漸和不同意見形成了“頂!敝畡,情急之下說了句“聽我的還是聽你的”,使協(xié)調(diào)會不歡而散。
美國總統(tǒng)羅斯福創(chuàng)造的“爐邊談話”就是不以權(quán)壓人、巧妙溝通的典型案例。羅斯福就任美國總統(tǒng)時,正碰上全球性經(jīng)濟危機,美國經(jīng)濟瀕臨崩潰,全國至少有1300萬人失業(yè)。銀行成批地倒閉,擠兌風(fēng)潮遍及全國。就在羅斯福宣布就職的那一天,全國金融的心臟停止跳動,證券交易所正式關(guān)閉。為了爭取美國人民的理解和支持,1933年3月12日,即羅斯福就任總統(tǒng)后的第8天,他在總統(tǒng)府樓下外賓接待室的壁爐前接受廣播公司、哥倫比亞廣播公司和共同廣播公司的錄音采訪,對全國6000萬聽眾發(fā)表談話。羅斯?偨y(tǒng)說:希望這次講話親切些,免去官場那一套排場,就像坐在自己的家里,雙方隨意交談。哥倫比亞廣播公司華盛頓辦事處經(jīng)理哈里布徹說:既然如此,那就叫“爐邊談話”吧。羅斯福以親切誠摯的聲調(diào)、質(zhì)樸動人的語句,對美國人民就銀行暫停營業(yè)的問題進行了耐心的解釋、勸告和引導(dǎo),簡短的談話,化解了長期郁結(jié)在人們心中的疑團和不滿。羅斯福開創(chuàng)的爐邊談話方式,在大危機時代和二戰(zhàn)的艱苦歲月里給了美國人民以堅強的信心。之后,每當(dāng)美國面臨重大事件之時,總統(tǒng)都用這種方式與美國人民溝通。
溝通的藝術(shù)與技巧:把握好分寸,不把簡單的問題復(fù)雜化
在協(xié)調(diào)工作中,既不要把復(fù)雜的問題作簡單化處理,也要注意不把小事擴大化,不把簡單的問題復(fù)雜化,不把明明白白的事情神秘化。在辦公室的日常工作中,需要協(xié)調(diào)的事,幾乎無時不有,但絕大多數(shù)是在舉手投足之間便可處理,只要腦勤、眼勤、腿勤,隨時注意發(fā)現(xiàn)需要調(diào)節(jié)的問題,說幾句調(diào)節(jié)的話,甚至開一個幽默的玩笑,便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。有些矛盾在未激化前,做點幕后工作就可緩解,如召開協(xié)調(diào)會使矛盾公開化,反而給解決問題增加了困難。有的同志不敢負責(zé),遇事寧可搞得大一點、重一點、復(fù)雜一點,“保險門外加保險鎖”,造成了人力、物力、財力的浪費。有的則是辦事講形式不講實際。好大喜功,好做表面文章,好搞文牘主義。有的同志則認為“有矛盾就應(yīng)擺在桌面上”,“公事公辦”。其實不然。就協(xié)調(diào)而言,涉及重大原則的事,權(quán)力或利益沖突較大的事,具有廣泛群眾性的事,需要多方聽取意見,公開處置。但一般的,發(fā)生在日常工作中的責(zé)、權(quán)、利不平衡的事,處理的方針應(yīng)是能私下解決的就不公開解決,能會下協(xié)調(diào)的就不開協(xié)調(diào)會,即便需要開會協(xié)調(diào)的,也應(yīng)在條件具備時、在寬松的環(huán)境中來召開。
溝通的藝術(shù)與技巧:把握好火候,既不失時機也不急于求成
春秋時期,齊國的相國晏嬰非常善于溝通協(xié)調(diào)。有一年,由于年景不好,齊國許多百姓缺少過冬的糧食和衣物。晏嬰就琢磨著找個機會把這事和齊景公溝通一下,請齊景公從國庫中撥出一些糧食和衣物幫助百姓過冬。一次,一連下了三天大雪,天氣寒冷極了。晏嬰覺得機會來了,于是就進宮朝見。晏嬰進宮后,并沒有直接陳述自己的想法,而是和穿著狐裘的齊景公一邊烤著火,一邊閑談。在閑談中,齊景公對晏嬰說:“你說怪不怪,大雪連下了三天,我怎么一點也感覺不到寒冷呢?”晏嬰說:“主公安坐在內(nèi)宮,衣服穿得這么多,又有炭火取暖,當(dāng)然不會感到寒冷。難道外面缺衣少食的窮苦百姓,也不會寒冷嗎?”齊景公知道自己說錯了話,哈哈笑了幾聲,就想遮掩過去。想不到晏嬰?yún)s緊緊抓住這個機會不放,懇切地進諫說:“臣聽說古代賢明的君主,都善于推己及人。自己吃飽了,就會想到別人是否也能吃飽;自己穿暖了,就會想到別人是否也能穿暖;自己生活安逸了,就會想到別人是否還在勞累,F(xiàn)在主公只想到自己,卻沒有想到別人。這跟古代賢君的做法不是有所背離嗎?”齊景公受到深刻的啟發(fā),趕緊說:“你說得很對,我一定接受你的意見!”于是,齊景公下令將國庫里貯存的衣服和糧食,派人分發(fā)給挨凍受饑的百姓。
晏嬰的故事給我們的啟示是:要搞好協(xié)調(diào),時機十分重要。機不可失,時不再來。抓住有利時機,就可取得事半功倍的效果。當(dāng)不同部門急需完成同一任務(wù),工作又難以有序展開時,我們及時出面理順關(guān)系,就可一呼百應(yīng)。相反,時機不成熟,十分勉強地去統(tǒng)一認識,統(tǒng)一行動,反而會擴大矛盾,形成誤解或成見。有的同志急于完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù),在有關(guān)部門毫無思想準(zhǔn)備的情況下,讓其立即做出較大犧牲,結(jié)果形成了僵持的態(tài)勢。有的雖然勉強讓步,但并不服氣,在落實時扯皮推諉,影響了工作進展。掌握溝通的時機是非常重要的,善不善于捕捉溝通的良機,是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標(biāo)志。
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