- 相關(guān)推薦
建立項(xiàng)目指標(biāo)的六個步驟
如果說，幾乎所有的項(xiàng)目都有某個共性，那么這一共性就是它們都缺乏足夠的規(guī)劃。這一缺陷在項(xiàng)目管理的績效衡量規(guī)劃方面尤為明顯。收集績效衡量數(shù)據(jù)對項(xiàng)目管理辦公室 (PMO) 的員工來說常常是一種馬后炮行為，目的是匆忙應(yīng)對客戶或政府的各種要求。毫不夸張地講，這些要求不可小視。通常情況下，某個項(xiàng)目能否繼續(xù)進(jìn)行就要看能否成功地滿足這些要求。
還是那句話，沒有多少項(xiàng)目管理辦公室或類似的機(jī)構(gòu)會投入足夠的時間和資金去開發(fā)有效的衡量指標(biāo)。其結(jié)果是，它們所用的衡量指標(biāo)多數(shù)情況下都毫無用處。
企業(yè)中的經(jīng)理人首先要做的一件事情，就是要確定哪些衡量指標(biāo)符合該組織在信息方面的需求。然而在某個項(xiàng)目的整個過程中，尤其是在開始的階段，需要人們隨時對這個過程給予關(guān)注并不斷采取重要舉措。
多數(shù)衡量舉措是在有了需求的情況之下才進(jìn)行的。這樣做的結(jié)果是，項(xiàng)目管理辦公室員工所獲得的衡量數(shù)據(jù)并不是他們需要的或希望得到的，因?yàn)樵陧?xiàng)目結(jié)束時或在未來如何運(yùn)用衡量數(shù)據(jù)，事先沒有任何計劃、說明或總體方案。多數(shù)項(xiàng)目管理辦公室不是收集了太多的錯誤數(shù)據(jù)，就是采集數(shù)據(jù)的系統(tǒng)有問題，或是采用了錯誤的衡量指標(biāo)來對數(shù)據(jù)進(jìn)行評估。
為了杜絕以上這些問題的出現(xiàn)，為了確保有一套智能強(qiáng)大、反應(yīng)靈敏和行之有效的手段來收集和衡量相應(yīng)的績效數(shù)據(jù)，我們可以考慮采取以下這些步驟和措施。
第一步，確定衡量的內(nèi)容
完成這一首要也是最關(guān)鍵的步驟所花費(fèi)的時間，可能比預(yù)想的要多得多。但是在最初的階段針對結(jié)束的狀態(tài)提前進(jìn)行規(guī)劃，可能會省去你數(shù)百個小時的返工時間，尤其是當(dāng)你的組織正處在“成熟壯大”的階段的時候。某個項(xiàng)目管理辦公室在開始制定績效衡量指標(biāo)之前，需要確定和分析它在信息方面的需求是什么，其具體方法是弄清楚究竟要衡量什么，然后應(yīng)該如何去分析這些衡量數(shù)據(jù)。若想搞清楚衡量“什么”，我們需要對項(xiàng)目的正式需求進(jìn)行分析。如果立項(xiàng)正確的話，那么這些需求將符合公司的中心目標(biāo)。
每個項(xiàng)目都必須全面徹底地實(shí)施這一用來定義和分析項(xiàng)目衡量指標(biāo)的有效流程。如果只是使用陳舊的衡量數(shù)據(jù)而不分析客戶需要什么產(chǎn)品和服務(wù)，或者對自己的分析結(jié)果秘而不宣而忽略了對數(shù)據(jù)的科學(xué)驗(yàn)證，那么其結(jié)果將是適得其反。而企業(yè)要想成功地制定出一項(xiàng)內(nèi)容清晰、指導(dǎo)性強(qiáng)的衡量計劃，關(guān)鍵是要有管理層的有力領(lǐng)導(dǎo)和資金方面的大量投入。
第二步，選擇衡量的方法
在這個步驟中，企業(yè)最好是采用某些指導(dǎo)原則，如國際標(biāo)準(zhǔn)組織 (ISO) 模型。公司應(yīng)該從這些指導(dǎo)原則中選擇項(xiàng)目績效的衡量方法，它要么在項(xiàng)目開始時就已經(jīng)就位，要么日后隨著項(xiàng)目利益相關(guān)者的支持很快被采納。
第三步，建立衡量的指標(biāo)
要想獲得高質(zhì)量的數(shù)據(jù)和正確的分析報告，你需要關(guān)注以下三類指標(biāo)：
績效衡量指標(biāo)。這些指標(biāo)顯示的是，在取得項(xiàng)目的預(yù)期結(jié)果方面，你的績效狀況如何。其中一個非常有用的績效衡量指標(biāo)是掙值管理 (EVM，Earned Value Management)。它綜合了項(xiàng)目的成本、項(xiàng)目的進(jìn)度和項(xiàng)目的績效等幾大因素。你選擇什么樣的衡量指標(biāo)最終比用什么工具更加重要，所以要十分謹(jǐn)慎地行事�，F(xiàn)在盡管有一些很優(yōu)雅的衡量工具，但是用它們做大項(xiàng)目太昂貴，做小項(xiàng)目又太復(fù)雜。EVM 技術(shù)則對那些成本加固定費(fèi)用的合同至關(guān)重要。
經(jīng)營成果和客戶滿意度指標(biāo)。它們告訴你，在最終產(chǎn)品和內(nèi)部及外部客戶方面，項(xiàng)目的表現(xiàn)情況�？梢詮目蛻魸M意度調(diào)查和項(xiàng)目開始前及結(jié)束后的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中獲得此類指標(biāo)數(shù)據(jù)。例如，可以衡量某個新軟件包是否能很快和有效地為最終用戶或客戶解決問題。
流程指標(biāo)。例如：產(chǎn)品、服務(wù)或其他工作成果的合格率，反之就是次品率。
要制定和實(shí)施全面一致的財務(wù)質(zhì)量和財務(wù)狀況指標(biāo)，以上三個方面是必不可少的。項(xiàng)目質(zhì)量是與數(shù)據(jù)質(zhì)量息息相關(guān)的。輸入什么樣的數(shù)據(jù)，就會得到什么樣的結(jié)果。
第四步，將項(xiàng)目衡量計劃的三類指標(biāo)與質(zhì)量保證計劃相對應(yīng)
質(zhì)量保證計劃會幫助你確保產(chǎn)品能夠高質(zhì)量按時完成并使客戶達(dá)到滿意。如果是提供高質(zhì)量的客戶服務(wù)，你需要運(yùn)用高標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)確及時的數(shù)據(jù)來支持內(nèi)外部客戶及用戶。
第五步，記錄指標(biāo)的數(shù)值
對指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行文檔記錄是至關(guān)重要的。同時，要為用戶建立一本指標(biāo)手冊，這樣，你不僅提供了方便，而且還保持了一致性。
第六步，對數(shù)據(jù)的衡量、采集、分析和報告，建立通用的標(biāo)準(zhǔn)
既要為管理層提供概況性信息(例如，可以運(yùn)用綠、黃和紅三色信號燈圖表)，又要具備深入挖掘信息的功能以獲得詳細(xì)數(shù)據(jù)和分析結(jié)果。
【建立項(xiàng)目指標(biāo)的六個步驟】相關(guān)文章：
泡茶的六個步驟05-29
法國留學(xué)申請的六個步驟06-25
用友軟件建立套賬操作步驟06-16
練好太極松功的六個步驟08-01
英國碩士留學(xué)申請的六個步驟08-16
項(xiàng)目問題管理的步驟10-18
制定項(xiàng)目計劃的步驟09-20
從六個方面建立素描的體塊意識04-11